秘書資格考試：2013年三級秘書考試工作實(shí)務(wù)試題
    說明：你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。
    便條
    鐘苗：
    為規(guī)范公司對于文件的收集和整理的行為，公司擬召開一次座談會(huì)。請你將會(huì)議文件收集的要求和內(nèi)容、會(huì)議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。
    謝謝。
    行政經(jīng)理 蘇明
    2007年3月15日
    參考答案：
    備忘錄
    發(fā)自：秘書鐘苗
    發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明
    日期：2007年3月15日
    主題：會(huì)議文件收集整理的要求和內(nèi)容，會(huì)議文件立卷歸檔的意義
    內(nèi)容：
    1、收集會(huì)議文件資料的要求
    (1)確定會(huì)議文件資料的收集范圍
    (2)收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。
    (3)選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。
    (4)與分發(fā)文件資料一樣，收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù);及時(shí)采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。
    (5)收集整理過程中要注意保密。
    2、需收集的文件資料
    (1)會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會(huì)務(wù)管理性文件。
    (2)會(huì)議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)等。
    (3)會(huì)后產(chǎn)生的文件。包括會(huì)議紀(jì)要、傳達(dá)提綱、會(huì)議新聞報(bào)導(dǎo)等。
    3、會(huì)議文件的立卷歸檔
    會(huì)議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會(huì)議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點(diǎn)：
    第一，保持會(huì)議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。
    第二，保持歷史的真實(shí)面貌，反映工作的客觀進(jìn)程。
    第三，保護(hù)會(huì)議文件的完整與安全，便于保存和保管。
    第四，保證會(huì)議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。