1、審查選定旅程表
    秘書一般根據(jù)情況編制幾個旅程表方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真選定方案，交秘書打印成文。
    2、準(zhǔn)備好必須攜帶的文件資料
    秘書要根據(jù)旅行的目的的要求，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備隨身攜帶的各種文件，如果談判合同、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿以及目的地或與會國的指南等，同時還需為領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)國家的風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使領(lǐng)導(dǎo)到達后開展的商務(wù)活動圓滿順利。
    3、經(jīng)辦旅行的各種必要手續(xù)
    主要包括六項內(nèi)容：撰寫出國申請；辦理護照；辦理簽證；辦理"黃皮書"；辦理出入境登記卡；訂購機票、車船票。
    （1）撰寫出國申請。出國申請一般包括：出國事由、出國團組的人數(shù)、出國路線（外國公司所在國名稱）、出國日程安排（出國時間、在國處活動時間、地點、回國時間）等。申請文書后面要附出國人員名單（寫清姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱） 及外國公司所發(fā)的邀請函（副單）。
    （2）辦理護照。護照是主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外辦事旅行居留的合法身份證件和國籍證明。凡出國人員均應(yīng)掛有護照。出國前要憑護照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護照購買國際航班機票、車船票。在國外，當(dāng)有關(guān)*檢驗時須出示護照并憑護照住旅館。任何國家都不允許沒有護照的人進入其國境，對護照的檢驗很嚴(yán)格，以防止持過期、失效或偽造護照的人進入其國境。
    在國內(nèi)，外交、公務(wù)和因公普通護照，由外交部及其授權(quán)機關(guān)（各省、市、自治區(qū)的外事辦公室）辦理。在國外則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。
    秘書在辦理護照時應(yīng)注意幾個事項：第一，攜帶有關(guān)證件；主管部門的出國任務(wù)批件，出國人員政審批件，所去國有關(guān)公司的邀請書等文件。第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表。第三，拿到護照后，再認(rèn)真檢查核對每位出國人員姓名、籍貫、出生年月和地點，若是組團出國，則要檢查護照上的照片是否與姓名一致，有無授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照機關(guān)的蓋章；發(fā)照日期和有效期有無問題，使用用舊護照再次出國者更應(yīng)注意甚有效期，若已過期，必須申請延長；出國人員是否在持照人欄目上簽字（秘書代簽亦可）。
    護照萬一遺失，應(yīng)立即向當(dāng)?shù)毓簿謷焓Р檎遥舨檎覠o獲，則立即申請補辦。