摘要：介紹了監(jiān)理企業(yè)電子文件信息化管理的必要性，電子文件的概念、形成過程、質(zhì)量監(jiān)控，及監(jiān)理企業(yè)辦公自動系統(tǒng)平臺建立要求和結(jié)構(gòu)，提出了監(jiān)理企業(yè)電子文件信息化管理及其辦公自動化系統(tǒng)平臺的模型。
關(guān)鍵詞：監(jiān)理企業(yè)、電子文件、信息、管理
計算機(jī)在監(jiān)理企業(yè)普遍使用，電子文件和信息大量產(chǎn)生。但電子文件及有關(guān)信息被分散保存，導(dǎo)致監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部信息交流不暢，管理效率不高。能有效解決這一問題的辦法是利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立電子文件的信息管理平臺，對電子文件進(jìn)行自動化的整合，提高企業(yè)內(nèi)部信息交流的效率，降低信息交流成本，提高信息交流的穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性。加入收藏
1.為什么要對監(jiān)理電子文件進(jìn)行信息化管理
1.1.建設(shè)監(jiān)理工作信息化的需要
計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用給工程建設(shè)帶來了巨大的變化，從設(shè)計、預(yù)決算、施工、檔案管理等過程都可以應(yīng)用計算機(jī)來進(jìn)行實(shí)施和管理，極大地提高效率。為提高我國建筑行業(yè)的競爭力，建設(shè)部于200年2月頒發(fā)了“建設(shè)領(lǐng)域信息化工作的基本要點(diǎn)”，明確提出了：用信息技術(shù)等高新技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)的建筑行業(yè)，用信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化。同時，還提出在建設(shè)領(lǐng)域中培育新的經(jīng)濟(jì)增長的目標(biāo)。各地建設(shè)行政主管部門、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、城建檔案館等也根據(jù)需要，開展了一系列的信息技術(shù)應(yīng)用研究和開發(fā)，并取得一定的成效。
建設(shè)監(jiān)理在我國推行了十多年，從施工監(jiān)理到設(shè)計監(jiān)理都取得了較好成績，并逐步向項目管理方向發(fā)展。但監(jiān)理單位的信息化建設(shè)仍徘徊不前，多數(shù)監(jiān)理單位的計算機(jī)僅用來打字和上網(wǎng)查資料。如何推進(jìn)監(jiān)理工程項目管理的信息化，突破信息資料管理的瓶頸，進(jìn)一步提高監(jiān)理工作水平和效率已成為監(jiān)理單位普遍關(guān)注的一個問題。
1.2.監(jiān)理資料保存和利用的需要
在一定意義上，監(jiān)理工作是通過文件資料來實(shí)現(xiàn)，監(jiān)理效果最終反映在文件資料上。一個監(jiān)理項民 從介人到最后完成，會產(chǎn)生大量監(jiān)理資料，少則幾卷，多則上百（千）卷。這些監(jiān)理資料既有傳統(tǒng)紙介質(zhì)資料，也有現(xiàn)在的電子介質(zhì)資料。由于目前經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件所限，未能完全棄用紙介質(zhì)資料，而全面改用電子介質(zhì)資料，所以文件資料的保存仍要用 “雙套制”，即既保存紙介質(zhì)資料，又保存電子介質(zhì)資料。如果采用傳統(tǒng)方法對這些文件資料進(jìn)行管理和利用，則需投人大量的空間、人力和物力。這對我國目前監(jiān)理單位困難的生存條件來說，顯然是不利的、所以在有限的資源條件下對電子文件資料進(jìn)行規(guī)范化和信息化管理，使之方便檢索則是一個提高文件資料利用率的可行辦法。從經(jīng)濟(jì)角度考慮，可采取“總體規(guī)劃，由易到難，分步實(shí)施”方法來實(shí)施。
1.3.監(jiān)理管理規(guī)范化的需要
監(jiān)理管理規(guī)范化可以從兩個方面理解：
