建立有效的合同管理機制
建筑產(chǎn)品是一種特殊商品，涉及到土建、水電、暖通、設(shè)備安裝、內(nèi)外裝飾、材料供應(yīng)及勞動輸入、資金信貸、工程保險等諸多方面。建筑產(chǎn)品生產(chǎn)過程中生產(chǎn)主體的多元化，決定了建筑企業(yè)合同種類多樣性和內(nèi)容的復(fù)雜性。目前，公司合同涉及工程、材料、勞務(wù)等９大類，年簽約各類合同和協(xié)議逾百份。面對合同類型多，數(shù)量大，履行周期長以及建筑市場競爭激烈，造成合同簽訂難、履行風(fēng)險大等特點，公司從實際出發(fā)，充分認識合同及合同管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要地位和作用，將合同管理納入企業(yè)管理的軌道，建立有效的合同管理機制，確保企業(yè)各項經(jīng)濟目標的完成。
２００２ 年，公司在原有制度的基礎(chǔ)上，以《合同法》及有關(guān)建筑法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合 ＩＳＯ９００２ 質(zhì)量體系認證活動，制定了一套適合公司特點、操作性強的合同管理標準程序文件。２００３年，對程序文件做了全面修訂。程序文件以《合同管理程序》為主，對合同簽訂履行的全過程及其所涉及的各方面工作都作了具體規(guī)定，形成一個健全的合同管理體系。程序文件明確合同管理的具體任務(wù)和崗位職責?！逗贤芾沓绦颉芬?guī)定了公司合同的類型、簽訂原則、評審組織、評審程序、簽訂程序與簽訂權(quán)限、合同章的管理、合同履行過程中的監(jiān)督與管理、合同的變更與解除、合同糾紛的預(yù)防和處理及合同管理的考核與獎懲等。其他相應(yīng)的程序文件則對工程分包、勞務(wù)分包、材料采購等合同的招標、審報、簽訂、評審、履行及分承包方的管理和考核等方面做了具體的規(guī)定。還確定了公司、項目部兩級合同管理的領(lǐng)導(dǎo)和責任人，公司、項目部兩級合同管理員組成的合同管理組織網(wǎng)絡(luò)；規(guī)定了各級責任人、相關(guān)部門及管理人員在合同管理中的職責，使合同管理工作形成點、線、面的合理組合，構(gòu)成“統(tǒng)一管理，分層把關(guān)，歸口審查，各負其責”的完整的合同管理體系。
帶動各項合同的履行。首先，工程合同是合同體系的核心要素。一份工程合同的履行，涉及到一系列相關(guān)的分項合同，分項合同的簽訂必須以工程合同為依據(jù)，滿足工程合同的要求；評審分項合同，必須隨帶工程合同；分項合同履行必須符合工程合同的要求。對照工程合同的工期、質(zhì)量要求及工程變更情況，檢查、督促各分項合同的履行。其次，抓好各分項合同的履行，推動工程合同的履行。公司加大對分項合同管理力度，各部門、各單位通過對分包工程施工進度和工程質(zhì)量的督促檢查，對勞務(wù)分包隊行。合同臺賬管理是合同管理中一項重要工作。合同臺賬包括合同簽訂和履行中的各種文件資料，既是合同履行的依據(jù)，又是合同履行的記錄，對合同履行及合同管理的實施和評價都有著十分重要的意義。工程結(jié)束后，全面匯總工程施工中的合同資料、協(xié)議。合同主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門，對合同資料進行抽查，并跟蹤到施工現(xiàn)場，全面考核履行情況，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高合同簽訂、履行和管理的水平。
