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        秘書學(xué)術(shù)論文:淺論秘書人員的隱形能力

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        秘書人員的能力素質(zhì)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,也是開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要保障。一般而言,人們對文秘人員的文字綜合、組織協(xié)調(diào)、分析判斷能力要求比較明確,認(rèn)同程度較高。但筆者認(rèn)為,隨著時代的變化,特別是秘書工作環(huán)境的變化,應(yīng)深化對文秘人員素質(zhì)內(nèi)涵的認(rèn)識,尤其是對那些易被忽視、卻又必不可少的“隱形”能力,應(yīng)有意識地加以鍛煉和培養(yǎng)。
             一、在工作要求提高、心理壓力加大的環(huán)境下,不可忽視保持快樂能力
             嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致是對文秘人員的基本要求,也是優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基本內(nèi)涵。但文秘工作經(jīng)常是事連事,節(jié)奏快,要求高,特別是隨著領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的提高,對文秘工作的要求越來越高,使文秘人員極易患緊張型的“現(xiàn)代病”。沒有良好的心態(tài),優(yōu)質(zhì)服務(wù)就難以落到實(shí)處。因此,在工作壓力加大的環(huán)境下,善于保持快樂非常重要。據(jù)報(bào)載,外國一家跨國公司招聘策劃總監(jiān),層層篩選后將余下的三位佼佼者封閉在一個房間里,用閉錄電視觀察,要求等待考題的送達(dá)和最后的考核。五天過去后,考題沒有送達(dá),結(jié)果出來了,那個不急不躁、保持快樂狀態(tài)的人被聘用了,理由是快樂是一種能力,能夠在任何環(huán)境中保持一顆快樂的心,可以更有把握地走近成功。這給我們提供了很好的啟示。如果神經(jīng)繃得過于緊張,就容易枯躁厭煩,力不從心,產(chǎn)生消極情緒,甚至缺乏工作標(biāo)準(zhǔn)和高度;保持快樂,能使自己處在一個良好的狀態(tài),更好地搞好服務(wù)。一要以苦為樂。但凡有所成就的人,都是經(jīng)過“勞其筋骨,餓其體膚,空乏其身”體驗(yàn)和考驗(yàn)的。“不經(jīng)歷風(fēng)雨,怎能見彩虹”。當(dāng)你做出了成績,你就會感到苦也值得,苦也快樂。文字工作真正鉆進(jìn)去了,進(jìn)入了狀態(tài),不僅思路豁然開朗,材料寫出來后還會有一種成功的喜悅,服務(wù)狀態(tài)也會不斷改進(jìn)。二要以近為遠(yuǎn)。即要看得遠(yuǎn),用大視野、大胸懷來看待文秘工作。態(tài)度決定行動。有了良好的心態(tài),重壓之下的工作也會輕松,奉獻(xiàn)的事情也會樂意。文秘人員從事的是幕后工作,不登臺、不亮相、不留名。必須甘于奉獻(xiàn),志存高遠(yuǎn),不能患得患失,斤斤計(jì)較。只有達(dá)樣,才能淡泊名利,寧靜致遠(yuǎn)。三要以張為馳?!拔奈渲?,一張一弛”。要學(xué)會舉重若輕,自我調(diào)控,積極培養(yǎng)各種興趣和愛好,參加一些有益身心健康的文化娛樂活動,及時消除心理疲勞。遇急事不急,煩事不煩,沉著應(yīng)對,冷靜處理,在積極的心態(tài)中做好工作。
             二、在知識更新加快、信息量顯著增加的情況下,不可忽視定向突破能力
