第三章 公文的體式與搞本
第一節(jié) 公文的體式
1）。公文體式概述
公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。（作用 ：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便）
2）。公文的文體
是指公文寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采用的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。
應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)：實(shí)用性、嚴(yán)肅性、程式性。
（1）。公文的表達(dá)方式：是指在寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。（敘述、議論、說(shuō)明）
1.敘述：是將人物的經(jīng)歷和事件性發(fā)展變化過(guò)程所作的敘說(shuō)與交代。（包括：人和事兩方面）（倒敘、插敘、順敘）
2.說(shuō)明：是簡(jiǎn)明扼要的文字、把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實(shí)地解說(shuō)清楚。
（定義說(shuō)明、注釋說(shuō)明、比較說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、舉例說(shuō)明、分類(lèi)說(shuō)明）
3.議論：就是議事說(shuō)理。是公文作者對(duì)客觀事物或問(wèn)題進(jìn)行分析評(píng)述，提出看法或措施，表明觀點(diǎn)和態(tài)度，證明或反駁某一觀點(diǎn)的表達(dá)方法。（三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證）
A.論點(diǎn)：又稱(chēng)論題或觀點(diǎn)。是指作者對(duì)所論述的問(wèn)題提出的見(jiàn)解、主張與態(tài)度。（統(tǒng)帥：要證明什么？）
B.論據(jù)：是證明論點(diǎn)的真實(shí)性的根據(jù)。分三類(lèi)：一類(lèi)是事實(shí)論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類(lèi)是政策法規(guī)論據(jù)。（基礎(chǔ)：用什么證明）
C.是運(yùn)用論據(jù)來(lái)證明論點(diǎn)的方法和過(guò)程。（橋梁：如何證明）
（2）。公文的語(yǔ)言特點(diǎn)：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。
準(zhǔn)確——是公文語(yǔ)言的主要特征和基本要求。
簡(jiǎn)明——用最少的文字表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。
莊重——指公文用語(yǔ)必須講究莊嚴(yán)、鄭重。
得體——指公文語(yǔ)言的運(yùn)用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對(duì)象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準(zhǔn)確表達(dá)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步促使受文對(duì)象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。
得體的基本要求：一是發(fā)適應(yīng)行文的語(yǔ)體風(fēng)格。二是要分清上下級(jí)關(guān)系，掌握好分寸。三是要多運(yùn)用公文的專(zhuān)用語(yǔ)。
第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書(shū)面格式
（1）。公文的構(gòu)成要素（21項(xiàng)）
1.指定項(xiàng)目：公文管理標(biāo)識(shí)（包括公文格式代碼、印制順號(hào)、秘密等級(jí)、緩急時(shí)限和收文處理標(biāo)記）、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、正文、生效標(biāo)識(shí)和頁(yè)碼等11項(xiàng)（必填）。
2.選擇項(xiàng)目：簽發(fā)人、題注、主送機(jī)關(guān)、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、注釋及特殊要求說(shuō)明、主題檢索、抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)說(shuō)明等10項(xiàng)（選填）。
（2）。公文的書(shū)面格式：指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書(shū)寫(xiě)樣式。
（一）文頭部份：1.公文格式代碼 2.印制順序號(hào) 3.秘密等級(jí) 4.緊急程度 5.收文處理標(biāo)記 6.發(fā)文機(jī)關(guān)版頭7.發(fā)文字號(hào) 8.簽發(fā)人姓名（8部份）
1.公文格式代碼。又稱(chēng)文件檢索代碼，是指代表文件格式類(lèi)型的標(biāo)志符號(hào)。
位置：位于文件首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角。由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
2.印制順序號(hào)。又稱(chēng)公文份號(hào)，是指依據(jù)同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。主要針對(duì)秘密文件使用。
位置：位于文件首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角文件檢索代碼下方。由六位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，前面冠以“NO.”符號(hào)。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時(shí)，前面用“○”（零）補(bǔ)齊。
3.秘密等級(jí)。簡(jiǎn)稱(chēng)密級(jí)，是指公文秘密程度的等級(jí)。分、機(jī)密、秘密三級(jí)。
標(biāo)注方法：在密級(jí)與時(shí)限中間加“★”。如“秘密★六個(gè)月”、“★長(zhǎng)期”。
位置：位于文件首頁(yè)公文版頭左上角，公文份號(hào)下方，并在文件封皮上加蓋戳記注明。
保密時(shí)限：一般分一年以?xún)?nèi)，一年用一的以上，長(zhǎng)期和期限不作標(biāo)注，凡不作標(biāo)注的可按二十年認(rèn)定。
：是最重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。
機(jī)密：是重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害。
秘密：是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損失。
4.緊急程度。又稱(chēng)緩急時(shí)限或處理時(shí)限，是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。程度分：特急、急件。緊急電報(bào)分：特提、特急、加急、平急。
位置：位于文件首頁(yè)文頭左上角。需與密級(jí)并用時(shí)，位于其下，上下對(duì)齊。加戳記注明。
時(shí)限送達(dá)的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時(shí)送到”或“限某日某時(shí)送達(dá)”。
5.收文處理標(biāo)記。包括收文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、收文編號(hào)、收文時(shí)間、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、安卷號(hào)）等項(xiàng)目。
位置：位于文件首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭右上方空白處，由收文機(jī)關(guān)加蓋收文處理章標(biāo)識(shí)。
6.發(fā)文機(jī)關(guān)版頭。簡(jiǎn)稱(chēng)“文頭”。是發(fā)文機(jī)關(guān)用來(lái)制發(fā)正式文件時(shí)使用的的固定版式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。
位置：發(fā)文機(jī)關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁(yè)上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長(zhǎng)微軟雅黑。
黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。
7.發(fā)文字號(hào)。指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度（加六角括號(hào)〔〕）和發(fā)文順號(hào)組成。
作用：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號(hào)使用。
編排發(fā)文字號(hào)要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。
位置：有版頭的文件，應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，右側(cè)排列；“命令（令）”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中，寫(xiě)“第X號(hào)”。
8.簽發(fā)人姓名。是表示公文生效并對(duì)該公文內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。一般供上行文使用。
位置：發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”后標(biāo)簽發(fā)人姓名。
（二）行文部份： （1.公文標(biāo)題 2.題注 3.主送機(jī)關(guān) 4.正文 5.無(wú)正文說(shuō)明 6.附件說(shuō)明 7.發(fā)文機(jī)關(guān)署名 8.成文日期 9.機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署 10.注釋或特殊要求說(shuō)明）10部份。
1.公文標(biāo)題。是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括和提示。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主題（事由）和文種組成。
寫(xiě)法：A.省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。B.省略事由 C.機(jī)關(guān)名稱(chēng)和事由同時(shí)省略。
2.題注。是指對(duì)公文標(biāo)題的注釋說(shuō)明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的文件產(chǎn)生的法定程序與時(shí)間等。
位置：位于公文標(biāo)題之下，一行或多行居中書(shū)寫(xiě)，外用圓括號(hào)括入。
3.主送機(jī)關(guān)。指主要受理公文的機(jī)關(guān)。也就是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)。
位置：位于正文之上公文標(biāo)題左下方，無(wú)論一行或多行，均靠左頂格書(shū)寫(xiě)。
三種情況：A. 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)發(fā)出的公文，其屬下的下級(jí)機(jī)關(guān)單位都負(fù)有貫徹執(zhí)行公文的責(zé)任。B. 下級(jí)機(jī)關(guān)務(wù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的請(qǐng)示或報(bào)告等上行公文，不管請(qǐng)示或報(bào)告的內(nèi)容事項(xiàng)如何重要，都只有一個(gè)具體的主送機(jī)關(guān)。C.直接向社會(huì)公眾發(fā)布的公文，如公告等主送機(jī)關(guān)可以省略。
4.正文。是公文的主體部份，用來(lái)表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。
正文結(jié)構(gòu)分：#自考# #自考“公文寫(xiě)作與處理”串講筆記（六）#、正文主體、結(jié)束語(yǔ)三部份。
#自考# #自考“公文寫(xiě)作與處理”串講筆記（六）#部份寫(xiě)作有：依據(jù)式、目的式、原因式三種。
正文主體的寫(xiě)作要求：略。P73
5.無(wú)正文說(shuō)明。指由于篇幅所限，使公文生效標(biāo)識(shí)（即落款、印章與成文日期）與正文不能同處在一個(gè)頁(yè)面上而出現(xiàn)分離狀況時(shí)，為維護(hù)公文的完整性而作的說(shuō)明。
注意兩點(diǎn)：A.只限于文件的正文與文件的生效標(biāo)識(shí)（發(fā)文機(jī)關(guān)落款、印章與成文日期）不能同處在一個(gè)頁(yè)面上而出現(xiàn)正文與生效分離的狀況時(shí)。
B.“（此頁(yè)無(wú)正文）”的標(biāo)識(shí)位置應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)落款的左上方第一行頂格書(shū)寫(xiě)。
6.附件說(shuō)明。是用以說(shuō)明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱(chēng)及件數(shù)的。（形式有：圖表、目錄、名單、簡(jiǎn)介及其他有關(guān)文件材料。）
位置：位于正文或無(wú)正文說(shuō)明的左下方，公文生效標(biāo)識(shí)之上，注明附件材料名稱(chēng)及件數(shù)。
7.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。又稱(chēng)落款，是指在正文或附件說(shuō)明之后署上制發(fā)該份公文的機(jī)關(guān)名稱(chēng)，亦即公文的法定作者。
位置：應(yīng)在正文、無(wú)正文說(shuō)明或附件之后，右下方另行書(shū)寫(xiě)，同正文之間應(yīng)有一定間隙，以便用印。
注意要點(diǎn)：A發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)必須用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
B.聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)名稱(chēng)都要寫(xiě)上，般以主辦單位為先，然后依次排列。
8.成文日期。指文件形成的時(shí)間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫(xiě)全）
注意事項(xiàng)：A.一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
B.經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)，并加括號(hào)寫(xiě)在公文標(biāo)題的正下方。
C.法規(guī)、規(guī)章類(lèi)文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。
D.兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個(gè)簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
E.一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項(xiàng)的通知、通告、簡(jiǎn)報(bào)、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。
9.機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署。機(jī)關(guān)印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)文件生效負(fù)責(zé)的憑證。領(lǐng)導(dǎo)人簽署指發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文的落款處，本人職務(wù)名后面簽 字或蓋章。
印章位置：在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。
注意要點(diǎn)：A.除會(huì)議紀(jì)要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章
B.聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。
C.聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
生效標(biāo)志：發(fā)文機(jī)關(guān)的署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署統(tǒng)稱(chēng)為“文件生效標(biāo)志”。