“三個環(huán)節(jié)”：抓好合同評審環(huán)節(jié)，保證所簽合同合法有效。合同評審根據(jù)合同類型分為兩級評審。工程合同由公司分管生產(chǎn)副總經(jīng)理組織相關(guān)部門進行初審和會審。對簽約方的主體資格、信譽資質(zhì)，工程項目所具備的合法手續(xù)和開工條件，合同（草案）中的預(yù)算及付款方式，工期、質(zhì)量是否合理，我方的施工技術(shù)能力是否滿足合同要求，以及合同條款是否符合有關(guān)法律、法規(guī)，有無含糊不清、責任不明之處等，進行全面審查評議。及時提出合同（草案）中存在的問題，盡量避免或化解風(fēng)險。分包采購等合同由項目部負責評審，分包方必須持有營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)安全資格許可證和施工許可證等。采購合同評審還須審查供貨方企業(yè)簡介、資質(zhì)證明、質(zhì)保書、合格證及獲獎證書等。公司還通過填報《合同簽訂履行情況報表》，深入施工現(xiàn)場進行定期和不定期的檢查、抽查，對合同履行情況進行動態(tài)管理?！逗贤炗喡男星闆r報表》由項目部合同管理員詳細填報，公司合同管理員匯總后報主管合同管理的總經(jīng)濟師。各相關(guān)部門經(jīng)常深入現(xiàn)場對合同履行和管理情況進行有針對性的檢查、抽查。公司每年集中組織兩次執(zhí)法大檢查，對公司各類合同進行全面檢查。當發(fā)生外部合同在履行中發(fā)生糾紛或違約時，有關(guān)部門在一周內(nèi)采用書面形式向公司總經(jīng)濟師報告。先協(xié)商解決，協(xié)商無效，由總經(jīng)濟師代表公司申請仲裁或訴諸法律。發(fā)生內(nèi)部合同糾紛，雙方協(xié)商無效，在３天內(nèi)報總經(jīng)濟師，由總經(jīng)濟師牽頭，會同相關(guān)處室進行調(diào)解。
提高合同管理整體素質(zhì)
合同管理是一項重要而復(fù)雜的工作，鑒于合同管理法律性和操作性強的特點，公司采取遵循“一個原則”、實行“三個結(jié)合”的方法，有針對性、有目的地開展各項宣傳教育活動。
“一個原則”：理論聯(lián)系實際的原則，這是公司開展宣傳教育的宗旨，從實際出發(fā)，到實際運用，力求每循環(huán)，都要有提高，解決一個問題，達到一個目的，產(chǎn)生飛躍。
“三個結(jié)合”：結(jié)合形勢開展宣傳教育。在公司范圍內(nèi)廣泛開展以《合同法》《建筑法》及相關(guān)法律、法規(guī)為主要內(nèi)容的學(xué)習(xí)宣傳活動。同時，針對公司內(nèi)部合同管理工作現(xiàn)狀，開展有關(guān)的宣傳教育。通過各種方式、途徑，組織有關(guān)部門人員重點學(xué)習(xí)《合同法》及公司合同管理程序文件，并以合同履行和管理中的正反兩方面實例為教材，將合同履行和管理上的缺口作為宣傳教育的切入點，通過學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高相關(guān)人員的合同意識和管理水平。還結(jié)合崗位職責開展宣傳教育，采取分層實施的方法，從公司、項目部負責人和相關(guān)部門負責人到員工，不同崗位、不同職能、不同專業(yè)布置不同的學(xué)習(xí)內(nèi)容，提出不同的學(xué)習(xí)要求，采取不同的考核方法。員工通過學(xué)習(xí)教育，充分認識了合同履行及管理的重要意義，正確理解合同與本職工作的關(guān)系，履行合同與自己切身利益的關(guān)系，自覺把履行合同的義務(wù)落實在自己的本職工作上，積極參與企業(yè)合同管理工作，使公司合同管理有了廣泛的群眾基礎(chǔ)。針對公司分布狀況及施工季節(jié)性強的特點，公司有計劃、有步驟地采用了集中與分散、專題培訓(xùn)與多種宣傳方式相結(jié)合的方法，開展各項宣傳教育活動。