             具備寬廣的知識,熟悉各方面情況,有利于提高文秘人員的服務(wù)水平。但隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,知識量的大幅增加,成為各個行業(yè)、各個領(lǐng)域的通才已不可能。因?yàn)闊o論多么優(yōu)秀的人才都有時間和精力的限制,必須在一定的時空范圍內(nèi)明確主攻方向,實(shí)行定向突破。面對服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)對象的變化,文秘人員應(yīng)樹立定向突破思維,一個主題、一個領(lǐng)域地鉆研。在商界,有一種“隱形冠軍”現(xiàn)象。很多國家出口創(chuàng)匯最多的往往不是那些有名的大公司、大企業(yè),而是那些在某一個領(lǐng)域定向突破,業(yè)務(wù)做得非常精、尖的小公司、小企業(yè)。他們的產(chǎn)品比較專一,但遍布全球,需求量和效益十分驚人,是真正的“隱形冠軍”。所以,在力求拓寬知識廣度的基礎(chǔ)上,要注重向?qū)5膶用嫔罨R皇且⒆惚韭毻黄?。要干一行,愛一行,精一行。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的每項(xiàng)任務(wù),對于公文材料的撰寫,都要用珍惜機(jī)遇的眼光來看待,用科研選題的方式來運(yùn)作,力求思考的廣度和深度,搭建發(fā)展的平臺。要明白組織和領(lǐng)導(dǎo)評價文秘人員能力素質(zhì)的一條標(biāo)準(zhǔn),就是文字材料的思想深度。切忌認(rèn)為會寫材料,就會變成“文字老人”,實(shí)際上很多領(lǐng)導(dǎo)同志都從事過文字工作,都是文章高手。二是要立足興趣突破。興趣是的老師。從事自己感興趣的工作有時能更快地取得突破。要結(jié)合自己的個性特點(diǎn),在可能的范圍內(nèi)準(zhǔn)確定位事業(yè)發(fā)展的“著力點(diǎn)”,長期堅(jiān)持,不懈努力。三是要立足需要突破?!皶r代需要什么,我們就干什么”。不能盲目去“突”,要用發(fā)展的眼光,根據(jù)社會發(fā)展需要選擇突破點(diǎn)。當(dāng)前,在人才的構(gòu)成上,普遍存在黨政人才多,科技人才和懂經(jīng)營、會管理的企業(yè)家人才偏少的現(xiàn)象。文秘人員要立足這一現(xiàn)實(shí),注重改善知識結(jié)構(gòu),努力將自己培養(yǎng)成為社會需要的人才,提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。
             三、在領(lǐng)導(dǎo)方式變化、價值取向多元化的背景下,不可忽視換位思考能力
             換位思考能力是指站在對方的位置上思考問題、分析問題的能力。換位思考能力不強(qiáng),參政設(shè)謀服務(wù)就會受到限制,層次就不會很高。對文秘人員而言,換位思考應(yīng)是一種立體的、動態(tài)的、多維度的,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)一種思想,一種境界。應(yīng)充分認(rèn)識到,當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)方式發(fā)生了重大而深刻的變化,單純的行政命令已無法適應(yīng)時代的要求,黨政機(jī)關(guān)從權(quán)力運(yùn)作為主向公共服務(wù)為主是大勢所趨;廣大人民群眾的思想觀念和價值取向也在發(fā)生相應(yīng)變化,尤其是民主訴求的意愿在不斷增強(qiáng)。這就要求文秘人員在參政設(shè)謀中,應(yīng)站在領(lǐng)導(dǎo)、地方、部門和群眾的角度,多方位思考。一是要強(qiáng)化換位思考意識。意識是行動的先導(dǎo)。意識增強(qiáng)了,換位思考的自覺性才會增強(qiáng)?,F(xiàn)在,文秘人才的整體素質(zhì)大大提高,但仍感到文秘人才十分缺乏。究其原因,很重要的一個方面,就是很多文秘人員習(xí)慣于被動服從,缺乏符合時代特征的思想和觀點(diǎn),不能準(zhǔn)確地站在多個層面思考。譬如撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時,模擬領(lǐng)導(dǎo)的思路不夠、摸擬聽眾的角色意識不濃。所以,要學(xué)會觀察領(lǐng)導(dǎo)怎樣決策和分析解決問題,并假如自己是一名領(lǐng)導(dǎo),遇到這些問題該如何處理。經(jīng)常比較自己的方法與領(lǐng)導(dǎo)的思路有哪些異同,從而激發(fā)靈感,尋找角度。