第十章賬簿格式
本章提要：本章簡(jiǎn)要說(shuō)明賬簿按用途和外表形式如何分類，并進(jìn)而說(shuō)明如何從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的特點(diǎn)來(lái)選用賬簿的格式。
1．賬簿按用途怎樣分類？
賬簿按其用途可以分為日記賬、分類賬和備查簿三種。
（l）日記賬。日記賬也稱序時(shí)賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記的賬簿。日記賬有兩種形式，一種是把全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照時(shí)間順序記錄在賬簿中，稱為普通日記賬。一種是把性質(zhì)相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分別登記下來(lái)，稱為特種日記賬。例如，為了加強(qiáng)貨幣資金管理，各單位對(duì)現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務(wù)，都必須專門設(shè)置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬進(jìn)行登記?，F(xiàn)金和銀行存款日記賬就是特種日記賬。
（2）分類賬。分類賬是對(duì)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶進(jìn)行分類核算和登記的賬簿，分類賬又分為總分類賬和明細(xì)分類賬。
總分類賬簡(jiǎn)稱總賬，是根據(jù)一級(jí)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的賬戶，用以全面地、連續(xù)地記錄和反映全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿?？偡诸愘~可以提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的全面情況，統(tǒng)馭明細(xì)分類賬，為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供主要依據(jù)，所有單位都必須設(shè)置總分類賬。
明細(xì)分類賬簡(jiǎn)稱明細(xì)賬，是根據(jù)總分類科目設(shè)置，按所屬二級(jí)科目或明細(xì)科目開設(shè)賬戶，用以分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供比較詳細(xì)的核算資料的賬簿。明細(xì)分類賬，可以提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的詳細(xì)情況，有利于加強(qiáng)財(cái)產(chǎn)物資的管理，監(jiān)督往來(lái)款項(xiàng)的結(jié)算，也為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供必要的資料。因此，各單位在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需要，按照一級(jí)科目設(shè)置必要的明細(xì)分類賬。
（3）備查簿。備查簿是對(duì)某些在日記賬和分類賬等主要賬簿中未能記錄或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，是一種輔助性的賬簿，它可以為經(jīng)營(yíng)管理者提供必要的參考資料。例如，應(yīng)收票據(jù)備查簿、租入固定資產(chǎn)備查簿等。沒有固定格式，它與其他賬簿之間不存在依存和勾稽關(guān)系。
2．賬薄按其外表形式怎樣分類？
（l）訂本式賬簿。訂本式賬簿簡(jiǎn)稱訂本賬，訂本賬是在啟用前就已經(jīng)按順序編號(hào)并固定裝訂成冊(cè)的賬簿，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總分類賬一般采用這種形式。其優(yōu)點(diǎn)是可以防止賬頁(yè)散失或抽換賬頁(yè)；其缺點(diǎn)是賬頁(yè)固定后，不能確定各賬戶應(yīng)該預(yù)留多少賬頁(yè)，也不便于會(huì)計(jì)人員分工記賬。
（2）活頁(yè)式賬簿?；铐?yè)式賬簿簡(jiǎn)稱活頁(yè)賬，活頁(yè)賬是在啟用前和使用過程中把賬頁(yè)置于活頁(yè)賬夾內(nèi)，隨時(shí)可以取放賬頁(yè)的賬簿。適用于一般明細(xì)分類賬，其優(yōu)點(diǎn)是可根據(jù)實(shí)際需要，靈活使用，也便于分工記賬；其缺點(diǎn)是賬頁(yè)容易散失和被抽換。為了克服此缺點(diǎn)，使用活頁(yè)賬時(shí)必須要求按賬頁(yè)順序編號(hào)，期末裝訂成冊(cè)，加編目錄，并由有關(guān)人員蓋章后保存。
（3）卡片式賬簿。卡片式賬簿簡(jiǎn)稱卡片賬，卡片賬是由許多具有賬頁(yè)格式的硬紙卡片組成，存放在卡片箱中的一種賬簿?？ㄆ~多用于固定資產(chǎn)、存貨等實(shí)物資產(chǎn)的明細(xì)分類核算。其優(yōu)缺點(diǎn)與活頁(yè)賬基本相同，使用卡片賬一般不需要每年更換。
3．現(xiàn)金和銀行存款的核算怎樣選擇賬簿格式？
