【考點三】 Word 的基本操作
    1.創(chuàng)建新文檔當(dāng)Word啟動后，它會自動打開一個新的空文檔并暫時命名為“文檔1”。除了這種自動創(chuàng)建文檔的辦法外，如果在編輯文檔的過程中還需另外創(chuàng)建一個或多個新文檔時，可以用下列方法之一來創(chuàng)建。單擊常用工具欄中的“新建空白文檔”按鈕單擊“文件”下拉菜單中的“新建”命令。按組合鍵Alt+F打開“文件”下拉菜單，然后用上、下箭頭鍵移動光條到“新建”命令（或直接按N鍵）并按Enter鍵。直接按快捷鍵Ctrl+N。Word 對以后新建的文檔以創(chuàng)建的順序，依次命名為“文檔2”、“文檔3”等。每一個新建文檔對應(yīng)有一獨立的窗口，任務(wù)欄中就有一個相應(yīng)的文檔按鈕，可單擊此按鈕進(jìn)行文檔間的切換。
    2.打開已存在的文檔當(dāng)要查看、修改、編輯或打印已存在的Word文檔時，首先應(yīng)該打開它。文檔的類型可以是Word文檔，也可以利用Word軟件的兼容性，經(jīng)過轉(zhuǎn)換打開Word文檔（如.WPS文件，純文本文件等）。下面分別介紹打開文檔的方法。（1）打開一個或多個已存在的Word文檔有下列三種常用方法打開一個或多個Word文檔單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕。單擊“文件”下拉菜單中的“打開”命令。直接按快捷鍵Ctrl+O。（2）打開由其他軟件所創(chuàng)建的文件Word 能夠識別很多其他軟件創(chuàng)建的文件格式，并且在打開這類文檔時自動轉(zhuǎn)換文檔。打開由其他軟件所創(chuàng)建的文件，具體步驟如下：①單擊“文件”下拉菜單中的“打開”命令或工具欄中的“打開”按鈕，出現(xiàn)“打開”對話框。②在“查找范圍”列表框中選定文件夾，“文件類型”列表框中選定要打開文件的類型。如果不知道所要打開文件的類型，那么可以從“文件類型”列表框中選擇“所有文件”選項。③在文件列表框中列出所有該類型的文件名，單擊所需打開的文件名，再單擊“打開”按鈕將該文件轉(zhuǎn)換為Word格式并打開。（3）打開最近使用過的文檔如果要打開最近使用過的文檔，那么只要在“文件”下拉菜單所保留的最近使用過的文檔名中選擇并單擊它即可。鍵入文檔名前面的序號也可打開此文檔。默認(rèn)情況下，“文件”下拉菜單中保留4個最近使用過的文檔中。但Word 2000中可以設(shè)置保留文檔名的個數(shù)，其方法是：單擊“工具”“選項”命令：在“常規(guī)”選項卡中選定“列出最近所用的文件數(shù)”復(fù)選項并指定具體文件數(shù)（最多可達(dá)9個）：單擊“確定”按鈕。
    3.輸入文本中文Word既可輸入漢字，又可輸入英文。中/英文輸入法的切換方法有：單擊“任務(wù)欄”右端的“語言指示器”按鈕，在“輸入法”列表中單擊所需的輸入法。按組合鍵Ctrl+空格鍵可以在中/英文輸入法之間切換；按組合鍵Ctrl+Shift可以在各種輸入法之間循環(huán)切換。
