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會議智能化系統(tǒng)篇一
一、系統(tǒng)概述
在學(xué)校，課堂會議環(huán)節(jié)是學(xué)生接受系統(tǒng)教育最重要的一環(huán)，做好會議互動環(huán)節(jié)，是掌握好會議環(huán)節(jié)的質(zhì)量，提高會議水平的關(guān)鍵?，F(xiàn)行的會議過程中，傳統(tǒng)的簽到環(huán)節(jié)、疑問確認環(huán)節(jié)、提問互動環(huán)節(jié)、課堂小測試環(huán)節(jié)存在諸多問題。簽到過程中，使用紙張簽到，效率低且存在代簽現(xiàn)象，結(jié)果不便于教師統(tǒng)計；提問互動環(huán)節(jié)和課堂小測試的環(huán)節(jié)中，教師給出簡單選擇后，學(xué)生舉手或者口頭回答，不能獲得準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，教師只能根據(jù)大體情況來判斷是否進行會議，沒有準確的數(shù)據(jù)，更不能考慮后期的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。傳統(tǒng)的會議方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化會議的需要，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)集智慧會議、人員考勤、資產(chǎn)管理、環(huán)境智慧調(diào)節(jié)、視頻監(jiān)控及遠程控制于一體的新型現(xiàn)代化智能化會議室系統(tǒng)在逐步的推廣運用。智能化會議室作為一種新型的教育形式和現(xiàn)代化會議手段，給教育行業(yè)帶來了新的機遇。
智能化會議室設(shè)備能夠體現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的三個層次（應(yīng)用層、網(wǎng)絡(luò)層、感知層），運用傳感器、射頻識別（rfid）等技術(shù)，使信息傳感設(shè)備實時感知任何需要的信息，按照約定的協(xié)議，通過可能的網(wǎng)絡(luò)（如基于wifi的無線局域網(wǎng)、移動通信、電信網(wǎng)等）接入方式，把任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連接，進行信息交換和通信，實現(xiàn)物與物、物與人的泛在鏈接，實現(xiàn)對物品的智慧化識別、跟蹤、監(jiān)控和管理。 同時，智能化會議室還能滿足學(xué)校物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)專業(yè)開設(shè)的物聯(lián)網(wǎng)導(dǎo)論、傳感器原理及應(yīng)用、無線傳感器網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用、rfid技術(shù)及應(yīng)用、物聯(lián)網(wǎng)工程及應(yīng)用、物聯(lián)網(wǎng)標準與中間件技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計等課程的實踐實訓(xùn)會議需要，并為學(xué)生或教師的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用項目開發(fā)提供平臺。
使學(xué)生通過智能化會議室實驗平臺，能掌握物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)理論、物理信息系統(tǒng)標識與感知、計算機網(wǎng)絡(luò)理論與技術(shù)和數(shù)據(jù)分析與信息處理技術(shù)等知識，具備通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、傳感技術(shù)等信息領(lǐng)域?qū)拸V專業(yè)知識，具備一定的工程應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、實踐能力和科學(xué)研究能力。
二、智能化會議室系統(tǒng)設(shè)計方案述
智能化會議室zigbee技術(shù)為核心，建成一個綜合型的智能通訊平臺，
所有的設(shè)備系統(tǒng)均可以通過標準zigbee模塊無線接入智能家居網(wǎng)關(guān)中，通過網(wǎng)關(guān)的系統(tǒng)軟件統(tǒng)一管理前端系統(tǒng)設(shè)備；同時，我們可以提供會議室智慧系統(tǒng)的設(shè)計原理圖，開放足夠多的端口和豐富、完善的接口函數(shù)以及二次開發(fā)包，為教師、學(xué)生提供了一個開放的環(huán)境平臺去學(xué)習(xí)和研究。
下圖1是智能化會議室總體框圖：
3.1 led顯示系統(tǒng)
led顯示系統(tǒng)由led面板拼接而成，安裝在會議室入口處，用于顯示正在會議的議程名稱、到會率、會議室內(nèi)各傳感器采集的環(huán)境數(shù)據(jù)（室內(nèi)溫濕度、光照度、二氧化碳濃度等）。
3.2人員考勤系統(tǒng)
人員考勤系統(tǒng)由高頻rfid考勤系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。
在會議室前后門各安裝一個高頻rfid考勤，采用rfid標簽（校園一卡-通）對進入會議室的人員進行身份識別，對合法用戶進行考勤統(tǒng)計，對非法用戶進行告警。同時可通過wifi無線覆蓋，在遠程對考勤情況的監(jiān)控，統(tǒng)計以及存檔打印等。
3.3燈光控制系統(tǒng)
燈光控制系統(tǒng)由燈光控制器、光照傳感器、人體傳感器、窗簾控制系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。
首先通過人體傳感器來判斷會議室內(nèi)對應(yīng)位置是否有人，此位置無人，則燈光控制系統(tǒng)及窗簾控制系統(tǒng)處于關(guān)閉狀態(tài)；反之，處于工作狀態(tài)。
2：燈光控制系統(tǒng)：采集安裝在會議室內(nèi)的光照傳感器數(shù)據(jù)，通過分析數(shù)據(jù)，根據(jù)軟件預(yù)設(shè)值，來控制會議室內(nèi)燈光的自動開啟與關(guān)閉，并可調(diào)節(jié)燈光的亮度，實現(xiàn)室內(nèi)燈光的智能控制與節(jié)能減排。
3.4空調(diào)控制系統(tǒng)
空調(diào)控制系統(tǒng)由中央空調(diào)電源控制器、溫濕度傳感器和配套控制軟件構(gòu)成。
通過溫濕度傳感器監(jiān)測室內(nèi)溫度，通過分析數(shù)據(jù)，根據(jù)軟件預(yù)設(shè)值，當室內(nèi)溫濕度高于最高門限值時自動開啟空調(diào)。當室內(nèi)溫濕度低于最底門限值時自動關(guān)閉空調(diào)，實現(xiàn)室內(nèi)溫濕度的自動控制。
3.5自動窗簾系統(tǒng)
自動窗簾系統(tǒng)由電動窗簾及配套軟件組成。
電動窗簾對窗簾進行智能控制和管理，可以用遙控、定時等多種智能控制方式實現(xiàn)對窗簾的開關(guān)、停止等控制，以及一鍵式場景效果的實現(xiàn)。
3.6視頻監(jiān)控系統(tǒng)
在科技與社會飛速發(fā)展的今天，人們在日常生活和工作中接觸的信息量越來越大，因此人們之間的信息交流和溝通也就變得越來越頻繁，越來越重要。而當今商務(wù)談判、學(xué)術(shù)交流、產(chǎn)品演示、來賓會見等等需要通過各種現(xiàn)代化音響、視頻設(shè)備等多種多媒體設(shè)備實現(xiàn)。此外，隨著計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)、多媒體監(jiān)控等技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，會議室可以與遠方的會議室連接起來，召開或參加遠程視音頻會議。人們的要求越來越高，簡單的會議室已無法滿足客戶對高效率會議環(huán)境的要求，所以先進的會議環(huán)境控制系統(tǒng)是當今各行業(yè)會議室的'必備系統(tǒng)?；诟鞣N現(xiàn)代化資訊交流的需要，智能多媒體會議作為一貫使用的解決方案便顯得猶為重要。
現(xiàn)代智能會議室的設(shè)計，通常選用先進的多媒體電腦系統(tǒng)、高亮度和高清晰度的大屏幕投影顯視系統(tǒng)、高音質(zhì)的音響系統(tǒng)、各類專業(yè)化的視頻設(shè)備，通過全自動的集中控制系統(tǒng)，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)連接，模塊化地將它們集成為一體，構(gòu)成多種設(shè)備聲像合一的效果，滿足現(xiàn)代化會議室各種智能化要求，達到提高會議質(zhì)量和效率的目的。