一方面，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監(jiān)理管理規(guī)范化的工作水平。監(jiān)理規(guī)范化的范圍可定可窄，小的可以是項目監(jiān)理部的規(guī)范管理，可以是監(jiān)理單位的規(guī)范管理；大的可以是項目業(yè)主對整個項目，包括對監(jiān)理方的規(guī)范管理，可以是建設(shè)主管部門對監(jiān)理行業(yè)的規(guī)范管理。規(guī)范管理要求人們按程序進(jìn)行工作，在信息化管理或辦公自動化的工作條件下，相關(guān)人員按系統(tǒng)分配的權(quán)限進(jìn)行自己的相關(guān)工作，工作完成后輸人自己簽名或密碼，對文件進(jìn)行確認(rèn)。如需進(jìn)人下一環(huán)節(jié)，則可把文件發(fā)出，系統(tǒng)自動記錄下工作時間，文件發(fā)出時間。下一環(huán)節(jié)的工作人員在收到文件后，按自己的權(quán)限（包括相關(guān)規(guī)定、條件）對文件進(jìn)行處理。一份電子文件從產(chǎn)生的一刻起就應(yīng)自動生成一張《電子文件運(yùn)行周期表》，真實(shí)完整地記錄下文件形成全部活動過程。在文件的活動過程和《電子文件運(yùn)行周期表》運(yùn)行過程中，系統(tǒng)采用電子簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份確認(rèn)、防寫措施等來保證電子文件和《電子文件運(yùn)行周期表》所記錄信息的準(zhǔn)確性、原始性、真實(shí)性和完整性。所以說，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監(jiān)理管理規(guī)范化，保證工作是按程序進(jìn)行的，管理是規(guī)范的。
另一方面，監(jiān)理管理的規(guī)范化包括對電子文件管理的規(guī)范化。我們知道，監(jiān)理工作是知識密集型的工作，監(jiān)理工作涉及多部門、多環(huán)節(jié)、多專業(yè)，而且信息量又大，信息來源廣泛，形式多樣；涉及的法律、法規(guī)、規(guī)范多；質(zhì)量控制的標(biāo)準(zhǔn)多、控制點(diǎn)多、環(huán)節(jié)多；影響進(jìn)度、質(zhì)量、投資控制因素多，控制難度大；多單位、多部門協(xié)同工作。為此，電子信息傳遞要順暢，電子信息資源要高度共享。在實(shí)際工作中，由于電子文件缺乏科學(xué)的規(guī)范管理，造成電子文件種類多、格式多，從而導(dǎo)致共享性差、可用率低，最終電子文件呈現(xiàn)出來的可能只是一堆雜亂無用的電子垃圾。而電子信息在部門之間不兼容，不共享，談何對電子文件進(jìn)行信息化管理，談何進(jìn)一步對我們的監(jiān)理管理工作進(jìn)行規(guī)范。
2.電子文件的概念和種類
2.1.電子文件的概念
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件由計算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，統(tǒng)稱為“數(shù)字文件”(Digitd records）。這是電子文件與其他形式的文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。
電子文件是文件的一種類型，它具有文件的各種屬性，特別是有快速使用和遠(yuǎn)程調(diào)用的特性，這是電子文件與紙質(zhì)文件的基本區(qū)別。在使用功能方面電子文件與紙質(zhì)文件是相同的。電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，是以數(shù)字信息為特征的文件。國際檔案理事會電子文件委員會1996年制定的《電子文件管理指南》中指出：“文件是由機(jī)構(gòu)或個人在其活動的開始、進(jìn)行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)而構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體如何?！痹谶@里，內(nèi)容是指文件中表達(dá)作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息，如文件形成時間、收件人等；結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如電子文件所使用的代碼、格式、載體、附件等方面的信息。
2.2.電子文件的種類
電子文件的種類根據(jù)其自身特點(diǎn)也有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。目前，按其信息存儲主要有以下幾種形式：1、文本文件；2、數(shù)據(jù)文件；3、圖形文件；4、圖像文件；5、影像又件；6、聲音文件Z7、程序（計算機(jī)程序）文件。 4.明確監(jiān)理電子文件歸檔種類和流程