利用冬訓(xùn)集中舉辦各類專題培訓(xùn)班，對象包括公司經(jīng)理、項目經(jīng)理以及各部門相關(guān)人員和合同管理員，內(nèi)容主要有《合同法》重要條款釋義、合同簽訂履行實務(wù)，以及對合同履行管理中存在問題的分析等。由公司董事長、總經(jīng)濟師親自授課。培訓(xùn)結(jié)束，就合同概念、簽約原則、要件應(yīng)注意的法律問題及違約責任、索賠等內(nèi)容進行考試。項目經(jīng)理培訓(xùn)每年舉辦。２００３年以來還就《合同法》和公司修改后程序文件的實施，對合同管理員進行了兩次專題培訓(xùn)。利用集團公司報刊和各施工作業(yè)現(xiàn)場的黑板報、宣傳欄等，開辟學(xué)習(xí)園地、論談等專欄，公司組織開展《合同法》學(xué)習(xí)知識競賽，公司主管部門結(jié)合合同管理工作季度考評、年度總結(jié)評比，以及合同管理工作經(jīng)驗交流會，開展學(xué)習(xí)與宣傳。企業(yè)法律顧問還通過日常法律咨詢服務(wù)，宣傳有關(guān)法規(guī)。多種形式的宣傳手段，使公司合同管理的宣傳教育不斷普及和深入，保證了學(xué)習(xí)和教育質(zhì)量，達到了預(yù)期的目的。
公司經(jīng)過多年的努力，合同管理的規(guī)模和運作效率都達到了一定層次，形成了較好的內(nèi)部環(huán)境，基本適應(yīng)目前建筑市場的需求，為公司開展生產(chǎn)經(jīng)營活動，實現(xiàn)經(jīng)濟目標，提供了有力的保障。同時，我們也清楚地認識到，市場經(jīng)濟的發(fā)展還會向我們提出新的要求和新任務(wù)，合同管理工作還會面臨新的困難，我們要勇敢接受挑戰(zhàn)，繼續(xù)探索，不斷創(chuàng)新，在實踐中不斷完善
建筑產(chǎn)品是一種特殊商品，涉及到土建、水電、暖通、設(shè)備安裝、內(nèi)外裝飾、材料供應(yīng)及勞動輸入、資金信貸、工程保險等諸多方面。建筑產(chǎn)品生產(chǎn)過程中生產(chǎn)主體的多元化，決定了建筑企業(yè)合同種類多樣性和內(nèi)容的復(fù)雜性。目前，公司合同涉及工程、材料、勞務(wù)等９大類，年簽約各類合同和協(xié)議逾百份。面對合同類型多，數(shù)量大，履行周期長以及建筑市場競爭激烈，造成合同簽訂難、履行風(fēng)險大等特點，公司從實際出發(fā)，充分認識合同及合同管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要地位和作用，將合同管理納入企業(yè)管理的軌道，建立有效的合同管理機制，確保企業(yè)各項經(jīng)濟目標的完成。
２００２ 年，公司在原有制度的基礎(chǔ)上，以《合同法》及有關(guān)建筑法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合 ＩＳＯ９００２ 質(zhì)量體系認證活動，制定了一套適合公司特點、操作性強的合同管理標準程序文件。２００３年，對程序文件做了全面修訂。程序文件以《合同管理程序》為主，對合同簽訂履行的全過程及其所涉及的各方面工作都作了具體規(guī)定，形成一個健全的合同管理體系。程序文件明確合同管理的具體任務(wù)和崗位職責?！逗贤芾沓绦颉芬?guī)定了公司合同的類型、簽訂原則、評審組織、評審程序、簽訂程序與簽訂權(quán)限、合同章的管理、合同履行過程中的監(jiān)督與管理、合同的變更與解除、合同糾紛的預(yù)防和處理及合同管理的考核與獎懲等。其他相應(yīng)的程序文件則對工程分包、勞務(wù)分包、材料采購等合同的招標、審報、簽訂、評審、履行及分承包方的管理和考核等方面做了具體的規(guī)定。還確定了公司、項目部兩級合同管理的領(lǐng)導(dǎo)和責任人，公司、項目部兩級合同管理員組成的合同管理組織網(wǎng)絡(luò)；規(guī)定了各級責任人、相關(guān)部門及管理人員在合同管理中的職責，使合同管理工作形成點、線、面的合理組合，構(gòu)成“統(tǒng)一管理，分層把關(guān)，歸口審查，各負其責”的完整的合同管理體系。
