辦公室全景
1.1行政機(jī)構(gòu)組織
具體要求和級(jí)別
組織機(jī)構(gòu)的類型（適合一、二級(jí)）。
組織機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門（適合一、二級(jí)）。
行政機(jī)構(gòu)人員的工作角色（適合所有級(jí)別）。
（1）組織的類型
組織有不同的類型，而每一種組織要求秘書履行的職責(zé)也不是完全相同的，一般而言，可分為：
★營(yíng)利組織（制造業(yè)或貿(mào)易業(yè)）
這些組織是生產(chǎn)商品或進(jìn)行貿(mào)易活動(dòng)的機(jī)構(gòu)，比如工程、造船、印刷和商品批發(fā)等機(jī)構(gòu)，它們主要擔(dān)負(fù)生產(chǎn)或銷售的功能。
★營(yíng)利組織（服務(wù)業(yè)）
這類組織通過提供法律、保險(xiǎn)、會(huì)計(jì)、銀行及廣告等業(yè)務(wù)作為商業(yè)活動(dòng)的輔助手段，對(duì)社會(huì)公眾提供服務(wù)，當(dāng)然這也是營(yíng)利組織。
★非營(yíng)利組織
這類組織通常是由公共資金資助的，提供私人性的服務(wù)，如醫(yī)院、政府機(jī)構(gòu)和大專院校等提供的服務(wù)。
（2）行政機(jī)構(gòu)人員
任何一種機(jī)構(gòu)都需要一位經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)，對(duì)于長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和控制管理作出決定。在大多數(shù)情況下，董事會(huì)或管理委員會(huì)定期開會(huì)制定政策，決定作出后，由執(zhí)委會(huì)貫徹執(zhí)行。執(zhí)委會(huì)必須有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人來協(xié)調(diào)該機(jī)構(gòu)的活動(dòng)，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其日常工作。比如一個(gè)公司有一個(gè)常務(wù)董事或總經(jīng)理（有的公司也有總裁職位，總裁是高經(jīng)理人員，有時(shí)也叫“首席行政官”即ChiefExecutiveOfficial，簡(jiǎn)稱CEO；有些公司總裁與CEO由兩個(gè)人擔(dān)任，這時(shí)CEO為高級(jí)經(jīng)理人員，而總裁則接近于禮儀職務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)外交往）；一個(gè)會(huì)計(jì)公司有一個(gè)高級(jí)合伙人等。
由于總裁或總經(jīng)理不可能擔(dān)負(fù)他們所在各個(gè)部門的全部管理職能，所以在通常情況下，要委任幾名副手來負(fù)責(zé)具體部門的工作，而這些副手又可以任命必要的中層管理人員來承擔(dān)具體管理工作，這些中層管理人員在其機(jī)構(gòu)內(nèi)某一方面有所專長(zhǎng)，并成為這方面的專家；有的還需要科長(zhǎng)、督察員、管理員等來負(fù)責(zé)該當(dāng)機(jī)構(gòu)的管理程序，他們通常被稱為“操作層管理人員”；再往下由各類辦事員、秘書和打字員等人事日常的輔助性辦公業(yè)務(wù)，這樣就形成了一個(gè)完整的辦事機(jī)構(gòu)，如圖1—1所示：
（3）組織圖表
“能完成任務(wù)的簡(jiǎn)單的組織結(jié)構(gòu)就是好的組織結(jié)構(gòu)”。因此，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)只要不引起問題就是正確的。結(jié)構(gòu)越簡(jiǎn)單，辦公室組織就越容易理解，職工相互之間的關(guān)系就越明確。
組織形式通常是按職能、也就是按生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)和人事管理等企業(yè)的職能來設(shè)計(jì)的?？梢詣?chuàng)立幾種組織形式來籌劃工作、確定職責(zé)、監(jiān)督工作和衡量成果，這些形式有：
★直線式組織
☆直線式又稱梯級(jí)式或軍隊(duì)式組織。在這種組織結(jié)構(gòu)中，權(quán)力以高層管理者下傳到負(fù)責(zé)特定工作的中層管理者，再從中層管理者下傳到直線管理工人的管理員。
☆直線式組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，職工易于理解。在指揮系列中，任務(wù)清楚，職責(zé)劃分明晰。任務(wù)的執(zhí)行可以直接歸結(jié)到一個(gè)職工的指揮系列中的他的頂頭上司身上。這種結(jié)構(gòu)在決策中少繁文縟節(jié)而行動(dòng)迅捷。
☆可是另一方面，每一個(gè)管理員所負(fù)責(zé)的任務(wù)如果種類太多，就不可能樣樣精通。這樣，就可能造成管理員專業(yè)知識(shí)不足。組織中各個(gè)層次擔(dān)負(fù)的任務(wù)太多太雜，易導(dǎo)致中層管理者和管理員負(fù)擔(dān)過重。結(jié)果，他們就無法照顧需要他們親自關(guān)注的所有事情。在部門之間通常協(xié)作很少，因?yàn)槊總€(gè)部門關(guān)心的主要是自己的工作。
☆直線式組織多見于政府機(jī)構(gòu)、軍隊(duì)組織以及較小型的企業(yè)。采用純粹的直線式組織的企業(yè)很少，但在大公司中，某些方面的工作可以直線式組織的設(shè)計(jì)來開展。
★職能式組織
☆為了處理生產(chǎn)活動(dòng)中的思想和事務(wù)工作，要組成一個(gè)辦事班子，其中要包括一個(gè)工時(shí)和成本負(fù)責(zé)人，一個(gè)工作命令卡負(fù)責(zé)人，一個(gè)工作程序負(fù)責(zé)人和一個(gè)車間紀(jì)律負(fù)責(zé)人。
☆職能式組織旨在培養(yǎng)工長(zhǎng)一級(jí)的專門人才，他們負(fù)責(zé)承擔(dān)相當(dāng)于直線式組織管理職位的各種任務(wù)。
☆在職能式組織中，管理員可以充分發(fā)揮個(gè)人專長(zhǎng)，把時(shí)間集中用于一個(gè)方面的工作。這種專業(yè)性能使職工受到內(nèi)行和專家的監(jiān)理，可以提高效率。
☆可是，隨著各類獨(dú)立的專家的增多，就有可能由于權(quán)力的交叉和職責(zé)劃分的不固定而出現(xiàn)混亂。結(jié)果有可能導(dǎo)致推卸責(zé)任的弊病。由于職工要向幾個(gè)管理員匯報(bào)工作，這樣就會(huì)經(jīng)濟(jì)接到不一致的批示而造成許多工作上的混亂。由于有這些缺點(diǎn)，純粹的職能式組織，像直線式組織一樣，在現(xiàn)代企業(yè)中很少見到。
★直線與參謀式組織
☆在直線與參謀式組織中，高管理層的政策和策略通常是按直線制加以貫徹的。權(quán)責(zé)直線之下，工作按職能由相對(duì)應(yīng)的部門來執(zhí)行。當(dāng)相關(guān)專家作為各個(gè)部門的顧客來幫助進(jìn)行管理工作時(shí)，參謀的性能就出現(xiàn)了。
