市場經(jīng)濟是契約經(jīng)濟，建筑施工企業(yè)的經(jīng)營管理活動實際上也就是簽訂合同和履行合同的過程。作為企業(yè)與各方發(fā)生經(jīng)濟關(guān)系、明確經(jīng)濟行為、承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任的法律文書，合同從某種意義上關(guān)系到項目成敗和企業(yè)存亡。因合同不完善而引發(fā)經(jīng)濟糾紛，令企業(yè)焦頭爛額、疲于應(yīng)付甚至陷入泥潭的教訓(xùn)比比皆是。強化合同管理，防范各類風(fēng)險，目前已成為施工企業(yè)規(guī)范經(jīng)濟運行秩序、堵住效益流失漏洞、確保安全穩(wěn)定發(fā)展的重頭戲。筆者認(rèn)為，要做好項目合同管理，應(yīng)重在以下八個環(huán)節(jié)上下功夫：
    一是合同準(zhǔn)備環(huán)節(jié)。與誰簽合同，簽約對方是否具備合法的身份資格、是否具備履行合同的相應(yīng)能力和條件？這是選擇合同對方的基本要求。以分包工程為條件合作投標(biāo)的，在協(xié)商投標(biāo)合作事宜時，必須首先考察其施工能力及施工隊伍的來源問題，必須具備合法分包資格，否則必須改變合作方式或條件。中標(biāo)后的工程分包必須堅持合格分包商評價制度，未經(jīng)評審認(rèn)定合格，不得與其進行實質(zhì)性談判。物資設(shè)備供應(yīng)方必須由項目部業(yè)務(wù)部門對其資信情況和社會背景進行考察，拿出初步考察意見，由項目部集體選定。簽約準(zhǔn)備環(huán)節(jié)是合同管理的源頭。選擇一個怎樣的合同對方，對合同的簽訂到履行終結(jié)的作用和影響至關(guān)重要，一旦違規(guī)降低標(biāo)準(zhǔn)或?qū)?xì)節(jié)考慮不周，將會埋下許多隱患，給合同的執(zhí)行帶來一些不必要的麻煩甚至嚴(yán)重的后果。此外，業(yè)務(wù)主管人員、項目經(jīng)理還必須要按照企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)人廉潔自律的規(guī)定約束自己，不得安排或變相安排自己的親屬，或者有利害關(guān)系的人員和隊伍與本項目發(fā)生合同關(guān)系，以避免出現(xiàn)感情合同等問題而造成職工群眾不滿情緒和經(jīng)濟效益流失弊端。對于這一問題，企業(yè)不但要作為開展項目執(zhí)法效能監(jiān)察的一項內(nèi)容予以嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行，企業(yè)成本、物資設(shè)備、人力資源和法律事務(wù)部門也都應(yīng)做好書面記載，以備做日后可能的訴訟證據(jù)。
    二是合同談判環(huán)節(jié)。認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤勁惺呛贤芾淼年P(guān)鍵一環(huán)。在這個環(huán)節(jié)，要著重把握好以下幾種情況：一是分包合同談判，無論標(biāo)的額多大，都必須報請企業(yè)成本管理部門安排人員參與研究合同條款，要結(jié)合對方的資信、人員狀況、談判的難易程度等具體情況和工程具體特點，因事、因人、靈活應(yīng)用恰當(dāng)?shù)牟呗源胧?；二是物資設(shè)備采購合同必須按照企業(yè)現(xiàn)行的物資設(shè)備管理制度，由項目部物資設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)小組成員共同參與，達到規(guī)定數(shù)額的還必須報請企業(yè)物資設(shè)備部門派員參與談判；三是勞務(wù)用工合同必須由項目部勞資、財務(wù)、計劃等人員參與談判；四是合同談判地點必須選擇在項目部辦公地，不得在賓館酒店等場所進行，以程度地減少不透明因素，消除可能出現(xiàn)的貓膩，從源頭上防范不必要的合同糾紛。
    三是合同文本起草和審查環(huán)節(jié)。合同雙方經(jīng)過談判就各項條款達成基本一致意見之后，就進入了合同文本起草和審查環(huán)節(jié)。這也是合同簽訂和實施前的最后一道關(guān)口。合同文本應(yīng)盡可能選用由國家頒發(fā)的通用性合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點和招標(biāo)文件以及發(fā)包人、承包商雙方談判結(jié)果來起草。在文本起草工作中，工作人員應(yīng)就雙方商定的全部條款、簽訂合同的各個環(huán)節(jié)，包括整個履約過程可能出現(xiàn)的種種情況，都要進行充分的估計，并預(yù)先采取對策，確保每一個履約行為都于己有利、占到先機，既要避免因采用一些自制的、籠統(tǒng)的、不規(guī)范的文本進行簽約，回避義務(wù)，避重就輕，向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)嫁風(fēng)險，更要防止因為自家考慮不周，使合同文本出現(xiàn)漏洞和隨意性，而在履約過程中處處受制于對方的被動不利局面。合同文本初步形成后，應(yīng)提交項目經(jīng)理辦公會審查，重大合同則必須由項目管理委員會集體審查，有條件的，要盡可能安排學(xué)過民商與經(jīng)濟法和勞動法規(guī)的專業(yè)人員或有法律工作經(jīng)驗的人員參加審查，文本通過審查后，報企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審或備案。
    四是合同的簽署和保管環(huán)節(jié)。合同文本經(jīng)企業(yè)業(yè)務(wù)主管部門復(fù)審后，方可按企業(yè)授權(quán)由相關(guān)人員簽署。簽署的合同文本除了及時報企業(yè)對口業(yè)務(wù)部門備案外，均應(yīng)交由項目部業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)人集中保管留存，并向項目部財務(wù)部門提交一份原件作為付款依據(jù)。其他任何人包括項目經(jīng)理在內(nèi)，不得保管任何已經(jīng)簽署生效的合同文本，以避免有關(guān)人員違規(guī)操作、業(yè)務(wù)部門情況不明乃至合同丟失、違法違紀(jì)等不良現(xiàn)象給項目部和企業(yè)帶來的被動局面。某項目就曾發(fā)生過項目經(jīng)理與材料供應(yīng)商簽署合同后，將合同文本長期私自存放，一直不與業(yè)務(wù)部門見面，結(jié)果造成了文本丟失。該經(jīng)理中途調(diào)離后，也未對此事進行通報和補救。工程竣工后，項目其他人員在毫不知情的情況下，被合同對方抓住漏洞、告上法庭，項目部最終不僅如數(shù)賠付了合同價款，而且還支付了數(shù)目龐大的違約金和滯納金，導(dǎo)致項目嚴(yán)重虧損、企業(yè)名譽掃地。因此，項目部領(lǐng)導(dǎo)和其他業(yè)務(wù)人員如需調(diào)閱合同，閱后必須及時交還合同保管人，不得以任何借口留存。