    4.文檔的保存和保護(hù)（1）文檔的保存①保存新建文檔文檔輸入完后，此文檔的內(nèi)容還駐留在計算機的內(nèi)存之中。為之永久保存所建立的文檔，在退出Word前應(yīng)將它作為磁盤文件保存起來。保存文檔的方法有如下幾種：單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕單擊“文件”下拉菜單中的“保存”命令。直接按快捷鍵Ctrl+S。②保存已有的文檔對已有的文件打開和修改后，同樣可用上述方法將修改后的文檔以原來的文件名保存在原來的文件夾中。此時不再出現(xiàn)“另存為”對話框。③用另一文檔名保存文檔單擊“文件”“另存為…”命令可以把一個正在編輯的文檔以另一個不同的名字保存在指定的文件夾下。④保存多個文檔如果想要一次操作保存多個已編輯修改了的文檔，最簡便的方法是：按住Shift鍵的同時單擊“文件”菜單項打開“文件”下拉菜單，這時菜單中的“保存”命令已改變?yōu)椤叭勘４妗泵睢螕簟叭勘４妗泵罹涂梢詫崿F(xiàn)一次操作保存多個文檔。（2）.文檔的保護(hù)如果所編輯的文檔是一份機密的文件，不希望無關(guān)人員查看此文檔，則可以給文檔設(shè)置“打開權(quán)限密碼”，使別人在沒有密碼的情況下無法打開此文檔。另外，如果所編輯的文檔允許另人查看，但禁止修改，那么可以給這種文檔加一個“修改權(quán)限密碼”。對設(shè)置了“修改權(quán)限密碼”的文檔別人可以在不知道口令的情況下以“只讀”方式查看它，但無法修改它。
    5.基本編輯技術(shù)
    （1）插入點的移動●用鼠標(biāo)移動插入點對于一篇長文檔，可首先使用垂直或水平滾動條將要編輯的文本顯示在文檔窗口中，然后移動“I”形鼠標(biāo)指針到所需的位置并單擊左鍵。這樣，插入點就移動該位置了?！裼面I盤移動插入點插入點（光標(biāo)）可以用鍵盤來移動。
    （2）文本的選定如果復(fù)制和移動文本的某一部分，則首先應(yīng)選定這部分文本?？梢杂檬髽?biāo)或鍵盤來實現(xiàn)選定文本的操作?！裼檬髽?biāo)選定文本●用鍵盤選定文本●用擴展功能鍵F8選定文本
    （3）插入與刪除文本●插入文本在已輸入的文本的某一位置中插入一段新的文本的操作是非常簡單的。惟一要注意的一點是當(dāng)前文檔處在“插入”方式還是“改寫”方式，如果狀態(tài)欄中的“改寫”呈黑色，則表示處在“改寫”方式，否則是在“插入”方式下。反復(fù)雙擊狀態(tài)欄中的“改寫”框可在這兩種方式之間切換。在插入方式下，只要將插入點移到需要插入文本的位置，輸入新文本就可以。插入時，插入點右邊的字符和文字隨著新的文字的輸入逐一向右移動。如在改寫方式下，則插入點右邊的字符或文字將被新輸入的文字或字符所替換。●刪除文本刪除一個字符或漢字的最簡單的方法是：將插入點移到此字符或漢字的左邊。然后按Delete鍵，或者將插入點移到此字符或漢字的右邊，然后按Backspace鍵。刪除幾行或一大塊文本的快速方法是：首先選定要刪除的文本；然后按Delete鍵如果刪除之后想恢復(fù)所刪除的文本，那么只要單擊“常用”工具欄中的“撤消”按鈕即可。
    （4）移動文本在編輯文檔的時候，經(jīng)常需要將某些文本從一個位置移動到另一個位置，以調(diào)整文檔的結(jié)構(gòu)。移動文本的方法有：●使用剪貼板移動文本可以通過“編輯”下拉菜單中的“剪切”和“粘貼”命令或者“常用”工具欄中的“剪切”按鈕和“粘貼”按鈕來實現(xiàn)文本的移動。具體操作步驟如下：
    ①選定所要移動的文本
    ②單擊“編輯”下拉菜單中的“剪切”命令，或單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕，或按快捷鍵Ctrl+X。此時所選定的文本被剪切掉并臨時保存在剪貼板之中。