☆在許多組織中，辦公室經(jīng)理是一種職能人員，他們負(fù)責(zé)企業(yè)的某些方向的工作，但只是通過提供文件管理、文字處理和復(fù)制服務(wù)等行政事務(wù)，來為許多其他職能部門當(dāng)參謀。
☆由于中層管理者，比如行政辦公室經(jīng)理，能夠直接控制他們手下的職員，而且負(fù)責(zé)某些專門工作，因而就能夠通過專業(yè)化來提高工作效率。
☆參謀經(jīng)理通常有必要的直線權(quán)力來管轄自己的部門，但他們的基本職能是提供專家咨詢和為直線經(jīng)理提供參謀服務(wù)。按照慣例，參謀經(jīng)理不直接對(duì)參謀經(jīng)理部門以外的直線人員發(fā)布命令，通常他們也無權(quán)把自己的建設(shè)直接付諸實(shí)施。執(zhí)行工作的權(quán)利責(zé)任由直線經(jīng)理擔(dān)負(fù)。如果參謀部門侵奪直線權(quán)力并把這種權(quán)力實(shí)施于直線職業(yè)中的個(gè)人或部門，那么就會(huì)引起矛盾，造成沖突。而直線經(jīng)理就有可能怯于承擔(dān)責(zé)任，以至放棄他們的職權(quán)。應(yīng)該牢記，直線經(jīng)理是參謀人員所提供的服務(wù)的用戶，參謀人員的任務(wù)就是要使直線工作能以較低的成本獲取大的效益。
★委員會(huì)式組織
☆組織越大越復(fù)雜，各級(jí)人員相互之間的關(guān)系就越需要協(xié)調(diào)。為了滿足這種需要，委員會(huì)式組織提供的結(jié)構(gòu)中，權(quán)責(zé)不是由一個(gè)經(jīng)理掌握，而是由一個(gè)經(jīng)理掌握，而是由一個(gè)群體聯(lián)合掌握，委員會(huì)式組織形式通常和直線參謀式結(jié)構(gòu)一起使用，或者作為直線與參謀式結(jié)構(gòu)的一種補(bǔ)充。
☆其優(yōu)點(diǎn)是：
*人們對(duì)集體決策比對(duì)個(gè)人命令常常更樂于接受；
*集體成員互相配合，會(huì)協(xié)作得更好，管理人員也會(huì)把他們的組織看成一個(gè)緊密結(jié)合的整體，而不只是自己的一個(gè)單獨(dú)部門；
*由于集體能全面考察組織的行為，討論影響公司組織部門的問題，并且能明了采取某種行為步驟的原因，因而對(duì)決策的認(rèn)識(shí)會(huì)更加清楚；
*由于全體成員能將知識(shí)、信息和經(jīng)驗(yàn)匯集在一起來參與制定計(jì)劃，因而計(jì)劃更易于付諸實(shí)施。集體判斷一般比個(gè)人判斷要更高，因此，委員會(huì)成員對(duì)計(jì)劃的圓滿完成更為關(guān)注。
☆其缺點(diǎn)是：
*集體決策雖然能避免倉促作出決斷，但比個(gè)人決策要慢得多；
*由于根據(jù)多數(shù)意見決定問題，因而沒有一個(gè)人對(duì)集體作出的決策完全負(fù)責(zé)任。
★矩陣式組織
☆矩陣式組織有時(shí)也叫項(xiàng)目組織，它把垂直的權(quán)力關(guān)系及水平的或交叉的工作關(guān)系結(jié)合起來，用于處理復(fù)雜的工作項(xiàng)目或產(chǎn)品的問題。采用這種組織結(jié)構(gòu)的目的是獲取比上述各種普通組織結(jié)構(gòu)更大程度的協(xié)調(diào)一致。
☆工作的組織進(jìn)行，是圍繞幾個(gè)正在進(jìn)行的項(xiàng)目，而不是像直線式或直線與參謀式中那樣，圍繞幾個(gè)特定的部門或職能領(lǐng)域。
☆簡(jiǎn)單的矩陣組織為：四個(gè)具有垂直權(quán)力關(guān)系的職能經(jīng)理位于垂直軸線上，三個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理位于水平軸線上。職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)在矩陣機(jī)構(gòu)內(nèi)工作的人員具有雙重的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)。矩陣的頂端是總經(jīng)理或行政首長(zhǎng)，他負(fù)責(zé)保持職能經(jīng)理與項(xiàng)目經(jīng)理之間的權(quán)利平衡。矩陣中的每個(gè)職工只對(duì)兩個(gè)管理人員負(fù)責(zé)，一個(gè)是他工作所在部門的職能經(jīng)理，一個(gè)是可在不同時(shí)期內(nèi)管理項(xiàng)目工作的項(xiàng)目經(jīng)理。由于一個(gè)職工之上有兩個(gè)管理人員，容易發(fā)生矛盾，因此矩陣式組織的管理很復(fù)雜。不僅如此，矩陣式組織還隨著有共用人力資源的額外壓力。（建議打出表格）
☆矩陣式組織常為大公司、跨國(guó)公司、政府機(jī)構(gòu)所采用。矩陣式組織生成和處理的信息很多，因此在這種結(jié)構(gòu)中，常常會(huì)把決策工作委托組織中較低層次的人。這樣決策就是由具備處理信息所需要的相關(guān)知識(shí)的較低層次的人類作出的。由于把許多管理決策委托給了較低層次者，矩陣式組織的上層就不會(huì)因日常業(yè)務(wù)決策的問題而負(fù)擔(dān)過重。
1.2辦公室工作、職能和服務(wù)
具體要求和級(jí)別
了解辦公室服務(wù)的主要內(nèi)容（適合一、二級(jí)）。
理解辦公室工作的性質(zhì)（適合一、二級(jí)）。
了解辦公室應(yīng)履行的職能（適合所有級(jí)別）。
（1）辦公室工作的性質(zhì)
如果我們能把辦公室放入組織整體中去探討它特定的職能和服務(wù)，這會(huì)是很有意義的事情。大家都知道辦公室從來都不是單純起作用的，它的存在與組織內(nèi)其他部門是密不可分的。不管是制造業(yè)的辦公室還是服務(wù)業(yè)中的辦公室，它們都表現(xiàn)為以下三個(gè)方面的基本特征：
★從屬性
相對(duì)于一個(gè)組織首要的關(guān)注點(diǎn)，辦公室始終處于一種次要地位，它的職能是從屬性的。
★補(bǔ)充性
正因?yàn)檗k公室工作對(duì)一個(gè)組織首要的工作是從屬性的，它的職能也就具有了補(bǔ)充性的特點(diǎn)。
★管理性
辦公室另一個(gè)重要作用是它的管理職能。實(shí)際上，對(duì)于一個(gè)社會(huì)組織而言，辦公室是其實(shí)施內(nèi)部管理的惟一機(jī)構(gòu)。辦公室的控制職能通過一系列檢查和資金平衡得以實(shí)施。比如它通過制定嚴(yán)格的預(yù)算來管理支出；通過實(shí)施打卡上班及彈性合理的政策對(duì)人員進(jìn)行管理；它通過建立一系列基本的程序?qū)?yīng)品的發(fā)放進(jìn)行管理等等。
（2）辦公室的職能
辦公室的職能一般分為五種：
★接收和收集信息
要注意信息來源渠道的多樣性；
個(gè)人的口頭信息；
電話信息；
書面信息；
計(jì)算機(jī)輸出信息；
傳真通讀；
其他各種形式的收面聯(lián)絡(luò)信息，包括內(nèi)部和外部的。
記錄信息。通過一定的記錄系統(tǒng)進(jìn)行信息的記錄，并做好保密工作，這樣才能使信息以一定的格式保存下來，以備日后查用。方式用：
