一、文件收發(fā)工作
    1. 收文
    (1) 收到各類文件、信函等，及時簽收、登記;
    (2) 呈院領導批閱;
    (3) 根據領導批示轉有關部門傳閱、處理;
    (4) 將文件原文存檔;
    (5) 年終將文件按類歸檔并裝訂成冊。
    2. 發(fā)文
    (1) 以成教院名義對外行文、發(fā)函須經辦公室審核;
    (2) 辦公室將文件呈主管院長審定并簽發(fā);
    (3) 辦公室統一編發(fā)文號、打印、發(fā)放;
    (4) 年終將發(fā)文存檔并裝訂成冊。
    二、印章管理工作
    1. 學院印章由專人負責管理。印章專管人員必須按照有關規(guī)定嚴肅用印，印章原則上不得帶出辦公室，印章專管人員調離時，應在有關領導主持下履行印章交接手續(xù);
    2. 凡以學院名義行文、發(fā)函、出具證明，必須由主管領導簽發(fā)，底稿留辦公室存檔;
    3. 各部門使用學院印章必須履行登記手續(xù);
    4. 學生學歷證明、出國手續(xù)等重要證明用印，必須由學生主管部門專人負責簽字辦理，個人辦理概不接待。
    三、接待工作
    1. 凡上級部門、兄弟院校及其它有關單位來訪，由辦公室負責接待;
    2. 各函授站及其它相關部門來訪，視其來訪內容，由相關部門負責接待;
    3. 外地客人需在學校住宿的，由辦公室聯系安排住宿。住宿費用原則上由客人自理。
    四、辦公設備采購、使用、報廢工作
    1. 學期初，辦公室根據各部門對辦公用品的實際需求，報請主管院長批準，統一購置、配備;
    2. 購置固定資產須經院辦公會議研究、批準，由院辦公室統一采購，并辦理有關固定資產入庫手續(xù);
    3. 各部門的辦公設備不得私自轉借、變賣或私自轉移;
    4. 各部門因特殊工作需購置辦公用品，須報請主管院長批準，由辦公室統一購置;
    5. 報廢固定資產須報請主管院長同意，經院辦公會議決定，由院辦公室統一辦理報廢手續(xù)。
    五、督辦工作
    1. 學期初，根據學校和學院工作安排，制定學期工作計劃，上報學校，下發(fā)至院各部門;
    2. 在計劃執(zhí)行過程中，根據院領導指示和實際工作情況，調整工作計劃內容;
    3. 協調各部門工作，檢查、督促各部門執(zhí)行計劃;
    4. 學期末，配合主管院長檢查、督辦各部門計劃執(zhí)行情況;
    5. 形成學期工作總結，上報學校，通報學院各部門。