1. 搞清發(fā)送郵件對象、郵箱地址
    發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。
    To: email接收者郵箱地址; From: email發(fā)送者郵箱地址; CC: 抄送; Subject: 主題，即這份email的主要內(nèi)容是什么。每一項都必須保證完全正確，Subject簡單明了地寫清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定價政策會議); letter of application(申請信)。
    2. 明確郵件目的
    一般來講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達感謝(Thanking)、答復(fù)消息(Responding)、表達歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、確認信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、詢問原因(Inquiring)、提出建議(Making suggestions)等。
    每種類型都會相應(yīng)的句型可供參考，這里以表達感謝和詢問原因為例。表達感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply. 開頭；詢問原因時，可以用Could you tellme...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。
    對于英語基礎(chǔ)不是特別扎實的同學來說，適當積累一些常用句型，對提高商務(wù)郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時多積累的基礎(chǔ)上也可以閱讀一些書籍參考。
    3. 正文內(nèi)容直奔主題
    商務(wù)郵件不需要過多的寒暄，恰當?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。
    4. 注意語氣和措辭
    除了英語不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式(informal)表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式(formal)用語。比如提出建議時，非正式場合可以說How is ... for you? Is... ok for you? 正式用語則要說成When would be convenient for you?
    5. 檢查拼寫
    確保發(fā)送的郵件不要有拼寫錯誤，可以先用電腦自動檢查一遍，不確定的單詞查字典確認。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬不要因為拼寫而給對方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。