逐字記錄；
摘要；
統(tǒng)計(jì)分類；
直觀記錄；
將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式。
★準(zhǔn)備和整理信息
對(duì)各種信息進(jìn)行整理是為了使信息以一種可用的形式出現(xiàn)，并在將來能發(fā)揮它的大作用。方式有：
匯編或編輯；
計(jì)算和總結(jié)；
整理和分類；
注釋；
復(fù)制或以一種完全不同的形式進(jìn)行復(fù)制以供以后管理活動(dòng)的需要。
以有效的方式傳播信息。方式有：
人對(duì)人的口頭傳遞；
通過電話；
通過文件；
通過圖表或較直觀的形式；
數(shù)據(jù)通信。
★保護(hù)公司的資產(chǎn)
方式有：
檢查財(cái)務(wù)收支情況；
檢查庫存；
檢查固定設(shè)施和裝備；
建立安全保障措施；
通過履行法定義務(wù)。
（3）辦公室工作對(duì)組織職能的滲透
隨著時(shí)間的流逝和信息技術(shù)的發(fā)展，組織開始要求以更快的速度處理更多的信息并作出更多決策。由于包括計(jì)算機(jī)和威力巨大的通訊設(shè)備在內(nèi)的新技術(shù)促使辦公室人員具有更大的信息處理能力，管理部門就開始更加依靠辦公室工作人員了。單一部門辦公室的概念逐漸為一個(gè)更廣泛的全公司范圍的信息管理概念所取代了。具體地講，辦公室工作是通過對(duì)組織中每一種管理職能的介入來體現(xiàn)出自身服務(wù)的。
★計(jì)劃
這種管理職能就是分析過去和現(xiàn)在的有關(guān)信息，估計(jì)未來可能的發(fā)展，由此制定行動(dòng)方案，從而使公司能達(dá)到既定的目標(biāo)。與此相應(yīng)的辦公室工作范圍是為各種信息處理業(yè)務(wù)確定方針和目標(biāo)，如：
☆通訊、文件管理、郵遞和復(fù)制技術(shù)；
☆物色合適的辦公室場(chǎng)所；
☆用現(xiàn)代化的實(shí)用辦公室家具、機(jī)器和設(shè)備裝備工作區(qū)；
☆為辦公室配備合格的人員，使辦公室工作順利而迅速地得以開展。
★組織
這種管理職能是把全部經(jīng)濟(jì)資源（工作、工作場(chǎng)地、信息了職工）組織成可控的（可以管理的）組織單位，以完成各項(xiàng)具體的目標(biāo)。與此對(duì)應(yīng)的辦公室工作范圍是把辦公室組織的基本原則應(yīng)用于確立職工間的工作關(guān)系，以好的物質(zhì)設(shè)備和工作流程裝備職工，獲取高的工作效率。
★領(lǐng)導(dǎo)
這種管理職能是動(dòng)員的指揮職工，使組織目標(biāo)得以成功地實(shí)現(xiàn)。與此對(duì)應(yīng)的辦公室工作范圍是：
☆有效地指揮和監(jiān)督辦公室的工作；
☆選用一種切實(shí)可行的保持旺盛士氣的人事政策；
☆制定辦公人事政策；
☆對(duì)辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)、輔導(dǎo)、提升和酬償；
☆為職工和上司提供通暢的通信線路。
★控制
這種管理職能是保證工作成果盡可能與組織的計(jì)劃一致。與此相對(duì)應(yīng)的辦公室工作范圍是：
☆制定、建立和改善行政辦公室的規(guī)章制度，以使在完成辦公室各項(xiàng)重要的工作時(shí)有所遵循；
☆對(duì)辦公室報(bào)表及其他用品的置備、編制和使用進(jìn)行監(jiān)督；
☆估量已完成的辦公室工作并制定完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)；
☆編制預(yù)算、報(bào)告和工作細(xì)則，用以降低和控制成本。
（4）辦公室服務(wù)
任何一種組織，不論其規(guī)模和性質(zhì)如何，其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動(dòng)卻是一樣的。作為秘書人員，需要了解很多的辦公室服務(wù)，比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財(cái)政活動(dòng)中形成的文件。由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的，比如：打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著，一個(gè)信息處理中心為所有的部門提供秘書服務(wù)；不是由各個(gè)部門保存它自己的文件，而是有一個(gè)中央部門來集中處理所有的文件工作；一個(gè)復(fù)印中心提供所有部門的復(fù)印和打印的需要；所有的郵件由一個(gè)中心郵件處理部門來接收和發(fā)送。
任何一個(gè)辦公室提供的服務(wù)類型將在某種程度上由組織的各種情況而定，如它的職能、規(guī)模、所有權(quán)和計(jì)劃等等。但是無論其特征如何，由辦公室提供的服務(wù)范圍都是相似的。
★內(nèi)容
☆接收郵件；
☆分發(fā)郵件；
☆發(fā)送郵件；
☆接待來訪者；
☆接聽并轉(zhuǎn)接電話；
☆安排會(huì)議；
☆安排和控制運(yùn)輸；
☆打字服務(wù)；
☆口授打字；
☆復(fù)制和復(fù)??；
☆文件整理；
☆文件保管；
☆庫存控制；
☆處理各種文件；
☆接收現(xiàn)金；
☆支出現(xiàn)金；
☆各種計(jì)算；
☆各種簿冊(cè)的保管和會(huì)計(jì)事務(wù)；
☆準(zhǔn)備直觀顯示設(shè)備；
☆文件運(yùn)轉(zhuǎn)；
☆文字處理；
☆數(shù)據(jù)處理；
☆確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通。
1.3秘書人員
具體要求和級(jí)別
掌握秘書工作的角色和自己的職責(zé)（適合于所有級(jí)別）。
團(tuán)隊(duì)合作和良好的工作習(xí)慣的重要性（適合一、二級(jí)）。
樹立秘書的良好形象（適合所有級(jí)別）。
（1）秘書人員的形象
上司都希望給自己的秘書小姐下這樣的評(píng)語，清秀不是漂亮，理智而不是浪漫，可信而不是多變，溫和而不是嫵媚。是什么，不是什么？前者后者都可以有一個(gè)好形象，但女秘書的妝型恰恰是前者。清秀的妝型，臉部略長(zhǎng)，妝面光潔，并有干凈柔順的直發(fā)。展開有平眉及單眼皮會(huì)給人理智可信的印象，不強(qiáng)調(diào)嘴唇的峰谷而是平滑又上翹的微笑型唇廊會(huì)給人以溫和服從的印象。眼鏡框要簡(jiǎn)單、細(xì)巧，這將會(huì)被人認(rèn)為她們懂得現(xiàn)代企業(yè)的一套操作程序。否則就有知識(shí)陳舊的感覺了！可以有簡(jiǎn)單無色的首飾品，這樣能恰到好處地照顧好自己的工作。
下面就是秘書人員的工作妝：
★一個(gè)得體的、光彩照人的白領(lǐng)麗人，是辦公室中西裝叢林里的一道亮麗風(fēng)景