10.注釋或特殊要求說(shuō)明。用以說(shuō)明公文中在其他區(qū)域不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)，如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀（傳達(dá)）范圍、使用方法等。
閱讀（傳達(dá)）范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對(duì)象。
位置：在成文日期的左下方，文尾部分主題詞之上，用圓括號(hào)括入。
注意情況：A.發(fā)給各省、自治區(qū)、直轄市黨委、各大軍區(qū)黨委。只供各受文單位的黨委常委（黨組成員）以上干部閱讀。
B.發(fā)至省、軍級(jí)。省軍級(jí)黨員干部，以及中央或中央組織部批準(zhǔn)按軍級(jí)待遇及其他相當(dāng)職務(wù)的黨員干部，可閱讀發(fā)至省、軍級(jí)的中央文件。各正廳局級(jí)單位黨委（黨 組）的主要負(fù)責(zé)同志，可閱讀有關(guān)的省軍級(jí)中央文件。
C.發(fā)至地、師級(jí)。廳局級(jí)以上的黨員干部可以閱讀。
D.發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)?？h處級(jí)或相當(dāng)級(jí)別以上的黨員干部可以閱讀。
E.發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)并可登刊的文件，一般可以至基層黨委或黨支部。
F.公開(kāi)發(fā)表。以批準(zhǔn)可在報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)刊登、播發(fā)的文件，同內(nèi)部印發(fā)的正試文件具有同等效力，應(yīng)與正式文件一樣依照?qǐng)?zhí)行。
（三）文尾部份：1.主題詞 2.抄關(guān)機(jī)關(guān) 3.印發(fā)說(shuō)明 4.頁(yè)碼（4項(xiàng)）。
1.主題詞。指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。
作用：A.公文標(biāo)注主題詞，可以準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容。
B.公文標(biāo)注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢(xún)的速度有利提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。（表現(xiàn)：快、準(zhǔn)、全）。
C.公文標(biāo)注主題詞，有利于文書(shū)檔案管理的規(guī)范人，系統(tǒng)化、科學(xué)化。
位置：位于注釋或特殊要求說(shuō)明左下方，文尾橫線上端頂格書(shū)寫(xiě)。最多不超過(guò)五個(gè)主題詞。
1997年12月，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局修訂發(fā)布的《國(guó)務(wù)院公文主題表》共由15類(lèi)1059個(gè)主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類(lèi)751個(gè)主題詞，附表有2類(lèi)298個(gè)主題詞。詞表分三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題區(qū)域的分類(lèi)。第二層是類(lèi)別詞。第三層是類(lèi)屬詞。
注意事項(xiàng)：A.必須在公文主題詞表中選用主題詞。
B.公文主題詞表中的類(lèi)別標(biāo)題不作主題詞。
C.一公文件有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。
D.在公文上標(biāo)注主題詞，要直反映出該份公文所說(shuō)明的問(wèn)題或論述的事物。
E.主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。
2.抄送機(jī)關(guān)。是指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。
位置：位于主題詞下方位置，用與圖文區(qū)等長(zhǎng)的橫線與主題詞隔開(kāi)。
注意原則：A.抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需要對(duì)方知道或者協(xié)助辦理的機(jī)關(guān)，既不能濫報(bào)濫送，也不能漏報(bào)漏送。
B.向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，不可同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；向上級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告，一般也不要抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
C.向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)；翻印或原文轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，不要再上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。
D.在一般情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文請(qǐng)、報(bào)告、也不得越級(jí)抄送文件。因特殊情況必須越級(jí)行文者，應(yīng)當(dāng)抄送被越級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)。
E.受又重領(lǐng)導(dǎo)的單位的請(qǐng)示、報(bào)告、應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。
3.印發(fā)說(shuō)明。又稱(chēng)印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r的說(shuō)明記載，包括文件發(fā)制發(fā)單位的名稱(chēng)、印發(fā)日期和負(fù)印制份數(shù)等。
印制單位：一般是各級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室），使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
印發(fā)時(shí)間：是秘書(shū)部門(mén)起印文件的時(shí)間，要完整寫(xiě)出年月日。
印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。
位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個(gè)字標(biāo)注制發(fā)單位名稱(chēng)，右側(cè)注明印制時(shí)間，行尾空一個(gè)字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長(zhǎng)的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。
4.頁(yè)碼。是指公文每一張頁(yè)的順序編號(hào)。
位置：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在每頁(yè)圖文區(qū)下端。正面為單數(shù)，位于右下角： 反面為雙數(shù)，位于左下角。沒(méi)有圖文區(qū)的頁(yè)面不標(biāo)頁(yè)碼。
方尾殘缺：是指一份公文缺少文尾部份。
文尾錯(cuò)位：是指文尾的位置安排不當(dāng)。
公文整體而結(jié)構(gòu)有：?jiǎn)问浇Y(jié)構(gòu)和復(fù)式結(jié)構(gòu)。
單式結(jié)構(gòu)：是指一份公文由一個(gè)主件單獨(dú)構(gòu)成。
復(fù)式結(jié)構(gòu)：A.一種是主件加附件。B.一種是轉(zhuǎn)發(fā)件加被轉(zhuǎn)發(fā)件（含印發(fā)、發(fā)布、批轉(zhuǎn)等）。
第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求
1）。公文的排版形式
公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。
包括：公文版頭設(shè)計(jì)，版面安排，字體字號(hào)、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規(guī)格等。
1988年9月國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：
1.公文用紙的尺寸和規(guī)格。
16開(kāi)型：長(zhǎng)260mm、寬184mm.
