第一部分基本要求
第一章文書(shū)基礎(chǔ)
第一節(jié)文書(shū)工作的含義與制度
一、公文的概念
行政機(jī)關(guān)的公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
二、公文的制發(fā)程序
公文的制發(fā)程序又叫發(fā)文辦理。發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、發(fā)文注冊(cè)、用印、發(fā)文登記、分發(fā)等程序。
第二節(jié)公文的格式
國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布了新的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704—1999）《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。
二、公文眉首格式
1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（公文版頭）：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
2、公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。也叫印制編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
3、發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿微軟雅黑字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
4、簽發(fā)（會(huì)簽）人：上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。
5、秘密等級(jí)和保密期限：如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
6、緊急程度：如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
7、紅色反線：紅色反線（間隔橫線）的作用在于把眉首部分與主體部分隔開(kāi)。
三、公文主體格式
1、公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)微軟雅黑字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。
2、主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿微軟雅黑字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。
3、公文正文格式：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4、附件及附件說(shuō)明：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿微軟雅黑字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。
5、印章（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）。
6、簽署：簽署是發(fā)文時(shí)，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文落款處簽寫(xiě)姓名或加蓋簽名章，代表公文的作者，證實(shí)公文的執(zhí)行效果。
7、成文日期：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“○”。
8、附注：（文件發(fā)到哪一級(jí)）公文如有附注，用3號(hào)仿微軟雅黑字，居左空2個(gè)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。
四、版記（文尾）格式
1、主題詞：主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)微軟雅黑字；詞目之間空1字。
2、抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿微軟雅黑字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。
3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿微軟雅黑字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
4、版記中的反線和版記的位置：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
五、公文的特定格式
特定格式有三種：信函格式、命令格式、會(huì)議紀(jì)要格式。
第三節(jié)文種辨析與擬寫(xiě)
國(guó)務(wù)院2002年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》列出的13類公文：命令（令）、決定、公告、通告、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
1、了解命令的用途。
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定命令適用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。
2、決定與決議的異同。
1、相同之處：都是決策性文件；都是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某些重要事項(xiàng)的處理或重要工作的安排意見(jiàn)；都是下行文，都要求下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。
2、不同之處：（1）使用范圍不同；（2）形成方式不同；（3）內(nèi)容不同；（4）格式不同。
