在各類管理體系和管理模式的實(shí)際運(yùn)用中，有一句話廣為流傳："寫(xiě)你想做的，做你所寫(xiě)的，記錄下來(lái)你所做的"，不難看出這三方面都包含了寫(xiě)和記的內(nèi)容，那么在環(huán)境管理體系中如何發(fā)揮寫(xiě)和記的作用呢?在ISO14001標(biāo)準(zhǔn)中，涉及兩個(gè)專門(mén)的條款，即4.4.4環(huán)境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現(xiàn)了環(huán)境管理體系的文件化。
    標(biāo)準(zhǔn)4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：
    組織應(yīng)以書(shū)面或電子形式建立并保持下列信息：
    a) 對(duì)管理體系核心要素及其相互作用的描述;
    b) 查詢相關(guān)文件的途徑
    概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個(gè)方面包括環(huán)境方針、策劃、實(shí)施、檢查和糾正以及管理評(píng)審等17個(gè)要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用，形成一個(gè)文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。
    標(biāo)準(zhǔn)4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運(yùn)行提供了證據(jù)。
    環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無(wú)形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是組織達(dá)到預(yù)期的環(huán)境行為、評(píng)價(jià)和改善環(huán)境管理體系、實(shí)現(xiàn)預(yù)防污染和持續(xù)改進(jìn)必不可少的依據(jù)和見(jiàn)證，可以說(shuō)體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來(lái)，體系文件的質(zhì)量將會(huì)直接影響到體系實(shí)施的效果，而且文件化又為體系的運(yùn)行和維護(hù)提供了見(jiàn)證和依據(jù)。
    接下來(lái)我們就進(jìn)一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結(jié)構(gòu)和功能。
    文件的形式包括書(shū)面和電子兩種形式，書(shū)面的形式較為多見(jiàn)，所謂"白紙黑字"，不受設(shè)施的限制。隨著管理的進(jìn)步，越來(lái)越多的組織已逐步轉(zhuǎn)向無(wú)紙化辦公，在組織內(nèi)部實(shí)行文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，這樣可以節(jié)約大量的資源，且利于對(duì)文件的控制。
    文件的結(jié)構(gòu)是許多組織關(guān)注的問(wèn)題，ISO14001標(biāo)準(zhǔn)本身并未規(guī)定體系文件的結(jié)構(gòu)是什么樣的，它應(yīng)依據(jù)組織的規(guī)模和環(huán)境管理工作的復(fù)雜程度來(lái)定，在進(jìn)行文件編寫(xiě)的時(shí)候，首先就應(yīng)確定體系文件的結(jié)構(gòu)，即體系文件是如何設(shè)置的以及它們之間的層次和相互關(guān)系是怎樣的。
    許多企業(yè)在建立環(huán)境管理體系之前已建立了質(zhì)量體系，那么將環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質(zhì)量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢?標(biāo)準(zhǔn)中并沒(méi)有反對(duì)我們這樣做，這樣也確實(shí)存在一定的優(yōu)點(diǎn)，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結(jié)構(gòu)化，保證文件管理的統(tǒng)一，確保職責(zé)的明確并減少重復(fù)，但我們也應(yīng)該看到，環(huán)境管理體系是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的體系，在我國(guó)整體環(huán)境管理水平又比較低，為了便于管理、重點(diǎn)突出和方便內(nèi)部和外部審核，我們建議大中型企業(yè)特別是在環(huán)境管理體系建立初期形成獨(dú)立的環(huán)境管理體系文件。