它來自于雅致的裝束，來自于優(yōu)美的氣質(zhì)，來自于富有神采的化妝。白領(lǐng)麗人的化妝，首先要顧及光源的問題。所有的妝都是輝映下的反映。在普通的人工照明中，多采用白熾燈和日光燈?！鞍谉霟簟本褪谴蠹页Ｒ姷降逆u絲燈泡。它的顏色偏暖，也就是大家平時(shí)說的發(fā)黃；藍(lán)、綠之類的顏色則會(huì)變得骯臟和暗淡。通常辦公室里的光源多采用日光燈。它的顏色則顯得偏藍(lán)，偏冷。所以被它照射到的顏色也隨之起相應(yīng)的變化。紅黃類的顏色變得偏藍(lán)、明亮；黃棕類的顏色常常變暗，變臟；藍(lán)綠類的顏色會(huì)變淺、變白；包括本來在暖光中發(fā)悶的黑色，在冷光下也顯得透亮，甚至?xí)l(fā)生淡淡的藍(lán)色。當(dāng)然，現(xiàn)在有些地方還較普遍地使用節(jié)能燈，它們的顏色通常稍顯嚴(yán)肅，色彩的變化則相對(duì)不夠明顯。
所以，在選用有色彩的化妝品時(shí)，要盡可能地顧及到上述問題，多數(shù)要選用不太受影響的色彩。臉上粉底的色彩不要特別白，那樣將會(huì)使膚色失去原有的紅潤(rùn)；頰紅也不要過于明顯，只要稍稍偏紅一點(diǎn)，在日光燈下也會(huì)顯得嬌艷無比；不要追求太前衛(wèi)的色彩，盡可能選用較素的色彩系列，即黑、白、灰、棕的顏色搭配，這樣的化妝，才能使秘書們穿行在光線變化的辦公室中，隨時(shí)保持一種典雅、得體的形象，順利地處理事務(wù)及與他人的關(guān)系，這種平易、干練的外表會(huì)讓你得益匪淺。
★一張干凈、清麗的臉龐，不僅給周圍的人帶來舒目的愉悅，同時(shí)，也給自己帶來自信和清爽的心情
如果自己本身的皮膚很好，固然省去了很多麻煩。但大多數(shù)的白領(lǐng)麗人，因?yàn)榄h(huán)境，心理和生理等各種各樣的原因，皮膚都有這樣那樣的小毛病。這就需要在化妝前多考慮一番，好不要馬上毫不猶豫地用遮瑕的筆、膏之類去遮蓋。要先想想是否可有以不遮蓋它們。其實(shí)輕微的瑕疵并不見得會(huì)礙事，有時(shí)它們不但不會(huì)破壞你原先美麗，相反，還會(huì)使你的臉上多一點(diǎn)小情趣，多一個(gè)吸引人的點(diǎn)。這跟歐美人在化妝的時(shí)候，經(jīng)常特意在臉上點(diǎn)一個(gè)痣以增加一份生動(dòng)效果是一樣的。
★這里還要特別提醒一下我們的白領(lǐng)麗人
有很多人都預(yù)備著一個(gè)小小的手鏡，時(shí)常地拿出來照這照那，因?yàn)樗苁棺约旱暮苋菀椎匕l(fā)現(xiàn)臉上的斑點(diǎn)，并加以修飾?？梢舱沁@個(gè)原因，借助手鏡發(fā)現(xiàn)的缺點(diǎn)使她們心事重重，甚至成了心病。其實(shí)人與人工作接觸時(shí)的距離，通常較近的情況也只有大約一臂左右，甚至更遠(yuǎn)，這個(gè)距離遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于用手鏡觀察自己的距離。自然那些在手鏡中發(fā)現(xiàn)的缺點(diǎn)，別人看起來是很難注意到的，甚至是根本被忽視的。讓秘書們記信，一個(gè)可愛的缺點(diǎn)往往正是表現(xiàn)個(gè)人魅力之所在。
可是假如在這些斑斑點(diǎn)點(diǎn)數(shù)量太多，或顏色太深，形狀太差時(shí)，就真正需要遮蓋了。
這時(shí)，你就需要在上粉底之前，用比粉底色稍淺一點(diǎn)的粉底先行點(diǎn)涂敷蓋，然后再使用粉底，好用具有一定遮蓋力的。上妝時(shí)，要盡可能地用海綿粉撲輕拍，這樣效果更佳，還要注意那些容易忽視的部位，盡量照顧到。例如：發(fā)際周圍、耳朵、脖子等處。涂粉底的目的主要有兩個(gè)：一是使臉色統(tǒng)一、干凈，二是調(diào)整臉形。這就要求：量不要太厚，顏色不要太重，變化了不要太多。因?yàn)樘瘛⑻?、太多，不但很難涂勻，還容易讓人覺得修飾太過，而且會(huì)事與愿違地使原來并不很明顯的皺紋、凹疤等顯得更加突出，甚至使那些本來怕感染的敏感部分受到更多的刺激，產(chǎn)生不良后果。
★女性臉部的皮膚要特別注意清潔和透氣
雖然身處辦公室，可以減少皮膚過多地受陽光照射而帶來的損傷。但辦公室的空調(diào)、電腦以及不夠流通的空氣，一樣會(huì)使皮膚干燥，缺乏彈性和活力，也容易引發(fā)各種皮膚炎癥。還有加班、熬夜、情緒的不穩(wěn)定、化妝品的原因，也會(huì)使皮膚的狀況下降。所以奉勸我們的白領(lǐng)麗人，要經(jīng)常給自己的皮膚透透氣，出出汗，多參加一點(diǎn)體育健身運(yùn)動(dòng)，這樣不但保持了體型，還讓本來積存在皮膚里的不良成分順利地排出來，使皮膚獲得鍛煉，加強(qiáng)它們抵抗疾病和衰老的能力。
★化妝前的準(zhǔn)備
另外，使用化妝品前，一定要清洗好肌膚，并敷上一點(diǎn)護(hù)膚、潤(rùn)膚的化妝品（保溫一類的效果更好）。如果粉底用的不是干濕粉質(zhì)的底色，千萬不要忘記在撲完的底色上，敷一點(diǎn)粉。粉用好了，會(huì)收到意想不到的效果。因其在光線的照射下，有一種漫反射效果，會(huì)使皮膚顯得比上粉前更加光滑、細(xì)膩、干凈，別看只有薄薄的一層，千萬不要忽視它。
★理論總結(jié)
☆秘書成功的重要因素之一就是在與人相處的過程中能掌握一定的技巧從而給人留下美好的印象，達(dá)到增強(qiáng)組織聲望的目的，這也是秘書角色對(duì)上司的價(jià)值所在。
☆秘書職責(zé)范圍廣泛，因?yàn)槊貢巧纤镜乃饺耸聞?wù)的組織者，一定程度上決定了他們與誰會(huì)見、他們與誰講話、什么樣的事務(wù)能引起他們的注意、什么樣的事務(wù)能交給其他人去做。
☆秘書應(yīng)該在上司和其所接觸的各種各樣的人中間起重要的橋梁作用，以保證他們之間的聯(lián)系是高效而富有成果的。
☆秘書是上司的個(gè)人代表，這才是一位秘書關(guān)鍵的角色定位，在這個(gè)角色中秘書應(yīng)該在搞好內(nèi)外聯(lián)系的同時(shí)，給人留下深受歡迎的印象。一位秘書如果沒有深刻領(lǐng)會(huì)其上司工作的角色和目的以及這種角色和目的在組織整體中的作用，那么她就不能把握好自己的工作角色并充分的發(fā)揮作用；而且秘書應(yīng)該清楚地知道她自己在協(xié)助其上司達(dá)到他工作目的的過程中應(yīng)該完成事務(wù)。
☆秘書為了能使自己勝任委派給她的盡量多的工作，她應(yīng)該對(duì)其上司的行為及其工作范圍有充分的了解。她們應(yīng)該能夠作出決定、予以說明，并且能夠在商務(wù)場(chǎng)合代表上司。
☆秘書的角色隨著文字處理設(shè)備的普及，復(fù)制技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)發(fā)生了變化。從普通的意義上講，靜電復(fù)印技術(shù)的發(fā)展使文書工作發(fā)生了革命性的變化。秘書工作中許多例行的耗時(shí)耗力的事情已經(jīng)從傳統(tǒng)的辦公室工作中消失了。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使秘書獲得了迅速利用數(shù)據(jù)信息的機(jī)會(huì)。越來越多的辦公室擁有了交互式文字處理終端、傳真終端以及用于文字、文本和數(shù)據(jù)處理的微處理器，這些都對(duì)當(dāng)今秘書的工作角色有顯著的影響。但是有一點(diǎn)我們相信，不論多么復(fù)雜的設(shè)備和系統(tǒng)都不能代替一位能干的秘書，因?yàn)樗袆?chuàng)造性、合作精神，并能承擔(dān)組織協(xié)調(diào)并能與公眾和其他人積極聯(lián)系的角色。