決定的用途：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定的特點(diǎn)：決定是一種重要的指揮性和約束性公文。黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位對(duì)某些重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，都可以用決定。
決定的分類：決定可分為兩類，一類指令性決定，一類是宣告性決定。決定的一般寫(xiě)法：決定一般由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期等部分組成。
3、公告與通報(bào)的異同。
第四節(jié)文書(shū)擬寫(xiě)基礎(chǔ)知識(shí)
一、文章要素
公文與其他文體一樣，也是由一定的要素構(gòu)成的，這就是人們常說(shuō)的文章“四要素”：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言。
1、材料
材料是指為某一寫(xiě)作目的收集、攝取以及寫(xiě)入文章之中的一系列事實(shí)或依據(jù)。
材料工作有四個(gè)環(huán)節(jié)，即：材料的占有，鑒別，選擇和使用。
（1）材料的占有：占有材料有兩條途徑，一是親身經(jīng)歷所獲；一是調(diào)查閱讀所獲。
（2）材料的鑒別：鑒別，就是對(duì)材料進(jìn)行分析、比較的研究過(guò)程。
（3）材料的選擇
（4）材料的使用
2、主題的概念：所謂主題（主旨、發(fā)文意圖），即作者在說(shuō)明問(wèn)題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時(shí)，通過(guò)文章全部?jī)?nèi)容所表達(dá)出來(lái)的基本觀點(diǎn)或中心思想。
3、結(jié)構(gòu)：對(duì)結(jié)構(gòu)的總體要求是：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一。
4、公務(wù)文書(shū)運(yùn)用語(yǔ)言的標(biāo)準(zhǔn)是：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)。
二、公文的表達(dá)方式
通用的表達(dá)方式有：敘述、描寫(xiě)、對(duì)話、抒情、議論與說(shuō)明。公文以實(shí)用為目的，故很少使用描寫(xiě)、對(duì)話、抒情，而較多運(yùn)用敘述、議論、說(shuō)明等方式。
第二章辦公自動(dòng)化
第一節(jié)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)
1、計(jì)算機(jī)由硬件(Hardware)和軟件(Software)兩部分組成。
2、硬盤(pán)是計(jì)算機(jī)中最重要的外存設(shè)備。
3、聲卡是多媒體計(jì)算機(jī)的主要組件之一。它包含記錄和播放所需的硬件。
4、鍵盤(pán)是計(jì)算機(jī)最主要的輸入設(shè)備，可以進(jìn)行英文、漢字、數(shù)字等輸入。常見(jiàn)的鍵盤(pán)主要有機(jī)械式和電容式兩種，現(xiàn)在的鍵盤(pán)多是電容式鍵盤(pán)。
第二節(jié)WINDOWS98窗口操作系統(tǒng)
第三節(jié)辦公室常用設(shè)備
1、打印機(jī)：目前，打印機(jī)主要有針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)。
2、數(shù)碼機(jī)機(jī)：數(shù)碼相機(jī)是光、機(jī)、電一體化的產(chǎn)品。圖像的數(shù)字化存儲(chǔ)是數(shù)碼相機(jī)的特色。數(shù)碼相機(jī)有輸出功能、即拍即顯功能和聲音記錄功能等。
3、數(shù)碼攝影注意事項(xiàng)。
4、數(shù)碼相機(jī)的保養(yǎng)。
5、靜電復(fù)印機(jī)的使用。
第四節(jié)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)
1、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念
所謂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，就是把分散布置的多臺(tái)計(jì)算機(jī)及專用外部設(shè)備，用通信線路互連，并配以相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟件所構(gòu)成的系統(tǒng)。
2、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的組成：網(wǎng)絡(luò)大體上由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。通信子網(wǎng)：負(fù)擔(dān)數(shù)據(jù)傳輸和通信處理工作。資源子網(wǎng)：包括網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)處理資源和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)資源，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)處理和向網(wǎng)絡(luò)用戶提供資源及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。
3、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要特征。
4、網(wǎng)絡(luò)的主要功能