國(guó)際A4：長(zhǎng)297mm、寬210mm
2.公文的書(shū)寫(xiě)形式。
公文中的文字符號(hào)一律采用從上至下、自左向右橫寫(xiě)橫排（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長(zhǎng)度與圖文區(qū)寬度相等。
3.字體字號(hào) 的選用。一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識(shí)字符、正文作注釋說(shuō)明等順序依次從大到小地選用。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：推薦使用 高X寬 22mmX15mm 黑變體字或初號(hào)微軟雅黑字。聯(lián)合行文推薦使用小初號(hào)體字。
公文大標(biāo)題：推薦使用二號(hào)微軟雅黑字。
小體題 ：推薦使用三號(hào)微軟雅黑字。
秘密等級(jí)、緩急時(shí)限和各標(biāo)記字符或其它重點(diǎn)句推薦使用三號(hào)黑體字；主題詞：推薦使用三號(hào)微軟雅黑字。
公文的正文、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、成文日期、印發(fā)說(shuō)明、注釋或特殊要求說(shuō)明等，采用三號(hào)或四號(hào)仿微軟雅黑字。
公文的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》規(guī)定。
4.多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識(shí)方法：
第一級(jí)用：一、二、三……
第二級(jí)用：（一）、（二）、（三）……
第三級(jí)用：1 、 2、3、……
第四級(jí)用：（1）、（2）、（3）……
2）。公文的裝訂要求
公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。
第四節(jié) 公文的稿本
1）公文的稿本：是指公文在起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。
1.草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱(chēng)為草稿。
草稿的特點(diǎn)：尚未定型、非正式、無(wú)效力。
按照文稿的作用和形成特點(diǎn)，可稱(chēng)為討論稿、征求意見(jiàn)稿、修改稿、送審稿等。
2.定稿。是指草稿經(jīng)過(guò)修改、審閱、并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定型文稿。
定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)通過(guò)的定稿有會(huì)議批準(zhǔn)通過(guò)的情況的記載。
2）。公文的文本
同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
1.正本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱(chēng)為“正本”。突出特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以實(shí)文件的效力。
2.副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本稱(chēng)為副本，副本又稱(chēng)抄本。
作用：主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。
3.存本。公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。
存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用。
4.修訂本。是指對(duì)于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在衽一個(gè)時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充，這種重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，稱(chēng)為修訂本。
5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時(shí)、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。
6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：第一是指我國(guó)少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時(shí)使用漢文文棧少數(shù)民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。
第一節(jié) 公文的體式
1）。公文體式概述
公文的體式是指：公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。（作用 ：為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便）
2）。公文的文體
是指公文寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言陳述事情、說(shuō)明問(wèn)題所采用的具體方法和特點(diǎn)，即公文的表達(dá)方式和語(yǔ)體特征。
應(yīng)用文體的一般特點(diǎn)：實(shí)用性、嚴(yán)肅性、程式性。
（1）。公文的表達(dá)方式：是指在寫(xiě)作中運(yùn)用語(yǔ)言的方法和手段，它是辨別文章體裁的重要標(biāo)志。（敘述、議論、說(shuō)明）
1.敘述：是將人物的經(jīng)歷和事件性發(fā)展變化過(guò)程所作的敘說(shuō)與交代。（包括：人和事兩方面）（倒敘、插敘、順敘）
2.說(shuō)明：是簡(jiǎn)明扼要的文字、把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實(shí)地解說(shuō)清楚。
（定義說(shuō)明、注釋說(shuō)明、比較說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、舉例說(shuō)明、分類(lèi)說(shuō)明）
3.議論：就是議事說(shuō)理。是公文作者對(duì)客觀事物或問(wèn)題進(jìn)行分析評(píng)述，提出看法或措施，表明觀點(diǎn)和態(tài)度，證明或反駁某一觀點(diǎn)的表達(dá)方法。（三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證）
A.論點(diǎn)：又稱(chēng)論題或觀點(diǎn)。是指作者對(duì)所論述的問(wèn)題提出的見(jiàn)解、主張與態(tài)度。（統(tǒng)帥：要證明什么？）
B.論據(jù)：是證明論點(diǎn)的真實(shí)性的根據(jù)。分三類(lèi)：一類(lèi)是事實(shí)論據(jù)；二是理論論據(jù)；三類(lèi)是政策法規(guī)論據(jù)。（基礎(chǔ)：用什么證明）
C.是運(yùn)用論據(jù)來(lái)證明論點(diǎn)的方法和過(guò)程。（橋梁：如何證明）