監(jiān)理項目電子文件的形成數(shù)量大、時間跨度長。還有使用的軟件，形成的電子文件種類多、變更多，而且形成階段之間有密切聯(lián)系。所以，應(yīng)對電子文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。
5.各類電子文件形成的質(zhì)量監(jiān)控
為了使各類電子文件統(tǒng)一管理，監(jiān)理單位的檔案室或資料室應(yīng)對電子文件的管理進(jìn)行宏觀的指導(dǎo)，并在其形成管理活動中加強(qiáng)電子文件形成的監(jiān)控。
5.1.監(jiān)理電子文件的前端監(jiān)控
對電子文件形成的控制稱前端監(jiān)控。監(jiān)理企業(yè)在建立電子文件管理系統(tǒng)時，應(yīng)對電子文件的形成、積累作出規(guī)定，以便于在信息化環(huán)境下對各項功能進(jìn)行整合。也為將來檔案部門（或建設(shè)單位，或項目管理公司）把建設(shè)項目的監(jiān)理文件質(zhì)量納入建設(shè)項目管理中做好充分準(zhǔn)備。
監(jiān)理電子文件是在計算機(jī)系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的，其文件形成管理過程的前端監(jiān)控應(yīng)從項目的監(jiān)理投標(biāo)、設(shè)計監(jiān)理延伸到了施工監(jiān)理階段、保修階段監(jiān)理等全過程之中，并以功能合理的管理系統(tǒng)作為管好監(jiān)理電子文件的先決條件。
前端監(jiān)控是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面整合和優(yōu)化整個建設(shè)項目監(jiān)理電子文件的集中體現(xiàn)。其做法可從以下兩個方面進(jìn)行。
5.1.1.監(jiān)理電子文件真實(shí)性的監(jiān)控
為了保證電子文檔遷移過程中不造成電子文件某些信息的變化或丟失，確保電子文件的真實(shí)性，可按照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對保證電子文件的真實(shí)性提出的四條措施進(jìn)行監(jiān)控。（注：在沒在第三方（如檔案館）對監(jiān)理電子文件的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)控的前提下，監(jiān)理電子文檔的真實(shí)性是對企業(yè)內(nèi)部而言的。）
5.1.二監(jiān)理電子文件完整性的監(jiān)控
電子文件的完整性主要是指：一是要齊全，作為記錄建設(shè)項目監(jiān)理工作全過程真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量要齊全；二是要完整，建設(shè)項目監(jiān)理過程中的每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息要完整無缺損。監(jiān)理單位可將必要的、常用的紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件歸檔和保存。
5.2.統(tǒng)籌規(guī)劃監(jiān)理電子文件的形成、積累、歸檔
電子文件具有易消失、易更改、“稍縱即逝”等特性。為了防止電子文件在形成和歸檔過程中出現(xiàn)的失誤，監(jiān)理單位應(yīng)將電子文件形成與歸檔工作納人管理系統(tǒng)，統(tǒng)籌規(guī)劃。電子文件的形成、積累應(yīng)體現(xiàn)在各階段的檢查工作中，這樣才能有效地防止電子文件的丟失和破壞。這是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的做法之一。主要方法有以下五點(diǎn)：
5.2.1.根據(jù)文件的類型和用途，一使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；
5.2.2.根據(jù)一個人的資格及其權(quán)限，確定他接觸電子文件的權(quán)力；
5.2.3.在系統(tǒng)中嵌人“工作流程”，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)文件；
5.2.4.使用磁卡、密碼和指紋識別等方式限制對某些技術(shù)的接觸；
5.2.5.在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計跟蹤功能，記錄對系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果（如文件被修改、刪減和增添等）。