5、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有多種分類方法：（1）按照傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類：交換網(wǎng)：包括電路交換網(wǎng)、分組交換網(wǎng)；廣播網(wǎng)：包括分組無(wú)線網(wǎng)、分組交換網(wǎng)。（2）按照網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類。局域網(wǎng)（LAN-LocalAreaNetwork）：是指那些聯(lián)結(jié)近距離計(jì)算機(jī)的網(wǎng)，包括辦公室或?qū)嶒?yàn)室的網(wǎng)（十米級(jí)網(wǎng)）、建筑物的網(wǎng)（百米級(jí)網(wǎng)）、校園網(wǎng)（千米級(jí)網(wǎng)）。廣域網(wǎng)(WAN-WideAreaNetwork)：是指實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)距離聯(lián)結(jié)的網(wǎng)，廣域網(wǎng)有城域網(wǎng)(MAN-MetropolitanAreaNetwork，十公里級(jí))、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)（百公里級(jí)）、國(guó)家網(wǎng)（千公里級(jí)）甚至洲際網(wǎng)（萬(wàn)公里級(jí)）。（3）按照網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)分類，可分為星型網(wǎng)、總線型網(wǎng)、環(huán)型網(wǎng)和樹(shù)型網(wǎng)等。（4）按照通信傳輸介質(zhì)發(fā)類，可分為雙絞線網(wǎng)、同軸電纜網(wǎng)、光纖網(wǎng)和衛(wèi)星網(wǎng)等。（5）按照信號(hào)頻帶占用的方式分類，可分為基帶網(wǎng)和寬帶網(wǎng)。
6、網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)。
第三章速記基礎(chǔ)
第一節(jié)速記的概述
一、速記的概念：“速記”，顧名思義，就是快速記錄的意思。速記的特點(diǎn)就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語(yǔ)言完整無(wú)誤地記錄下來(lái)。目前，我國(guó)推行的速記方式，是“雙式速記”——“漢字速記”與“拼音速記”。漢字速記就是漢字的快速記錄。它是在已掌握漢字的基礎(chǔ)上來(lái)提高記錄速度的。拼音速記是用一些簡(jiǎn)單符號(hào)和省略方法來(lái)記錄語(yǔ)言的。速記是一種采集信息、爭(zhēng)取時(shí)間、講求速度、提高效率的現(xiàn)代化書(shū)寫(xiě)技術(shù)。
二、速記在秘書(shū)工作中的作用
1、記錄有聲語(yǔ)言
在各種會(huì)議中作記錄是秘書(shū)經(jīng)常性的工作。會(huì)議記錄的主要方法有四種：
（1）完全記錄法。
（2）精詳記錄法。
（3）精要記錄法。
（4）補(bǔ)充記錄法。
2、記錄無(wú)聲語(yǔ)言
（1）秘書(shū)用速記及時(shí)、準(zhǔn)確地摘抄資料，收集、儲(chǔ)備信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作。
（2）秘書(shū)用速記起草文稿、草擬發(fā)言提綱和各類公文，能節(jié)省許多寶貴時(shí)間，大大提高工作效率。
（3）速記記“秘本”。
3、速記與錄音機(jī)、電腦等現(xiàn)代化技術(shù)工具各具特色，相輔相成。
第二節(jié)漢字速記
一、漢字速記基本原理
1、漢字速記是漢字草書(shū)的快寫(xiě)
2、漢字速記是對(duì)漢語(yǔ)字、詞、句、段的合理精簡(jiǎn)和縮略的快寫(xiě)
3、漢字速記是靈活運(yùn)用借代的快寫(xiě)
二、漢字速記方法
1、草字寫(xiě)法與快速連寫(xiě)
（1）筆畫(huà)簡(jiǎn)；（2）方變圓；（3）并偏旁；（4）快相連。
2、雙音節(jié)詞略寫(xiě)法
（1）由單音節(jié)詞逐漸演變成的雙音節(jié)詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可將雙音節(jié)詞略寫(xiě)為單音節(jié)詞。
（2）雙音節(jié)的單純?cè)~，又叫“聯(lián)綿詞”。
（3）由兩個(gè)意義相同或相近語(yǔ)素并列組合而成的合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，只寫(xiě)出每一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)省略。
（4）由兩個(gè)意義相反或相對(duì)語(yǔ)素并列組合而成的合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)可用從左方往右下方書(shū)寫(xiě)的斜線代替。
（5）注釋格雙音節(jié)詞是語(yǔ)素通過(guò)注釋和被注釋的關(guān)系結(jié)合起來(lái)構(gòu)成的新詞。在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可省略被注釋音節(jié)。
3、三音節(jié)詞略寫(xiě)法
（1）帶虛化語(yǔ)素的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。由兩個(gè)有比較實(shí)在意義的語(yǔ)素，加一個(gè)半虛化或者虛化了的語(yǔ)素）后綴），快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可將后綴用拼音字母代替，字母附寫(xiě)在第一個(gè)音節(jié)的右上方，第二個(gè)音節(jié)省略。
4、詞組略寫(xiě)法
詞組的略寫(xiě)方法，是根據(jù)詞組構(gòu)成的規(guī)律而制在怕。
（1）并列式結(jié)構(gòu)詞組
（2）常用復(fù)音詞組成的詞組
（3）成語(yǔ)略寫(xiě)法
5、同義詞和近義詞略寫(xiě)法
兩個(gè)詞聲音不同而意義卻相同或在體相同，或者聲音不同而意義相接近，即同義詞和近義詞?？焖贂?shū)寫(xiě)時(shí)，對(duì)這類詞可選用音節(jié)少、筆畫(huà)少、好寫(xiě)的詞寫(xiě)。
6、合體字替代法
所謂“合體”，就是把兩個(gè)以上的漢字合寫(xiě)在一個(gè)字體里，略去部分偏旁部首的字。這種字古時(shí)稱為“合文”，現(xiàn)在稱“合體字”。
7、語(yǔ)句略寫(xiě)法
語(yǔ)句略寫(xiě)法，就是句子的成分略寫(xiě)法。
第一章文書(shū)基礎(chǔ)
第一節(jié)文書(shū)工作的含義與制度
一、公文的概念