（2）。公文的語(yǔ)言特點(diǎn)：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、莊重、得體。
準(zhǔn)確——是公文語(yǔ)言的主要特征和基本要求。
簡(jiǎn)明——用最少的文字表達(dá)盡可能多的內(nèi)容。
莊重——指公文用語(yǔ)必須講究莊嚴(yán)、鄭重。
得體——指公文語(yǔ)言的運(yùn)用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對(duì)象、條件的特定需要相適應(yīng)，在準(zhǔn)確表達(dá)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步促使受文對(duì)象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。
得體的基本要求：一是發(fā)適應(yīng)行文的語(yǔ)體風(fēng)格。二是要分清上下級(jí)關(guān)系，掌握好分寸。三是要多運(yùn)用公文的專(zhuān)用語(yǔ)。
第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書(shū)面格式
（1）。公文的構(gòu)成要素（21項(xiàng)）
1.指定項(xiàng)目：公文管理標(biāo)識(shí)（包括公文格式代碼、印制順號(hào)、秘密等級(jí)、緩急時(shí)限和收文處理標(biāo)記）、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭、發(fā)文字號(hào)、公文標(biāo)題、正文、生效標(biāo)識(shí)和頁(yè)碼等11項(xiàng)（必填）。
2.選擇項(xiàng)目：簽發(fā)人、題注、主送機(jī)關(guān)、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、注釋及特殊要求說(shuō)明、主題檢索、抄送機(jī)關(guān)和印發(fā)說(shuō)明等10項(xiàng)（選填）。
（2）。公文的書(shū)面格式：指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項(xiàng)目在公文文面上所處的位置和書(shū)寫(xiě)樣式。
（一）文頭部份：1.公文格式代碼 2.印制順序號(hào) 3.秘密等級(jí) 4.緊急程度 5.收文處理標(biāo)記 6.發(fā)文機(jī)關(guān)版頭7.發(fā)文字號(hào) 8.簽發(fā)人姓名（8部份）
1.公文格式代碼。又稱(chēng)文件檢索代碼，是指代表文件格式類(lèi)型的標(biāo)志符號(hào)。
位置：位于文件首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角。由九位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
2.印制順序號(hào)。又稱(chēng)公文份號(hào)，是指依據(jù)同一文稿印制若干份時(shí)每份的順序編號(hào)。主要針對(duì)秘密文件使用。
位置：位于文件首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭左上角文件檢索代碼下方。由六位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，前面冠以“NO.”符號(hào)。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時(shí)，前面用“○”（零）補(bǔ)齊。
3.秘密等級(jí)。簡(jiǎn)稱(chēng)密級(jí)，是指公文秘密程度的等級(jí)。分、機(jī)密、秘密三級(jí)。
標(biāo)注方法：在密級(jí)與時(shí)限中間加“★”。如“秘密★六個(gè)月”、“★長(zhǎng)期”。
位置：位于文件首頁(yè)公文版頭左上角，公文份號(hào)下方，并在文件封皮上加蓋戳記注明。
保密時(shí)限：一般分一年以?xún)?nèi)，一年用一的以上，長(zhǎng)期和期限不作標(biāo)注，凡不作標(biāo)注的可按二十年認(rèn)定。
：是最重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。
機(jī)密：是重要的國(guó)家機(jī)密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受?chē)?yán)重的損害。
秘密：是一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損失。
4.緊急程度。又稱(chēng)緩急時(shí)限或處理時(shí)限，是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間限度。程度分：特急、急件。緊急電報(bào)分：特提、特急、加急、平急。
位置：位于文件首頁(yè)文頭左上角。需與密級(jí)并用時(shí)，位于其下，上下對(duì)齊。加戳記注明。
時(shí)限送達(dá)的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時(shí)送到”或“限某日某時(shí)送達(dá)”。
5.收文處理標(biāo)記。包括收文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、收文編號(hào)、收文時(shí)間、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、安卷號(hào)）等項(xiàng)目。
位置：位于文件首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭右上方空白處，由收文機(jī)關(guān)加蓋收文處理章標(biāo)識(shí)。
6.發(fā)文機(jī)關(guān)版頭。簡(jiǎn)稱(chēng)“文頭”。是發(fā)文機(jī)關(guān)用來(lái)制發(fā)正式文件時(shí)使用的的固定版式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。
位置：發(fā)文機(jī)關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁(yè)上瑞，約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長(zhǎng)微軟雅黑。
黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。
7.發(fā)文字號(hào)。指由發(fā)文機(jī)關(guān)編排的文件代號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度（加六角括號(hào)〔〕）和發(fā)文順號(hào)組成。
作用：一是統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量，便于公文的管理，二是在查找和引用公文時(shí)可作為該份公文的代號(hào)使用。
編排發(fā)文字號(hào)要力求準(zhǔn)確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。
位置：有版頭的文件，應(yīng)標(biāo)注在文件版頭之下，間隔橫線之上，居中排列；用信箋頭的文件，則置于信箋頭橫線之下，公文標(biāo)題之上，右側(cè)排列；“命令（令）”則在公文標(biāo)題下面當(dāng)中，寫(xiě)“第X號(hào)”。