    ③將插入點移到文本擬要移動到的新位置。此新位置可以是在當(dāng)前文檔中，也可以在另一個文檔上。④單擊“編輯”下拉菜單中的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕，或按快捷鍵Ctrl+V。所選定的文本便移動到指定的新位置上?！袷褂每旖莶藛我苿游谋臼褂每旖莶藛我苿游谋镜牟僮鞑襟E與方法使用剪貼板方法類似，所不同之處在于它使用快捷菜單中的“剪切”和“粘貼”命令。具體步驟是：①選定所要移動的文本②將“I”形鼠標(biāo)指針移到所選定的文本區(qū)，當(dāng)鼠標(biāo)指針形狀變成向左上角指的箭頭時，單擊鼠標(biāo)右鍵（簡稱“右擊”），拉出快捷菜單。③單擊快捷菜單中的“剪切”命令。④再將“I”形鼠標(biāo)指針移到文本擬要移動到的新位置上并右擊一下，再拉出快捷菜單。⑤單擊快捷菜單中的“粘貼”命令，完成移動操作。●使用鼠標(biāo)拖動文本如果所移動的文本比較短小，而且擬移動到的目標(biāo)位置就在同一屏幕中，那么鼠標(biāo)拖動它更為簡捷。具體步驟是：①選定所要移動的文本。②將“I”形鼠標(biāo)指針移到所選定的文本區(qū)，使其變成向左上角指的箭頭。③按住鼠標(biāo)左鍵，此時鼠標(biāo)指針下方增加一個灰色的矩形，并在其前方出現(xiàn)一個虛豎線段（即插入點），它表明文本要插入的新位置。④拖動鼠標(biāo)指針前的虛插入點到文本擬要移動到的新位置上并松開鼠標(biāo)左鍵，這樣就完成了文本的移動。●使用鼠標(biāo)右拖動文本使用鼠標(biāo)拖動文本是用鼠標(biāo)左鍵拖動選定的文本實現(xiàn)移動。與使用鼠標(biāo)拖動文本類似，也可用鼠標(biāo)的右鍵拖動選定的文本來移動文本。其操作步驟如下：①選定所要移動的文本。②將“I”形鼠標(biāo)指針移到所選定的文本區(qū)，使其變成向左上角指的箭頭。③按住鼠標(biāo)右鍵，將虛插入點拖動到文本擬要移動到的新位置上并松開鼠標(biāo)或鍵，④單擊快捷菜單中的“移動到此位置”的命令，完成移動。（5）復(fù)制文本在操作中常常需要重復(fù)輸入一些前面已經(jīng)輸入過的文本，使用復(fù)制操作可以減少鍵入錯誤，提高效率。復(fù)制文本是一種常用的操作。與移動文本的操作類似，復(fù)制文本的方法有：●使用剪貼板復(fù)制文本可以通過“編輯”下拉菜單中的“復(fù)制”和“粘貼”命令或者“常用”工具欄中的“復(fù)制”按鈕和“粘貼”按鈕來實現(xiàn)文本的復(fù)制。具體步驟如下：①選定所要復(fù)制的文本②單擊“編輯”“復(fù)制”命令，或單擊“常用”工具欄中的“復(fù)制”按鈕，或按快捷鍵Ctrl+C。此時，所選定的文本的副本被臨時保存在剪貼板之中。③將插入點移到文本擬要復(fù)制到的新位置。與移動文本操作相同，此新位置也可以是在另一個文檔上。④單擊“編輯”下拉菜單中的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕，或按快捷鍵 Ctrl+V。此時，所選定的文本的副本被復(fù)制到指定的新位置上了。只要剪貼板上的內(nèi)容沒有被破壞，那么同一塊文本可以復(fù)制到若干個不同的位置上?！袷褂每旖莶藛螐?fù)制文本使用快捷菜單復(fù)制文本的操作步驟與使用快捷菜單移動文本的操作類似，所不同的是它使用快捷菜單中的“復(fù)制”和“粘貼”命令。