帶動各項合同的履行。首先，工程合同是合同體系的核心要素。一份工程合同的履行，涉及到一系列相關(guān)的分項合同，分項合同的簽訂必須以工程合同為依據(jù)，滿足工程合同的要求；評審分項合同，必須隨帶工程合同；分項合同履行必須符合工程合同的要求。對照工程合同的工期、質(zhì)量要求及工程變更情況，檢查、督促各分項合同的履行。其次，抓好各分項合同的履行，推動工程合同的履行。公司加大對分項合同管理力度，各部門、各單位通過對分包工程施工進度和工程質(zhì)量的督促檢查，對勞務(wù)分包隊行。合同臺賬管理是合同管理中一項重要工作。合同臺賬包括合同簽訂和履行中的各種文件資料，既是合同履行的依據(jù)，又是合同履行的記錄，對合同履行及合同管理的實施和評價都有著十分重要的意義。工程結(jié)束后，全面匯總工程施工中的合同資料、協(xié)議。合同主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門，對合同資料進行抽查，并跟蹤到施工現(xiàn)場，全面考核履行情況，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高合同簽訂、履行和管理的水平。
“三個環(huán)節(jié)”：抓好合同評審環(huán)節(jié)，保證所簽合同合法有效。合同評審根據(jù)合同類型分為兩級評審。工程合同由公司分管生產(chǎn)副總經(jīng)理組織相關(guān)部門進行初審和會審。對簽約方的主體資格、信譽資質(zhì)，工程項目所具備的合法手續(xù)和開工條件，合同（草案）中的預(yù)算及付款方式，工期、質(zhì)量是否合理，我方的施工技術(shù)能力是否滿足合同要求，以及合同條款是否符合有關(guān)法律、法規(guī)，有無含糊不清、責任不明之處等，進行全面審查評議。及時提出合同（草案）中存在的問題，盡量避免或化解風(fēng)險。分包采購等合同由項目部負責評審，分包方必須持有營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)安全資格許可證和施工許可證等。采購合同評審還須審查供貨方企業(yè)簡介、資質(zhì)證明、質(zhì)保書、合格證及獲獎證書等。公司還通過填報《合同簽訂履行情況報表》，深入施工現(xiàn)場進行定期和不定期的檢查、抽查，對合同履行情況進行動態(tài)管理?！逗贤炗喡男星闆r報表》由項目部合同管理員詳細填報，公司合同管理員匯總后報主管合同管理的總經(jīng)濟師。各相關(guān)部門經(jīng)常深入現(xiàn)場對合同履行和管理情況進行有針對性的檢查、抽查。公司每年集中組織兩次執(zhí)法大檢查，對公司各類合同進行全面檢查。當發(fā)生外部合同在履行中發(fā)生糾紛或違約時，有關(guān)部門在一周內(nèi)采用書面形式向公司總經(jīng)濟師報告。先協(xié)商解決，協(xié)商無效，由總經(jīng)濟師代表公司申請仲裁或訴諸法律。發(fā)生內(nèi)部合同糾紛，雙方協(xié)商無效，在３天內(nèi)報總經(jīng)濟師，由總經(jīng)濟師牽頭，會同相關(guān)處室進行調(diào)解。
提高合同管理整體素質(zhì)