一只麥克風(fēng)兩只喇叭就能開一場大會，這是多少年以來一直延用的會議模式。然而在人類的思想交流過程中，據(jù)專家研究論證：有效信息55%~60%依賴于視覺效果，33%~38%依賴于聲音，只有7%依賴于文字內(nèi)容。所以僅僅單純地用聲音來表現(xiàn)，是遠遠不能滿足現(xiàn)代會議的要求。現(xiàn)代會議要求簡潔明快地表達自己的意思，生動清晰地展示自己的產(chǎn)品，更要易于控制節(jié)奏多變的現(xiàn)場環(huán)境等。用專業(yè)化的語言闡述以上的內(nèi)容就是：現(xiàn)代會議需要高質(zhì)量的音頻信號，高清晰的視頻動態(tài)畫面，準確無誤的數(shù)據(jù)表達及簡單實用的控制系統(tǒng)。
人員考勤系統(tǒng)由高頻rfid考勤系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。 在會議室前后門各安裝一個高頻rfid考勤，采用rfid標簽（校園一卡-通）對進入會議室的人員進行身份識別，對合法用戶進行考勤統(tǒng)計，對非法用戶進行告警。同時可通過wifi無線覆蓋，在遠程對考勤情況的監(jiān)控，統(tǒng)計以及存檔打印等。
采集安裝在會議室內(nèi)的光照傳感器數(shù)據(jù)，通過分析數(shù)據(jù)，根據(jù)軟件預(yù)設(shè)值，來控制會議室內(nèi)燈光的自動開啟與關(guān)閉，并可調(diào)節(jié)燈光的亮度，實現(xiàn)室內(nèi)燈光的智能控制與節(jié)能減排。燈光控制系統(tǒng)由燈光控制器、光照傳感器、人體傳感器、窗簾控制系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。 首先通過人體傳感器來判斷會議室內(nèi)對應(yīng)位置是否有人，此位置無人，則燈光控制系統(tǒng)及窗簾控制系統(tǒng)處于關(guān)閉狀態(tài)；反之，處于工作狀態(tài)。
會議智能化系統(tǒng)篇二
如何制定會議籌備方案?下面就有公文站小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。
會議主題的確定的主要依據(jù):一是要有切實的依據(jù);二是必須要結(jié)合本單位的實際;三是要有明確的目的。
會議時間包括會議實際進行時間和會議過程中的休會時間。會議地點選擇的重點是會場大小適中，會場地點適中，環(huán)境適合，交通方便，會場附屬設(shè)施齊全。
會議的規(guī)模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量，會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實際情況掌握，以嚴格控制規(guī)模為原則。
會議議程包括會議主持，會議典型發(fā)言(或重點發(fā)言)、會議討論、會議講話、會議總結(jié)。確定會議議程的方法主要一是根據(jù)到會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人;二是根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人;三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式;四是根據(jù)會議擬達到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會議的總結(jié)。
包括大會的主報告;大會發(fā)言單位的材料;會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱文件和相關(guān)資料。
這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括與會議有關(guān)的每項組織工作，每一個工作環(huán)節(jié)都必須有專人負責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會議組織分工包括文件起草和準備、會務(wù)組織、會場布置、會議接待，生活服務(wù)(含娛樂活動安排)、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護等。
成立“培訓(xùn)會議籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，全面負責(zé)本次會議的籌備工作：
組長：xxx
副組長：xxx
成員：xxx xxx xxx
領(lǐng)導(dǎo)組下設(shè)5個工作組
(一)文字組
組長：xx
成員：xx xxx xxx
主要職責(zé)：
1.負責(zé)起草籌備工作和培訓(xùn)會議實施方案
2.負責(zé)手氣、準備會議相關(guān)法律、法規(guī)、文件、資料。
3.負責(zé)準備會議材(資)料，統(tǒng)一裝袋分發(fā)。
4.負責(zé)會議之后所有材料的歸檔。
5.完成領(lǐng)導(dǎo)小組安排的其他工作。
(二)聯(lián)絡(luò)組
組長：xx
成員：xx xxx xxx
主要職責(zé)：
1.負責(zé)會議地點的選定、踩點和對會場的督導(dǎo)、完善、聯(lián)絡(luò)工作。
2.負責(zé)授課老師的聯(lián)系和安排工作。
3.負責(zé)與其他相關(guān)部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作。
4.負責(zé)會議期間的秩序維護、治安保衛(wèi)工作。
(三)會務(wù)組
組長：xx
成員：xx xxx xxx
主要職責(zé)
1.負責(zé)購置會議相關(guān)辦公用品。
2.負責(zé)參會人員的報道、接待工作。
3.負責(zé)會議的宣傳報道。
4.負責(zé)落實會議用車。
5.完成領(lǐng)導(dǎo)小組安排的其他工作。
培訓(xùn)會議分兩個階段進行：
(一)前期準備(x月20日-x月13日)
1.x月20日-x月23日，成立籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定籌備
工作方案
，研究安排工作。
2.x月24日-x月12日，各工作小組按照具體分工，明確職責(zé)，抓好落實。
3.x月13日，完成前期準備工作，籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組驗收。
(二)召開會議(時間待定)
此次培訓(xùn)會議意義重大，各工作小組和全體干部一定要站在講政治、顧全局的高度，充分認識召開這次培訓(xùn)會議對推進依法行政，落實年度工作總要求和高標準完成年度工作目標任務(wù)的重要性。本次培訓(xùn)會議要求嚴、時間緊、任務(wù)重，局黨委十分重視，各工作小組和全體干部一定要按照統(tǒng)一部署，明確各自的工作職責(zé)和任務(wù)分工，周密部署、精心組織、緊密配合、全力以赴，認真抓好落實工作，確保培訓(xùn)會議順利召開。
會議智能化系統(tǒng)篇三
1、引言
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個現(xiàn)代化的多功能會議室除了要滿足傳統(tǒng)簡單的會議要求外，還應(yīng)具有高雅格調(diào)的優(yōu)美音質(zhì)、清晰的圖像演示。它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成，選取具備先進功能的dvd和錄像機以及實物和圖文傳送器，通過大屏幕投影機還原其圖像，通過中央集成控制設(shè)備，控制室內(nèi)所有影音設(shè)備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調(diào)節(jié)等等功能，大大提高會議的工作效率和簡化復(fù)雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識。
智能多媒體會議系統(tǒng)的主要功能有：
a、可以便捷上網(wǎng)，調(diào)用資料
b、可以隨意切換音視頻源
c、高品質(zhì)音響還原，確保語音質(zhì)量
e、投影系統(tǒng)進行大屏幕顯示
f、遠程會議系統(tǒng)進行異地內(nèi)外部演示與會議
g、中控系統(tǒng)進行集中控制管理
音視美(mccs)智能多媒體會議系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)字會議系統(tǒng)與中央控制系統(tǒng)的無縫連接，整合了包括音響擴聲系統(tǒng)、會議討論系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)、自動跟蹤攝像系統(tǒng)、多媒體視頻系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)；在無線觸摸屏操控下，通過中央集成控制系統(tǒng)將以上各子系統(tǒng)與整個會議環(huán)境有機的結(jié)合成為一個整體，實現(xiàn)了會議的智能化管理。
3.1中央控制系統(tǒng)
中央控制設(shè)備為本系統(tǒng)設(shè)計之靈魂，集中了燈光、機械、投影及視音頻控制手段于一體，為使用者提供簡單、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整個空間環(huán)境各設(shè)備的狀態(tài)及功能。
程而成，具體控制可通過彩色液晶觸摸屏或普通pc機實現(xiàn)。其操作界面根據(jù)用戶的實際要求，設(shè)置得直觀而易于理解、操作。
控制效果：
c、可通過音量控制器完成對音量的控制；
