案例分析
案例一
誠信公司批轉(zhuǎn)誠信公司第一分公司關(guān)于
安全質(zhì)量檢查方案的通知
各分公司、中心、部:
公司同意第一分公司提出的《安全質(zhì)量檢查方案》,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
誠信公司
二〇〇六年七月三十日
點(diǎn)評:本通知系批轉(zhuǎn)通知。請注意批轉(zhuǎn)通知的標(biāo)題是4個(gè)元素,除了我們已經(jīng)熟悉的發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種以外,又增加了“原發(fā)文機(jī)關(guān)”;標(biāo)題中還出現(xiàn)了“批轉(zhuǎn)”字樣。
批轉(zhuǎn)通知正文的寫作順序是先“批”后“轉(zhuǎn)”,先寫批語“同意”,而后“轉(zhuǎn)發(fā)”給下級機(jī)關(guān)。
案例二
遼寧省石油公司營口供應(yīng)站關(guān)于
解決油庫長期遺留的山地及樹木的歸屬問題的報(bào)告
省石油公司:
我站于1998年5月新建油罐兩個(gè),擴(kuò)建了油庫,占用當(dāng)?shù)貣|方村部分山坡地及該地樹木。擴(kuò)建后幾年來,庫界未定,東方村多次提出,要求補(bǔ)償被占用的山地及樹木,但幾經(jīng)協(xié)商,均未有結(jié)果,以致發(fā)生糾紛,庫區(qū)圍墻被推倒十多米。近,雙方本著對國家財(cái)產(chǎn)和群眾利益負(fù)責(zé)的精神進(jìn)行協(xié)商,彼此諒解,終于達(dá)成協(xié)議,由我站給與東方村山坡地及樹木性補(bǔ)償10萬元,并經(jīng)雙方劃定界線,新建圍墻為界,界內(nèi)土地使用權(quán)歸我站擁有。我站應(yīng)付的補(bǔ)償費(fèi)10萬元擬在“保管費(fèi)”中列支。現(xiàn)隨文上報(bào)所訂協(xié)議及庫區(qū)界圖,請核準(zhǔn)。
附件:1、楊運(yùn)山地及樹木歸屬協(xié)議
2、營口供應(yīng)站界區(qū)圖示
營口石油供應(yīng)站
二〇〇七年七月二十一日
點(diǎn)評:這是匯報(bào)工作報(bào)告,其內(nèi)容是匯報(bào)“解決油庫長期遺留的山地及樹木的歸屬問題”。正文為一段式,先是敘述事情發(fā)生原委,二是所要報(bào)告的事項(xiàng),三是結(jié)尾語。3項(xiàng)內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣,層層意思明確。
案例三
××地區(qū)街道辦事處關(guān)于
解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體就業(yè)與社會保障問題的請示
區(qū)政府:
目前,我區(qū)部分農(nóng)業(yè)用地被征用轉(zhuǎn)為城市用地后,出現(xiàn)了帶有傾向性的社會問題。農(nóng)民在獲得一定補(bǔ)償后,轉(zhuǎn)為城市居民,但他們往往很難像城市居民那樣找到穩(wěn)定的就業(yè)崗位,出現(xiàn)了“失業(yè)又失地”現(xiàn)象。2001年以來,我地區(qū)××飯店西北側(cè)、××飯店后街附近等地都住有農(nóng)轉(zhuǎn)居群體,他們非法經(jīng)營洗車、倒賣證券、倒賣煙花爆竹等活動(dòng),我地區(qū)城管分隊(duì)會同地區(qū)公安、消防、衛(wèi)生等多部門聯(lián)合執(zhí)法,多次取締并清理非法營業(yè)點(diǎn),但屢禁不止,農(nóng)轉(zhuǎn)居群體往往在執(zhí)法轉(zhuǎn)移至臨近地區(qū),之后復(fù)歸舊地重操舊業(yè),成為社會不安定因素?!痢潦虚L在2002年1月25日的《政府工作報(bào)告》中指出,在農(nóng)村城市化進(jìn)程中,應(yīng)“完善農(nóng)村土地征用制度,研究解決農(nóng)業(yè)人口戶籍、就業(yè)和社會保障等問題,切實(shí)保障農(nóng)民利益”,為此,就相關(guān)問題請示如下:
一、 如何有效解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體就業(yè)問題?