二是要掌握換位思考方法。堅(jiān)持辯證換位思考,既站在領(lǐng)導(dǎo)的角度,也站在群眾的角度;既站在宏觀的角度,也站在微觀的角度;既站在歷史的角度,也站在現(xiàn)實(shí)的角度,根據(jù)不同的對象,不同的時間和場所來思考。對同一問題,也要根據(jù)不同條件,發(fā)生相應(yīng)的變化。三是要注重?fù)Q位思考成果。換位思考不能只思不講,要敢思敢講,將思考變成成果。要克服心理障礙,對于一些超前性的問題,不能因?yàn)檫€沒有考慮成熟就認(rèn)為沒有講的必要。實(shí)際上,有些不成熟的觀點(diǎn)對領(lǐng)導(dǎo)來說也有啟發(fā)、參考和提醒作用。因?yàn)樗伎际且环N境界,講出來又是另一種境界。尤其是撰寫文稿,能否用書面的方式“講”出來,是檢驗(yàn)文秘人員想不想問題、想問題深不深、能力水平強(qiáng)不強(qiáng)的一個重要標(biāo)尺。只有善于換位思考,寫出的材料才會立意高,參謀的層次才會高,文秘才會有深刻性和說服力??荚嚧缶庉嬚?BR>     四、在人才評價內(nèi)涵拓展、職業(yè)競爭激烈的格局下,不可忽視自我成長能力
             自我成長與優(yōu)質(zhì)服務(wù)是一個互動的整體,良好的自我成長能力有利于推進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù),優(yōu)質(zhì)服務(wù)也有利于促進(jìn)文秘人員成長。文秘人員處在領(lǐng)導(dǎo)身邊,有著得天獨(dú)厚的優(yōu)勢,理應(yīng)成長更快。但實(shí)事求是地講,有的同志從事文秘工作的時間雖然較長,卻一直沒有多大建樹。個別甚至除了會寫幾句領(lǐng)導(dǎo)講話稿,其他能力素質(zhì)非常弱,成為“書呆子”,很難適應(yīng)其他工作之需要,在職業(yè)競爭中處于弱勢地位。究其原因,主要是忽視自我成長的意識,喪失了踐行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的機(jī)會。環(huán)境和機(jī)遇給了文秘人員一個較好的成長空間,但并不等于你就能很快成長,關(guān)鍵要靠自己。所以,應(yīng)當(dāng)珍惜機(jī)會,將自己放在時代的大背景下,超前定位,適應(yīng)工作需要。一是要向標(biāo)桿學(xué)習(xí)。非學(xué)無以廣才。文秘人員要把學(xué)習(xí)作為第一任務(wù)、第一要求,時刻做好“戰(zhàn)備訓(xùn)練”。要見賢思齊,自覺樹立學(xué)習(xí)的標(biāo)桿,以謙虛的態(tài)度,克服“文人相輕”的傾向,虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué),向同事學(xué),向?qū)嵺`學(xué)。二是要以激情發(fā)揮。進(jìn)取心對一個人的成長十分重要,缺乏進(jìn)取心,工作就會缺乏熱情和動力,自我成長就會無從談起。哈佛大學(xué)一項(xiàng)調(diào)查顯示,人的潛力在缺乏激勵時,只能發(fā)揮 20%—30%的潛力,而在良好激勵狀況下,將發(fā)揮80%—90%。時下,很多人不大熱愛文秘工作,尤其是寫材料,“熬”的思想十分嚴(yán)重,極不利于文秘人員的成長。要克服這種現(xiàn)象,樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心,給自己制訂較高的人生目標(biāo),時刻用目標(biāo)激勵。深刻領(lǐng)會“條條道路通羅馬”的道理,培養(yǎng)良好的文秘工作情結(jié),始終保持蓬勃向上的進(jìn)取心態(tài),沉下心,鉆進(jìn)去,以文秘工作能力的提高帶動整體工作能力的提高。很多實(shí)踐證明,在文秘工作崗位能夠取得突破的,不論今后從事何種工作,都是一種難得的能力儲備。三是要不斷超越。要經(jīng)常拿起鏡子照一照,靜下心來認(rèn)真分析自己的優(yōu)劣長短、成功與失敗,有了一定成績和進(jìn)步不能沾沾自喜,自我陶醉。要注重回顧總結(jié),在總結(jié)中提升發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問的能力,邏輯思維能力和理性思維能力。