f、音視美(mccs)中央控制設(shè)備可隨不同需要而設(shè)計程序，如各種燈光模式，調(diào)光速率，口令保護使用權(quán)等，配合實際使用情況現(xiàn)場調(diào)整。更可按用戶的特定需求，編寫連動操作程序，只需一個指令便能完成多個動作。
g、通過rs485接口，利用攝像頭的云臺，實現(xiàn)會議室的攝像頭的變焦以及全方位的旋轉(zhuǎn)，攝像頭的視頻信號通過音視頻矩陣切換器切換輸出到顯示設(shè)備上。
3.2音響擴聲系統(tǒng)
多功能會議廳的音響效果需滿足國家廳堂擴聲系統(tǒng)設(shè)計的聲學(xué)特性指標標準。在建筑聲學(xué)配合的基礎(chǔ)上，一般還需要通過使用擴聲設(shè)備進行音效補償。
擴聲系統(tǒng)主要由三大部分組成：聲源、中央控制處理設(shè)備(調(diào)音臺)、揚聲器系統(tǒng)。
聲源：主要包括會議話筒和錄放音卡座，dvd影碟機等聲源設(shè)備，可播放普通或金屬磁帶，cd唱片，dvd影音圖像，錄放卡座還可對會議廣播進行高質(zhì)量的錄音。
揚聲器：整個擴聲系統(tǒng)的音質(zhì)及聲場均勻性主要取決于揚聲器的品質(zhì)和布置方式。
擴聲系統(tǒng)設(shè)計通常都從聲場設(shè)計開始，因為聲場設(shè)計是滿足系統(tǒng)功能和音響效果的基礎(chǔ)，涉及揚聲器系統(tǒng)的選型、供聲方案和信號途徑等，是非常復(fù)雜繁瑣的工作。由于計算機技術(shù)的飛躍發(fā)展，現(xiàn)在可采用專門的聲學(xué)軟件工具進行計算，以獲得滿足預(yù)期要求的聲場設(shè)計方案。
揚聲器系統(tǒng)確定后，才能進行功率放大器驅(qū)動功率的.計算和驅(qū)動信號途徑的確定；然后再根據(jù)驅(qū)動功率的分配方案進一步確定信號處理方案和調(diào)音臺的選型等。
會議發(fā)言系統(tǒng)包括手拉手會議討論系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)和同聲傳譯系統(tǒng)。
系統(tǒng)中所有話筒之間都用專用線串聯(lián)起來，最后到會議主機，如同手拉手一般。在進行中大型團體會議交流時，會議發(fā)言者眾多，手拉手會議發(fā)言系統(tǒng)能保證每個人發(fā)言很方便，同時又便于會議管理。
會議主機：接受主席機的指令，對代表機進行控制。
3.3.2投票表決系統(tǒng)
投票表決器：讓參會代表用來進行投票；
資料顯示器：用來顯示會議議程、代表及會議背景資料、表決結(jié)果等信息；
代表身份管理器：用來確認代表身份；
投票管理軟件：該軟件用來管理復(fù)雜的投票表決型會議，有話筒管理、表決管理、簽到管理、同傳系統(tǒng)管理等功能模塊。
3.3.3同聲傳譯系統(tǒng)
用來進行國際間會議交流。使用多語種的參會代表一起開會的過程中，當使用任意一語種的代表發(fā)言時，由同聲翻譯員即時翻譯成其它語種，通過語言分配系統(tǒng)送達每一個參會代表前，使其可以選聽自己所懂的語言，達到多語言交流的目的。
譯員機：讓翻譯員把所翻譯語言傳送到系統(tǒng)中去，讓參會代表選聽；
3.4自動跟蹤攝像系統(tǒng)
自動跟蹤攝像系統(tǒng)可為會議提供高質(zhì)量的現(xiàn)場視頻圖像信號資源。它能通過數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)激活，在無人操作的情況下準確、快速地對發(fā)言人進行特寫。其采集到的信號可輸出給大屏幕背投影系統(tǒng)及遠程視頻會議系統(tǒng)。
一般來說，自動跟蹤攝像系統(tǒng)要求在會議桌的頂部縱向安裝幾臺高速半球攝像機，主要作用是采集發(fā)言人的特寫。在會議室大屏幕上方安裝一臺全景固定攝像機，用來在無人發(fā)言時拍攝全場畫面。
發(fā)言系統(tǒng)的中央控制器的一個控制端口連接到視頻矩陣的控制端口，當發(fā)言系統(tǒng)的某話筒開啟后，中央控制器將串口命令發(fā)送給視頻矩陣，視頻矩陣根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的操作程序，對相應(yīng)的攝像機發(fā)出操作命令，并同時將此攝像機的拍攝的信號從輸出口輸出到會議視頻系統(tǒng)或遠程視頻會議系統(tǒng)。
3.5多媒體視頻系統(tǒng)
隨著電腦技術(shù)的發(fā)展，多媒體視頻系統(tǒng)已成為現(xiàn)代會議系統(tǒng)不可或缺的部分，其內(nèi)容主要包括可聯(lián)電腦的投影系統(tǒng)，實物投影系統(tǒng)，智能白板等，以滿足現(xiàn)代化信息交流的需要。通過它可以把已有的其他信號，如閉路電視，廣播電視、網(wǎng)絡(luò)電視會議信號等送入該多媒體會議系統(tǒng)；還可把每個會場的多媒體會議信號送出到網(wǎng)絡(luò)出口，進行網(wǎng)絡(luò)電視會議交流。
電子白板：該設(shè)備能把講座中使用的筆記本電腦的顯示屏內(nèi)容通過投影機投射在電子白板上，并讓講座者方便地直接在電子白板上控制電腦演示程序，并進行書寫、標記，可存盤，可通過網(wǎng)絡(luò)會議設(shè)備異地同時開會討論，是現(xiàn)代多媒體會議系統(tǒng)必備和有效的交流工具。
4、結(jié)語
音視美(mccs)智能化中控會議系統(tǒng)與以往的會議系統(tǒng)相比，具有顯著的優(yōu)點：集成化的設(shè)計使會議室中的所有設(shè)備有機的統(tǒng)一在一起，從而大大豐富了整個會議的功能，明顯提高了效率。液晶觸摸屏直觀化、可視化的操作界面使繁多設(shè)備的被控變得簡便、快捷。
智能化多媒體會議系統(tǒng)設(shè)計方案目錄：
第1章、項目功能簡介
第2章、系統(tǒng)總體設(shè)計
第3章、視頻會議室
第4章、各專業(yè)設(shè)計與智能會議系統(tǒng)配合注意要點
第5章、安裝、調(diào)試與驗收
第6章、培訓(xùn)與售后服務(wù)
第7章、附件
智能化多媒體會議系統(tǒng)設(shè)計方案內(nèi)容提要：
會議室多媒體會議系統(tǒng)采用世界先進的技術(shù)和設(shè)備進行設(shè)計、施工，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化、高效率的辦公特點，符合面向21世紀與貴單位的發(fā)展與形象要求，并且所采用的技術(shù)在5-10年內(nèi)不會被淘汰。
1、設(shè)備配置是高檔級別的，無論是音頻、視頻或者控制系統(tǒng)，所選關(guān)鍵設(shè)備的品牌都為該領(lǐng)域國內(nèi)外知名品牌，這些設(shè)備的先進性、優(yōu)越性和可靠性受到業(yè)內(nèi)的一致推崇。
2、系統(tǒng)設(shè)備的配備簡潔合理，無重復(fù)累贅，操作方便，每個設(shè)備都能充分發(fā)揮其作用，且具有相當?shù)某志眯?，體現(xiàn)了現(xiàn)代會議室的特點。
3、此外，智能系統(tǒng)為用戶提供一個方便的操作手段，在重要的會議進行時，不至于由于使用了眾多高科技設(shè)備、提供了眾多功能而造成系統(tǒng)操作復(fù)雜、局面難于控制或操作上手忙腳亂的尷尬局面。
會議智能化系統(tǒng)篇四
1、引言
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個現(xiàn)代化的多功能會議室除了要滿足傳統(tǒng)簡單的會議要求外，還應(yīng)具有高雅格調(diào)的優(yōu)美音質(zhì)、清晰的圖像演示。它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成，選取具備先進功能的dvd和錄像機以及實物和圖文傳送器，通過大屏幕投影機還原其圖像，通過中央集成控制設(shè)備，控制室內(nèi)所有影音設(shè)備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調(diào)節(jié)等等功能，大大提高會議的工作效率和簡化復(fù)雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識。
智能多媒體會議系統(tǒng)的主要功能有：
a、可以便捷上網(wǎng)，調(diào)用資料
b、可以隨意切換音視頻源
c、高品質(zhì)音響還原，確保語音質(zhì)量
e、投影系統(tǒng)進行大屏幕顯示
f、遠程會議系統(tǒng)進行異地內(nèi)外部演示與會議
g、中控系統(tǒng)進行集中控制管理
音視美(mccs)智能多媒體會議系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)字會議系統(tǒng)與中央控制系統(tǒng)的無縫連接，整合了包括音響擴聲系統(tǒng)、會議討論系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)、自動跟蹤攝像系統(tǒng)、多媒體視頻系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)；在無線觸摸屏操控下，通過中央集成控制系統(tǒng)將以上各子系統(tǒng)與整個會議環(huán)境有機的結(jié)合成為一個整體，實現(xiàn)了會議的智能化管理。
3.1中央控制系統(tǒng)
中央控制設(shè)備為本系統(tǒng)設(shè)計之靈魂，集中了燈光、機械、投影及視音頻控制手段于一體，為使用者提供簡單、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整個空間環(huán)境各設(shè)備的狀態(tài)及功能。