★理論總結(jié)
秘書的素質(zhì)包括商業(yè)活動(dòng)中所要求的素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì)。
☆商業(yè)活動(dòng)中所要求的素質(zhì)：
☆秘書的語言技能：包括高標(biāo)準(zhǔn)的速記、打字等。
☆組織技能：要能妥善組織一切活動(dòng)，使辦公室的工作無論如何都能取得高的效率。
☆效率：要保持工作的高效率，以適應(yīng)上司的節(jié)奏。
☆可靠性：要努力工作，成為上司可信賴的“伙伴”，關(guān)鍵要能堅(jiān)決地執(zhí)行上司的指示，并嚴(yán)守商業(yè)機(jī)密。
☆責(zé)任感：隨時(shí)準(zhǔn)備擔(dān)負(fù)起責(zé)任并接受上司授權(quán)給你的任何工作。
☆謹(jǐn)慎性：對(duì)上司意圖的領(lǐng)會(huì)要謹(jǐn)慎，以防事情出差錯(cuò)。
☆機(jī)智和交際能力：在處理詢問、接電話和接待來訪者時(shí)，需要秘書冷靜并保持機(jī)智；要有一定的交際手段，能與不同身份的人交往，并能與他們合作。
☆忠于職守：這是建立與上司理想關(guān)系中重要的品質(zhì)。
☆對(duì)商業(yè)的興趣：要有讀書看報(bào)的興趣，并養(yǎng)成良好的習(xí)慣，這樣才能獲得相關(guān)領(lǐng)域的新動(dòng)態(tài)，給上司提供更令他滿意的服務(wù)。
☆對(duì)個(gè)人品質(zhì)的要求：
☆創(chuàng)造性：在日常的工作中能對(duì)習(xí)以常見的事務(wù)進(jìn)行創(chuàng)造性的思考，并能提出自己的建議和想法。
☆守時(shí)性：要求必須有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，這樣才能把上司和自己的工作安排好。
☆對(duì)未來需求的預(yù)測(cè)能力：能對(duì)工作中可能的發(fā)展變化作出預(yù)測(cè)，并對(duì)上司的工作安排和計(jì)劃作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
☆良好的外表，整潔的服飾是給人的第一印象。
☆個(gè)性和幽默感也是工作中不可缺少的，能使自己在緊張的工作中保持樂觀。
☆良好的適應(yīng)性并樂于助人：無論何時(shí)，特別是在他人處于困難中要樂于助人，這樣才有助于與周圍的人員建立融洽的關(guān)系；當(dāng)工作時(shí)間、性質(zhì)等發(fā)生改變時(shí)要有很強(qiáng)的適應(yīng)性。
☆禮貌和禮儀：舉止要彬彬有禮，富有同情心；在接聽電話時(shí)說要得體，平易近人；接待來訪者的時(shí)候要有禮貌，懂禮儀。
☆樂觀（尤其在工作壓力比較大的情況下）：要用樂觀的情緒去感染周圍的人，這樣的辦公室群體才是有戰(zhàn)斗力的。
（2）秘書的職責(zé)和限制
★秘書的具體職責(zé)
全面處理機(jī)關(guān)的或公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負(fù)責(zé)人較次要的行政事務(wù)及辦公室工作。
能用速記記錄口述。
能用翻譯機(jī)將口述或?qū)?fù)制的記錄信息譯成文字。
處理上司的約會(huì)及提醒其赴約。
接見來辦公室的客人。
接打電話。
處理上司私人重要郵件。
監(jiān)督辦公室其他人員的工作。
整理檔案。
★當(dāng)上司外出的時(shí)候秘書的職責(zé)和限制
秘書這時(shí)候就成了辦公室的“衛(wèi)士”，她要對(duì)下列事務(wù)負(fù)責(zé)：內(nèi)外部的郵件、電話和來訪者。
這個(gè)時(shí)候，秘書應(yīng)該決定哪些事情比較緊急應(yīng)該由經(jīng)理委托人處理、哪些事情在上司授權(quán)的范圍內(nèi)自己處理；哪些事情應(yīng)該等上司回來以后處理。
這些決定要想明智地實(shí)施是要經(jīng)過一番學(xué)習(xí)的，當(dāng)然秘書要切忌：不要越經(jīng)理委托人的權(quán)。
如果秘書對(duì)要采取的行動(dòng)有疑惑則可以咨詢經(jīng)理委托人，秘書在給其提供有關(guān)上司當(dāng)前的商業(yè)事務(wù)的信息時(shí)要注意保密和安全。
如果有必要的話，秘書應(yīng)該知道如何能夠聯(lián)系到上司。
如果上司給辦公室打電話，秘書應(yīng)該提供其所需要信息，并補(bǔ)充采取行動(dòng)。
當(dāng)上司回來的時(shí)候，秘書應(yīng)該把其不在的時(shí)候所發(fā)生的重要事情打印出一份清單。重要的函件副本也應(yīng)該放在文件夾中以備上司查看。
（3）團(tuán)隊(duì)合作和良好的工作習(xí)慣
建立團(tuán)結(jié)合作的工作氛圍：和養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣；在秘書職能的充分發(fā)揮和其工作的出色完成中扮演著重要的角色。
★秘書與他人的關(guān)系
只有組織中和部門與部門之間，管理層與執(zhí)行層之間；管理者與被管理者之間，管理者之間，被管理者之間建立起一種團(tuán)結(jié)合作的關(guān)系，才能使組織充分發(fā)揮其整體效應(yīng)。秘書活動(dòng)必須在一定的組織環(huán)境中進(jìn)行，理想的環(huán)境氛圍，應(yīng)該具有使全體組織成員明確組織目標(biāo)并為之而共同努力的共識(shí)度，具有產(chǎn)生組織凝聚力的互信度，具有足以密切組織各子系統(tǒng)相互關(guān)系的相依度，具有促進(jìn)各子系統(tǒng)不斷發(fā)展的互促度。這樣，全體組織成員才能統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)；才能相互信任，減少內(nèi)耗，形成團(tuán)體合力；才能確立相依互補(bǔ)的關(guān)系，靠組織內(nèi)部的各種聯(lián)系發(fā)揮出自身的佳效應(yīng)；才能在平等的條件下，爭(zhēng)先向上。
☆秘書與上司的關(guān)系：
*秘書和她的上司有一種特殊的關(guān)系，這就是她以“伙伴關(guān)系”和上司一起工作，以達(dá)到他的職務(wù)所要達(dá)到的目標(biāo)。他可能是這個(gè)組織若干總經(jīng)理之一，他也可能要向更高級(jí)的經(jīng)理或董事負(fù)責(zé)。秘書在忠于其上司的同時(shí)，還必須忠于雇用她的那個(gè)公司，在這個(gè)意義上，那個(gè)公司就是整個(gè)的經(jīng)營(yíng)管理部門。因此，秘書應(yīng)該盡自己大能力為這個(gè)公司服務(wù)。上司是經(jīng)營(yíng)管理部門的成員，而他的秘書在和這個(gè)部門的緊密配合中起著重要作用。她必須知道并尊重每個(gè)經(jīng)理的作用，通過她的合作為使這個(gè)組織全面有效、順利地工作作出貢獻(xiàn)。合作對(duì)建立秘書與其上司之間的良好關(guān)系是至關(guān)重要的。
