第五節(jié)組織機構(gòu)咨詢
    組織機構(gòu)咨詢是在管理體制咨詢的基礎(chǔ)上完成企業(yè)的部門設(shè)置和崗位設(shè)置兩大項工作。
    一、部門設(shè)置
    部門設(shè)置要完成機構(gòu)圖和部門職責(zé)卡片的編制兩項工作。(一)組織機構(gòu)圖繪制在部門設(shè)置中要特別注意以下三個問題。
    1．繪制組織機構(gòu)圖，要給出從股東開始到各個部門為止的關(guān)系。
    2．公司一級管理職能部門只保留綜合性的參謀部門，為公司指揮生產(chǎn)經(jīng)營活動，收集、加工、保存、傳遞信息和擬定決策方案提供服務(wù)。
    3．大型企業(yè)的大部門下面可能還要設(shè)置小部門，而分廠、分公司和子公司的大部門，可以不再設(shè)置小部門。
    (二)部門職責(zé)卡片的編制
    部門職責(zé)卡片見表3—10。
    表3-10 部門職責(zé)卡片格式
    部門名稱：編號：
    部門職責(zé)卡片的編制要點：
    1．“隸屬關(guān)系”指直屬上級和直屬下級。
    2．“目標(biāo)責(zé)任”不是工作范圍和工作內(nèi)容，而是該部門在組織系統(tǒng)中應(yīng)承擔(dān)的工作結(jié)果的責(zé)任，即必須承擔(dān)的義務(wù)；目標(biāo)責(zé)任不是因某一件工作未做好，就事論事所要承擔(dān)的責(zé)任，而是該部門應(yīng)對所承擔(dān)的整個組織目標(biāo)實現(xiàn)與否的責(zé)任。
    3．“主要工作內(nèi)容”是指為完成目標(biāo)責(zé)任必須做的主要工作，而不一定是全部工作。
    4．“主要工作權(quán)限”又叫職權(quán)，是完成職責(zé)所應(yīng)有的權(quán)力。企業(yè)里所有的部門都有責(zé)任，同時也都有相應(yīng)的權(quán)限，不應(yīng)該存在—些部門是有權(quán)無責(zé)，而另—些部門是有責(zé)無權(quán)的現(xiàn)象。
    5．其他內(nèi)容
    “編號”欄填寫本卡片全公司統(tǒng)一制定的編號，并且保持編號的惟一性。
    (一)崗位設(shè)置現(xiàn)狀收集和分類
    從企業(yè)人事部門可以收集到各個部門的崗位設(shè)置，將其內(nèi)容填入表3-11中，并進行核對?！皪徫环诸悺卑雌渎毮芸梢苑譃轭I(lǐng)導(dǎo)崗位、參謀崗位、基本作業(yè)(包括經(jīng)營、研發(fā)和生產(chǎn)作業(yè))崗位、輔助作業(yè)崗位和后勤服務(wù)作業(yè)崗位?！叭藬?shù)”為本崗位的總?cè)藬?shù)。
    表3-11 崗位設(shè)置現(xiàn)狀調(diào)查表
     部門 崗位名稱 主要任務(wù) 崗位分類 人數(shù)
    (二)崗位職責(zé)調(diào)查分析
    崗位職責(zé)調(diào)查表如表3—12。表中的要求同“部門職責(zé)卡片”的內(nèi)容一致。要求每個員工都填寫一份調(diào)查表。員工填寫的水平，反映崗位職工對職責(zé)的理解水平。
    崗位名稱：隸屬部門：技術(shù)級別：崗位人員：編號：
    表3-12 崗位職責(zé)現(xiàn)狀調(diào)查表"
    (三)崗位工作的工作量調(diào)查
    崗位工作的工作量調(diào)查表見表3—13。表中“工作內(nèi)容”和表3—12中的“主要工作內(nèi)容”是一致的；“操作內(nèi)容”為主要工作內(nèi)容分解而成的主要工作步驟。
    表3-13 崗位工作的工作量調(diào)查表
    崗位名稱： 隸屬部門： 崗位人員：
     工作內(nèi)容 操作內(nèi)容
     重復(fù)周期
    完成一次(件)時間
     備注
     NO 內(nèi)容 No 內(nèi)容
    填寫者： 審查者： 年 月 日
    日負荷： 時 分，負荷率 ％
    根據(jù)圖表資料可以測算出本崗位的日負荷需要用的時間和負荷率。