程而成，具體控制可通過彩色液晶觸摸屏或普通pc機實現(xiàn)。其操作界面根據(jù)用戶的實際要求，設(shè)置得直觀而易于理解、操作。
控制效果：
c、可通過音量控制器完成對音量的控制；
f、音視美(mccs)中央控制設(shè)備可隨不同需要而設(shè)計程序，如各種燈光模式，調(diào)光速率，口令保護使用權(quán)等，配合實際使用情況現(xiàn)場調(diào)整。更可按用戶的特定需求，編寫連動操作程序，只需一個指令便能完成多個動作。
g、通過rs485接口，利用攝像頭的云臺，實現(xiàn)會議室的攝像頭的變焦以及全方位的旋轉(zhuǎn)，攝像頭的視頻信號通過音視頻矩陣切換器切換輸出到顯示設(shè)備上。
3.2音響擴聲系統(tǒng)
多功能會議廳的音響效果需滿足國家廳堂擴聲系統(tǒng)設(shè)計的聲學(xué)特性指標標準。在建筑聲學(xué)配合的基礎(chǔ)上，一般還需要通過使用擴聲設(shè)備進行音效補償。
擴聲系統(tǒng)主要由三大部分組成：聲源、中央控制處理設(shè)備(調(diào)音臺)、揚聲器系統(tǒng)。
聲源：主要包括會議話筒和錄放音卡座，dvd影碟機等聲源設(shè)備，可播放普通或金屬磁帶，cd唱片，dvd影音圖像，錄放卡座還可對會議廣播進行高質(zhì)量的錄音。
揚聲器：整個擴聲系統(tǒng)的音質(zhì)及聲場均勻性主要取決于揚聲器的品質(zhì)和布置方式。
擴聲系統(tǒng)設(shè)計通常都從聲場設(shè)計開始，因為聲場設(shè)計是滿足系統(tǒng)功能和音響效果的基礎(chǔ)，涉及揚聲器系統(tǒng)的選型、供聲方案和信號途徑等，是非常復(fù)雜繁瑣的工作。由于計算機技術(shù)的飛躍發(fā)展，現(xiàn)在可采用專門的聲學(xué)軟件工具進行計算，以獲得滿足預(yù)期要求的聲場設(shè)計方案。
揚聲器系統(tǒng)確定后，才能進行功率放大器驅(qū)動功率的計算和驅(qū)動信號途徑的確定；然后再根據(jù)驅(qū)動功率的分配方案進一步確定信號處理方案和調(diào)音臺的選型等。
會議發(fā)言系統(tǒng)包括手拉手會議討論系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)和同聲傳譯系統(tǒng)。
系統(tǒng)中所有話筒之間都用專用線串聯(lián)起來，最后到會議主機，如同手拉手一般。在進行中大型團體會議交流時，會議發(fā)言者眾多，手拉手會議發(fā)言系統(tǒng)能保證每個人發(fā)言很方便，同時又便于會議管理。
會議主機：接受主席機的指令，對代表機進行控制。
3.3.2投票表決系統(tǒng)
投票表決器：讓參會代表用來進行投票；
資料顯示器：用來顯示會議議程、代表及會議背景資料、表決結(jié)果等信息；
代表身份管理器：用來確認代表身份；
投票管理軟件：該軟件用來管理復(fù)雜的投票表決型會議，有話筒管理、表決管理、簽到管理、同傳系統(tǒng)管理等功能模塊。
3.3.3同聲傳譯系統(tǒng)
用來進行國際間會議交流。使用多語種的參會代表一起開會的過程中，當使用任意一語種的代表發(fā)言時，由同聲翻譯員即時翻譯成其它語種，通過語言分配系統(tǒng)送達每一個參會代表前，使其可以選聽自己所懂的語言，達到多語言交流的目的。
譯員機：讓翻譯員把所翻譯語言傳送到系統(tǒng)中去，讓參會代表選聽；
3.4自動跟蹤攝像系統(tǒng)
自動跟蹤攝像系統(tǒng)可為會議提供高質(zhì)量的現(xiàn)場視頻圖像信號資源。它能通過數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)激活，在無人操作的情況下準確、快速地對發(fā)言人進行特寫。其采集到的信號可輸出給大屏幕背投影系統(tǒng)及遠程視頻會議系統(tǒng)。
一般來說，自動跟蹤攝像系統(tǒng)要求在會議桌的頂部縱向安裝幾臺高速半球攝像機，主要作用是采集發(fā)言人的特寫。在會議室大屏幕上方安裝一臺全景固定攝像機，用來在無人發(fā)言時拍攝全場畫面。
發(fā)言系統(tǒng)的中央控制器的一個控制端口連接到視頻矩陣的控制端口，當發(fā)言系統(tǒng)的某話筒開啟后，中央控制器將串口命令發(fā)送給視頻矩陣，視頻矩陣根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的操作程序，對相應(yīng)的攝像機發(fā)出操作命令，并同時將此攝像機的拍攝的信號從輸出口輸出到會議視頻系統(tǒng)或遠程視頻會議系統(tǒng)。
3.5多媒體視頻系統(tǒng)
隨著電腦技術(shù)的發(fā)展，多媒體視頻系統(tǒng)已成為現(xiàn)代會議系統(tǒng)不可或缺的部分，其內(nèi)容主要包括可聯(lián)電腦的投影系統(tǒng)，實物投影系統(tǒng)，智能白板等，以滿足現(xiàn)代化信息交流的需要。通過它可以把已有的其他信號，如閉路電視，廣播電視、網(wǎng)絡(luò)電視會議信號等送入該多媒體會議系統(tǒng)；還可把每個會場的多媒體會議信號送出到網(wǎng)絡(luò)出口，進行網(wǎng)絡(luò)電視會議交流。
電子白板：該設(shè)備能把講座中使用的筆記本電腦的顯示屏內(nèi)容通過投影機投射在電子白板上，并讓講座者方便地直接在電子白板上控制電腦演示程序，并進行書寫、標記，可存盤，可通過網(wǎng)絡(luò)會議設(shè)備異地同時開會討論，是現(xiàn)代多媒體會議系統(tǒng)必備和有效的交流工具。
4、結(jié)語
音視美(mccs)智能化中控會議系統(tǒng)與以往的會議系統(tǒng)相比，具有顯著的優(yōu)點：集成化的設(shè)計使會議室中的所有設(shè)備有機的統(tǒng)一在一起，從而大大豐富了整個會議的功能，明顯提高了效率。液晶觸摸屏直觀化、可視化的操作界面使繁多設(shè)備的被控變得簡便、快捷。
會議智能化系統(tǒng)篇五
中小型企業(yè)會議
策劃方案
如何制定?下面就由本站小編給大家講講吧。
小型會議的策劃方案可分為：會前準備工作、會中接待工作、會后工作。
(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的問題、決策的對象。
(2)擬定會議議程、日程及程序。議程，是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程，是在一般時間內(nèi)會議進行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。
(3)準備會議各類資料。會議資料包括：會議
發(fā)言稿
、報告、會議通告等。
(4)提出與會人員名單。
(5)選定酒店會場。會場大小適中，以每人平均2-3平方米為宜，酒店地點合適，交通發(fā)達，酒店設(shè)施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。
(6)會議經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費、餐費、會場租賃費、文件印刷費、車旅費等。
(7)發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認。
(8)制定會議須知。內(nèi)容主要包括會議保密紀律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。
(9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式，日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、u字形、口字形等;培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠離門的高于離門近的等規(guī)律。
(10)制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、
請柬
證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。
(11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況
：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達時間、抵達方式、日程安排等。
(12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況：照明、擴音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發(fā)及擺放。
(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。
(2)安排好與會者開會期間的食宿。
(3)會議進行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備(照明、擴音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。
(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。
(1)征求與會者對接待工作的意見，并做好記錄。
(2)將訂購的返程票交到與會者手中。
(3)協(xié)助與會者結(jié)算費用。
(4)落實返程安排及送行車輛并送站。