*一位秘書必須取得其上司的信任，以便當(dāng)上司不在辦公室的時(shí)候，能被授權(quán)處理機(jī)密文件和私人文件，例如那些上司必須及時(shí)處理的商業(yè)事務(wù)性材料。
*如果秘書和上司配合默契，那么上司制定工作方針的時(shí)候，使得秘書也能共同擔(dān)負(fù)處理日常事務(wù)的責(zé)任；區(qū)分出業(yè)務(wù)中的必要和不必要；監(jiān)督被指定的合作者和下屬的工作。這樣秘書就能大膽地進(jìn)行創(chuàng)造性的工作，并以此完善公司的總計(jì)劃、制度和方針政策。
☆秘書和組織中其他成員的關(guān)系：
*秘書必須有與其他合作者和睦相處的能力，不管他們的專業(yè)如何。在合作中，秘書必須顯示出自己的忠誠(chéng)、可靠及正確的評(píng)判。當(dāng)與這些合作者一起工
作時(shí)，秘書的目標(biāo)始終是：在了解更多的業(yè)務(wù)情況下，以強(qiáng)的勝任力和簡(jiǎn)單的管理方法來承擔(dān)辦公室里相當(dāng)大量的工作。
*秘書的許多交往都是和其他秘書之間進(jìn)行的。例如，她可能不得不取消或改變一個(gè)約會(huì)或要求緊迫的資料或文件，真誠(chéng)的友好關(guān)系有助于這些接觸取得圓滿的結(jié)果。正是她和同事的關(guān)系中，秘書必須嚴(yán)加警惕，不透露秘密信息。
*在她和各級(jí)工作人員的談話中，秘書應(yīng)該抑制住自己不要加入閑聊，浪
費(fèi)寶貴的辦公時(shí)間。
*秘書人員應(yīng)該通過如下的方式和他們的經(jīng)理主管人員積極協(xié)作和合作：
有禮貌地接受要求；
完整地聽取別人的意見，并不時(shí)予以反饋以表示理解；
預(yù)測(cè)可能發(fā)生的問題并準(zhǔn)備好答案；
提供建議和幫助；
有禮貌地請(qǐng)求他人的協(xié)助；
討論任何有關(guān)工作關(guān)系的困難，并將這些困難準(zhǔn)確迅速地解決或者匯報(bào)；
對(duì)當(dāng)前或者提議的工作系統(tǒng)作出建設(shè)性的批評(píng)。
*在社交中會(huì)見經(jīng)理人員或其他工作人員時(shí)，秘書無論如何也不應(yīng)該談及自己的工作。因?yàn)榘焉虡I(yè)活動(dòng)和私人活動(dòng)分割開來是明智的原則。例如，如果上司聽見了在辦公室之外的場(chǎng)合把商業(yè)事務(wù)泄漏出去，他會(huì)對(duì)她的謹(jǐn)慎行事的能力失去信心。其結(jié)果會(huì)使這種關(guān)系蒙受損失。
*如果秘書有個(gè)人的抱怨，就應(yīng)該遵循雇用合同中所規(guī)定的程序，這將很可能意味著她向上司申訴。如果她選擇向女性的同事或其他經(jīng)理人員發(fā)泄她的不滿情緒，很可能這將無助于問題的解決，而且還會(huì)影響與她的上司的關(guān)系，從而可能產(chǎn)生其他問題。
*許多秘書還負(fù)責(zé)管理其他的雇員。秘書有責(zé)任樹立一個(gè)好榜樣以使她所管理的雇員仿效。在她分配任務(wù)時(shí)，必須明確，這是很要緊的。她必須把各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和她所期望完成的工作期限交代清楚。當(dāng)年輕雇員工作出色時(shí)，應(yīng)該表揚(yáng)他們，以資鼓勵(lì)。另一方面，如工作未達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)，秘書可以用婉轉(zhuǎn)的口氣向年輕雇員指出他們的不足之處，并幫助其改進(jìn)工作。秘書必須認(rèn)識(shí)到，不管年輕雇員的某一項(xiàng)工作做得如何出色，他們還是經(jīng)驗(yàn)不足，需要時(shí)間在分配給他們的工作中熟悉自己的業(yè)務(wù)工作。
*對(duì)新招聘的雇員需要全面地介紹，以便使他明白諸如公司的職能、公司的組織結(jié)構(gòu)及其交往渠道，辦公室規(guī)章和保密規(guī)定；福利、醫(yī)療和急救設(shè)施，各種設(shè)備；申訴不滿情緒的程序和商談的安排；業(yè)務(wù)方面的情況；訓(xùn)練、進(jìn)修和提升的遠(yuǎn)景等問題。介紹的內(nèi)容通常包括到整個(gè)公司走一圈。這樣做能使新雇員了解她的工作情況、目的和整個(gè)公司的狀況，并使他認(rèn)識(shí)到他與他的同事、上司之間的關(guān)系。這將會(huì)使他很快適應(yīng)新的工作環(huán)境，使其工作更為有效。
*秘書與公眾的聯(lián)系。比如與公司生存有密切相關(guān)的顧客或顧主在增強(qiáng)公司的聲望、商譽(yù)與公眾尊重方面有著很大的重要性。良好的關(guān)系可以通過下列方式建立起來：
與外部人員保持有效的工作關(guān)系；
秘書人員應(yīng)該迅速而有禮貌地照顧與公司有關(guān)系的公眾，并及時(shí)確定其需要；
能以清晰的、準(zhǔn)確的、迅速的和友好的方式提供其所要求的信息；
能將不在辦公室人員職責(zé)范圍內(nèi)的要求迅速、準(zhǔn)確地傳遞給組織中相應(yīng)的人員；
穿著和外表要符合公司中已經(jīng)為大家接受的標(biāo)準(zhǔn)。
*秘書還必須與參觀者、應(yīng)約而來的維修人員、郵遞員、上門聯(lián)系業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員建立良好的關(guān)系。
如果一個(gè)秘書有助于創(chuàng)造并保持一種機(jī)關(guān)內(nèi)部的友好團(tuán)結(jié)的氣氛，如果在工作上能使得公司外部人員對(duì)公司留下良好印象，那么這樣的秘書就能在公司內(nèi)占有一席之地，并能為以后的提升鋪平道路。
★良好的工作習(xí)慣
☆打字要求的是“正確”和“速度”，不但要打得快，而且要打得正確。
速度太慢或常發(fā)生錯(cuò)誤，都會(huì)影響工作，也使上司受不了。
☆速記可以分為中文速記和英文速記，好兩種都能學(xué)好掌握熟練，不管是替中國(guó)上司或外國(guó)上司工作都能得心應(yīng)手。一位資深的女秘書說，速記必須要實(shí)地練習(xí)，適應(yīng)每個(gè)人的口音，才能熟練。
☆檔案管理是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的事，只要稍微學(xué)習(xí)，就可以做得很好。這主要是因?yàn)槊貢４娴馁Y料并不會(huì)很多或很復(fù)雜，所以較容易處理。
☆書信寫作則較困難，需要下很大功夫。中文信不易寫，英文信也不易寫，要能寫好書信，必須有良好的語文基礎(chǔ)。
良好的工作習(xí)慣和熟練的技能，只有靠不斷的練習(xí)才能獲得，才有可能應(yīng)付所有繁重的工作。
1.1行政機(jī)構(gòu)組織
具體要求和級(jí)別
組織機(jī)構(gòu)的類型（適合一、二級(jí)）。
組織機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門（適合一、二級(jí)）。
行政機(jī)構(gòu)人員的工作角色（適合所有級(jí)別）。
（1）組織的類型
