公文的格式
2.主體部分
主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注等要素組成。
(1)標題。公文標題一般由發(fā)文機關名稱、事由、文種三部分構成。它位于公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標微軟雅黑字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。在撰寫公文標題時，發(fā)文機關名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如果文件首頁有發(fā)文機關標識，其標題可省略發(fā)文機關名稱。事由是標題的主題部分，應準確、簡煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質與制發(fā)的目的。公文的標題通常有四種形式：一是發(fā)文機關名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。二是事由和文種兩個要素構成的公文標題。三是發(fā)文機關名稱和公文文種兩個要素構成的公文標題。四是只標明文種的公文標題。
(2)主送機關。主送機關是負有公文主要處理責任的受文機關。主送機關名稱應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報送另一上級機關，可用抄送形式。下行文可以有若干機關。有些公文，如周知性公文可以省略此項。主送機關的書寫位置是：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。
(3)正文。正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內容，體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖。
正文的結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結尾部分根據(jù)文種和行文關系的不同有不同的寫法。這一部分后面將結合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
(4)附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應當注明所附材料的名稱，件數(shù)。附件是為了避免正文過長的內容隔裂而附，對正文起說明、注釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內容，正文僅起批準、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿微軟雅黑字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1.×××××”);附件名稱后不加標點符號。附件應與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
(5)成文日期。公文成文日期一般以機關負責人簽發(fā)的日期為準;法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準的時間為準;聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。
成文日期要用漢字標注，并將年、月、日標全，“零”寫為“O”。
(6)公文生效標識。公章是公文生效的標志。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
(7)附注。附注是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附注，用3號仿微軟雅黑字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。
3.版記部分。
版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發(fā)機關和印發(fā)時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
(1)主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，后標反映文件形式的詞。當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞?！爸黝}詞”用3號黑體、居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標微軟雅黑字;詞目之間空1字。
公文的格式和行文規(guī)則
(2)抄送機關。抄送機關是指主送機關之外需要執(zhí)行或了解公文內容的其他機關。標注抄送機關，應當使用該機關全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機關都要從實際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。
公文如有抄送，在主題詞下一行;左空1字用3號仿微軟雅黑字標識“抄送”，后標全角冒號;回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
(3)印發(fā)機關和印發(fā)時間。公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔。印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。印發(fā)機關時間位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置;用3號仿微軟雅黑字。印發(fā)機關在左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
(4)版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。
(5)版記的位置。版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。
2.主體部分
主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注等要素組成。
(1)標題。公文標題一般由發(fā)文機關名稱、事由、文種三部分構成。它位于公文首頁紅色反線下空2行，用2號小標微軟雅黑字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號外，一般不用標點符號。在撰寫公文標題時，發(fā)文機關名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如果文件首頁有發(fā)文機關標識，其標題可省略發(fā)文機關名稱。事由是標題的主題部分，應準確、簡煉地概括公文的主要內容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質與制發(fā)的目的。公文的標題通常有四種形式：一是發(fā)文機關名稱、事由、文種三個要素全部具備的公文標題。二是事由和文種兩個要素構成的公文標題。三是發(fā)文機關名稱和公文文種兩個要素構成的公文標題。四是只標明文種的公文標題。
(2)主送機關。主送機關是負有公文主要處理責任的受文機關。主送機關名稱應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關，如需要同時報送另一上級機關，可用抄送形式。下行文可以有若干機關。有些公文，如周知性公文可以省略此項。主送機關的書寫位置是：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。
(3)正文。正文是公文的核心部分，用來表達公文的具體內容，體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖。
正文的結構一般由開頭、主體和結尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內容或事項，做到重點突出，意見具體、明確，敘述有條理。結尾部分根據(jù)文種和行文關系的不同有不同的寫法。這一部分后面將結合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
(4)附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實物如照片、圖表等，應當注明所附材料的名稱，件數(shù)。附件是為了避免正文過長的內容隔裂而附，對正文起說明、注釋、補充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內容，正文僅起批準、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿微軟雅黑字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1.×××××”);附件名稱后不加標點符號。附件應與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
(5)成文日期。公文成文日期一般以機關負責人簽發(fā)的日期為準;法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準的時間為準;聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。
成文日期要用漢字標注，并將年、月、日標全，“零”寫為“O”。
(6)公文生效標識。公章是公文生效的標志。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字;加蓋印章應上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
(7)附注。附注是指需要附加說明的事項。如需解釋的名詞術語，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達對象等。公文如有附注，用3號仿微軟雅黑字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。
3.版記部分。
版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機關名稱、印發(fā)機關和印發(fā)時間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
(1)主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標引主題詞時，順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，后標反映文件形式的詞。當詞表中找不出準確反映文件主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個詞組。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞?！爸黝}詞”用3號黑體、居左頂格標識，后標全角冒號;詞目用3號小標微軟雅黑字;詞目之間空1字。
公文的格式和行文規(guī)則
(2)抄送機關。抄送機關是指主送機關之外需要執(zhí)行或了解公文內容的其他機關。標注抄送機關，應當使用該機關全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機關都要從實際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。
公文如有抄送，在主題詞下一行;左空1字用3號仿微軟雅黑字標識“抄送”，后標全角冒號;回行時與冒號后的抄送機關對齊;在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。
(3)印發(fā)機關和印發(fā)時間。公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔。印發(fā)時間不同于發(fā)文時間，這是指公文開印的具體時間。印發(fā)機關時間位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置;用3號仿微軟雅黑字。印發(fā)機關在左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
(4)版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。
(5)版記的位置。版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。