Access是Office組件的重要成員，其主要功能是數(shù)據(jù)庫的管理和應(yīng)用。由于其普及率和易用性都不及其他成員，所以大家常常會(huì)覺得Access的操作不太方便。比如，在Access的表中，要想在中間插入一條記錄就比較困難，而在Word表格和Excel的工作表中要做同樣的操作則易如反掌；再比如，當(dāng)我們在Access的表中重復(fù)輸入相同或有一定規(guī)律的字段內(nèi)容時(shí)，就自然會(huì)聯(lián)想到Excel的復(fù)制和自動(dòng)填充功能，但Access卻無能為力。顯然，如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)Access與Office組件其他成員之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交流，就能夠讓這些成員為Access服務(wù)，從而達(dá)到取長補(bǔ)短、提高工作效率的目的。
在Word中打開Access表查詢項(xiàng)
如果想把Access中的表或者查詢，轉(zhuǎn)換成為Word中能夠讀取的文件格式，以便利用Word進(jìn)行處理，可以采用以下三種方式：
1． 利用剪貼板
在Access中，打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢項(xiàng)，將鼠標(biāo)指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端，當(dāng)鼠標(biāo)置于其上時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)變成向右方向的箭頭），可以選擇一組記錄；將鼠標(biāo)指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端，當(dāng)鼠標(biāo)置于其上時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)變成向下方向的箭頭），可以選擇一組字段；當(dāng)用鼠標(biāo)單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時(shí)，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進(jìn)行上述三種情況之一的選擇以后，再單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，將所選內(nèi)容復(fù)制到剪貼板中，如圖1所示。隨后再打開Word，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，即可將Access中表或者查詢項(xiàng)復(fù)制成Word中的表格。如果你覺得被復(fù)制進(jìn)來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行后，執(zhí)行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，按下“底紋”標(biāo)簽按鈕，選擇“無填充色”。
2． 導(dǎo)出為RTF文件
在Access中，打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢，執(zhí)行“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執(zhí)行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨后彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。
3． 直接插入數(shù)據(jù)庫
在Word中，單擊“視圖”菜單下的“工具欄”，然后將“數(shù)據(jù)庫”一項(xiàng)選中（或者將鼠標(biāo)置于Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數(shù)據(jù)庫”一項(xiàng)）。這時(shí)，要在Word中打開Access的表或者查詢項(xiàng)，就可以單擊新增加出來的“數(shù)據(jù)庫”工具欄上的“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在隨后打開的“數(shù)據(jù)庫”對話框中，按下“獲取數(shù)據(jù)”標(biāo)簽按鈕，將文件類型指定為“MS Access數(shù)據(jù)庫”，選中一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數(shù)據(jù)”標(biāo)簽按鈕。
圖1 復(fù)制表格
將Excel工作表導(dǎo)入Access
利用Excel方便的自動(dòng)輸入功能和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能對Access導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行一番處理之后，再將其轉(zhuǎn)換成Access文件，無疑是實(shí)際工作中使用最多的一種方法。Access中導(dǎo)入Excel文件的操作與導(dǎo)入文本文件相同，只要在Access中依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，將“文件類型”指定為“Microsoft Excel”即可。當(dāng)然也可以通過方便快捷的剪貼板完成（操作方法與Word表格導(dǎo)入Access表相同）。