二、 如何有效解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體社會保障問題?
以上請示請?jiān)缛沾饛?fù)。
××地區(qū)街道辦事處
二〇〇七年九月十日
(附注:聯(lián)系人×××,聯(lián)系電話×××××××)
點(diǎn)評:從本例文內(nèi)容可以得知,發(fā)問機(jī)關(guān)××地區(qū)街道辦事處對相關(guān)政策把握不準(zhǔn),請求上級機(jī)關(guān)區(qū)政府給予指示,以解決本街道的具體問題。
案例四
春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司
人力資源部關(guān)于人事調(diào)查的函
義達(dá)公司人事部:
我公司正在進(jìn)行人事調(diào)整工作,根據(jù)省政府關(guān)于重視選拔“海歸”人才的精神,我部擬推薦李麗同志擔(dān)任某部門負(fù)責(zé)人工作。為查實(shí)李麗同志的情況,煩請貴部協(xié)助我公司調(diào)查一下問題:
一、李麗同志在貴公司工作的起止期。
二、李麗同志在貴公司兩次獲獎(jiǎng),是何獎(jiǎng)項(xiàng)?
三、貴公司對李麗同志表現(xiàn)的評價(jià)。
特此函達(dá),請予復(fù)函。
春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司人力資源部
二〇〇七年十一月三日
點(diǎn)評:這是詢問函,發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)之間是不相隸屬關(guān)系,它們之間既不是上下級,也不是主管與被主管關(guān)系。發(fā)文機(jī)關(guān)明確地向主送機(jī)關(guān)提出了需要知曉的問題,請對方給予答復(fù)。
案例五
義達(dá)公司人事部關(guān)于李麗同志情況的復(fù)函
春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司人力資源部:
你部《關(guān)于人事調(diào)查的函》(春計(jì)人函[2005]69號)收悉。
關(guān)于李麗同志的情況,經(jīng)我部與相關(guān)部門研究答復(fù)如下:
一、李麗同志在我公司的工作起止期為2001年9月4日至2003年3月8日。
二、李麗同志兩次獲獎(jiǎng),為公司2001年先進(jìn)工作者,為銷售部2002年業(yè)績突出獎(jiǎng)。
三、我公司認(rèn)為,李麗同志是個(gè)很好的管理人才,其業(yè)務(wù)熟練,能夠獨(dú)當(dāng)一面;嚴(yán)于律己,能夠以身作則;銳意進(jìn)取,敢于挑戰(zhàn)。不足之處是偶有急躁情緒,有時(shí)欠缺合作精神。
特此函復(fù)。
義達(dá)公司人事部
二〇〇六年一月二十日
點(diǎn)評:這是答復(fù)函。復(fù)函單位義達(dá)公司人事部依據(jù)春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司人力資源部的3點(diǎn)詢問,一一答復(fù)。本答復(fù)函內(nèi)容具體明確,言簡意賅。
案例六
天地公司辦公室主任交給鐘苗一份文件,讓她盡快繕印發(fā)出。鐘苗立即拿著文件到打字室繕印??樣∪藛T問鐘苗印多少份,鐘苗說:“我忘了問主任了,就印50份吧?!蔽募『煤?,鐘苗拿著印好的文件去蓋章,印章管理人員看著鐘苗手中厚厚的文件說:“我只能按照批準(zhǔn)的份數(shù)蓋印,多余的文件不能蓋章?!苯Y(jié)果,多余的文件都沒有用了。
點(diǎn)評:文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù),以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn),不能隨意增減。鐘苗自作主張繕印50份文件,違反了規(guī)定,也浪費(fèi)了紙張。
案例七
鐘苗有一份公司年度總結(jié)要校對。她覺得兩個(gè)人讀校能更快一些,于是請辦公室新來的小王與她一起校對,鐘苗讀原稿,小王看校樣,很快他們就把文稿校對完了。鐘苗高興地拿著校對好的文稿給辦公室主任再看看,只見主任看著看著眉頭便皺了起來,鐘苗連忙問:“主任,有什么問題嗎?”主任說:“怎么有兩個(gè)人名,音對字不對,這不是鬧笑話嗎?”鐘苗探過頭去一看,果然是錯(cuò)的。