電子文件的全過程監(jiān)控管理是一種系統(tǒng)的管理，在監(jiān)理單位電子文件形成中，各個階段所有管理活動和管理要素應(yīng)統(tǒng)籌兼顧，應(yīng)做到監(jiān)理單位內(nèi)部歸檔文件在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)行無縫鏈接，完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動整合。6.建立內(nèi)部網(wǎng)站和信息平臺系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)）
6.1.建立監(jiān)理單位內(nèi)部網(wǎng)站
隨著監(jiān)理單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，信息量劇增，憑經(jīng)驗(yàn)、靠拍腦袋管理的時代已過去。監(jiān)理企業(yè)或監(jiān)理項目管理工作靠的是綜合信息分析。在監(jiān)理企業(yè)管理和項目監(jiān)理的工作中，每天都有大量的信息發(fā)生、傳遞和處理。為了使工作順利完成，這些信息必須在企業(yè)上、下級之間，企業(yè)內(nèi)部縱向部門與橫向部門之間，以及內(nèi)部組織與外部單位之間，各專業(yè)監(jiān)理工程師之間流動。加入收藏
隨著計算機(jī)日益普及和信息量的增加，單靠磁盤來回穿梭進(jìn)行資料交換難以滿足工作的要求，所以監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部、項目監(jiān)理部內(nèi)部在有條件的情況下應(yīng)盡可能建立局域網(wǎng)來解決大量信息的流動問題。
6.2.建立信息平臺系統(tǒng)
監(jiān)理電子文件化管理的本質(zhì)是在通過充分利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在內(nèi)的信息技術(shù)來改進(jìn)信息管理。也就是說，監(jiān)理電子文件信息化管理需要一個平臺進(jìn)行處理，電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)依賴于企業(yè)信息平臺系統(tǒng)，即辦公自動化系統(tǒng)而存在。目前，社會有針對工程項目監(jiān)理的管理系統(tǒng)軟件（Project Management Information System)、但該類軟件多數(shù)功能針對的是工程項目監(jiān)理的。也有企業(yè)辦公自動化軟件，但這些軟件適合多數(shù)企業(yè)管理，但尚難支持監(jiān)理企業(yè)某些特定需要，如監(jiān)理項目進(jìn)度管理、監(jiān)理項目驗(yàn)收管理等；以及難支持對工程項目監(jiān)理管理功能，如進(jìn)度管理、投資管理、原材料構(gòu)配件報驗(yàn)管理、變更管理、索賠管理、重大事故管理等等。但監(jiān)理企業(yè)信息平臺系統(tǒng)應(yīng)能滿足上述需要。
6.2.1.信息平臺系統(tǒng)的基本要求
a.監(jiān)理企業(yè)各部門之間的信息交流必須利用該系統(tǒng)來進(jìn)行；
b.各部門必須每天自動進(jìn)人系統(tǒng)，以便及時發(fā)現(xiàn)與己有關(guān)的信息，并做出反應(yīng)；
c.文件和表單采用固定格式模板，按設(shè)定的流程在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，并被自動分類整合；
d.各項目監(jiān)理部不必進(jìn)人系統(tǒng)工作，但可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)人系統(tǒng)利用模板進(jìn)行信息的提交。當(dāng)不能完全使用模板來提交信息時，也可以使用附件提交，但附件格式是統(tǒng)一的，文件命名格式是統(tǒng)一的，以便系統(tǒng)自動對電子文件進(jìn)行整合。
e.工程項目監(jiān)理管理系統(tǒng)可作為獨(dú)立系統(tǒng)在項目監(jiān)理部的計算機(jī)上運(yùn)行，企業(yè)信息平臺系統(tǒng)應(yīng)提供接口。
f.系統(tǒng)每天對信息進(jìn)行備份。
g.系統(tǒng)需具有可擴(kuò)展性，以便對系統(tǒng)的各項功能不斷進(jìn)行完善。
6.2.2.信息平臺系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)
企業(yè)信息平臺的主要功能是企業(yè)內(nèi)部信息的共享和傳遞，目的是為企業(yè)各職能部門提供一個高效率信息溝通和協(xié)同工作的環(huán)境，具有包括對監(jiān)理項目進(jìn)行管理在內(nèi)的企業(yè)管理的各項功能模塊。
