文件傳閱，是指將公司收進(jìn)的非辦理性文件，按特定的范圍，組織有關(guān)人員進(jìn)行閱讀，借以學(xué)習(xí)、了解有關(guān)方面的工作情況。這一工作通由秘書人員負(fù)責(zé)組織。主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱對象在收退文件時，都直接與秘書人員發(fā)生聯(lián)系。第一個人閱完后，直接退還秘書人員，再由秘書人員送給第二個人，第二個人閱完后再退還，再送給第三個人，依次，直到傳完為止。這種傳閱方法好處很多，第一，可以有效地控制文件，掌握文件的去處；第二，可以避免文件丟失、亂丟和積壓等問題發(fā)生；第三，可以隨時合理地調(diào)整閱文次序，加強(qiáng)閱文周轉(zhuǎn)速度。
    除上述傳閱方法外，有條件的公司應(yīng)建立專門的閱讀室，由文書工作人員進(jìn)行管理，有關(guān)閱讀對象盡量到閱讀室閱讀文件?？梢詼p少往返傳遞的時間和手續(xù)，提高閱文效率，安全保密，應(yīng)提倡這種方法。
    傳閱表式樣：
    文件名稱 空格
    時間 空格 送閱對象 空格
    送閱對象
    簽名
    備注
    做好傳閱工作，秘書人員應(yīng)切實(shí)注意以下幾點(diǎn)：
    *合理調(diào)度，分清主次。組織傳閱的原則是急用先看，先送給公司的上司、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，再送其他人員。如遇無暇閱讀的對象，應(yīng)適當(dāng)靈活調(diào)整閱文次序。在文件較多的情況下，可分頭傳送以使需要閱知的對象及早看到文件。
    *急件、密件，單獨(dú)處理。尤其是對特急件和件，要減少中間環(huán)節(jié)，以免誤時誤事或發(fā)生失密。
    *嚴(yán)格范圍，認(rèn)真管理。無論是采取逐人送閱還是閱文室閱讀都必須嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于文件閱讀范圍的規(guī)定，既不能隨意擴(kuò)大也不能縮小，發(fā)至誰的文件，閱讀到誰。