Access文件與HTML文檔相互轉(zhuǎn)換
要將Access文件轉(zhuǎn)換成HTML文檔(超媒體文檔)，可以在Access中執(zhí)行“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，并將“保存類型”指定為“HTML文檔”。可以用Microsoft FrontPage或其它網(wǎng)頁編輯軟件打開該文檔進(jìn)行編輯修改。與導(dǎo)入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中導(dǎo)入HTML文檔，只要依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，將“文件類型”指定為“HTML文檔”即可。
將Word中的表格導(dǎo)入Access中
在Word中可以對Access轉(zhuǎn)換過來的表格自如地進(jìn)行編輯，然后再將處理好的表格重新導(dǎo)入Access中?？梢酝ㄟ^兩種辦法在Access中使用Word表格的數(shù)據(jù)：
一是通過剪貼板，其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列（當(dāng)然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數(shù)據(jù)）后，單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，然后再打開Access中的表或者查詢項(xiàng)，按下工具欄上的“粘貼”按鈕將表格數(shù)據(jù)復(fù)制過來。
二是通過文本文件作為過渡，分成兩步進(jìn)行：第—步，首先把Word中的表格轉(zhuǎn)換成純文本文件；第二步，在Access中導(dǎo)入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，依次執(zhí)行“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文字”，然后點(diǎn)擊“另存為”命令，并指定“保存類型”為“純文本”。在Access中依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，在“另存為”窗口下選擇“文件類型”為“文本文件”，如圖2所示。
圖2 另存為窗口
Excel中導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)
可以使用三種方法將Access中的表或者查詢項(xiàng)導(dǎo)入Excel中：一是利用剪貼板，其操作方法與導(dǎo)出為Word表格的方法相同。二是將Access數(shù)據(jù)導(dǎo)出為Excel文件，具體操作方法為：在Access中選中表或者查詢項(xiàng)，執(zhí)行“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，將“保存類型”指定為“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接雙擊該文件即可將其打開。三是直接在Excel中打開，方法是依次執(zhí)行：“數(shù)據(jù)→獲取外部數(shù)據(jù)→新建數(shù)據(jù)庫查詢（由于典型安裝中不包括該功能，所以當(dāng)?shù)谝淮问褂脮r(shí)系統(tǒng)會(huì)提示安裝）”，在隨后打開的“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中，將“新數(shù)據(jù)源”指定為“MSAccess Datebase”即可。
在不同的Access文件之間
進(jìn)行數(shù)據(jù)共享
如果新建的表與已經(jīng)存在的表中部分字段或部分記錄相同，顯然可以通過共享原有表中的數(shù)據(jù)來提高工作效率。而且被共享的表既可以與新建表在同一數(shù)據(jù)庫內(nèi)，也可以不在同一數(shù)據(jù)庫內(nèi)。具體共享方式有三種：
1． 利用剪貼板進(jìn)行共享
在數(shù)據(jù)庫窗口中，右擊需要備份的表或者查詢，在快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，在需要復(fù)制的地方右擊鼠標(biāo)后選擇“粘貼”命令，根據(jù)需要選擇“只粘貼結(jié)構(gòu)、結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)、或者將數(shù)據(jù)追加到已有的表”。當(dāng)然，也可以打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢，直接選中部分記錄或部分字段，將其復(fù)制到其它的表或查詢項(xiàng)中。
2． 直接導(dǎo)入Access對象
具體操作步驟是，依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，這樣就可以將當(dāng)前數(shù)據(jù)庫或其它數(shù)據(jù)庫中的對象導(dǎo)入，如圖3所示。
3． 利用鏈接表