工程項目監(jiān)理管理系統(tǒng)是針對項目監(jiān)理，利用計算機(jī)技術(shù)來輔助項目監(jiān)理部對監(jiān)理資料信息進(jìn)行管理的系統(tǒng)，其核心是項目目標(biāo)控制。工程項目監(jiān)理原理及工作方法決定其功能是項目數(shù)據(jù)采集；質(zhì)量、進(jìn)度、投資等各類信息的查詢、比較、分析和表格輸出等。
關(guān)鍵詞：監(jiān)理企業(yè)、電子文件、信息、管理
計算機(jī)在監(jiān)理企業(yè)普遍使用，電子文件和信息大量產(chǎn)生。但電子文件及有關(guān)信息被分散保存，導(dǎo)致監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部信息交流不暢，管理效率不高。能有效解決這一問題的辦法是利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立電子文件的信息管理平臺，對電子文件進(jìn)行自動化的整合，提高企業(yè)內(nèi)部信息交流的效率，降低信息交流成本，提高信息交流的穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性。加入收藏
1.為什么要對監(jiān)理電子文件進(jìn)行信息化管理
1.1.建設(shè)監(jiān)理工作信息化的需要
計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用給工程建設(shè)帶來了巨大的變化，從設(shè)計、預(yù)決算、施工、檔案管理等過程都可以應(yīng)用計算機(jī)來進(jìn)行實(shí)施和管理，極大地提高效率。為提高我國建筑行業(yè)的競爭力，建設(shè)部于200年2月頒發(fā)了“建設(shè)領(lǐng)域信息化工作的基本要點(diǎn)”，明確提出了：用信息技術(shù)等高新技術(shù)改造和提升傳統(tǒng)的建筑行業(yè)，用信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化。同時，還提出在建設(shè)領(lǐng)域中培育新的經(jīng)濟(jì)增長的目標(biāo)。各地建設(shè)行政主管部門、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、城建檔案館等也根據(jù)需要，開展了一系列的信息技術(shù)應(yīng)用研究和開發(fā)，并取得一定的成效。
建設(shè)監(jiān)理在我國推行了十多年，從施工監(jiān)理到設(shè)計監(jiān)理都取得了較好成績，并逐步向項目管理方向發(fā)展。但監(jiān)理單位的信息化建設(shè)仍徘徊不前，多數(shù)監(jiān)理單位的計算機(jī)僅用來打字和上網(wǎng)查資料。如何推進(jìn)監(jiān)理工程項目管理的信息化，突破信息資料管理的瓶頸，進(jìn)一步提高監(jiān)理工作水平和效率已成為監(jiān)理單位普遍關(guān)注的一個問題。
1.2.監(jiān)理資料保存和利用的需要
在一定意義上，監(jiān)理工作是通過文件資料來實(shí)現(xiàn)，監(jiān)理效果最終反映在文件資料上。一個監(jiān)理項民 從介人到最后完成，會產(chǎn)生大量監(jiān)理資料，少則幾卷，多則上百（千）卷。這些監(jiān)理資料既有傳統(tǒng)紙介質(zhì)資料，也有現(xiàn)在的電子介質(zhì)資料。由于目前經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件所限，未能完全棄用紙介質(zhì)資料，而全面改用電子介質(zhì)資料，所以文件資料的保存仍要用 “雙套制”，即既保存紙介質(zhì)資料，又保存電子介質(zhì)資料。如果采用傳統(tǒng)方法對這些文件資料進(jìn)行管理和利用，則需投人大量的空間、人力和物力。這對我國目前監(jiān)理單位困難的生存條件來說，顯然是不利的、所以在有限的資源條件下對電子文件資料進(jìn)行規(guī)范化和信息化管理，使之方便檢索則是一個提高文件資料利用率的可行辦法。從經(jīng)濟(jì)角度考慮，可采取“總體規(guī)劃，由易到難，分步實(shí)施”方法來實(shí)施。
1.3.監(jiān)理管理規(guī)范化的需要
監(jiān)理管理規(guī)范化可以從兩個方面理解：