行政機(jī)關(guān)的公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
二、公文的制發(fā)程序
公文的制發(fā)程序又叫發(fā)文辦理。發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、發(fā)文注冊(cè)、用印、發(fā)文登記、分發(fā)等程序。
第二節(jié)公文的格式
國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布了新的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704—1999）《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。
二、公文眉首格式
1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（公文版頭）：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后面加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
2、公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。也叫印制編號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
3、發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿微軟雅黑字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
4、簽發(fā)（會(huì)簽）人：上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。
5、秘密等級(jí)和保密期限：如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。
6、緊急程度：如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
7、紅色反線：紅色反線（間隔橫線）的作用在于把眉首部分與主體部分隔開(kāi)。
三、公文主體格式
1、公文標(biāo)題：紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)微軟雅黑字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。
2、主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿微軟雅黑字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。
3、公文正文格式：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4、附件及附件說(shuō)明：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿微軟雅黑字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。
5、印章（發(fā)文機(jī)關(guān)名稱）。
6、簽署：簽署是發(fā)文時(shí)，由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文落款處簽寫(xiě)姓名或加蓋簽名章，代表公文的作者，證實(shí)公文的執(zhí)行效果。
7、成文日期：用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“○”。
8、附注：（文件發(fā)到哪一級(jí)）公文如有附注，用3號(hào)仿微軟雅黑字，居左空2個(gè)字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。
四、版記（文尾）格式
1、主題詞：主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)詞目用3號(hào)小標(biāo)微軟雅黑字；詞目之間空1字。
2、抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿微軟雅黑字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。
3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間：位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿微軟雅黑字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
4、版記中的反線和版記的位置：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。
五、公文的特定格式
特定格式有三種：信函格式、命令格式、會(huì)議紀(jì)要格式。
第三節(jié)文種辨析與擬寫(xiě)
國(guó)務(wù)院2002年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》列出的13類公文：命令（令）、決定、公告、通告、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。
1、了解命令的用途。
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定命令適用于依照有關(guān)法律發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。
2、決定與決議的異同。
1、相同之處：都是決策性文件；都是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某些重要事項(xiàng)的處理或重要工作的安排意見(jiàn)；都是下行文，都要求下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。
2、不同之處：（1）使用范圍不同；（2）形成方式不同；（3）內(nèi)容不同；（4）格式不同。
