數(shù)據(jù)清單是指工作表中一個連續(xù)存放了數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域?？砂岩粋€二維表格看成是一個數(shù)據(jù)清單。比如,一張考試成績單,可以包含學(xué)號、姓名、各科成績、總成績、平均成績等多列數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)清單作為一種特殊的二維表格,其特點是:
    (1)清單中的每一列為一個字段,存放相同類型的數(shù)據(jù)。
    (2)每一列的列標(biāo)題(即數(shù)據(jù)清單區(qū)域中的第一行)為字段名,如姓名、高等數(shù)學(xué)、物理、大學(xué)英語等等。
    (3)每一行為一個記錄,即由各個字段值組合而成。存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。
    (4)數(shù)據(jù)記錄緊接在字段名行的下面,即列標(biāo)題和數(shù)據(jù)之間不能用空白行分開。
    (5)在數(shù)據(jù)清單區(qū)域內(nèi),某個記錄的某個字段值可以為空,但是不能出現(xiàn)空列或空行。
    (6)工作表的數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)與工作表中其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個空白列或一個空白行，以便于數(shù)據(jù)清單的檢測和選定。
    (7)一般情況下,一張工作表內(nèi)只建立一個數(shù)據(jù)清單。如果要在一個工作表中存放多個數(shù)據(jù)清單,則各個數(shù)據(jù)清單之間要用空白行或空白列分隔。
    數(shù)據(jù)清單的建立和編輯同一般的工作表的建立和編輯方法一樣。此外,為了方便地編輯數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù),Excel還提供了數(shù)據(jù)記錄單功能。利用數(shù)據(jù)記錄單可以在數(shù)據(jù)清單中一次輸入或顯示一個完整的信息行,即一條記錄的內(nèi)容。還可以方便地查找、添加、修改及刪除數(shù)據(jù)清單中的記錄。