點(diǎn)評:校對時(shí),一定要精力集中,逐行逐字,甚至每個(gè)標(biāo)點(diǎn)也不能馬虎,特別要注意容易出差錯(cuò)的同音異體、字形相近的字,人名、數(shù)字、地名要反復(fù)校準(zhǔn)。
案例八
天地公司辦公室收到上級主管部門的一份“關(guān)于加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作的通知”,行政經(jīng)理批示,由保衛(wèi)部牽頭,辦公室、宣傳部協(xié)助開展安全保衛(wèi)工作。鐘苗先將文件交宣傳部負(fù)責(zé)人傳閱,并讓其閱畢后轉(zhuǎn)交保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人。保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人閱畢后,將文件轉(zhuǎn)交辦公室負(fù)責(zé)人時(shí),由于其到湖北參加會議,便由該部門的小張暫時(shí)保管并代為轉(zhuǎn)交。隔了幾天,當(dāng)鐘苗過問文件的傳閱情況時(shí),文件卻找不到了。
點(diǎn)評:進(jìn)行傳閱要根據(jù)文件的內(nèi)容,緩急程度,遵循先主辦,后協(xié)辦的原則,分清主次。鐘苗先將文件送保衛(wèi)部,然后再將文件傳遞給辦公室、宣傳部。在傳閱的過程中,鐘苗應(yīng)加強(qiáng)對傳閱文件的控制,履行必要的傳閱手續(xù),不能讓文件在閱文人之間自由流動(dòng)。
案例九
新成立的天地公司是一家小型企業(yè),秘書鐘苗兼管檔案工作,她采用組織機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法進(jìn)行檔案的分類。公司成立5年多來,總經(jīng)理換了兩任,內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁,部門的調(diào)整大,而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天,總經(jīng)理要查一份4年前的文件,由于部門的變動(dòng),鐘苗已經(jīng)記不清這份文件的形成部門了。結(jié)果翻遍了柜子,才找到這份文件。
點(diǎn)評:檔案的分類要有一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和原則。秘書應(yīng)該根據(jù)本單位的規(guī)模、部門設(shè)置等選擇合適的分類方法,機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁的單位不宜采用組織機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法。該公司要提高檔案整理和利用效率。應(yīng)該改用年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法。
案例十
天地公司成立之初,形成的檔案材料不多,將歸檔的案卷分類放入檔案柜。每次查閱檔案,都是直接到檔案柜中去翻找。隨著時(shí)間的推移,公司發(fā)展壯大,形成的檔案數(shù)量越來越多,查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)找尋速度慢甚至找不到多需檔案的情況。于是,公司任用專人編制檢索工具,解決查找檔案難的問題;同時(shí)培訓(xùn)秘書學(xué)習(xí)檢索工具的使用方法,這大大提高了查找檔案的效率。
點(diǎn)評:檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。是檔案管理者和利用者之間交流的工具。借助檔案檢索工具可以了解存儲檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量及存放情況。
案例十一
隨著天地公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,公司每年形成的檔案越來越多,一些定期和長期保管的檔案保管期滿。為了使真正有保存價(jià)值的文件材料保存下來,避免有價(jià)值的檔案淹沒在大量無保存價(jià)值的檔案中,天地公司決定進(jìn)行檔案鑒定。鐘苗參與了這次鑒定工作,事后,她專門去感謝經(jīng)理說讓她又進(jìn)修了一回。她從中學(xué)到了什么?