一方面，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監(jiān)理管理規(guī)范化的工作水平。監(jiān)理規(guī)范化的范圍可定可窄，小的可以是項目監(jiān)理部的規(guī)范管理，可以是監(jiān)理單位的規(guī)范管理；大的可以是項目業(yè)主對整個項目，包括對監(jiān)理方的規(guī)范管理，可以是建設(shè)主管部門對監(jiān)理行業(yè)的規(guī)范管理。規(guī)范管理要求人們按程序進(jìn)行工作，在信息化管理或辦公自動化的工作條件下，相關(guān)人員按系統(tǒng)分配的權(quán)限進(jìn)行自己的相關(guān)工作，工作完成后輸人自己簽名或密碼，對文件進(jìn)行確認(rèn)。如需進(jìn)人下一環(huán)節(jié)，則可把文件發(fā)出，系統(tǒng)自動記錄下工作時間，文件發(fā)出時間。下一環(huán)節(jié)的工作人員在收到文件后，按自己的權(quán)限（包括相關(guān)規(guī)定、條件）對文件進(jìn)行處理。一份電子文件從產(chǎn)生的一刻起就應(yīng)自動生成一張《電子文件運(yùn)行周期表》，真實(shí)完整地記錄下文件形成全部活動過程。在文件的活動過程和《電子文件運(yùn)行周期表》運(yùn)行過程中，系統(tǒng)采用電子簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份確認(rèn)、防寫措施等來保證電子文件和《電子文件運(yùn)行周期表》所記錄信息的準(zhǔn)確性、原始性、真實(shí)性和完整性。所以說，電子文件的信息化管理可以促進(jìn)監(jiān)理管理規(guī)范化，保證工作是按程序進(jìn)行的，管理是規(guī)范的。
另一方面，監(jiān)理管理的規(guī)范化包括對電子文件管理的規(guī)范化。我們知道，監(jiān)理工作是知識密集型的工作，監(jiān)理工作涉及多部門、多環(huán)節(jié)、多專業(yè)，而且信息量又大，信息來源廣泛，形式多樣；涉及的法律、法規(guī)、規(guī)范多；質(zhì)量控制的標(biāo)準(zhǔn)多、控制點(diǎn)多、環(huán)節(jié)多；影響進(jìn)度、質(zhì)量、投資控制因素多，控制難度大；多單位、多部門協(xié)同工作。為此，電子信息傳遞要順暢，電子信息資源要高度共享。在實(shí)際工作中，由于電子文件缺乏科學(xué)的規(guī)范管理，造成電子文件種類多、格式多，從而導(dǎo)致共享性差、可用率低，最終電子文件呈現(xiàn)出來的可能只是一堆雜亂無用的電子垃圾。而電子信息在部門之間不兼容，不共享，談何對電子文件進(jìn)行信息化管理，談何進(jìn)一步對我們的監(jiān)理管理工作進(jìn)行規(guī)范。
2.電子文件的概念和種類
2.1.電子文件的概念
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。電子文件由計算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，統(tǒng)稱為“數(shù)字文件”(Digitd records）。這是電子文件與其他形式的文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。
電子文件是文件的一種類型，它具有文件的各種屬性，特別是有快速使用和遠(yuǎn)程調(diào)用的特性，這是電子文件與紙質(zhì)文件的基本區(qū)別。在使用功能方面電子文件與紙質(zhì)文件是相同的。電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，是以數(shù)字信息為特征的文件。國際檔案理事會電子文件委員會1996年制定的《電子文件管理指南》中指出：“文件是由機(jī)構(gòu)或個人在其活動的開始、進(jìn)行和結(jié)束過程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動提供憑證的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)而構(gòu)成，而不管記錄的形式或載體如何?！痹谶@里，內(nèi)容是指文件中表達(dá)作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息，如文件形成時間、收件人等；結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，如電子文件所使用的代碼、格式、載體、附件等方面的信息。
2.2.電子文件的種類
電子文件的種類根據(jù)其自身特點(diǎn)也有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)。目前，按其信息存儲主要有以下幾種形式：1、文本文件；2、數(shù)據(jù)文件；3、圖形文件；4、圖像文件；5、影像又件；6、聲音文件Z7、程序（計算機(jī)程序）文件。 4.明確監(jiān)理電子文件歸檔種類和流程
監(jiān)理項目電子文件的形成數(shù)量大、時間跨度長。還有使用的軟件，形成的電子文件種類多、變更多，而且形成階段之間有密切聯(lián)系。所以，應(yīng)對電子文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。