(5)通知來賓單位接站。
(6)將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，會議記錄內(nèi)容：會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等。
(7)印發(fā)會議紀要、會議決定事項通知。
會議智能化系統(tǒng)篇一
一、系統(tǒng)概述
在學(xué)校，課堂會議環(huán)節(jié)是學(xué)生接受系統(tǒng)教育最重要的一環(huán)，做好會議互動環(huán)節(jié)，是掌握好會議環(huán)節(jié)的質(zhì)量，提高會議水平的關(guān)鍵?，F(xiàn)行的會議過程中，傳統(tǒng)的簽到環(huán)節(jié)、疑問確認環(huán)節(jié)、提問互動環(huán)節(jié)、課堂小測試環(huán)節(jié)存在諸多問題。簽到過程中，使用紙張簽到，效率低且存在代簽現(xiàn)象，結(jié)果不便于教師統(tǒng)計；提問互動環(huán)節(jié)和課堂小測試的環(huán)節(jié)中，教師給出簡單選擇后，學(xué)生舉手或者口頭回答，不能獲得準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，教師只能根據(jù)大體情況來判斷是否進行會議，沒有準確的數(shù)據(jù)，更不能考慮后期的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。傳統(tǒng)的會議方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化會議的需要，基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)集智慧會議、人員考勤、資產(chǎn)管理、環(huán)境智慧調(diào)節(jié)、視頻監(jiān)控及遠程控制于一體的新型現(xiàn)代化智能化會議室系統(tǒng)在逐步的推廣運用。智能化會議室作為一種新型的教育形式和現(xiàn)代化會議手段，給教育行業(yè)帶來了新的機遇。
智能化會議室設(shè)備能夠體現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的三個層次（應(yīng)用層、網(wǎng)絡(luò)層、感知層），運用傳感器、射頻識別（rfid）等技術(shù)，使信息傳感設(shè)備實時感知任何需要的信息，按照約定的協(xié)議，通過可能的網(wǎng)絡(luò)（如基于wifi的無線局域網(wǎng)、移動通信、電信網(wǎng)等）接入方式，把任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連接，進行信息交換和通信，實現(xiàn)物與物、物與人的泛在鏈接，實現(xiàn)對物品的智慧化識別、跟蹤、監(jiān)控和管理。 同時，智能化會議室還能滿足學(xué)校物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)專業(yè)開設(shè)的物聯(lián)網(wǎng)導(dǎo)論、傳感器原理及應(yīng)用、無線傳感器網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用、rfid技術(shù)及應(yīng)用、物聯(lián)網(wǎng)工程及應(yīng)用、物聯(lián)網(wǎng)標準與中間件技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計等課程的實踐實訓(xùn)會議需要，并為學(xué)生或教師的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用項目開發(fā)提供平臺。
使學(xué)生通過智能化會議室實驗平臺，能掌握物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)理論、物理信息系統(tǒng)標識與感知、計算機網(wǎng)絡(luò)理論與技術(shù)和數(shù)據(jù)分析與信息處理技術(shù)等知識，具備通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、傳感技術(shù)等信息領(lǐng)域?qū)拸V專業(yè)知識，具備一定的工程應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)、實踐能力和科學(xué)研究能力。
二、智能化會議室系統(tǒng)設(shè)計方案述
智能化會議室zigbee技術(shù)為核心，建成一個綜合型的智能通訊平臺，
所有的設(shè)備系統(tǒng)均可以通過標準zigbee模塊無線接入智能家居網(wǎng)關(guān)中，通過網(wǎng)關(guān)的系統(tǒng)軟件統(tǒng)一管理前端系統(tǒng)設(shè)備；同時，我們可以提供會議室智慧系統(tǒng)的設(shè)計原理圖，開放足夠多的端口和豐富、完善的接口函數(shù)以及二次開發(fā)包，為教師、學(xué)生提供了一個開放的環(huán)境平臺去學(xué)習(xí)和研究。
下圖1是智能化會議室總體框圖：
3.1 led顯示系統(tǒng)
led顯示系統(tǒng)由led面板拼接而成，安裝在會議室入口處，用于顯示正在會議的議程名稱、到會率、會議室內(nèi)各傳感器采集的環(huán)境數(shù)據(jù)（室內(nèi)溫濕度、光照度、二氧化碳濃度等）。
3.2人員考勤系統(tǒng)
人員考勤系統(tǒng)由高頻rfid考勤系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。
在會議室前后門各安裝一個高頻rfid考勤，采用rfid標簽（校園一卡-通）對進入會議室的人員進行身份識別，對合法用戶進行考勤統(tǒng)計，對非法用戶進行告警。同時可通過wifi無線覆蓋，在遠程對考勤情況的監(jiān)控，統(tǒng)計以及存檔打印等。
3.3燈光控制系統(tǒng)
燈光控制系統(tǒng)由燈光控制器、光照傳感器、人體傳感器、窗簾控制系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。
首先通過人體傳感器來判斷會議室內(nèi)對應(yīng)位置是否有人，此位置無人，則燈光控制系統(tǒng)及窗簾控制系統(tǒng)處于關(guān)閉狀態(tài)；反之，處于工作狀態(tài)。
2：燈光控制系統(tǒng)：采集安裝在會議室內(nèi)的光照傳感器數(shù)據(jù)，通過分析數(shù)據(jù)，根據(jù)軟件預(yù)設(shè)值，來控制會議室內(nèi)燈光的自動開啟與關(guān)閉，并可調(diào)節(jié)燈光的亮度，實現(xiàn)室內(nèi)燈光的智能控制與節(jié)能減排。
3.4空調(diào)控制系統(tǒng)
空調(diào)控制系統(tǒng)由中央空調(diào)電源控制器、溫濕度傳感器和配套控制軟件構(gòu)成。
通過溫濕度傳感器監(jiān)測室內(nèi)溫度，通過分析數(shù)據(jù)，根據(jù)軟件預(yù)設(shè)值，當室內(nèi)溫濕度高于最高門限值時自動開啟空調(diào)。當室內(nèi)溫濕度低于最底門限值時自動關(guān)閉空調(diào)，實現(xiàn)室內(nèi)溫濕度的自動控制。
3.5自動窗簾系統(tǒng)
自動窗簾系統(tǒng)由電動窗簾及配套軟件組成。
電動窗簾對窗簾進行智能控制和管理，可以用遙控、定時等多種智能控制方式實現(xiàn)對窗簾的開關(guān)、停止等控制，以及一鍵式場景效果的實現(xiàn)。
3.6視頻監(jiān)控系統(tǒng)
在科技與社會飛速發(fā)展的今天，人們在日常生活和工作中接觸的信息量越來越大，因此人們之間的信息交流和溝通也就變得越來越頻繁，越來越重要。而當今商務(wù)談判、學(xué)術(shù)交流、產(chǎn)品演示、來賓會見等等需要通過各種現(xiàn)代化音響、視頻設(shè)備等多種多媒體設(shè)備實現(xiàn)。此外，隨著計算機、通訊、網(wǎng)絡(luò)、多媒體監(jiān)控等技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，會議室可以與遠方的會議室連接起來，召開或參加遠程視音頻會議。人們的要求越來越高，簡單的會議室已無法滿足客戶對高效率會議環(huán)境的要求，所以先進的會議環(huán)境控制系統(tǒng)是當今各行業(yè)會議室的'必備系統(tǒng)?；诟鞣N現(xiàn)代化資訊交流的需要，智能多媒體會議作為一貫使用的解決方案便顯得猶為重要。
現(xiàn)代智能會議室的設(shè)計，通常選用先進的多媒體電腦系統(tǒng)、高亮度和高清晰度的大屏幕投影顯視系統(tǒng)、高音質(zhì)的音響系統(tǒng)、各類專業(yè)化的視頻設(shè)備，通過全自動的集中控制系統(tǒng)，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)連接，模塊化地將它們集成為一體，構(gòu)成多種設(shè)備聲像合一的效果，滿足現(xiàn)代化會議室各種智能化要求，達到提高會議質(zhì)量和效率的目的。