點(diǎn)評:檔案鑒定工作至關(guān)重要,關(guān)系到檔案的存毀,秘書要綜合考慮各方面因素,全面把握檔案的價(jià)值??荚嚧缶庉嬚?BR> 案例十二
天地公司利用辦公用房作為檔案庫房,庫房內(nèi)沒有配備通風(fēng)及調(diào)節(jié)庫房溫濕度的必要設(shè)備。檔案人員在檔案保管中,滿足于做好檔案的移近和移出工作,認(rèn)為只要把檔案存放好就可以了,沒有對檔案保存環(huán)境和保存的檔案進(jìn)行檢查,沒有實(shí)施應(yīng)有的保管措施。由于庫房潮濕,保存的檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉甚至被蟲蛀的情況。
點(diǎn)評:為了防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,檔案庫房中要放置檔案保管的技術(shù)設(shè)備。
案例一
誠信公司批轉(zhuǎn)誠信公司第一分公司關(guān)于
安全質(zhì)量檢查方案的通知
各分公司、中心、部:
公司同意第一分公司提出的《安全質(zhì)量檢查方案》,現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
誠信公司
二〇〇六年七月三十日
點(diǎn)評:本通知系批轉(zhuǎn)通知。請注意批轉(zhuǎn)通知的標(biāo)題是4個(gè)元素,除了我們已經(jīng)熟悉的發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種以外,又增加了“原發(fā)文機(jī)關(guān)”;標(biāo)題中還出現(xiàn)了“批轉(zhuǎn)”字樣。
批轉(zhuǎn)通知正文的寫作順序是先“批”后“轉(zhuǎn)”,先寫批語“同意”,而后“轉(zhuǎn)發(fā)”給下級機(jī)關(guān)。
案例二
遼寧省石油公司營口供應(yīng)站關(guān)于
解決油庫長期遺留的山地及樹木的歸屬問題的報(bào)告
省石油公司:
我站于1998年5月新建油罐兩個(gè),擴(kuò)建了油庫,占用當(dāng)?shù)貣|方村部分山坡地及該地樹木。擴(kuò)建后幾年來,庫界未定,東方村多次提出,要求補(bǔ)償被占用的山地及樹木,但幾經(jīng)協(xié)商,均未有結(jié)果,以致發(fā)生糾紛,庫區(qū)圍墻被推倒十多米。近,雙方本著對國家財(cái)產(chǎn)和群眾利益負(fù)責(zé)的精神進(jìn)行協(xié)商,彼此諒解,終于達(dá)成協(xié)議,由我站給與東方村山坡地及樹木性補(bǔ)償10萬元,并經(jīng)雙方劃定界線,新建圍墻為界,界內(nèi)土地使用權(quán)歸我站擁有。我站應(yīng)付的補(bǔ)償費(fèi)10萬元擬在“保管費(fèi)”中列支。現(xiàn)隨文上報(bào)所訂協(xié)議及庫區(qū)界圖,請核準(zhǔn)。
附件:1、楊運(yùn)山地及樹木歸屬協(xié)議
2、營口供應(yīng)站界區(qū)圖示
營口石油供應(yīng)站
二〇〇七年七月二十一日
點(diǎn)評:這是匯報(bào)工作報(bào)告,其內(nèi)容是匯報(bào)“解決油庫長期遺留的山地及樹木的歸屬問題”。正文為一段式,先是敘述事情發(fā)生原委,二是所要報(bào)告的事項(xiàng),三是結(jié)尾語。3項(xiàng)內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣,層層意思明確。
案例三
××地區(qū)街道辦事處關(guān)于
解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體就業(yè)與社會保障問題的請示
區(qū)政府:
目前,我區(qū)部分農(nóng)業(yè)用地被征用轉(zhuǎn)為城市用地后,出現(xiàn)了帶有傾向性的社會問題。農(nóng)民在獲得一定補(bǔ)償后,轉(zhuǎn)為城市居民,但他們往往很難像城市居民那樣找到穩(wěn)定的就業(yè)崗位,出現(xiàn)了“失業(yè)又失地”現(xiàn)象。2001年以來,我地區(qū)××飯店西北側(cè)、××飯店后街附近等地都住有農(nóng)轉(zhuǎn)居群體,他們非法經(jīng)營洗車、倒賣證券、倒賣煙花爆竹等活動(dòng),我地區(qū)城管分隊(duì)會同地區(qū)公安、消防、衛(wèi)生等多部門聯(lián)合執(zhí)法,多次取締并清理非法營業(yè)點(diǎn),但屢禁不止,農(nóng)轉(zhuǎn)居群體往往在執(zhí)法轉(zhuǎn)移至臨近地區(qū),之后復(fù)歸舊地重操舊業(yè),成為社會不安定因素?!痢潦虚L在2002年1月25日的《政府工作報(bào)告》中指出,在農(nóng)村城市化進(jìn)程中,應(yīng)“完善農(nóng)村土地征用制度,研究解決農(nóng)業(yè)人口戶籍、就業(yè)和社會保障等問題,切實(shí)保障農(nóng)民利益”,為此,就相關(guān)問題請示如下:
一、 如何有效解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體就業(yè)問題?