    (四)人員作業(yè)率的瞬時觀測
    為了解實際工作的負荷情況，可用瞬時觀測方法作補充。觀測記錄表格見表3—14。
    表3-14 瞬時觀測記錄表
    部門： 觀測人： 用途：崗位設(shè)置
     次數(shù)
     觀測日期和時間 姓名
     1
     2
     合計 工作次數(shù)
     占觀測％
    （五）工作流程調(diào)查分析
    (六)5W1H分析法和ECRS分析法
    5W1H即為做什么(What)、為什么做(Why)、在何處做(Where)、何時做或按什么次序做(When)、誰來做(Who)、用什么手段來做(How)。
    ECRS分析法，即排除(Eliminate)、合并(Combine)、調(diào)整順序(Rearrange)、簡化(Simplify)。
    通過分析要達到：崗位之間的工作不重復(fù)，工作流程盡量做到在崗位上不反復(fù)，工作次序順手，工作簡化，每個崗位工作完成的結(jié)果可以度量。
    題目：人員作業(yè)率的瞬時觀測，觀測時用（）觀測方法。
    A．判斷抽樣
    B．隨機抽樣
    C．重點抽樣
    D．典型調(diào)查
    答案：（B ）
    三、崗位設(shè)置
    (一)崗位設(shè)置圖
    為了更直觀理解崗位設(shè)置情況，可以繪制崗位設(shè)置圖。崗位設(shè)置圖和部門設(shè)置圖非常相似，不同的只是崗位設(shè)置圖的終端是崗位。
    崗位設(shè)置不是一成不變、一勞永逸的。
    (二)崗位設(shè)置一覽表
    崗位設(shè)置一覽表是用表格的方式描述崗位分布及其間的關(guān)系。格式同表3—11《崗位設(shè)置現(xiàn)狀調(diào)查表》。
    (三)崗位職責(zé)卡片的擬定
    崗位職責(zé)卡片格式和表3—12《崗位職責(zé)現(xiàn)狀調(diào)查表》一致；填寫要求和表3—10《部門職責(zé)卡片格式》的填寫要求一致，但填寫的內(nèi)容卻有明顯的不同。
    第一，隸屬關(guān)系方面。
    第二，目標(biāo)責(zé)任方面。
    第三，主要工作內(nèi)容方面。
    第四，主要工作權(quán)限方面。
    第六節(jié)組織運行規(guī)定咨詢
    一個組織有效地運轉(zhuǎn)起來，不僅組織結(jié)構(gòu)要合理，而且還需要有一套完整而嚴密的運行規(guī)章制度。這些規(guī)章制度往往都要由客戶相關(guān)管理部門來組織制定。
    一、公司治理權(quán)限的規(guī)定
    公司治理權(quán)限要規(guī)定股東和董事會、經(jīng)理的關(guān)系、董事、董事長和經(jīng)理的關(guān)系；監(jiān)事、監(jiān)事會主席和經(jīng)理的關(guān)系；董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理的關(guān)系。
    二、業(yè)務(wù)決定權(quán)限規(guī)定
    業(yè)務(wù)決定權(quán)限明確規(guī)定是體現(xiàn)管理體制的主要規(guī)定。權(quán)限和責(zé)任是對等的。
    需要做出規(guī)定的業(yè)務(wù)活動一般包括：(一)部門之間業(yè)務(wù)關(guān)系的規(guī)定內(nèi)容包括各業(yè)務(wù)部門之間應(yīng)該相互提供什么程度的配套協(xié)作關(guān)系，配套協(xié)作的程序，責(zé)任與權(quán)限，總公司的協(xié)調(diào)部門的協(xié)調(diào)方法，各業(yè)務(wù)部門對社會服務(wù)的范圍和決定程序等。
    (二)對外合作及外部協(xié)作配套項目的規(guī)定
    (三)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動的規(guī)定
    (四)新開發(fā)事業(yè)的規(guī)定