任何一個(gè)單位，只要有現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)就應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)金核算，建立現(xiàn)金日記賬，應(yīng)做到有錢就有賬，以賬管錢，收付有記錄，清查有手續(xù)，保證現(xiàn)金的完整和合理使用?，F(xiàn)金日記賬要安全，必須選用“訂本式”賬簿，賬頁(yè)的格式一般選用“三欄式”，即借方、貸方、余額，也可根據(jù)業(yè)務(wù)的多少，選擇“多欄式”和“收付分頁(yè)式”日記賬。
只要有貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)的單位，都應(yīng)設(shè)置銀行存款日記賬，銀行存款日記賬必須采用“訂本式”賬簿，銀行存款日記賬的賬頁(yè)格式與現(xiàn)金日記賬基本相同，但要增設(shè)“結(jié)算憑證”欄，以便與銀行對(duì)賬。賬簿的格式一般采用“三欄式”，也可分別設(shè)立“多欄式”的銀行存款收入日記賬和銀行存款支出日記賬。
4．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于三欄式明細(xì)賬？
三欄式明細(xì)賬適用于只需進(jìn)行金額明細(xì)核算，而不需要進(jìn)行數(shù)量核算的賬戶。例如，債權(quán)、債務(wù)等結(jié)算賬戶，其他只核算金額的賬戶也可采納。
5．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于數(shù)置差額式明細(xì)賬？
數(shù)量金額式明細(xì)賬在“收入”、“發(fā)出”、“結(jié)存”三大欄內(nèi)分別設(shè)置“數(shù)量”、“單價(jià)”、“金額”三小欄，一般適用于既要進(jìn)行金額核算又要進(jìn)行實(shí)物數(shù)量核算的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資，例如，原材料、庫(kù)存商品等。
6．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于多欄式明細(xì)賬？
多欄式明細(xì)賬是根據(jù)管理需要，在一張賬頁(yè)內(nèi)不僅按借、貸、余三部分設(shè)立金額欄，還要按明細(xì)科目在借方或貸方設(shè)立許多金額欄，以集中反映有關(guān)明細(xì)項(xiàng)目的核算資料，這種格式的明細(xì)賬適用于“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”、“營(yíng)業(yè)費(fèi)用”、“管理費(fèi)用”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”（分產(chǎn)品的）等賬戶的明細(xì)核算。
7．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于平行式明細(xì)賬？
平行式明細(xì)分類賬也叫橫線登記式明細(xì)賬。平行式明細(xì)分類賬頁(yè)設(shè)“借方”和“貸方”兩欄。平行式明細(xì)賬其特點(diǎn)是將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，于核銷賬時(shí)在同一橫格內(nèi)進(jìn)行登記，以檢查每筆業(yè)務(wù)的完成及變動(dòng)情況，這種格式適用于“物資采購(gòu)”和某些應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的明細(xì)核算。
8．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可用卡片式賬簿？
卡片賬是以發(fā)散的卡片組成，放在卡片箱中可以隨取隨放的一種賬簿，一般適用于固定資產(chǎn)明細(xì)賬，它一般不需要每年更換。
9．實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)賬簿的打印有哪些要求？
日記賬必須及時(shí)打?。幻骷?xì)賬和總賬可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁(yè)時(shí)，可以滿頁(yè)后再打印。打印出的賬頁(yè)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，經(jīng)審核無(wú)誤后作為正式賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并由記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。
10．計(jì)算機(jī)賬簿輸出方式有哪些？
計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理的結(jié)果是生成各種賬簿、報(bào)表等。主要包括日記賬、明細(xì)賬、總賬、各種對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)計(jì)報(bào)表等。賬簿的輸出方式，一般有磁盤輸出、屏幕顯示輸出和打印輸出等。磁盤輸出是將賬簿和報(bào)表以標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件的形式輸出到磁盤，以便保存、傳遞和查詢有關(guān)的信息；屏幕顯示輸出是將用戶需要的信息在屏幕上按用戶要求顯示出來(lái)，用戶利用顯示輸出可以進(jìn)行各種查詢；打印輸出是指將用戶需要的輸出信息按規(guī)定的格式打印出來(lái)。