二、 如何有效解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體社會保障問題?
以上請示請?jiān)缛沾饛?fù)。
××地區(qū)街道辦事處
二〇〇七年九月十日
(附注:聯(lián)系人×××,聯(lián)系電話×××××××)
點(diǎn)評:從本例文內(nèi)容可以得知,發(fā)問機(jī)關(guān)××地區(qū)街道辦事處對相關(guān)政策把握不準(zhǔn),請求上級機(jī)關(guān)區(qū)政府給予指示,以解決本街道的具體問題。
案例四
春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司
人力資源部關(guān)于人事調(diào)查的函
義達(dá)公司人事部:
我公司正在進(jìn)行人事調(diào)整工作,根據(jù)省政府關(guān)于重視選拔“海歸”人才的精神,我部擬推薦李麗同志擔(dān)任某部門負(fù)責(zé)人工作。為查實(shí)李麗同志的情況,煩請貴部協(xié)助我公司調(diào)查一下問題:
一、李麗同志在貴公司工作的起止期。
二、李麗同志在貴公司兩次獲獎(jiǎng),是何獎(jiǎng)項(xiàng)?
三、貴公司對李麗同志表現(xiàn)的評價(jià)。
特此函達(dá),請予復(fù)函。
春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司人力資源部
二〇〇七年十一月三日
點(diǎn)評:這是詢問函,發(fā)文機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)之間是不相隸屬關(guān)系,它們之間既不是上下級,也不是主管與被主管關(guān)系。發(fā)文機(jī)關(guān)明確地向主送機(jī)關(guān)提出了需要知曉的問題,請對方給予答復(fù)。
案例五
義達(dá)公司人事部關(guān)于李麗同志情況的復(fù)函
春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司人力資源部:
你部《關(guān)于人事調(diào)查的函》(春計(jì)人函[2005]69號)收悉。
關(guān)于李麗同志的情況,經(jīng)我部與相關(guān)部門研究答復(fù)如下:
一、李麗同志在我公司的工作起止期為2001年9月4日至2003年3月8日。
二、李麗同志兩次獲獎(jiǎng),為公司2001年先進(jìn)工作者,為銷售部2002年業(yè)績突出獎(jiǎng)。
三、我公司認(rèn)為,李麗同志是個(gè)很好的管理人才,其業(yè)務(wù)熟練,能夠獨(dú)當(dāng)一面;嚴(yán)于律己,能夠以身作則;銳意進(jìn)取,敢于挑戰(zhàn)。不足之處是偶有急躁情緒,有時(shí)欠缺合作精神。
特此函復(fù)。
義達(dá)公司人事部
二〇〇六年一月二十日
點(diǎn)評:這是答復(fù)函。復(fù)函單位義達(dá)公司人事部依據(jù)春風(fēng)計(jì)算機(jī)科技有限公司人力資源部的3點(diǎn)詢問,一一答復(fù)。本答復(fù)函內(nèi)容具體明確,言簡意賅。
案例六
天地公司辦公室主任交給鐘苗一份文件,讓她盡快繕印發(fā)出。鐘苗立即拿著文件到打字室繕印??樣∪藛T問鐘苗印多少份,鐘苗說:“我忘了問主任了,就印50份吧?!蔽募『煤?,鐘苗拿著印好的文件去蓋章,印章管理人員看著鐘苗手中厚厚的文件說:“我只能按照批準(zhǔn)的份數(shù)蓋印,多余的文件不能蓋章?!苯Y(jié)果,多余的文件都沒有用了。
點(diǎn)評:文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù),以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn),不能隨意增減。鐘苗自作主張繕印50份文件,違反了規(guī)定,也浪費(fèi)了紙張。
案例七
鐘苗有一份公司年度總結(jié)要校對。她覺得兩個(gè)人讀校能更快一些,于是請辦公室新來的小王與她一起校對,鐘苗讀原稿,小王看校樣,很快他們就把文稿校對完了。鐘苗高興地拿著校對好的文稿給辦公室主任再看看,只見主任看著看著眉頭便皺了起來,鐘苗連忙問:“主任,有什么問題嗎?”主任說:“怎么有兩個(gè)人名,音對字不對,這不是鬧笑話嗎?”鐘苗探過頭去一看,果然是錯(cuò)的。
點(diǎn)評:校對時(shí),一定要精力集中,逐行逐字,甚至每個(gè)標(biāo)點(diǎn)也不能馬虎,特別要注意容易出差錯(cuò)的同音異體、字形相近的字,人名、數(shù)字、地名要反復(fù)校準(zhǔn)。
案例八