組織有不同的類型，而每一種組織要求秘書履行的職責(zé)也不是完全相同的，一般而言，可分為：
★營(yíng)利組織（制造業(yè)或貿(mào)易業(yè)）
這些組織是生產(chǎn)商品或進(jìn)行貿(mào)易活動(dòng)的機(jī)構(gòu)，比如工程、造船、印刷和商品批發(fā)等機(jī)構(gòu)，它們主要擔(dān)負(fù)生產(chǎn)或銷售的功能。
★營(yíng)利組織（服務(wù)業(yè)）
這類組織通過提供法律、保險(xiǎn)、會(huì)計(jì)、銀行及廣告等業(yè)務(wù)作為商業(yè)活動(dòng)的輔助手段，對(duì)社會(huì)公眾提供服務(wù)，當(dāng)然這也是營(yíng)利組織。
★非營(yíng)利組織
這類組織通常是由公共資金資助的，提供私人性的服務(wù)，如醫(yī)院、政府機(jī)構(gòu)和大專院校等提供的服務(wù)。
（2）行政機(jī)構(gòu)人員
任何一種機(jī)構(gòu)都需要一位經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)，對(duì)于長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和控制管理作出決定。在大多數(shù)情況下，董事會(huì)或管理委員會(huì)定期開會(huì)制定政策，決定作出后，由執(zhí)委會(huì)貫徹執(zhí)行。執(zhí)委會(huì)必須有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人來協(xié)調(diào)該機(jī)構(gòu)的活動(dòng)，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其日常工作。比如一個(gè)公司有一個(gè)常務(wù)董事或總經(jīng)理（有的公司也有總裁職位，總裁是高經(jīng)理人員，有時(shí)也叫“首席行政官”即ChiefExecutiveOfficial，簡(jiǎn)稱CEO；有些公司總裁與CEO由兩個(gè)人擔(dān)任，這時(shí)CEO為高級(jí)經(jīng)理人員，而總裁則接近于禮儀職務(wù)，負(fù)責(zé)對(duì)外交往）；一個(gè)會(huì)計(jì)公司有一個(gè)高級(jí)合伙人等。
由于總裁或總經(jīng)理不可能擔(dān)負(fù)他們所在各個(gè)部門的全部管理職能，所以在通常情況下，要委任幾名副手來負(fù)責(zé)具體部門的工作，而這些副手又可以任命必要的中層管理人員來承擔(dān)具體管理工作，這些中層管理人員在其機(jī)構(gòu)內(nèi)某一方面有所專長(zhǎng)，并成為這方面的專家；有的還需要科長(zhǎng)、督察員、管理員等來負(fù)責(zé)該當(dāng)機(jī)構(gòu)的管理程序，他們通常被稱為“操作層管理人員”；再往下由各類辦事員、秘書和打字員等人事日常的輔助性辦公業(yè)務(wù)，這樣就形成了一個(gè)完整的辦事機(jī)構(gòu)，如圖1—1所示：
（3）組織圖表
“能完成任務(wù)的簡(jiǎn)單的組織結(jié)構(gòu)就是好的組織結(jié)構(gòu)”。因此，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)只要不引起問題就是正確的。結(jié)構(gòu)越簡(jiǎn)單，辦公室組織就越容易理解，職工相互之間的關(guān)系就越明確。
組織形式通常是按職能、也就是按生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)和人事管理等企業(yè)的職能來設(shè)計(jì)的?？梢詣?chuàng)立幾種組織形式來籌劃工作、確定職責(zé)、監(jiān)督工作和衡量成果，這些形式有：
★直線式組織
☆直線式又稱梯級(jí)式或軍隊(duì)式組織。在這種組織結(jié)構(gòu)中，權(quán)力以高層管理者下傳到負(fù)責(zé)特定工作的中層管理者，再從中層管理者下傳到直線管理工人的管理員。
☆直線式組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，職工易于理解。在指揮系列中，任務(wù)清楚，職責(zé)劃分明晰。任務(wù)的執(zhí)行可以直接歸結(jié)到一個(gè)職工的指揮系列中的他的頂頭上司身上。這種結(jié)構(gòu)在決策中少繁文縟節(jié)而行動(dòng)迅捷。
☆可是另一方面，每一個(gè)管理員所負(fù)責(zé)的任務(wù)如果種類太多，就不可能樣樣精通。這樣，就可能造成管理員專業(yè)知識(shí)不足。組織中各個(gè)層次擔(dān)負(fù)的任務(wù)太多太雜，易導(dǎo)致中層管理者和管理員負(fù)擔(dān)過重。結(jié)果，他們就無法照顧需要他們親自關(guān)注的所有事情。在部門之間通常協(xié)作很少，因?yàn)槊總€(gè)部門關(guān)心的主要是自己的工作。
☆直線式組織多見于政府機(jī)構(gòu)、軍隊(duì)組織以及較小型的企業(yè)。采用純粹的直線式組織的企業(yè)很少，但在大公司中，某些方面的工作可以直線式組織的設(shè)計(jì)來開展。
★職能式組織
☆為了處理生產(chǎn)活動(dòng)中的思想和事務(wù)工作，要組成一個(gè)辦事班子，其中要包括一個(gè)工時(shí)和成本負(fù)責(zé)人，一個(gè)工作命令卡負(fù)責(zé)人，一個(gè)工作程序負(fù)責(zé)人和一個(gè)車間紀(jì)律負(fù)責(zé)人。
☆職能式組織旨在培養(yǎng)工長(zhǎng)一級(jí)的專門人才，他們負(fù)責(zé)承擔(dān)相當(dāng)于直線式組織管理職位的各種任務(wù)。
☆在職能式組織中，管理員可以充分發(fā)揮個(gè)人專長(zhǎng)，把時(shí)間集中用于一個(gè)方面的工作。這種專業(yè)性能使職工受到內(nèi)行和專家的監(jiān)理，可以提高效率。
☆可是，隨著各類獨(dú)立的專家的增多，就有可能由于權(quán)力的交叉和職責(zé)劃分的不固定而出現(xiàn)混亂。結(jié)果有可能導(dǎo)致推卸責(zé)任的弊病。由于職工要向幾個(gè)管理員匯報(bào)工作，這樣就會(huì)經(jīng)濟(jì)接到不一致的批示而造成許多工作上的混亂。由于有這些缺點(diǎn)，純粹的職能式組織，像直線式組織一樣，在現(xiàn)代企業(yè)中很少見到。
★直線與參謀式組織
☆在直線與參謀式組織中，高管理層的政策和策略通常是按直線制加以貫徹的。權(quán)責(zé)直線之下，工作按職能由相對(duì)應(yīng)的部門來執(zhí)行。當(dāng)相關(guān)專家作為各個(gè)部門的顧客來幫助進(jìn)行管理工作時(shí)，參謀的性能就出現(xiàn)了。
☆在許多組織中，辦公室經(jīng)理是一種職能人員，他們負(fù)責(zé)企業(yè)的某些方向的工作，但只是通過提供文件管理、文字處理和復(fù)制服務(wù)等行政事務(wù)，來為許多其他職能部門當(dāng)參謀。
☆由于中層管理者，比如行政辦公室經(jīng)理，能夠直接控制他們手下的職員，而且負(fù)責(zé)某些專門工作，因而就能夠通過專業(yè)化來提高工作效率。