所有賬簿數(shù)據(jù)的形成均是由系統(tǒng)自動(dòng)將記賬憑證匯總過賬產(chǎn)生的。用戶對(duì)賬簿的操作主要就是對(duì)各類賬簿的查詢、輸出以獲得有用的會(huì)計(jì)信息。
本章提要：本章簡(jiǎn)要說(shuō)明賬簿按用途和外表形式如何分類，并進(jìn)而說(shuō)明如何從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的特點(diǎn)來(lái)選用賬簿的格式。
1．賬簿按用途怎樣分類？
賬簿按其用途可以分為日記賬、分類賬和備查簿三種。
（l）日記賬。日記賬也稱序時(shí)賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記的賬簿。日記賬有兩種形式，一種是把全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照時(shí)間順序記錄在賬簿中，稱為普通日記賬。一種是把性質(zhì)相同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分別登記下來(lái)，稱為特種日記賬。例如，為了加強(qiáng)貨幣資金管理，各單位對(duì)現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務(wù)，都必須專門設(shè)置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬進(jìn)行登記?，F(xiàn)金和銀行存款日記賬就是特種日記賬。
（2）分類賬。分類賬是對(duì)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶進(jìn)行分類核算和登記的賬簿，分類賬又分為總分類賬和明細(xì)分類賬。
總分類賬簡(jiǎn)稱總賬，是根據(jù)一級(jí)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的賬戶，用以全面地、連續(xù)地記錄和反映全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿?？偡诸愘~可以提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的全面情況，統(tǒng)馭明細(xì)分類賬，為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供主要依據(jù)，所有單位都必須設(shè)置總分類賬。
明細(xì)分類賬簡(jiǎn)稱明細(xì)賬，是根據(jù)總分類科目設(shè)置，按所屬二級(jí)科目或明細(xì)科目開設(shè)賬戶，用以分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供比較詳細(xì)的核算資料的賬簿。明細(xì)分類賬，可以提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的詳細(xì)情況，有利于加強(qiáng)財(cái)產(chǎn)物資的管理，監(jiān)督往來(lái)款項(xiàng)的結(jié)算，也為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供必要的資料。因此，各單位在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需要，按照一級(jí)科目設(shè)置必要的明細(xì)分類賬。
（3）備查簿。備查簿是對(duì)某些在日記賬和分類賬等主要賬簿中未能記錄或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，是一種輔助性的賬簿，它可以為經(jīng)營(yíng)管理者提供必要的參考資料。例如，應(yīng)收票據(jù)備查簿、租入固定資產(chǎn)備查簿等。沒有固定格式，它與其他賬簿之間不存在依存和勾稽關(guān)系。
2．賬薄按其外表形式怎樣分類？
（l）訂本式賬簿。訂本式賬簿簡(jiǎn)稱訂本賬，訂本賬是在啟用前就已經(jīng)按順序編號(hào)并固定裝訂成冊(cè)的賬簿，現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總分類賬一般采用這種形式。其優(yōu)點(diǎn)是可以防止賬頁(yè)散失或抽換賬頁(yè)；其缺點(diǎn)是賬頁(yè)固定后，不能確定各賬戶應(yīng)該預(yù)留多少賬頁(yè)，也不便于會(huì)計(jì)人員分工記賬。
（2）活頁(yè)式賬簿?；铐?yè)式賬簿簡(jiǎn)稱活頁(yè)賬，活頁(yè)賬是在啟用前和使用過程中把賬頁(yè)置于活頁(yè)賬夾內(nèi)，隨時(shí)可以取放賬頁(yè)的賬簿。適用于一般明細(xì)分類賬，其優(yōu)點(diǎn)是可根據(jù)實(shí)際需要，靈活使用，也便于分工記賬；其缺點(diǎn)是賬頁(yè)容易散失和被抽換。為了克服此缺點(diǎn)，使用活頁(yè)賬時(shí)必須要求按賬頁(yè)順序編號(hào)，期末裝訂成冊(cè)，加編目錄，并由有關(guān)人員蓋章后保存。
（3）卡片式賬簿。卡片式賬簿簡(jiǎn)稱卡片賬，卡片賬是由許多具有賬頁(yè)格式的硬紙卡片組成，存放在卡片箱中的一種賬簿?？ㄆ~多用于固定資產(chǎn)、存貨等實(shí)物資產(chǎn)的明細(xì)分類核算。其優(yōu)缺點(diǎn)與活頁(yè)賬基本相同，使用卡片賬一般不需要每年更換。
3．現(xiàn)金和銀行存款的核算怎樣選擇賬簿格式？