天地公司辦公室收到上級主管部門的一份“關(guān)于加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作的通知”,行政經(jīng)理批示,由保衛(wèi)部牽頭,辦公室、宣傳部協(xié)助開展安全保衛(wèi)工作。鐘苗先將文件交宣傳部負(fù)責(zé)人傳閱,并讓其閱畢后轉(zhuǎn)交保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人。保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人閱畢后,將文件轉(zhuǎn)交辦公室負(fù)責(zé)人時(shí),由于其到湖北參加會議,便由該部門的小張暫時(shí)保管并代為轉(zhuǎn)交。隔了幾天,當(dāng)鐘苗過問文件的傳閱情況時(shí),文件卻找不到了。
點(diǎn)評:進(jìn)行傳閱要根據(jù)文件的內(nèi)容,緩急程度,遵循先主辦,后協(xié)辦的原則,分清主次。鐘苗先將文件送保衛(wèi)部,然后再將文件傳遞給辦公室、宣傳部。在傳閱的過程中,鐘苗應(yīng)加強(qiáng)對傳閱文件的控制,履行必要的傳閱手續(xù),不能讓文件在閱文人之間自由流動(dòng)。
案例九
新成立的天地公司是一家小型企業(yè),秘書鐘苗兼管檔案工作,她采用組織機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法進(jìn)行檔案的分類。公司成立5年多來,總經(jīng)理換了兩任,內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁,部門的調(diào)整大,而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天,總經(jīng)理要查一份4年前的文件,由于部門的變動(dòng),鐘苗已經(jīng)記不清這份文件的形成部門了。結(jié)果翻遍了柜子,才找到這份文件。
點(diǎn)評:檔案的分類要有一個(gè)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和原則。秘書應(yīng)該根據(jù)本單位的規(guī)模、部門設(shè)置等選擇合適的分類方法,機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁的單位不宜采用組織機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法。該公司要提高檔案整理和利用效率。應(yīng)該改用年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法。
案例十
天地公司成立之初,形成的檔案材料不多,將歸檔的案卷分類放入檔案柜。每次查閱檔案,都是直接到檔案柜中去翻找。隨著時(shí)間的推移,公司發(fā)展壯大,形成的檔案數(shù)量越來越多,查找檔案時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)找尋速度慢甚至找不到多需檔案的情況。于是,公司任用專人編制檢索工具,解決查找檔案難的問題;同時(shí)培訓(xùn)秘書學(xué)習(xí)檢索工具的使用方法,這大大提高了查找檔案的效率。
點(diǎn)評:檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。是檔案管理者和利用者之間交流的工具。借助檔案檢索工具可以了解存儲檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量及存放情況。
案例十一
隨著天地公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展,公司每年形成的檔案越來越多,一些定期和長期保管的檔案保管期滿。為了使真正有保存價(jià)值的文件材料保存下來,避免有價(jià)值的檔案淹沒在大量無保存價(jià)值的檔案中,天地公司決定進(jìn)行檔案鑒定。鐘苗參與了這次鑒定工作,事后,她專門去感謝經(jīng)理說讓她又進(jìn)修了一回。她從中學(xué)到了什么?
點(diǎn)評:檔案鑒定工作至關(guān)重要,關(guān)系到檔案的存毀,秘書要綜合考慮各方面因素,全面把握檔案的價(jià)值??荚嚧缶庉嬚?BR> 案例十二
天地公司利用辦公用房作為檔案庫房,庫房內(nèi)沒有配備通風(fēng)及調(diào)節(jié)庫房溫濕度的必要設(shè)備。檔案人員在檔案保管中,滿足于做好檔案的移近和移出工作,認(rèn)為只要把檔案存放好就可以了,沒有對檔案保存環(huán)境和保存的檔案進(jìn)行檢查,沒有實(shí)施應(yīng)有的保管措施。由于庫房潮濕,保存的檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉甚至被蟲蛀的情況。
點(diǎn)評:為了防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,檔案庫房中要放置檔案保管的技術(shù)設(shè)備。