操作基本同上，依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→鏈接表”，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，找到相應(yīng)的表后將其鏈接進(jìn)來，和上面直接導(dǎo)入的區(qū)別在于，鏈接進(jìn)來的表的數(shù)據(jù)會(huì)隨原始表數(shù)據(jù)同步變化，而導(dǎo)入則不會(huì)。其實(shí)，在使用鏈接表時(shí)，如果將“文件類型”分別指定為“Microsoft Excel、文本文件或HTML文檔”，也可以分別將這些文件導(dǎo)入Access，且導(dǎo)入的表中數(shù)據(jù)會(huì)隨著原始數(shù)據(jù)的變化而變化。
圖3 導(dǎo)入窗口
在Word中打開Access表查詢項(xiàng)
如果想把Access中的表或者查詢，轉(zhuǎn)換成為Word中能夠讀取的文件格式，以便利用Word進(jìn)行處理，可以采用以下三種方式：
1． 利用剪貼板
在Access中，打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢項(xiàng)，將鼠標(biāo)指針拖過所選記錄的行選擇器（在窗口的最左端，當(dāng)鼠標(biāo)置于其上時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)變成向右方向的箭頭），可以選擇一組記錄；將鼠標(biāo)指針拖過所選字段的字段選擇器（在窗口的最上端，當(dāng)鼠標(biāo)置于其上時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)變成向下方向的箭頭），可以選擇一組字段；當(dāng)用鼠標(biāo)單擊左上角的字段選擇器和行選擇器的交叉處時(shí)，可選中所有記錄或者說是選中所有字段。進(jìn)行上述三種情況之一的選擇以后，再單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，將所選內(nèi)容復(fù)制到剪貼板中，如圖1所示。隨后再打開Word，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕，即可將Access中表或者查詢項(xiàng)復(fù)制成Word中的表格。如果你覺得被復(fù)制進(jìn)來的深色底紋表頭影響視覺效果，可以選中該行后，執(zhí)行“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，按下“底紋”標(biāo)簽按鈕，選擇“無填充色”。
2． 導(dǎo)出為RTF文件
在Access中，打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢，執(zhí)行“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，將“保存類型”指定為“Rich Text Format”。在Word中，執(zhí)行“文件”菜單下的“打開”命令或者直接按下工具欄上的“打開”按鈕，在隨后彈出的“打開”對話框中，單擊“文件類型”旁邊的下拉列表，將其指定為“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件雙擊即可打開。
3． 直接插入數(shù)據(jù)庫
在Word中，單擊“視圖”菜單下的“工具欄”，然后將“數(shù)據(jù)庫”一項(xiàng)選中（或者將鼠標(biāo)置于Word窗口的菜單欄或工具欄上右擊，在彈出的快捷菜單中選中“數(shù)據(jù)庫”一項(xiàng)）。這時(shí)，要在Word中打開Access的表或者查詢項(xiàng)，就可以單擊新增加出來的“數(shù)據(jù)庫”工具欄上的“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕，在隨后打開的“數(shù)據(jù)庫”對話框中，按下“獲取數(shù)據(jù)”標(biāo)簽按鈕，將文件類型指定為“MS Access數(shù)據(jù)庫”，選中一個(gè)數(shù)據(jù)庫文件中的表或者查詢，再單擊“插入數(shù)據(jù)”標(biāo)簽按鈕。
圖1 復(fù)制表格
將Excel工作表導(dǎo)入Access
利用Excel方便的自動(dòng)輸入功能和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能對Access導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)行一番處理之后，再將其轉(zhuǎn)換成Access文件，無疑是實(shí)際工作中使用最多的一種方法。Access中導(dǎo)入Excel文件的操作與導(dǎo)入文本文件相同，只要在Access中依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，將“文件類型”指定為“Microsoft Excel”即可。當(dāng)然也可以通過方便快捷的剪貼板完成（操作方法與Word表格導(dǎo)入Access表相同）。
Access文件與HTML文檔相互轉(zhuǎn)換