5.各類電子文件形成的質(zhì)量監(jiān)控
為了使各類電子文件統(tǒng)一管理，監(jiān)理單位的檔案室或資料室應(yīng)對電子文件的管理進(jìn)行宏觀的指導(dǎo)，并在其形成管理活動中加強(qiáng)電子文件形成的監(jiān)控。
5.1.監(jiān)理電子文件的前端監(jiān)控
對電子文件形成的控制稱前端監(jiān)控。監(jiān)理企業(yè)在建立電子文件管理系統(tǒng)時，應(yīng)對電子文件的形成、積累作出規(guī)定，以便于在信息化環(huán)境下對各項功能進(jìn)行整合。也為將來檔案部門（或建設(shè)單位，或項目管理公司）把建設(shè)項目的監(jiān)理文件質(zhì)量納入建設(shè)項目管理中做好充分準(zhǔn)備。
監(jiān)理電子文件是在計算機(jī)系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的，其文件形成管理過程的前端監(jiān)控應(yīng)從項目的監(jiān)理投標(biāo)、設(shè)計監(jiān)理延伸到了施工監(jiān)理階段、保修階段監(jiān)理等全過程之中，并以功能合理的管理系統(tǒng)作為管好監(jiān)理電子文件的先決條件。
前端監(jiān)控是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面整合和優(yōu)化整個建設(shè)項目監(jiān)理電子文件的集中體現(xiàn)。其做法可從以下兩個方面進(jìn)行。
5.1.1.監(jiān)理電子文件真實(shí)性的監(jiān)控
為了保證電子文檔遷移過程中不造成電子文件某些信息的變化或丟失，確保電子文件的真實(shí)性，可按照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對保證電子文件的真實(shí)性提出的四條措施進(jìn)行監(jiān)控。（注：在沒在第三方（如檔案館）對監(jiān)理電子文件的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)控的前提下，監(jiān)理電子文檔的真實(shí)性是對企業(yè)內(nèi)部而言的。）
5.1.二監(jiān)理電子文件完整性的監(jiān)控
電子文件的完整性主要是指：一是要齊全，作為記錄建設(shè)項目監(jiān)理工作全過程真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量要齊全；二是要完整，建設(shè)項目監(jiān)理過程中的每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息要完整無缺損。監(jiān)理單位可將必要的、常用的紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件歸檔和保存。
5.2.統(tǒng)籌規(guī)劃監(jiān)理電子文件的形成、積累、歸檔
電子文件具有易消失、易更改、“稍縱即逝”等特性。為了防止電子文件在形成和歸檔過程中出現(xiàn)的失誤，監(jiān)理單位應(yīng)將電子文件形成與歸檔工作納人管理系統(tǒng)，統(tǒng)籌規(guī)劃。電子文件的形成、積累應(yīng)體現(xiàn)在各階段的檢查工作中，這樣才能有效地防止電子文件的丟失和破壞。這是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長期可讀的做法之一。主要方法有以下五點(diǎn)：
5.2.1.根據(jù)文件的類型和用途，一使用預(yù)先確定的方法認(rèn)證文件；
5.2.2.根據(jù)一個人的資格及其權(quán)限，確定他接觸電子文件的權(quán)力；
5.2.3.在系統(tǒng)中嵌人“工作流程”，只向有關(guān)人員呈現(xiàn)有關(guān)文件；
5.2.4.使用磁卡、密碼和指紋識別等方式限制對某些技術(shù)的接觸；
5.2.5.在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計跟蹤功能，記錄對系統(tǒng)的任何接觸及其結(jié)果（如文件被修改、刪減和增添等）。
電子文件的全過程監(jiān)控管理是一種系統(tǒng)的管理，在監(jiān)理單位電子文件形成中，各個階段所有管理活動和管理要素應(yīng)統(tǒng)籌兼顧，應(yīng)做到監(jiān)理單位內(nèi)部歸檔文件在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)行無縫鏈接，完全實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動整合。6.建立內(nèi)部網(wǎng)站和信息平臺系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)）