    (五)技術(shù)改造項目的規(guī)定
    (六)例外事件處理的規(guī)定
    三、財務(wù)管理權(quán)限的規(guī)定
    財務(wù)管理權(quán)限規(guī)定是企業(yè)組織體制的又一具體體現(xiàn)，是建立正常運行秩序的必要條件，也是資本所有者實施控制的有效手段。財務(wù)管理權(quán)限規(guī)定，不是要為企業(yè)制定完整的財務(wù)制度和會計制度，而是在遵守國家規(guī)定的財務(wù)制度和會計制度的前提下，為保證總公司管理體制運行所做的特別規(guī)定。
    這些特別規(guī)定的內(nèi)容一般有以下幾項：
    (一)會計核算的規(guī)定
    全公司必須統(tǒng)一制定會計核算制度，其中會計科目的設(shè)置和編號必須統(tǒng)一。新增會計科目使用說明必須統(tǒng)一規(guī)定。全公司必須統(tǒng)一制定會計報表，特別是公司內(nèi)部各單位核算過程表格和向總公司報的補充報表(國家規(guī)定的報表之外)，應(yīng)統(tǒng)一格式和編制說明，統(tǒng)一規(guī)定報送內(nèi)容和時間。
    全公司必須統(tǒng)一制定會計核算程序，以保證總公司和下屬業(yè)務(wù)部門、各業(yè)務(wù)部門之間的經(jīng)濟往來得到正確的反映。
    (二)資金籌集和對外投資管理規(guī)定
    (三)流動資產(chǎn)管理規(guī)定
    (四)固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)管理規(guī)定
    (五)利潤分配規(guī)定
    (六)財務(wù)收支預(yù)算規(guī)定
    主要包括分廠、分公司、子公司必須報送的年度和月度業(yè)務(wù)計劃和財務(wù)收支預(yù)算及預(yù)算的內(nèi)容、報送時間規(guī)定。還有超預(yù)算支出的申報規(guī)定等。
    (七)財務(wù)審計規(guī)定
    主要包括總公司對各分廠、分公司、子公司進行審計及審計的內(nèi)容、審計者的權(quán)限規(guī)定，分廠、分公司、子公司在銀行開戶的批準(zhǔn)權(quán)限規(guī)定等。
    四、人事管理權(quán)限的規(guī)定
    (一)干部任免權(quán)限規(guī)定
    干部任免權(quán)限一般是由直接領(lǐng)導(dǎo)提名，上一級領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。有的領(lǐng)導(dǎo)干部要求有“組閣權(quán)”，即有權(quán)不經(jīng)上一級領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，就可以直接任免直屬被。
    (二)員工錄用權(quán)限規(guī)定
    在計劃范圍內(nèi)的員工錄用，其人事審查認可權(quán)在人事部門，業(yè)務(wù)能力審查認可權(quán)在用人部門的領(lǐng)導(dǎo)，而批準(zhǔn)權(quán)限按錄用對象級別不同而有所不同：一般員工由人事部門批準(zhǔn)即可；一般干部和業(yè)務(wù)骨干需由分管人事領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；中層干部或有特殊情況的人員，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
    (三)員工工作分配權(quán)限規(guī)定
    員工工作分配權(quán)限應(yīng)歸直接。
    (四)員工獎懲、辭退、除名、開除、工資升降決定權(quán)限規(guī)定
    員工獎懲、辭退、除名、開除、工資升降等除特殊情況外，必須由其直接提出，最后的決定權(quán)要區(qū)別不同情況：在部門內(nèi)獎勵員工的，由部門領(lǐng)導(dǎo)決定；在全公司范圍獎勵的，由公司總經(jīng)理決定；除名和開除員工在做決定之前，要聽取工會或職代會的意見，直屬是沒有權(quán)限做出上述處理決定的。