任何一個(gè)單位，只要有現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)就應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)金核算，建立現(xiàn)金日記賬，應(yīng)做到有錢就有賬，以賬管錢，收付有記錄，清查有手續(xù)，保證現(xiàn)金的完整和合理使用?，F(xiàn)金日記賬要安全，必須選用“訂本式”賬簿，賬頁(yè)的格式一般選用“三欄式”，即借方、貸方、余額，也可根據(jù)業(yè)務(wù)的多少，選擇“多欄式”和“收付分頁(yè)式”日記賬。
只要有貨幣結(jié)算業(yè)務(wù)的單位，都應(yīng)設(shè)置銀行存款日記賬，銀行存款日記賬必須采用“訂本式”賬簿，銀行存款日記賬的賬頁(yè)格式與現(xiàn)金日記賬基本相同，但要增設(shè)“結(jié)算憑證”欄，以便與銀行對(duì)賬。賬簿的格式一般采用“三欄式”，也可分別設(shè)立“多欄式”的銀行存款收入日記賬和銀行存款支出日記賬。
4．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于三欄式明細(xì)賬？
三欄式明細(xì)賬適用于只需進(jìn)行金額明細(xì)核算，而不需要進(jìn)行數(shù)量核算的賬戶。例如，債權(quán)、債務(wù)等結(jié)算賬戶，其他只核算金額的賬戶也可采納。
5．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于數(shù)置差額式明細(xì)賬？
數(shù)量金額式明細(xì)賬在“收入”、“發(fā)出”、“結(jié)存”三大欄內(nèi)分別設(shè)置“數(shù)量”、“單價(jià)”、“金額”三小欄，一般適用于既要進(jìn)行金額核算又要進(jìn)行實(shí)物數(shù)量核算的各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資，例如，原材料、庫(kù)存商品等。
6．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于多欄式明細(xì)賬？
多欄式明細(xì)賬是根據(jù)管理需要，在一張賬頁(yè)內(nèi)不僅按借、貸、余三部分設(shè)立金額欄，還要按明細(xì)科目在借方或貸方設(shè)立許多金額欄，以集中反映有關(guān)明細(xì)項(xiàng)目的核算資料，這種格式的明細(xì)賬適用于“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”、“營(yíng)業(yè)費(fèi)用”、“管理費(fèi)用”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”（分產(chǎn)品的）等賬戶的明細(xì)核算。
7．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適用于平行式明細(xì)賬？
平行式明細(xì)分類賬也叫橫線登記式明細(xì)賬。平行式明細(xì)分類賬頁(yè)設(shè)“借方”和“貸方”兩欄。平行式明細(xì)賬其特點(diǎn)是將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，于核銷賬時(shí)在同一橫格內(nèi)進(jìn)行登記，以檢查每筆業(yè)務(wù)的完成及變動(dòng)情況，這種格式適用于“物資采購(gòu)”和某些應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)的明細(xì)核算。
8．哪些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)可用卡片式賬簿？
卡片賬是以發(fā)散的卡片組成，放在卡片箱中可以隨取隨放的一種賬簿，一般適用于固定資產(chǎn)明細(xì)賬，它一般不需要每年更換。
9．實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)賬簿的打印有哪些要求？
日記賬必須及時(shí)打?。幻骷?xì)賬和總賬可根據(jù)需要按月、按季或按年打印，不滿頁(yè)時(shí)，可以滿頁(yè)后再打印。打印出的賬頁(yè)應(yīng)連續(xù)編號(hào)，經(jīng)審核無(wú)誤后作為正式賬頁(yè)裝訂成冊(cè)，并由記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。
10．計(jì)算機(jī)賬簿輸出方式有哪些？
計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理的結(jié)果是生成各種賬簿、報(bào)表等。主要包括日記賬、明細(xì)賬、總賬、各種對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)計(jì)報(bào)表等。賬簿的輸出方式，一般有磁盤輸出、屏幕顯示輸出和打印輸出等。磁盤輸出是將賬簿和報(bào)表以標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件的形式輸出到磁盤，以便保存、傳遞和查詢有關(guān)的信息；屏幕顯示輸出是將用戶需要的信息在屏幕上按用戶要求顯示出來(lái)，用戶利用顯示輸出可以進(jìn)行各種查詢；打印輸出是指將用戶需要的輸出信息按規(guī)定的格式打印出來(lái)。
所有賬簿數(shù)據(jù)的形成均是由系統(tǒng)自動(dòng)將記賬憑證匯總過賬產(chǎn)生的。用戶對(duì)賬簿的操作主要就是對(duì)各類賬簿的查詢、輸出以獲得有用的會(huì)計(jì)信息。