工程建設(shè)從項目的提出、籌備、勘探、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等資料，都屬于竣工資料收集、整理、歸檔的范圍。工程技術(shù)保證資料的整理和歸檔是建筑工程必不可少的工作之一。其重要性具體性表現(xiàn)在以下方面。
    1、工程技術(shù)保證資料是對建筑實物質(zhì)量的真實寫照，無論建筑原材料、構(gòu)配件質(zhì)量，還是分項工程質(zhì)量評定資料都必須客觀地反映實際施工狀況。
    2、建筑工程質(zhì)量管理具有動態(tài)相關(guān)性，工程技術(shù)保證資料就成為預(yù)先控制的重要依據(jù)。我們可以根據(jù)數(shù)據(jù)來協(xié)調(diào)工作，準(zhǔn)確地實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。
    3、工程技術(shù)保證資料是核定工程質(zhì)量等級的重要依據(jù)。驗評標(biāo)準(zhǔn)要求，工程技術(shù)保證資料必須基本齊全。否則，視為不合格工程，不能交付使用。
    4、工程技術(shù)保證資料成為建筑物改、擴建或增層必不可少的技術(shù)依據(jù)。
    因此，工程技術(shù)保證資料的整理必須做到及時、真實、準(zhǔn)確、完整，即如下幾點；
    ㈠ 及時性
    及時性是做好工程技術(shù)保證資料的前提。工程技術(shù)保證資料是對建筑實物質(zhì)量情況的真實反映，因此要求資料必須按照建筑物施工的進度及時整理。同時，及時性還反映在施工企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量的管理上。
    “自檢、互檢和交接檢”的質(zhì)量管理體制要求工程技術(shù)保證資料的整理必須及時，這是施工時嚴(yán)格控制的“質(zhì)量環(huán)”。
    質(zhì)量控制、進度控制和投資控制要求工程技術(shù)保證資料的整理必須及時，為控制提供可靠的依據(jù)。
    社會監(jiān)理機構(gòu)和政府監(jiān)督機關(guān)也要求施工企業(yè)及時整理好工程技術(shù)保證資料，以備核查或核定工程質(zhì)量等級。
    因此，工程技術(shù)保證資料的整理應(yīng)杜絕拖沓滯后，閉門造車現(xiàn)象和應(yīng)付突擊式的心理。
     ㈡ 真實性
    真實性是好工程技術(shù)保證資料的靈魂。資料的整理應(yīng)該實事求是，客觀準(zhǔn)確，不要為了“偷工減料或省工省料”而隱瞞真相；也不要為“取得較高的工程質(zhì)量等級”而歪曲事實。所有資料的整理應(yīng)與施工過程同步。材料使用前必須有合格證和必要的試驗報告，采取見證取樣送檢制度，試驗應(yīng)有見證取樣記錄。分項工程質(zhì)量評定必須到現(xiàn)場實測檢查，不得閉門偽造。