    (五)領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)系規(guī)定：
    領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)系規(guī)定，要分別從崗位職責(zé)，工作任務(wù)制定、布置和實施，工作指揮和請示，工作匯報和檢查，過失糾正和指導(dǎo)其要點見表3—15：
    表3-15 領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)工作關(guān)系規(guī)定的內(nèi)容要點
     內(nèi)容 被
    1．崗位職責(zé)(包括崗位目標(biāo)責(zé)
    任、主要工作內(nèi)容和權(quán)限)制
    定 ·職責(zé)規(guī)定要明確可檢查評價
    ·檢查理解和掌握的是否正確
    ·授權(quán)不授責(zé) ·對職責(zé)的理解準(zhǔn)確、深刻
    ·按要求認真負責(zé)地完成
    ·盡職盡責(zé)，職、責(zé)、權(quán)對等
    2．工作計劃制定、布置和執(zhí)行 ·必須布置工作計劃任務(wù)
     、
    ·計劃必須明確、科學(xué)、可行
    ·不布置難以執(zhí)行的計劃 ·必須接受計劃任務(wù)
    ·準(zhǔn)確理解，不明白可以質(zhì)疑
    ·盡職盡責(zé)，千方百計完成
    3．工作指揮和請示 ·不越級指揮
    ·及時處理例外問題 ·不越級請示
    ·及時反映例外問題
    4．工作匯報和檢查 ·定期檢查或抽查
    ·越級檢查，掌握情況
    ·任何時候?qū)γ總€部下工作情
     況不能失控 ·五條件接受檢查 ．
    ·越級反映問題
    ·及時、準(zhǔn)確、真實匯報工作
     情況
    5．過失糾正和工作指導(dǎo) ·對正確的做法及時給予肯定
    ·對錯誤的做法及時給予糾正
    ·對不會做的工作給予指導(dǎo) ·對正確的做法繼續(xù)堅持
    ·對錯誤的做法及時糾正
    ·對不會做的工作請求支持
    6．人事考核評價和結(jié)果處理 ·考核必須認真、嚴肅
    ·考核結(jié)果必須反饋給本人
    ·依據(jù)考核結(jié)果明確獎懲
    ·對教育后仍不稱職者堅決請
     求降職或免職處理 ·接受考核
    ·聽取反饋，認真反省
    ·不得再犯同樣差錯
    ·依據(jù)考核結(jié)果制定自我能力
     開發(fā)計劃
    7．工作改善 ·組織指導(dǎo)開展經(jīng)營創(chuàng)新、管
     理革新、作業(yè)改善 ·積極開展創(chuàng)新、革新、改善，
     提合理化建議
    (五)工作流程調(diào)查分析
    對于一些跨部門或跨崗位的復(fù)雜工作，必要時需要進行工作流程分析。分析方法很多，最簡單的是把前后相關(guān)的各個部門，按完成工作的時間順序，從左到右和從上到下排開，并用箭頭把其連接起來，這樣就會發(fā)現(xiàn)崗位分工是否合理。見圖3-9。
    續(xù)表
     內(nèi)容 被
     8．互相尊重和消除隔閡 ·尊重部下人格和隱私權(quán)
     ·主動消除隔閡 ·尊重領(lǐng)導(dǎo)人格和隱私權(quán)
     ·互相理解，消除隔閡
    根據(jù)上表內(nèi)容，企業(yè)可以制定出適合本企業(yè)情況的具體規(guī)定，以作為企業(yè)內(nèi)部正式的管理文件。
    五、部門職責(zé)規(guī)定
    部門職責(zé)卡片的內(nèi)容、格式以及如何編寫的問題在部門設(shè)置中已做了闡述。這里給出一家公司生產(chǎn)部的面作為樣例。見表3-16。
    表3-16ⅪⅨ公司部門職責(zé)卡片樣例
    部門名稱：生產(chǎn)部編號：BzllA