一只麥克風(fēng)兩只喇叭就能開一場大會，這是多少年以來一直延用的會議模式。然而在人類的思想交流過程中，據(jù)專家研究論證：有效信息55%~60%依賴于視覺效果，33%~38%依賴于聲音，只有7%依賴于文字內(nèi)容。所以僅僅單純地用聲音來表現(xiàn)，是遠遠不能滿足現(xiàn)代會議的要求。現(xiàn)代會議要求簡潔明快地表達自己的意思，生動清晰地展示自己的產(chǎn)品，更要易于控制節(jié)奏多變的現(xiàn)場環(huán)境等。用專業(yè)化的語言闡述以上的內(nèi)容就是：現(xiàn)代會議需要高質(zhì)量的音頻信號，高清晰的視頻動態(tài)畫面，準確無誤的數(shù)據(jù)表達及簡單實用的控制系統(tǒng)。
人員考勤系統(tǒng)由高頻rfid考勤系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。 在會議室前后門各安裝一個高頻rfid考勤，采用rfid標簽（校園一卡-通）對進入會議室的人員進行身份識別，對合法用戶進行考勤統(tǒng)計，對非法用戶進行告警。同時可通過wifi無線覆蓋，在遠程對考勤情況的監(jiān)控，統(tǒng)計以及存檔打印等。
采集安裝在會議室內(nèi)的光照傳感器數(shù)據(jù)，通過分析數(shù)據(jù)，根據(jù)軟件預(yù)設(shè)值，來控制會議室內(nèi)燈光的自動開啟與關(guān)閉，并可調(diào)節(jié)燈光的亮度，實現(xiàn)室內(nèi)燈光的智能控制與節(jié)能減排。燈光控制系統(tǒng)由燈光控制器、光照傳感器、人體傳感器、窗簾控制系統(tǒng)和配套控制軟件構(gòu)成。 首先通過人體傳感器來判斷會議室內(nèi)對應(yīng)位置是否有人，此位置無人，則燈光控制系統(tǒng)及窗簾控制系統(tǒng)處于關(guān)閉狀態(tài)；反之，處于工作狀態(tài)。
會議智能化系統(tǒng)篇二
如何制定會議籌備方案?下面就有公文站小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。
會議主題的確定的主要依據(jù):一是要有切實的依據(jù);二是必須要結(jié)合本單位的實際;三是要有明確的目的。
會議時間包括會議實際進行時間和會議過程中的休會時間。會議地點選擇的重點是會場大小適中，會場地點適中，環(huán)境適合，交通方便，會場附屬設(shè)施齊全。
會議的規(guī)模主要指，會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量，會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實際情況掌握，以嚴格控制規(guī)模為原則。
會議議程包括會議主持，會議典型發(fā)言(或重點發(fā)言)、會議討論、會議講話、會議總結(jié)。確定會議議程的方法主要一是根據(jù)到會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人;二是根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人;三是圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式;四是根據(jù)會議擬達到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會議的總結(jié)。
包括大會的主報告;大會發(fā)言單位的材料;會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱文件和相關(guān)資料。
這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。包括與會議有關(guān)的每項組織工作，每一個工作環(huán)節(jié)都必須有專人負責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。會議組織分工包括文件起草和準備、會務(wù)組織、會場布置、會議接待，生活服務(wù)(含娛樂活動安排)、安全保衛(wèi)、交通疏導(dǎo)、醫(yī)療救護等。
成立“培訓(xùn)會議籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，全面負責(zé)本次會議的籌備工作：
組長：xxx
副組長：xxx
成員：xxx xxx xxx
領(lǐng)導(dǎo)組下設(shè)5個工作組
(一)文字組
組長：xx
成員：xx xxx xxx
主要職責(zé)：
1.負責(zé)起草籌備工作和培訓(xùn)會議實施方案
2.負責(zé)手氣、準備會議相關(guān)法律、法規(guī)、文件、資料。
3.負責(zé)準備會議材(資)料，統(tǒng)一裝袋分發(fā)。
4.負責(zé)會議之后所有材料的歸檔。
5.完成領(lǐng)導(dǎo)小組安排的其他工作。
(二)聯(lián)絡(luò)組
組長：xx
成員：xx xxx xxx
主要職責(zé)：
1.負責(zé)會議地點的選定、踩點和對會場的督導(dǎo)、完善、聯(lián)絡(luò)工作。
2.負責(zé)授課老師的聯(lián)系和安排工作。
3.負責(zé)與其他相關(guān)部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作。
4.負責(zé)會議期間的秩序維護、治安保衛(wèi)工作。
(三)會務(wù)組
組長：xx
成員：xx xxx xxx
主要職責(zé)
1.負責(zé)購置會議相關(guān)辦公用品。
2.負責(zé)參會人員的報道、接待工作。
3.負責(zé)會議的宣傳報道。
4.負責(zé)落實會議用車。
5.完成領(lǐng)導(dǎo)小組安排的其他工作。
培訓(xùn)會議分兩個階段進行：
(一)前期準備(x月20日-x月13日)
1.x月20日-x月23日，成立籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定籌備
工作方案
，研究安排工作。
2.x月24日-x月12日，各工作小組按照具體分工，明確職責(zé)，抓好落實。
3.x月13日，完成前期準備工作，籌備工作領(lǐng)導(dǎo)小組驗收。
(二)召開會議(時間待定)
此次培訓(xùn)會議意義重大，各工作小組和全體干部一定要站在講政治、顧全局的高度，充分認識召開這次培訓(xùn)會議對推進依法行政，落實年度工作總要求和高標準完成年度工作目標任務(wù)的重要性。本次培訓(xùn)會議要求嚴、時間緊、任務(wù)重，局黨委十分重視，各工作小組和全體干部一定要按照統(tǒng)一部署，明確各自的工作職責(zé)和任務(wù)分工，周密部署、精心組織、緊密配合、全力以赴，認真抓好落實工作，確保培訓(xùn)會議順利召開。
會議智能化系統(tǒng)篇三
1、引言
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個現(xiàn)代化的多功能會議室除了要滿足傳統(tǒng)簡單的會議要求外，還應(yīng)具有高雅格調(diào)的優(yōu)美音質(zhì)、清晰的圖像演示。它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成，選取具備先進功能的dvd和錄像機以及實物和圖文傳送器，通過大屏幕投影機還原其圖像，通過中央集成控制設(shè)備，控制室內(nèi)所有影音設(shè)備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調(diào)節(jié)等等功能，大大提高會議的工作效率和簡化復(fù)雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識。
智能多媒體會議系統(tǒng)的主要功能有：
a、可以便捷上網(wǎng)，調(diào)用資料
b、可以隨意切換音視頻源
c、高品質(zhì)音響還原，確保語音質(zhì)量
e、投影系統(tǒng)進行大屏幕顯示
f、遠程會議系統(tǒng)進行異地內(nèi)外部演示與會議
g、中控系統(tǒng)進行集中控制管理
音視美(mccs)智能多媒體會議系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)字會議系統(tǒng)與中央控制系統(tǒng)的無縫連接，整合了包括音響擴聲系統(tǒng)、會議討論系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)、自動跟蹤攝像系統(tǒng)、多媒體視頻系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)；在無線觸摸屏操控下，通過中央集成控制系統(tǒng)將以上各子系統(tǒng)與整個會議環(huán)境有機的結(jié)合成為一個整體，實現(xiàn)了會議的智能化管理。
3.1中央控制系統(tǒng)
中央控制設(shè)備為本系統(tǒng)設(shè)計之靈魂，集中了燈光、機械、投影及視音頻控制手段于一體，為使用者提供簡單、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整個空間環(huán)境各設(shè)備的狀態(tài)及功能。
程而成，具體控制可通過彩色液晶觸摸屏或普通pc機實現(xiàn)。其操作界面根據(jù)用戶的實際要求，設(shè)置得直觀而易于理解、操作。
控制效果：
c、可通過音量控制器完成對音量的控制；