6.1.建立監(jiān)理單位內(nèi)部網(wǎng)站
隨著監(jiān)理單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，信息量劇增，憑經(jīng)驗(yàn)、靠拍腦袋管理的時代已過去。監(jiān)理企業(yè)或監(jiān)理項目管理工作靠的是綜合信息分析。在監(jiān)理企業(yè)管理和項目監(jiān)理的工作中，每天都有大量的信息發(fā)生、傳遞和處理。為了使工作順利完成，這些信息必須在企業(yè)上、下級之間，企業(yè)內(nèi)部縱向部門與橫向部門之間，以及內(nèi)部組織與外部單位之間，各專業(yè)監(jiān)理工程師之間流動。加入收藏
隨著計算機(jī)日益普及和信息量的增加，單靠磁盤來回穿梭進(jìn)行資料交換難以滿足工作的要求，所以監(jiān)理企業(yè)內(nèi)部、項目監(jiān)理部內(nèi)部在有條件的情況下應(yīng)盡可能建立局域網(wǎng)來解決大量信息的流動問題。
6.2.建立信息平臺系統(tǒng)
監(jiān)理電子文件化管理的本質(zhì)是在通過充分利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在內(nèi)的信息技術(shù)來改進(jìn)信息管理。也就是說，監(jiān)理電子文件信息化管理需要一個平臺進(jìn)行處理，電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)依賴于企業(yè)信息平臺系統(tǒng)，即辦公自動化系統(tǒng)而存在。目前，社會有針對工程項目監(jiān)理的管理系統(tǒng)軟件（Project Management Information System)、但該類軟件多數(shù)功能針對的是工程項目監(jiān)理的。也有企業(yè)辦公自動化軟件，但這些軟件適合多數(shù)企業(yè)管理，但尚難支持監(jiān)理企業(yè)某些特定需要，如監(jiān)理項目進(jìn)度管理、監(jiān)理項目驗(yàn)收管理等；以及難支持對工程項目監(jiān)理管理功能，如進(jìn)度管理、投資管理、原材料構(gòu)配件報驗(yàn)管理、變更管理、索賠管理、重大事故管理等等。但監(jiān)理企業(yè)信息平臺系統(tǒng)應(yīng)能滿足上述需要。
6.2.1.信息平臺系統(tǒng)的基本要求
a.監(jiān)理企業(yè)各部門之間的信息交流必須利用該系統(tǒng)來進(jìn)行；
b.各部門必須每天自動進(jìn)人系統(tǒng)，以便及時發(fā)現(xiàn)與己有關(guān)的信息，并做出反應(yīng)；
c.文件和表單采用固定格式模板，按設(shè)定的流程在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，并被自動分類整合；
d.各項目監(jiān)理部不必進(jìn)人系統(tǒng)工作，但可通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)人系統(tǒng)利用模板進(jìn)行信息的提交。當(dāng)不能完全使用模板來提交信息時，也可以使用附件提交，但附件格式是統(tǒng)一的，文件命名格式是統(tǒng)一的，以便系統(tǒng)自動對電子文件進(jìn)行整合。
e.工程項目監(jiān)理管理系統(tǒng)可作為獨(dú)立系統(tǒng)在項目監(jiān)理部的計算機(jī)上運(yùn)行，企業(yè)信息平臺系統(tǒng)應(yīng)提供接口。
f.系統(tǒng)每天對信息進(jìn)行備份。
g.系統(tǒng)需具有可擴(kuò)展性，以便對系統(tǒng)的各項功能不斷進(jìn)行完善。
6.2.2.信息平臺系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)
企業(yè)信息平臺的主要功能是企業(yè)內(nèi)部信息的共享和傳遞，目的是為企業(yè)各職能部門提供一個高效率信息溝通和協(xié)同工作的環(huán)境，具有包括對監(jiān)理項目進(jìn)行管理在內(nèi)的企業(yè)管理的各項功能模塊。
工程項目監(jiān)理管理系統(tǒng)是針對項目監(jiān)理，利用計算機(jī)技術(shù)來輔助項目監(jiān)理部對監(jiān)理資料信息進(jìn)行管理的系統(tǒng)，其核心是項目目標(biāo)控制。工程項目監(jiān)理原理及工作方法決定其功能是項目數(shù)據(jù)采集；質(zhì)量、進(jìn)度、投資等各類信息的查詢、比較、分析和表格輸出等。