8.簽發(fā)人姓名。是表示公文生效并對(duì)該公文內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)的一個(gè)標(biāo)志。一般供上行文使用。
位置：發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”后標(biāo)簽發(fā)人姓名。
（二）行文部份： （1.公文標(biāo)題 2.題注 3.主送機(jī)關(guān) 4.正文 5.無(wú)正文說(shuō)明 6.附件說(shuō)明 7.發(fā)文機(jī)關(guān)署名 8.成文日期 9.機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署 10.注釋或特殊要求說(shuō)明）10部份。
1.公文標(biāo)題。是對(duì)公文主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括和提示。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主題（事由）和文種組成。
寫(xiě)法：A.省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。B.省略事由 C.機(jī)關(guān)名稱(chēng)和事由同時(shí)省略。
2.題注。是指對(duì)公文標(biāo)題的注釋說(shuō)明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的文件產(chǎn)生的法定程序與時(shí)間等。
位置：位于公文標(biāo)題之下，一行或多行居中書(shū)寫(xiě)，外用圓括號(hào)括入。
3.主送機(jī)關(guān)。指主要受理公文的機(jī)關(guān)。也就是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)。
位置：位于正文之上公文標(biāo)題左下方，無(wú)論一行或多行，均靠左頂格書(shū)寫(xiě)。
三種情況：A. 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)發(fā)出的公文，其屬下的下級(jí)機(jī)關(guān)單位都負(fù)有貫徹執(zhí)行公文的責(zé)任。B. 下級(jí)機(jī)關(guān)務(wù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的請(qǐng)示或報(bào)告等上行公文，不管請(qǐng)示或報(bào)告的內(nèi)容事項(xiàng)如何重要，都只有一個(gè)具體的主送機(jī)關(guān)。C.直接向社會(huì)公眾發(fā)布的公文，如公告等主送機(jī)關(guān)可以省略。
4.正文。是公文的主體部份，用來(lái)表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，是公文的核心。
正文結(jié)構(gòu)分：#自考# #自考“公文寫(xiě)作與處理”串講筆記（六）#、正文主體、結(jié)束語(yǔ)三部份。
#自考# #自考“公文寫(xiě)作與處理”串講筆記（六）#部份寫(xiě)作有：依據(jù)式、目的式、原因式三種。
正文主體的寫(xiě)作要求：略。P73
5.無(wú)正文說(shuō)明。指由于篇幅所限，使公文生效標(biāo)識(shí)（即落款、印章與成文日期）與正文不能同處在一個(gè)頁(yè)面上而出現(xiàn)分離狀況時(shí)，為維護(hù)公文的完整性而作的說(shuō)明。
注意兩點(diǎn)：A.只限于文件的正文與文件的生效標(biāo)識(shí)（發(fā)文機(jī)關(guān)落款、印章與成文日期）不能同處在一個(gè)頁(yè)面上而出現(xiàn)正文與生效分離的狀況時(shí)。
B.“（此頁(yè)無(wú)正文）”的標(biāo)識(shí)位置應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)落款的左上方第一行頂格書(shū)寫(xiě)。
6.附件說(shuō)明。是用以說(shuō)明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱(chēng)及件數(shù)的。（形式有：圖表、目錄、名單、簡(jiǎn)介及其他有關(guān)文件材料。）
位置：位于正文或無(wú)正文說(shuō)明的左下方，公文生效標(biāo)識(shí)之上，注明附件材料名稱(chēng)及件數(shù)。
7.發(fā)文機(jī)關(guān)署名。又稱(chēng)落款，是指在正文或附件說(shuō)明之后署上制發(fā)該份公文的機(jī)關(guān)名稱(chēng)，亦即公文的法定作者。
位置：應(yīng)在正文、無(wú)正文說(shuō)明或附件之后，右下方另行書(shū)寫(xiě)，同正文之間應(yīng)有一定間隙，以便用印。
注意要點(diǎn)：A發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱(chēng)必須用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
B.聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)名稱(chēng)都要寫(xiě)上，般以主辦單位為先，然后依次排列。
8.成文日期。指文件形成的時(shí)間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。（年、月、日要寫(xiě)全）
注意事項(xiàng)：A.一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
B.經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)，并加括號(hào)寫(xiě)在公文標(biāo)題的正下方。
C.法規(guī)、規(guī)章類(lèi)文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。
D.兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的聯(lián)合行文，以最后一個(gè)簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
E.一般的日常事務(wù)性公文，如涉用具體事項(xiàng)的通知、通告、簡(jiǎn)報(bào)、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準(zhǔn)。
9.機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署。機(jī)關(guān)印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)文件生效負(fù)責(zé)的憑證。領(lǐng)導(dǎo)人簽署指發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文的落款處，本人職務(wù)名后面簽 字或蓋章。
印章位置：在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下要騎年蓋月。
注意要點(diǎn)：A.除會(huì)議紀(jì)要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章
B.聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。