決定的用途：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定的特點(diǎn)：決定是一種重要的指揮性和約束性公文。黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位對(duì)某些重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，都可以用決定。
決定的分類：決定可分為兩類，一類指令性決定，一類是宣告性決定。決定的一般寫(xiě)法：決定一般由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期等部分組成。
3、公告與通報(bào)的異同。
第四節(jié)文書(shū)擬寫(xiě)基礎(chǔ)知識(shí)
一、文章要素
公文與其他文體一樣，也是由一定的要素構(gòu)成的，這就是人們常說(shuō)的文章“四要素”：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言。
1、材料
材料是指為某一寫(xiě)作目的收集、攝取以及寫(xiě)入文章之中的一系列事實(shí)或依據(jù)。
材料工作有四個(gè)環(huán)節(jié)，即：材料的占有，鑒別，選擇和使用。
（1）材料的占有：占有材料有兩條途徑，一是親身經(jīng)歷所獲；一是調(diào)查閱讀所獲。
（2）材料的鑒別：鑒別，就是對(duì)材料進(jìn)行分析、比較的研究過(guò)程。
（3）材料的選擇
（4）材料的使用
2、主題的概念：所謂主題（主旨、發(fā)文意圖），即作者在說(shuō)明問(wèn)題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時(shí)，通過(guò)文章全部?jī)?nèi)容所表達(dá)出來(lái)的基本觀點(diǎn)或中心思想。
3、結(jié)構(gòu)：對(duì)結(jié)構(gòu)的總體要求是：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一。
4、公務(wù)文書(shū)運(yùn)用語(yǔ)言的標(biāo)準(zhǔn)是：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、平實(shí)。
二、公文的表達(dá)方式
通用的表達(dá)方式有：敘述、描寫(xiě)、對(duì)話、抒情、議論與說(shuō)明。公文以實(shí)用為目的，故很少使用描寫(xiě)、對(duì)話、抒情，而較多運(yùn)用敘述、議論、說(shuō)明等方式。
第二章辦公自動(dòng)化
第一節(jié)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)
1、計(jì)算機(jī)由硬件(Hardware)和軟件(Software)兩部分組成。
2、硬盤(pán)是計(jì)算機(jī)中最重要的外存設(shè)備。
3、聲卡是多媒體計(jì)算機(jī)的主要組件之一。它包含記錄和播放所需的硬件。
4、鍵盤(pán)是計(jì)算機(jī)最主要的輸入設(shè)備，可以進(jìn)行英文、漢字、數(shù)字等輸入。常見(jiàn)的鍵盤(pán)主要有機(jī)械式和電容式兩種，現(xiàn)在的鍵盤(pán)多是電容式鍵盤(pán)。
第二節(jié)WINDOWS98窗口操作系統(tǒng)
第三節(jié)辦公室常用設(shè)備
1、打印機(jī)：目前，打印機(jī)主要有針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)。
2、數(shù)碼機(jī)機(jī)：數(shù)碼相機(jī)是光、機(jī)、電一體化的產(chǎn)品。圖像的數(shù)字化存儲(chǔ)是數(shù)碼相機(jī)的特色。數(shù)碼相機(jī)有輸出功能、即拍即顯功能和聲音記錄功能等。
3、數(shù)碼攝影注意事項(xiàng)。
4、數(shù)碼相機(jī)的保養(yǎng)。
5、靜電復(fù)印機(jī)的使用。
第四節(jié)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)
1、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的概念
所謂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，就是把分散布置的多臺(tái)計(jì)算機(jī)及專用外部設(shè)備，用通信線路互連，并配以相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟件所構(gòu)成的系統(tǒng)。
2、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的組成：網(wǎng)絡(luò)大體上由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。通信子網(wǎng)：負(fù)擔(dān)數(shù)據(jù)傳輸和通信處理工作。資源子網(wǎng)：包括網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)處理資源和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)資源，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)處理和向網(wǎng)絡(luò)用戶提供資源及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。
3、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的主要特征。
4、網(wǎng)絡(luò)的主要功能