合同管理是一項重要而復(fù)雜的工作，鑒于合同管理法律性和操作性強的特點，公司采取遵循“一個原則”、實行“三個結(jié)合”的方法，有針對性、有目的地開展各項宣傳教育活動。
“一個原則”：理論聯(lián)系實際的原則，這是公司開展宣傳教育的宗旨，從實際出發(fā)，到實際運用，力求每循環(huán)，都要有提高，解決一個問題，達到一個目的，產(chǎn)生飛躍。
“三個結(jié)合”：結(jié)合形勢開展宣傳教育。在公司范圍內(nèi)廣泛開展以《合同法》《建筑法》及相關(guān)法律、法規(guī)為主要內(nèi)容的學(xué)習(xí)宣傳活動。同時，針對公司內(nèi)部合同管理工作現(xiàn)狀，開展有關(guān)的宣傳教育。通過各種方式、途徑，組織有關(guān)部門人員重點學(xué)習(xí)《合同法》及公司合同管理程序文件，并以合同履行和管理中的正反兩方面實例為教材，將合同履行和管理上的缺口作為宣傳教育的切入點，通過學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高相關(guān)人員的合同意識和管理水平。還結(jié)合崗位職責開展宣傳教育，采取分層實施的方法，從公司、項目部負責人和相關(guān)部門負責人到員工，不同崗位、不同職能、不同專業(yè)布置不同的學(xué)習(xí)內(nèi)容，提出不同的學(xué)習(xí)要求，采取不同的考核方法。員工通過學(xué)習(xí)教育，充分認識了合同履行及管理的重要意義，正確理解合同與本職工作的關(guān)系，履行合同與自己切身利益的關(guān)系，自覺把履行合同的義務(wù)落實在自己的本職工作上，積極參與企業(yè)合同管理工作，使公司合同管理有了廣泛的群眾基礎(chǔ)。針對公司分布狀況及施工季節(jié)性強的特點，公司有計劃、有步驟地采用了集中與分散、專題培訓(xùn)與多種宣傳方式相結(jié)合的方法，開展各項宣傳教育活動。利用冬訓(xùn)集中舉辦各類專題培訓(xùn)班，對象包括公司經(jīng)理、項目經(jīng)理以及各部門相關(guān)人員和合同管理員，內(nèi)容主要有《合同法》重要條款釋義、合同簽訂履行實務(wù)，以及對合同履行管理中存在問題的分析等。由公司董事長、總經(jīng)濟師親自授課。培訓(xùn)結(jié)束，就合同概念、簽約原則、要件應(yīng)注意的法律問題及違約責任、索賠等內(nèi)容進行考試。項目經(jīng)理培訓(xùn)每年舉辦。２００３年以來還就《合同法》和公司修改后程序文件的實施，對合同管理員進行了兩次專題培訓(xùn)。利用集團公司報刊和各施工作業(yè)現(xiàn)場的黑板報、宣傳欄等，開辟學(xué)習(xí)園地、論談等專欄，公司組織開展《合同法》學(xué)習(xí)知識競賽，公司主管部門結(jié)合合同管理工作季度考評、年度總結(jié)評比，以及合同管理工作經(jīng)驗交流會，開展學(xué)習(xí)與宣傳。企業(yè)法律顧問還通過日常法律咨詢服務(wù)，宣傳有關(guān)法規(guī)。多種形式的宣傳手段，使公司合同管理的宣傳教育不斷普及和深入，保證了學(xué)習(xí)和教育質(zhì)量，達到了預(yù)期的目的。
公司經(jīng)過多年的努力，合同管理的規(guī)模和運作效率都達到了一定層次，形成了較好的內(nèi)部環(huán)境，基本適應(yīng)目前建筑市場的需求，為公司開展生產(chǎn)經(jīng)營活動，實現(xiàn)經(jīng)濟目標，提供了有力的保障。同時，我們也清楚地認識到，市場經(jīng)濟的發(fā)展還會向我們提出新的要求和新任務(wù)，合同管理工作還會面臨新的困難，我們要勇敢接受挑戰(zhàn)，繼續(xù)探索，不斷創(chuàng)新，在實踐中不斷完善