要將Access文件轉(zhuǎn)換成HTML文檔(超媒體文檔)，可以在Access中執(zhí)行“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，并將“保存類型”指定為“HTML文檔”。可以用Microsoft FrontPage或其它網(wǎng)頁編輯軟件打開該文檔進(jìn)行編輯修改。與導(dǎo)入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中導(dǎo)入HTML文檔，只要依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，將“文件類型”指定為“HTML文檔”即可。
將Word中的表格導(dǎo)入Access中
在Word中可以對Access轉(zhuǎn)換過來的表格自如地進(jìn)行編輯，然后再將處理好的表格重新導(dǎo)入Access中?？梢酝ㄟ^兩種辦法在Access中使用Word表格的數(shù)據(jù)：
一是通過剪貼板，其方法是在Word中選中表格的若干行或若干列（當(dāng)然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數(shù)據(jù)）后，單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，然后再打開Access中的表或者查詢項(xiàng)，按下工具欄上的“粘貼”按鈕將表格數(shù)據(jù)復(fù)制過來。
二是通過文本文件作為過渡，分成兩步進(jìn)行：第—步，首先把Word中的表格轉(zhuǎn)換成純文本文件；第二步，在Access中導(dǎo)入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，依次執(zhí)行“表格→轉(zhuǎn)換→表格轉(zhuǎn)換成文字”，然后點(diǎn)擊“另存為”命令，并指定“保存類型”為“純文本”。在Access中依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，在“另存為”窗口下選擇“文件類型”為“文本文件”，如圖2所示。
圖2 另存為窗口
Excel中導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)
可以使用三種方法將Access中的表或者查詢項(xiàng)導(dǎo)入Excel中：一是利用剪貼板，其操作方法與導(dǎo)出為Word表格的方法相同。二是將Access數(shù)據(jù)導(dǎo)出為Excel文件，具體操作方法為：在Access中選中表或者查詢項(xiàng)，執(zhí)行“文件”菜單下的“導(dǎo)出”命令，將“保存類型”指定為“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接雙擊該文件即可將其打開。三是直接在Excel中打開，方法是依次執(zhí)行：“數(shù)據(jù)→獲取外部數(shù)據(jù)→新建數(shù)據(jù)庫查詢（由于典型安裝中不包括該功能，所以當(dāng)?shù)谝淮问褂脮r(shí)系統(tǒng)會(huì)提示安裝）”，在隨后打開的“選擇數(shù)據(jù)源”對話框中，將“新數(shù)據(jù)源”指定為“MSAccess Datebase”即可。
在不同的Access文件之間
進(jìn)行數(shù)據(jù)共享
如果新建的表與已經(jīng)存在的表中部分字段或部分記錄相同，顯然可以通過共享原有表中的數(shù)據(jù)來提高工作效率。而且被共享的表既可以與新建表在同一數(shù)據(jù)庫內(nèi)，也可以不在同一數(shù)據(jù)庫內(nèi)。具體共享方式有三種：
1． 利用剪貼板進(jìn)行共享
在數(shù)據(jù)庫窗口中，右擊需要備份的表或者查詢，在快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，在需要復(fù)制的地方右擊鼠標(biāo)后選擇“粘貼”命令，根據(jù)需要選擇“只粘貼結(jié)構(gòu)、結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)、或者將數(shù)據(jù)追加到已有的表”。當(dāng)然，也可以打開要轉(zhuǎn)換的表或者查詢，直接選中部分記錄或部分字段，將其復(fù)制到其它的表或查詢項(xiàng)中。
2． 直接導(dǎo)入Access對象
具體操作步驟是，依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→導(dǎo)入”，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，這樣就可以將當(dāng)前數(shù)據(jù)庫或其它數(shù)據(jù)庫中的對象導(dǎo)入，如圖3所示。
3． 利用鏈接表
操作基本同上，依次執(zhí)行：“文件→獲取外部數(shù)據(jù)→鏈接表”，將“文件類型”指定為“Microsoft Access”，找到相應(yīng)的表后將其鏈接進(jìn)來，和上面直接導(dǎo)入的區(qū)別在于，鏈接進(jìn)來的表的數(shù)據(jù)會(huì)隨原始表數(shù)據(jù)同步變化，而導(dǎo)入則不會(huì)。其實(shí)，在使用鏈接表時(shí)，如果將“文件類型”分別指定為“Microsoft Excel、文本文件或HTML文檔”，也可以分別將這些文件導(dǎo)入Access，且導(dǎo)入的表中數(shù)據(jù)會(huì)隨著原始數(shù)據(jù)的變化而變化。
圖3 導(dǎo)入窗口