具體操作可參照“使用快捷菜單移動文本”的操作。●使用鼠標(biāo)拖動復(fù)制文本如果所要復(fù)制的文本塊比較短小，而且復(fù)制的目標(biāo)位置就在同一屏幕中，那么鼠標(biāo)拖動復(fù)制顯得更為簡捷。其具體操作步驟是：①選定所要復(fù)制的文本。②將“I”形鼠標(biāo)指針移到所選定的文本區(qū)，使其變成向左上角指的箭頭。③先按住Ctrl鍵，再按住鼠標(biāo)左鍵，此時鼠標(biāo)指針下方增加一個灰色的矩形和帶“+”的矩形并在其前方出現(xiàn)一虛豎線段（即插入點），它表明文本要插入的新位置。④拖動鼠標(biāo)指針前的虛插入點到文本需要復(fù)制到的新位置上，松開鼠標(biāo)左鍵后再松開Ctrl鍵，即可將選定的文本復(fù)制到新位置上?！袷褂檬髽?biāo)右拖動復(fù)制文本此方法與使用鼠標(biāo)右拖動移動文本的方法類似，只要將第④步操作改為單擊快捷菜單中的“復(fù)制到此位置”的命令即可。具體操作可參照使用鼠標(biāo)右拖動移動文本的方法。（6）查找與替換Word 的查找功能不公可以查找文檔中的某一指定的文本，而且還可以查找特殊符號（如段落標(biāo)記、制表符等）?！癯Ｒ?guī)查找文本查找操作具體步驟如下：①單擊“編輯”下拉菜單中的“查找”命令或按快捷鍵Ctrl+F，打開“查找和替換”對話框。②單擊“查找”選項卡，在“查找內(nèi)容”列表框中鍵入要查找的文本，如鍵入“查找”一詞。③單擊“查找下一處”按鈕開始查找。當(dāng)查找到“查找”一詞后，就將該文本移入到窗口工作區(qū)內(nèi)，并反白顯示所找到的文本④如果此時單擊“取消”按鈕，那么關(guān)閉“查找和替換”對話框，插入點停留在當(dāng)前查找到的文本處；如果還需繼續(xù)查找下一個的話，那么可再單擊“查找下一處”按鈕。直到整個文檔找完畢為止?！窀呒壊檎覇螕簟安檎液吞鎿Q”對話框中“查找”選項卡的“高級”按鈕可以打開一個能設(shè)置各種查找條件的詳細(xì)對話框，設(shè)置好這些選項后，可以快速查找出符合條件的文本來。單擊“高級”按鈕所打開的“查找和替換”對話框。①查找內(nèi)容：在“查找內(nèi)容”列表框中鍵入要查找的文本，或者單擊列表框右端的按鈕，列表中列出最近4次查找過的文本供選用。②搜索范圍：在“搜索范圍”列表框中有“全部”、“向上”和“向下”三個選項。“全部”選項表示從插入點開始向文檔末尾查找，然后再從文檔開頭查找到插入點處；“向下”選項表示從插入點查找到文檔末尾；“向上”選項表示從插入點開始向文檔開頭處查找。③“區(qū)分大小寫”和“全字匹配”復(fù)選框：主要用于高效查找英文單詞。④使用通配符：選擇此復(fù)選框可在要查找的文本中鍵入 通配符實現(xiàn)模糊查找。⑤區(qū)分全角和半角：選擇此復(fù)選框，可區(qū)分全角或半角的英文字符和數(shù)字。否則不予區(qū)分⑥特殊字符：如要找特殊字符，則可單擊“特殊字符”按鈕，打開“特殊字符”列表，從中選擇所需的特殊字符。⑦“格式”按鈕：單擊“格式”按鈕，選擇“字體”項可打開“字體”對話框，使用此對話框要設(shè)置所要查找的指定文本的格式。字體格式的設(shè)置參見3.4.1節(jié)。⑧“常規(guī)”按鈕：單擊“常規(guī)”按鈕可返回“常規(guī)”查找方式?！裉鎿Q文本“查找”除了是一種比“定位”更精確的定位方法外，它還常和“替換”密切配合對文檔中出現(xiàn)的錯詞/字進(jìn)行更正。