f、音視美(mccs)中央控制設(shè)備可隨不同需要而設(shè)計程序，如各種燈光模式，調(diào)光速率，口令保護使用權(quán)等，配合實際使用情況現(xiàn)場調(diào)整。更可按用戶的特定需求，編寫連動操作程序，只需一個指令便能完成多個動作。
g、通過rs485接口，利用攝像頭的云臺，實現(xiàn)會議室的攝像頭的變焦以及全方位的旋轉(zhuǎn)，攝像頭的視頻信號通過音視頻矩陣切換器切換輸出到顯示設(shè)備上。
3.2音響擴聲系統(tǒng)
多功能會議廳的音響效果需滿足國家廳堂擴聲系統(tǒng)設(shè)計的聲學(xué)特性指標標準。在建筑聲學(xué)配合的基礎(chǔ)上，一般還需要通過使用擴聲設(shè)備進行音效補償。
擴聲系統(tǒng)主要由三大部分組成：聲源、中央控制處理設(shè)備(調(diào)音臺)、揚聲器系統(tǒng)。
聲源：主要包括會議話筒和錄放音卡座，dvd影碟機等聲源設(shè)備，可播放普通或金屬磁帶，cd唱片，dvd影音圖像，錄放卡座還可對會議廣播進行高質(zhì)量的錄音。
揚聲器：整個擴聲系統(tǒng)的音質(zhì)及聲場均勻性主要取決于揚聲器的品質(zhì)和布置方式。
擴聲系統(tǒng)設(shè)計通常都從聲場設(shè)計開始，因為聲場設(shè)計是滿足系統(tǒng)功能和音響效果的基礎(chǔ)，涉及揚聲器系統(tǒng)的選型、供聲方案和信號途徑等，是非常復(fù)雜繁瑣的工作。由于計算機技術(shù)的飛躍發(fā)展，現(xiàn)在可采用專門的聲學(xué)軟件工具進行計算，以獲得滿足預(yù)期要求的聲場設(shè)計方案。
揚聲器系統(tǒng)確定后，才能進行功率放大器驅(qū)動功率的.計算和驅(qū)動信號途徑的確定；然后再根據(jù)驅(qū)動功率的分配方案進一步確定信號處理方案和調(diào)音臺的選型等。
會議發(fā)言系統(tǒng)包括手拉手會議討論系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)和同聲傳譯系統(tǒng)。
系統(tǒng)中所有話筒之間都用專用線串聯(lián)起來，最后到會議主機，如同手拉手一般。在進行中大型團體會議交流時，會議發(fā)言者眾多，手拉手會議發(fā)言系統(tǒng)能保證每個人發(fā)言很方便，同時又便于會議管理。
會議主機：接受主席機的指令，對代表機進行控制。
3.3.2投票表決系統(tǒng)
投票表決器：讓參會代表用來進行投票；
資料顯示器：用來顯示會議議程、代表及會議背景資料、表決結(jié)果等信息；
代表身份管理器：用來確認代表身份；
投票管理軟件：該軟件用來管理復(fù)雜的投票表決型會議，有話筒管理、表決管理、簽到管理、同傳系統(tǒng)管理等功能模塊。
3.3.3同聲傳譯系統(tǒng)
用來進行國際間會議交流。使用多語種的參會代表一起開會的過程中，當使用任意一語種的代表發(fā)言時，由同聲翻譯員即時翻譯成其它語種，通過語言分配系統(tǒng)送達每一個參會代表前，使其可以選聽自己所懂的語言，達到多語言交流的目的。
譯員機：讓翻譯員把所翻譯語言傳送到系統(tǒng)中去，讓參會代表選聽；
3.4自動跟蹤攝像系統(tǒng)
自動跟蹤攝像系統(tǒng)可為會議提供高質(zhì)量的現(xiàn)場視頻圖像信號資源。它能通過數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)激活，在無人操作的情況下準確、快速地對發(fā)言人進行特寫。其采集到的信號可輸出給大屏幕背投影系統(tǒng)及遠程視頻會議系統(tǒng)。
一般來說，自動跟蹤攝像系統(tǒng)要求在會議桌的頂部縱向安裝幾臺高速半球攝像機，主要作用是采集發(fā)言人的特寫。在會議室大屏幕上方安裝一臺全景固定攝像機，用來在無人發(fā)言時拍攝全場畫面。
發(fā)言系統(tǒng)的中央控制器的一個控制端口連接到視頻矩陣的控制端口，當發(fā)言系統(tǒng)的某話筒開啟后，中央控制器將串口命令發(fā)送給視頻矩陣，視頻矩陣根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的操作程序，對相應(yīng)的攝像機發(fā)出操作命令，并同時將此攝像機的拍攝的信號從輸出口輸出到會議視頻系統(tǒng)或遠程視頻會議系統(tǒng)。
3.5多媒體視頻系統(tǒng)
隨著電腦技術(shù)的發(fā)展，多媒體視頻系統(tǒng)已成為現(xiàn)代會議系統(tǒng)不可或缺的部分，其內(nèi)容主要包括可聯(lián)電腦的投影系統(tǒng)，實物投影系統(tǒng)，智能白板等，以滿足現(xiàn)代化信息交流的需要。通過它可以把已有的其他信號，如閉路電視，廣播電視、網(wǎng)絡(luò)電視會議信號等送入該多媒體會議系統(tǒng)；還可把每個會場的多媒體會議信號送出到網(wǎng)絡(luò)出口，進行網(wǎng)絡(luò)電視會議交流。
電子白板：該設(shè)備能把講座中使用的筆記本電腦的顯示屏內(nèi)容通過投影機投射在電子白板上，并讓講座者方便地直接在電子白板上控制電腦演示程序，并進行書寫、標記，可存盤，可通過網(wǎng)絡(luò)會議設(shè)備異地同時開會討論，是現(xiàn)代多媒體會議系統(tǒng)必備和有效的交流工具。
4、結(jié)語
音視美(mccs)智能化中控會議系統(tǒng)與以往的會議系統(tǒng)相比，具有顯著的優(yōu)點：集成化的設(shè)計使會議室中的所有設(shè)備有機的統(tǒng)一在一起，從而大大豐富了整個會議的功能，明顯提高了效率。液晶觸摸屏直觀化、可視化的操作界面使繁多設(shè)備的被控變得簡便、快捷。
智能化多媒體會議系統(tǒng)設(shè)計方案目錄：
第1章、項目功能簡介
第2章、系統(tǒng)總體設(shè)計
第3章、視頻會議室
第4章、各專業(yè)設(shè)計與智能會議系統(tǒng)配合注意要點
第5章、安裝、調(diào)試與驗收
第6章、培訓(xùn)與售后服務(wù)
第7章、附件
智能化多媒體會議系統(tǒng)設(shè)計方案內(nèi)容提要：
會議室多媒體會議系統(tǒng)采用世界先進的技術(shù)和設(shè)備進行設(shè)計、施工，充分體現(xiàn)現(xiàn)代化、高效率的辦公特點，符合面向21世紀與貴單位的發(fā)展與形象要求，并且所采用的技術(shù)在5-10年內(nèi)不會被淘汰。
1、設(shè)備配置是高檔級別的，無論是音頻、視頻或者控制系統(tǒng)，所選關(guān)鍵設(shè)備的品牌都為該領(lǐng)域國內(nèi)外知名品牌，這些設(shè)備的先進性、優(yōu)越性和可靠性受到業(yè)內(nèi)的一致推崇。
2、系統(tǒng)設(shè)備的配備簡潔合理，無重復(fù)累贅，操作方便，每個設(shè)備都能充分發(fā)揮其作用，且具有相當?shù)某志眯?，體現(xiàn)了現(xiàn)代會議室的特點。
3、此外，智能系統(tǒng)為用戶提供一個方便的操作手段，在重要的會議進行時，不至于由于使用了眾多高科技設(shè)備、提供了眾多功能而造成系統(tǒng)操作復(fù)雜、局面難于控制或操作上手忙腳亂的尷尬局面。
會議智能化系統(tǒng)篇四
1、引言
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個現(xiàn)代化的多功能會議室除了要滿足傳統(tǒng)簡單的會議要求外，還應(yīng)具有高雅格調(diào)的優(yōu)美音質(zhì)、清晰的圖像演示。它由大屏幕顯示、多媒體音視頻信號源、音響、切換和中央集成控制幾大部分組成，選取具備先進功能的dvd和錄像機以及實物和圖文傳送器，通過大屏幕投影機還原其圖像，通過中央集成控制設(shè)備，控制室內(nèi)所有影音設(shè)備、信號切換、燈光、屏幕升降、音量調(diào)節(jié)等等功能，大大提高會議的工作效率和簡化復(fù)雜的操作，能適合所有人士使用而不需要具備專業(yè)知識。
智能多媒體會議系統(tǒng)的主要功能有：
a、可以便捷上網(wǎng)，調(diào)用資料
b、可以隨意切換音視頻源
c、高品質(zhì)音響還原，確保語音質(zhì)量
e、投影系統(tǒng)進行大屏幕顯示
f、遠程會議系統(tǒng)進行異地內(nèi)外部演示與會議
g、中控系統(tǒng)進行集中控制管理
音視美(mccs)智能多媒體會議系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)字會議系統(tǒng)與中央控制系統(tǒng)的無縫連接，整合了包括音響擴聲系統(tǒng)、會議討論系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)、自動跟蹤攝像系統(tǒng)、多媒體視頻系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)視頻會議系統(tǒng)等多個子系統(tǒng)；在無線觸摸屏操控下，通過中央集成控制系統(tǒng)將以上各子系統(tǒng)與整個會議環(huán)境有機的結(jié)合成為一個整體，實現(xiàn)了會議的智能化管理。
3.1中央控制系統(tǒng)
中央控制設(shè)備為本系統(tǒng)設(shè)計之靈魂，集中了燈光、機械、投影及視音頻控制手段于一體，為使用者提供簡單、直接的控制方案，令使用者能方便地掌握整個空間環(huán)境各設(shè)備的狀態(tài)及功能。
程而成，具體控制可通過彩色液晶觸摸屏或普通pc機實現(xiàn)。其操作界面根據(jù)用戶的實際要求，設(shè)置得直觀而易于理解、操作。
控制效果：
c、可通過音量控制器完成對音量的控制；