5、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有多種分類方法：（1）按照傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類：交換網(wǎng)：包括電路交換網(wǎng)、分組交換網(wǎng)；廣播網(wǎng)：包括分組無(wú)線網(wǎng)、分組交換網(wǎng)。（2）按照網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類。局域網(wǎng)（LAN-LocalAreaNetwork）：是指那些聯(lián)結(jié)近距離計(jì)算機(jī)的網(wǎng)，包括辦公室或?qū)嶒?yàn)室的網(wǎng)（十米級(jí)網(wǎng)）、建筑物的網(wǎng)（百米級(jí)網(wǎng)）、校園網(wǎng)（千米級(jí)網(wǎng)）。廣域網(wǎng)(WAN-WideAreaNetwork)：是指實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)距離聯(lián)結(jié)的網(wǎng)，廣域網(wǎng)有城域網(wǎng)(MAN-MetropolitanAreaNetwork，十公里級(jí))、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)（百公里級(jí)）、國(guó)家網(wǎng)（千公里級(jí)）甚至洲際網(wǎng)（萬(wàn)公里級(jí)）。（3）按照網(wǎng)絡(luò)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)分類，可分為星型網(wǎng)、總線型網(wǎng)、環(huán)型網(wǎng)和樹(shù)型網(wǎng)等。（4）按照通信傳輸介質(zhì)發(fā)類，可分為雙絞線網(wǎng)、同軸電纜網(wǎng)、光纖網(wǎng)和衛(wèi)星網(wǎng)等。（5）按照信號(hào)頻帶占用的方式分類，可分為基帶網(wǎng)和寬帶網(wǎng)。
6、網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)。
第三章速記基礎(chǔ)
第一節(jié)速記的概述
一、速記的概念：“速記”，顧名思義，就是快速記錄的意思。速記的特點(diǎn)就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語(yǔ)言完整無(wú)誤地記錄下來(lái)。目前，我國(guó)推行的速記方式，是“雙式速記”——“漢字速記”與“拼音速記”。漢字速記就是漢字的快速記錄。它是在已掌握漢字的基礎(chǔ)上來(lái)提高記錄速度的。拼音速記是用一些簡(jiǎn)單符號(hào)和省略方法來(lái)記錄語(yǔ)言的。速記是一種采集信息、爭(zhēng)取時(shí)間、講求速度、提高效率的現(xiàn)代化書(shū)寫(xiě)技術(shù)。
二、速記在秘書(shū)工作中的作用
1、記錄有聲語(yǔ)言
在各種會(huì)議中作記錄是秘書(shū)經(jīng)常性的工作。會(huì)議記錄的主要方法有四種：
（1）完全記錄法。
（2）精詳記錄法。
（3）精要記錄法。
（4）補(bǔ)充記錄法。
2、記錄無(wú)聲語(yǔ)言
（1）秘書(shū)用速記及時(shí)、準(zhǔn)確地摘抄資料，收集、儲(chǔ)備信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作。
（2）秘書(shū)用速記起草文稿、草擬發(fā)言提綱和各類公文，能節(jié)省許多寶貴時(shí)間，大大提高工作效率。
（3）速記記“秘本”。
3、速記與錄音機(jī)、電腦等現(xiàn)代化技術(shù)工具各具特色，相輔相成。
第二節(jié)漢字速記
一、漢字速記基本原理
1、漢字速記是漢字草書(shū)的快寫(xiě)
2、漢字速記是對(duì)漢語(yǔ)字、詞、句、段的合理精簡(jiǎn)和縮略的快寫(xiě)
3、漢字速記是靈活運(yùn)用借代的快寫(xiě)
二、漢字速記方法
1、草字寫(xiě)法與快速連寫(xiě)
（1）筆畫(huà)簡(jiǎn)；（2）方變圓；（3）并偏旁；（4）快相連。
2、雙音節(jié)詞略寫(xiě)法
（1）由單音節(jié)詞逐漸演變成的雙音節(jié)詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可將雙音節(jié)詞略寫(xiě)為單音節(jié)詞。
（2）雙音節(jié)的單純?cè)~，又叫“聯(lián)綿詞”。
（3）由兩個(gè)意義相同或相近語(yǔ)素并列組合而成的合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，只寫(xiě)出每一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)省略。
（4）由兩個(gè)意義相反或相對(duì)語(yǔ)素并列組合而成的合成詞，在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，寫(xiě)出第一個(gè)音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)可用從左方往右下方書(shū)寫(xiě)的斜線代替。
（5）注釋格雙音節(jié)詞是語(yǔ)素通過(guò)注釋和被注釋的關(guān)系結(jié)合起來(lái)構(gòu)成的新詞。在快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可省略被注釋音節(jié)。
3、三音節(jié)詞略寫(xiě)法
（1）帶虛化語(yǔ)素的三音節(jié)詞略寫(xiě)法。由兩個(gè)有比較實(shí)在意義的語(yǔ)素，加一個(gè)半虛化或者虛化了的語(yǔ)素）后綴），快速書(shū)寫(xiě)時(shí)，可將后綴用拼音字母代替，字母附寫(xiě)在第一個(gè)音節(jié)的右上方，第二個(gè)音節(jié)省略。
4、詞組略寫(xiě)法
詞組的略寫(xiě)方法，是根據(jù)詞組構(gòu)成的規(guī)律而制在怕。
（1）并列式結(jié)構(gòu)詞組
（2）常用復(fù)音詞組成的詞組
（3）成語(yǔ)略寫(xiě)法
5、同義詞和近義詞略寫(xiě)法
兩個(gè)詞聲音不同而意義卻相同或在體相同，或者聲音不同而意義相接近，即同義詞和近義詞?？焖贂?shū)寫(xiě)時(shí)，對(duì)這類詞可選用音節(jié)少、筆畫(huà)少、好寫(xiě)的詞寫(xiě)。
6、合體字替代法
所謂“合體”，就是把兩個(gè)以上的漢字合寫(xiě)在一個(gè)字體里，略去部分偏旁部首的字。這種字古時(shí)稱為“合文”，現(xiàn)在稱“合體字”。
7、語(yǔ)句略寫(xiě)法
語(yǔ)句略寫(xiě)法，就是句子的成分略寫(xiě)法。