在操作中常常需要將在文檔中多次出現(xiàn)的某些字/詞替換為另一個字/詞，例如將“計算機”替換成“電腦”等。這時利用“查找和替換”功能會收到很好的效果?！疤鎿Q”的操作與“查找”操作類似，具體如下：①單擊“編輯”“替換”命令，或直接按快捷鍵Ctrl+H，打開“查找和替換”對話框中的“替換”選項卡，在此對話框中多了一 個“替換為”列表框。②在“查找內(nèi)容”列表框中鍵入要查找的內(nèi)容。③用鼠標(biāo)（或按Tab鍵）將插入點移到“替換為”列表框中，鍵入要替換的內(nèi)容。④單擊“查找下一處”開始查找，找到目標(biāo)后反白顯示。⑤如確要替換，則單擊“替換”按鈕，否則單擊“查找下一處”繼續(xù)查找。重復(fù)④、⑤兩步可以邊審查邊替換。如果要全部替換，那么只要單擊“全部替換”按鈕就可一次替換完畢。同樣，也可以使用高級功能來設(shè)置所查找和替換的文字的格式，直接將替換的文字設(shè)置成指定的格式。（7）撤消與恢復(fù)在“編輯”下拉菜單中有一組“撤消”和“重復(fù)”（或“恢復(fù)”）的命令，其中“”兩字是隨著不同的操作而改變的。
    6.多窗口編輯技術(shù)（1）窗口的拆分Word的文檔窗口可以拆分為兩個窗口，利用窗口拆分可以將一個大文檔不同位置的兩部分分別顯示在兩個窗口中，從而可以很方便地編輯文檔。拆分窗口的方法有下列兩種：●使用“窗口”下拉菜單中的“拆分”命令單擊“窗口”下拉菜單中的“拆分”命令，窗口中出現(xiàn)一條灰色的水平線，移動鼠標(biāo)調(diào)整窗口到合適的大小，單擊鼠標(biāo)左鍵確定。此后，如果還想調(diào)整窗口大小，只要把鼠標(biāo)指針移到此水平線上，當(dāng)鼠標(biāo)指針改變?yōu)樯舷录^時，拖動鼠標(biāo)可以隨時調(diào)整窗口的大小。如果要把拆分了的窗口合并成一個窗口，那么只需單擊“窗口”菜單中的“取消拆分”命令即可。●拖動垂直滾動條上端的一小橫條拆分窗口將鼠標(biāo)指針移到垂直滾動條頂端的窗口拆分條，當(dāng)指針變?yōu)樯舷路至鸭^時，拖動鼠標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢脕聿鸱郑ɑ蛉∠鸱郑┐翱?。插入點（光標(biāo)）所在的窗口稱為工作窗口。將鼠標(biāo)指針移到非工作窗口的任意部并單擊一下，就可將它切換成工作窗口。在這兩個窗口間可以對文檔進(jìn)行各種編輯操作。（2）多個文檔窗口間的編輯Word允許同時打開多個文檔進(jìn)行編輯。每一個文檔對應(yīng)一個窗口。在“窗口”下拉菜單的下部列出了被打開的文檔名，文檔名前有一“”符號的表示是當(dāng)前文檔窗口。單擊文檔名可切換當(dāng)前文檔窗口，也可以單擊任務(wù)欄中相應(yīng)的文檔按鈕來切換。單擊“窗口”下拉菜單中的“全部重排”命令可以將所有文檔窗口排列在屏幕上。單擊某個文檔窗口可使其成為當(dāng)前窗口。各文檔窗口間的內(nèi)容可以進(jìn)行剪切、粘貼、復(fù)制等操作。多個文檔編輯工作結(jié)束后，照例應(yīng)一個一個地分別保存和關(guān)閉，顯然，這樣操作比較費事。最簡單的辦法是一次操作完成全部文檔的保存，再進(jìn)行一次操作完成關(guān)閉全部文檔。具體方法是：按住Shift鍵，分別單擊“文件”下拉菜單中的“全部保存”和“全部關(guān)閉”命令。