C.聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
生效標(biāo)志：發(fā)文機(jī)關(guān)的署名、成文日期、機(jī)關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署統(tǒng)稱(chēng)為“文件生效標(biāo)志”。
10.注釋或特殊要求說(shuō)明。用以說(shuō)明公文中在其他區(qū)域不便說(shuō)明的各種事項(xiàng)，如需要加以解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或用于表示公文的閱讀（傳達(dá)）范圍、使用方法等。
閱讀（傳達(dá)）范圍：是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對(duì)象。
位置：在成文日期的左下方，文尾部分主題詞之上，用圓括號(hào)括入。
注意情況：A.發(fā)給各省、自治區(qū)、直轄市黨委、各大軍區(qū)黨委。只供各受文單位的黨委常委（黨組成員）以上干部閱讀。
B.發(fā)至省、軍級(jí)。省軍級(jí)黨員干部，以及中央或中央組織部批準(zhǔn)按軍級(jí)待遇及其他相當(dāng)職務(wù)的黨員干部，可閱讀發(fā)至省、軍級(jí)的中央文件。各正廳局級(jí)單位黨委（黨 組）的主要負(fù)責(zé)同志，可閱讀有關(guān)的省軍級(jí)中央文件。
C.發(fā)至地、師級(jí)。廳局級(jí)以上的黨員干部可以閱讀。
D.發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)?？h處級(jí)或相當(dāng)級(jí)別以上的黨員干部可以閱讀。
E.發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)并可登刊的文件，一般可以至基層黨委或黨支部。
F.公開(kāi)發(fā)表。以批準(zhǔn)可在報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)刊登、播發(fā)的文件，同內(nèi)部印發(fā)的正試文件具有同等效力，應(yīng)與正式文件一樣依照?qǐng)?zhí)行。
（三）文尾部份：1.主題詞 2.抄關(guān)機(jī)關(guān) 3.印發(fā)說(shuō)明 4.頁(yè)碼（4項(xiàng)）。
1.主題詞。指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。
作用：A.公文標(biāo)注主題詞，可以準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容。
B.公文標(biāo)注主題詞，可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢(xún)的速度有利提高整個(gè)機(jī)關(guān)的辦事效率。（表現(xiàn)：快、準(zhǔn)、全）。
C.公文標(biāo)注主題詞，有利于文書(shū)檔案管理的規(guī)范人，系統(tǒng)化、科學(xué)化。
位置：位于注釋或特殊要求說(shuō)明左下方，文尾橫線上端頂格書(shū)寫(xiě)。最多不超過(guò)五個(gè)主題詞。
1997年12月，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局修訂發(fā)布的《國(guó)務(wù)院公文主題表》共由15類(lèi)1059個(gè)主題詞組成，公為主表和附表兩大部分。主表有13類(lèi)751個(gè)主題詞，附表有2類(lèi)298個(gè)主題詞。詞表分三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題區(qū)域的分類(lèi)。第二層是類(lèi)別詞。第三層是類(lèi)屬詞。
注意事項(xiàng)：A.必須在公文主題詞表中選用主題詞。
B.公文主題詞表中的類(lèi)別標(biāo)題不作主題詞。
C.一公文件有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。
D.在公文上標(biāo)注主題詞，要直反映出該份公文所說(shuō)明的問(wèn)題或論述的事物。
E.主題詞標(biāo)引的順序是先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。
2.抄送機(jī)關(guān)。是指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。
位置：位于主題詞下方位置，用與圖文區(qū)等長(zhǎng)的橫線與主題詞隔開(kāi)。
注意原則：A.抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān)，需要對(duì)方知道或者協(xié)助辦理的機(jī)關(guān)，既不能濫報(bào)濫送，也不能漏報(bào)漏送。
B.向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，不可同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；向上級(jí)機(jī)關(guān)的報(bào)告，一般也不要抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。
C.向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)；翻印或原文轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，不要再上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。
D.在一般情況下，下級(jí)機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文請(qǐng)、報(bào)告、也不得越級(jí)抄送文件。因特殊情況必須越級(jí)行文者，應(yīng)當(dāng)抄送被越級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)。
E.受又重領(lǐng)導(dǎo)的單位的請(qǐng)示、報(bào)告、應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。
3.印發(fā)說(shuō)明。又稱(chēng)印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r的說(shuō)明記載，包括文件發(fā)制發(fā)單位的名稱(chēng)、印發(fā)日期和負(fù)印制份數(shù)等。
印制單位：一般是各級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室），使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。
印發(fā)時(shí)間：是秘書(shū)部門(mén)起印文件的時(shí)間，要完整寫(xiě)出年月日。
印制份數(shù)：是該份文件所印的數(shù)量。
位置：位于抄送區(qū)域橫線之下，左側(cè)行首空一個(gè)字標(biāo)注制發(fā)單位名稱(chēng)，右側(cè)注明印制時(shí)間，行尾空一個(gè)字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長(zhǎng)的間隔線作底線，底線下面右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。