f、音視美(mccs)中央控制設(shè)備可隨不同需要而設(shè)計程序，如各種燈光模式，調(diào)光速率，口令保護使用權(quán)等，配合實際使用情況現(xiàn)場調(diào)整。更可按用戶的特定需求，編寫連動操作程序，只需一個指令便能完成多個動作。
g、通過rs485接口，利用攝像頭的云臺，實現(xiàn)會議室的攝像頭的變焦以及全方位的旋轉(zhuǎn)，攝像頭的視頻信號通過音視頻矩陣切換器切換輸出到顯示設(shè)備上。
3.2音響擴聲系統(tǒng)
多功能會議廳的音響效果需滿足國家廳堂擴聲系統(tǒng)設(shè)計的聲學(xué)特性指標標準。在建筑聲學(xué)配合的基礎(chǔ)上，一般還需要通過使用擴聲設(shè)備進行音效補償。
擴聲系統(tǒng)主要由三大部分組成：聲源、中央控制處理設(shè)備(調(diào)音臺)、揚聲器系統(tǒng)。
聲源：主要包括會議話筒和錄放音卡座，dvd影碟機等聲源設(shè)備，可播放普通或金屬磁帶，cd唱片，dvd影音圖像，錄放卡座還可對會議廣播進行高質(zhì)量的錄音。
揚聲器：整個擴聲系統(tǒng)的音質(zhì)及聲場均勻性主要取決于揚聲器的品質(zhì)和布置方式。
擴聲系統(tǒng)設(shè)計通常都從聲場設(shè)計開始，因為聲場設(shè)計是滿足系統(tǒng)功能和音響效果的基礎(chǔ)，涉及揚聲器系統(tǒng)的選型、供聲方案和信號途徑等，是非常復(fù)雜繁瑣的工作。由于計算機技術(shù)的飛躍發(fā)展，現(xiàn)在可采用專門的聲學(xué)軟件工具進行計算，以獲得滿足預(yù)期要求的聲場設(shè)計方案。
揚聲器系統(tǒng)確定后，才能進行功率放大器驅(qū)動功率的計算和驅(qū)動信號途徑的確定；然后再根據(jù)驅(qū)動功率的分配方案進一步確定信號處理方案和調(diào)音臺的選型等。
會議發(fā)言系統(tǒng)包括手拉手會議討論系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)和同聲傳譯系統(tǒng)。
系統(tǒng)中所有話筒之間都用專用線串聯(lián)起來，最后到會議主機，如同手拉手一般。在進行中大型團體會議交流時，會議發(fā)言者眾多，手拉手會議發(fā)言系統(tǒng)能保證每個人發(fā)言很方便，同時又便于會議管理。
會議主機：接受主席機的指令，對代表機進行控制。
3.3.2投票表決系統(tǒng)
投票表決器：讓參會代表用來進行投票；
資料顯示器：用來顯示會議議程、代表及會議背景資料、表決結(jié)果等信息；
代表身份管理器：用來確認代表身份；
投票管理軟件：該軟件用來管理復(fù)雜的投票表決型會議，有話筒管理、表決管理、簽到管理、同傳系統(tǒng)管理等功能模塊。
3.3.3同聲傳譯系統(tǒng)
用來進行國際間會議交流。使用多語種的參會代表一起開會的過程中，當使用任意一語種的代表發(fā)言時，由同聲翻譯員即時翻譯成其它語種，通過語言分配系統(tǒng)送達每一個參會代表前，使其可以選聽自己所懂的語言，達到多語言交流的目的。
譯員機：讓翻譯員把所翻譯語言傳送到系統(tǒng)中去，讓參會代表選聽；
3.4自動跟蹤攝像系統(tǒng)
自動跟蹤攝像系統(tǒng)可為會議提供高質(zhì)量的現(xiàn)場視頻圖像信號資源。它能通過數(shù)字發(fā)言系統(tǒng)激活，在無人操作的情況下準確、快速地對發(fā)言人進行特寫。其采集到的信號可輸出給大屏幕背投影系統(tǒng)及遠程視頻會議系統(tǒng)。
一般來說，自動跟蹤攝像系統(tǒng)要求在會議桌的頂部縱向安裝幾臺高速半球攝像機，主要作用是采集發(fā)言人的特寫。在會議室大屏幕上方安裝一臺全景固定攝像機，用來在無人發(fā)言時拍攝全場畫面。
發(fā)言系統(tǒng)的中央控制器的一個控制端口連接到視頻矩陣的控制端口，當發(fā)言系統(tǒng)的某話筒開啟后，中央控制器將串口命令發(fā)送給視頻矩陣，視頻矩陣根據(jù)預(yù)先設(shè)置好的操作程序，對相應(yīng)的攝像機發(fā)出操作命令，并同時將此攝像機的拍攝的信號從輸出口輸出到會議視頻系統(tǒng)或遠程視頻會議系統(tǒng)。
3.5多媒體視頻系統(tǒng)
隨著電腦技術(shù)的發(fā)展，多媒體視頻系統(tǒng)已成為現(xiàn)代會議系統(tǒng)不可或缺的部分，其內(nèi)容主要包括可聯(lián)電腦的投影系統(tǒng)，實物投影系統(tǒng)，智能白板等，以滿足現(xiàn)代化信息交流的需要。通過它可以把已有的其他信號，如閉路電視，廣播電視、網(wǎng)絡(luò)電視會議信號等送入該多媒體會議系統(tǒng)；還可把每個會場的多媒體會議信號送出到網(wǎng)絡(luò)出口，進行網(wǎng)絡(luò)電視會議交流。
電子白板：該設(shè)備能把講座中使用的筆記本電腦的顯示屏內(nèi)容通過投影機投射在電子白板上，并讓講座者方便地直接在電子白板上控制電腦演示程序，并進行書寫、標記，可存盤，可通過網(wǎng)絡(luò)會議設(shè)備異地同時開會討論，是現(xiàn)代多媒體會議系統(tǒng)必備和有效的交流工具。
4、結(jié)語
音視美(mccs)智能化中控會議系統(tǒng)與以往的會議系統(tǒng)相比，具有顯著的優(yōu)點：集成化的設(shè)計使會議室中的所有設(shè)備有機的統(tǒng)一在一起，從而大大豐富了整個會議的功能，明顯提高了效率。液晶觸摸屏直觀化、可視化的操作界面使繁多設(shè)備的被控變得簡便、快捷。
會議智能化系統(tǒng)篇五
中小型企業(yè)會議
策劃方案
如何制定?下面就由本站小編給大家講講吧。
小型會議的策劃方案可分為：會前準備工作、會中接待工作、會后工作。
(1)確定會議議題。會議議題是會議討論的問題、決策的對象。
(2)擬定會議議程、日程及程序。議程，是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程，是在一般時間內(nèi)會議進行的具體安排，一般采用簡短的文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。
(3)準備會議各類資料。會議資料包括：會議
發(fā)言稿
、報告、會議通告等。
(4)提出與會人員名單。
(5)選定酒店會場。會場大小適中，以每人平均2-3平方米為宜，酒店地點合適，交通發(fā)達，酒店設(shè)施齊全，客房及用餐等各方面條件優(yōu)越。
(6)會議經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括：住宿費、餐費、會場租賃費、文件印刷費、車旅費等。
(7)發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，應(yīng)盡早發(fā)出開會通知，參加人數(shù)較多或較莊重的會議宜發(fā)書面通知并請與會者回函確認。
(8)制定會議須知。內(nèi)容主要包括會議保密紀律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。
(9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式，日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、u字形、口字形等;培訓(xùn)班類型的會議會場布置多為設(shè)置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠離門的高于離門近的等規(guī)律。
(10)制發(fā)會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為：代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、
請柬
證等。工作證件可分為：工作證、記者證、出入證、汽車證等。
(11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況
：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、抵達時間、抵達方式、日程安排等。
(12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況：照明、擴音、服務(wù)、錄音、會場鮮花等，會議資料的分發(fā)及擺放。
(1)接站及協(xié)助與會者入住并通知與會者活動日程安排。
(2)安排好與會者開會期間的食宿。
(3)會議進行時密切關(guān)注會場設(shè)施設(shè)備(照明、擴音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運行，督促服務(wù)人員的服務(wù)工作。
(4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。
(1)征求與會者對接待工作的意見，并做好記錄。
(2)將訂購的返程票交到與會者手中。
(3)協(xié)助與會者結(jié)算費用。
(4)落實返程安排及送行車輛并送站。
(5)通知來賓單位接站。
(6)將會議的有關(guān)文字材料整理歸檔。會議記錄的格式：會議組織情況要寫明會議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人，會議記錄內(nèi)容：會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項等。
(7)印發(fā)會議紀要、會議決定事項通知。