4.頁(yè)碼。是指公文每一張頁(yè)的順序編號(hào)。
位置：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注在每頁(yè)圖文區(qū)下端。正面為單數(shù)，位于右下角： 反面為雙數(shù)，位于左下角。沒(méi)有圖文區(qū)的頁(yè)面不標(biāo)頁(yè)碼。
方尾殘缺：是指一份公文缺少文尾部份。
文尾錯(cuò)位：是指文尾的位置安排不當(dāng)。
公文整體而結(jié)構(gòu)有：?jiǎn)问浇Y(jié)構(gòu)和復(fù)式結(jié)構(gòu)。
單式結(jié)構(gòu)：是指一份公文由一個(gè)主件單獨(dú)構(gòu)成。
復(fù)式結(jié)構(gòu)：A.一種是主件加附件。B.一種是轉(zhuǎn)發(fā)件加被轉(zhuǎn)發(fā)件（含印發(fā)、發(fā)布、批轉(zhuǎn)等）。
第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求
1）。公文的排版形式
公文的排版形式：是指公文數(shù)據(jù)項(xiàng)目在文件版面上的標(biāo)印格式，是指公文的外觀形式。
包括：公文版頭設(shè)計(jì)，版面安排，字體字號(hào)、字行字距、天地頁(yè)邊、用紙規(guī)格等。
1988年9月國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定：
1.公文用紙的尺寸和規(guī)格。
16開(kāi)型：長(zhǎng)260mm、寬184mm.
國(guó)際A4：長(zhǎng)297mm、寬210mm
2.公文的書(shū)寫(xiě)形式。
公文中的文字符號(hào)一律采用從上至下、自左向右橫寫(xiě)橫排（少數(shù)民族文字除外），正文文字的每行長(zhǎng)度與圖文區(qū)寬度相等。
3.字體字號(hào) 的選用。一般按發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、大標(biāo)題、小標(biāo)題、標(biāo)識(shí)字符、正文作注釋說(shuō)明等順序依次從大到小地選用。
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：推薦使用 高X寬 22mmX15mm 黑變體字或初號(hào)微軟雅黑字。聯(lián)合行文推薦使用小初號(hào)體字。
公文大標(biāo)題：推薦使用二號(hào)微軟雅黑字。
小體題 ：推薦使用三號(hào)微軟雅黑字。
秘密等級(jí)、緩急時(shí)限和各標(biāo)記字符或其它重點(diǎn)句推薦使用三號(hào)黑體字；主題詞：推薦使用三號(hào)微軟雅黑字。
公文的正文、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、無(wú)正文說(shuō)明、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、成文日期、印發(fā)說(shuō)明、注釋或特殊要求說(shuō)明等，采用三號(hào)或四號(hào)仿微軟雅黑字。
公文的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：符合1990年3月修訂發(fā)布的《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》規(guī)定。
4.多層次結(jié)構(gòu)的標(biāo)識(shí)方法：
第一級(jí)用：一、二、三……
第二級(jí)用：（一）、（二）、（三）……
第三級(jí)用：1 、 2、3、……
第四級(jí)用：（1）、（2）、（3）……
2）。公文的裝訂要求
公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。
第四節(jié) 公文的稿本
1）公文的稿本：是指公文在起草過(guò)程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。
1.草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱(chēng)為草稿。
草稿的特點(diǎn)：尚未定型、非正式、無(wú)效力。
按照文稿的作用和形成特點(diǎn)，可稱(chēng)為討論稿、征求意見(jiàn)稿、修改稿、送審稿等。
2.定稿。是指草稿經(jīng)過(guò)修改、審閱、并由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)或者會(huì)議討論正式通過(guò)的最后完成的定型文稿。
定稿與草稿的顯著區(qū)別是：定稿是“孤本”，定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標(biāo)記，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)通過(guò)的定稿有會(huì)議批準(zhǔn)通過(guò)的情況的記載。
2）。公文的文本
同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式；同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
1.正本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱(chēng)為“正本”。突出特點(diǎn)是蓋有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章或領(lǐng)導(dǎo)人的親筆簽署，以實(shí)文件的效力。
2.副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽(yù)抄的其他稿本稱(chēng)為副本，副本又稱(chēng)抄本。
作用：主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。
3.存本。公文的存本，是指發(fā)文機(jī)關(guān)印制一份文件的正本后留在本機(jī)關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。
存本與副本的區(qū)別：存本是不外發(fā)的，一般不加蓋印章或簽署，只是作為正本的樣本留在本機(jī)關(guān)以備查考之用。
4.修訂本。是指對(duì)于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在衽一個(gè)時(shí)期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當(dāng)前的情況需要進(jìn)行修改補(bǔ)充，這種重新予以修改補(bǔ)充再行發(fā)布的文本，稱(chēng)為修訂本。
5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時(shí)、試行草案等字樣標(biāo)在公文標(biāo)題中的文種的后面或前面。
6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思：第一是指我國(guó)少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時(shí)使用漢文文棧少數(shù)民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。