☆參謀經(jīng)理通常有必要的直線權(quán)力來管轄自己的部門，但他們的基本職能是提供專家咨詢和為直線經(jīng)理提供參謀服務(wù)。按照慣例，參謀經(jīng)理不直接對(duì)參謀經(jīng)理部門以外的直線人員發(fā)布命令，通常他們也無權(quán)把自己的建設(shè)直接付諸實(shí)施。執(zhí)行工作的權(quán)利責(zé)任由直線經(jīng)理擔(dān)負(fù)。如果參謀部門侵奪直線權(quán)力并把這種權(quán)力實(shí)施于直線職業(yè)中的個(gè)人或部門，那么就會(huì)引起矛盾，造成沖突。而直線經(jīng)理就有可能怯于承擔(dān)責(zé)任，以至放棄他們的職權(quán)。應(yīng)該牢記，直線經(jīng)理是參謀人員所提供的服務(wù)的用戶，參謀人員的任務(wù)就是要使直線工作能以較低的成本獲取大的效益。
★委員會(huì)式組織
☆組織越大越復(fù)雜，各級(jí)人員相互之間的關(guān)系就越需要協(xié)調(diào)。為了滿足這種需要，委員會(huì)式組織提供的結(jié)構(gòu)中，權(quán)責(zé)不是由一個(gè)經(jīng)理掌握，而是由一個(gè)經(jīng)理掌握，而是由一個(gè)群體聯(lián)合掌握，委員會(huì)式組織形式通常和直線參謀式結(jié)構(gòu)一起使用，或者作為直線與參謀式結(jié)構(gòu)的一種補(bǔ)充。
☆其優(yōu)點(diǎn)是：
*人們對(duì)集體決策比對(duì)個(gè)人命令常常更樂于接受；
*集體成員互相配合，會(huì)協(xié)作得更好，管理人員也會(huì)把他們的組織看成一個(gè)緊密結(jié)合的整體，而不只是自己的一個(gè)單獨(dú)部門；
*由于集體能全面考察組織的行為，討論影響公司組織部門的問題，并且能明了采取某種行為步驟的原因，因而對(duì)決策的認(rèn)識(shí)會(huì)更加清楚；
*由于全體成員能將知識(shí)、信息和經(jīng)驗(yàn)匯集在一起來參與制定計(jì)劃，因而計(jì)劃更易于付諸實(shí)施。集體判斷一般比個(gè)人判斷要更高，因此，委員會(huì)成員對(duì)計(jì)劃的圓滿完成更為關(guān)注。
☆其缺點(diǎn)是：
*集體決策雖然能避免倉促作出決斷，但比個(gè)人決策要慢得多；
*由于根據(jù)多數(shù)意見決定問題，因而沒有一個(gè)人對(duì)集體作出的決策完全負(fù)責(zé)任。
★矩陣式組織
☆矩陣式組織有時(shí)也叫項(xiàng)目組織，它把垂直的權(quán)力關(guān)系及水平的或交叉的工作關(guān)系結(jié)合起來，用于處理復(fù)雜的工作項(xiàng)目或產(chǎn)品的問題。采用這種組織結(jié)構(gòu)的目的是獲取比上述各種普通組織結(jié)構(gòu)更大程度的協(xié)調(diào)一致。
☆工作的組織進(jìn)行，是圍繞幾個(gè)正在進(jìn)行的項(xiàng)目，而不是像直線式或直線與參謀式中那樣，圍繞幾個(gè)特定的部門或職能領(lǐng)域。
☆簡(jiǎn)單的矩陣組織為：四個(gè)具有垂直權(quán)力關(guān)系的職能經(jīng)理位于垂直軸線上，三個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理位于水平軸線上。職能經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)在矩陣機(jī)構(gòu)內(nèi)工作的人員具有雙重的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)。矩陣的頂端是總經(jīng)理或行政首長(zhǎng)，他負(fù)責(zé)保持職能經(jīng)理與項(xiàng)目經(jīng)理之間的權(quán)利平衡。矩陣中的每個(gè)職工只對(duì)兩個(gè)管理人員負(fù)責(zé)，一個(gè)是他工作所在部門的職能經(jīng)理，一個(gè)是可在不同時(shí)期內(nèi)管理項(xiàng)目工作的項(xiàng)目經(jīng)理。由于一個(gè)職工之上有兩個(gè)管理人員，容易發(fā)生矛盾，因此矩陣式組織的管理很復(fù)雜。不僅如此，矩陣式組織還隨著有共用人力資源的額外壓力。（建議打出表格）
☆矩陣式組織常為大公司、跨國(guó)公司、政府機(jī)構(gòu)所采用。矩陣式組織生成和處理的信息很多，因此在這種結(jié)構(gòu)中，常常會(huì)把決策工作委托組織中較低層次的人。這樣決策就是由具備處理信息所需要的相關(guān)知識(shí)的較低層次的人類作出的。由于把許多管理決策委托給了較低層次者，矩陣式組織的上層就不會(huì)因日常業(yè)務(wù)決策的問題而負(fù)擔(dān)過重。
1.2辦公室工作、職能和服務(wù)
具體要求和級(jí)別
了解辦公室服務(wù)的主要內(nèi)容（適合一、二級(jí)）。
理解辦公室工作的性質(zhì)（適合一、二級(jí)）。
了解辦公室應(yīng)履行的職能（適合所有級(jí)別）。
（1）辦公室工作的性質(zhì)
如果我們能把辦公室放入組織整體中去探討它特定的職能和服務(wù)，這會(huì)是很有意義的事情。大家都知道辦公室從來都不是單純起作用的，它的存在與組織內(nèi)其他部門是密不可分的。不管是制造業(yè)的辦公室還是服務(wù)業(yè)中的辦公室，它們都表現(xiàn)為以下三個(gè)方面的基本特征：
★從屬性
相對(duì)于一個(gè)組織首要的關(guān)注點(diǎn)，辦公室始終處于一種次要地位，它的職能是從屬性的。
★補(bǔ)充性
正因?yàn)檗k公室工作對(duì)一個(gè)組織首要的工作是從屬性的，它的職能也就具有了補(bǔ)充性的特點(diǎn)。
★管理性
辦公室另一個(gè)重要作用是它的管理職能。實(shí)際上，對(duì)于一個(gè)社會(huì)組織而言，辦公室是其實(shí)施內(nèi)部管理的惟一機(jī)構(gòu)。辦公室的控制職能通過一系列檢查和資金平衡得以實(shí)施。比如它通過制定嚴(yán)格的預(yù)算來管理支出；通過實(shí)施打卡上班及彈性合理的政策對(duì)人員進(jìn)行管理；它通過建立一系列基本的程序?qū)?yīng)品的發(fā)放進(jìn)行管理等等。
（2）辦公室的職能
辦公室的職能一般分為五種：
★接收和收集信息
要注意信息來源渠道的多樣性；
個(gè)人的口頭信息；
電話信息；
書面信息；
計(jì)算機(jī)輸出信息；
傳真通讀；
其他各種形式的收面聯(lián)絡(luò)信息，包括內(nèi)部和外部的。
記錄信息。通過一定的記錄系統(tǒng)進(jìn)行信息的記錄，并做好保密工作，這樣才能使信息以一定的格式保存下來，以備日后查用。方式用：
逐字記錄；
摘要；
統(tǒng)計(jì)分類；
直觀記錄；
將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式。
★準(zhǔn)備和整理信息
對(duì)各種信息進(jìn)行整理是為了使信息以一種可用的形式出現(xiàn)，并在將來能發(fā)揮它的大作用。方式有：
匯編或編輯；
計(jì)算和總結(jié)；
整理和分類；
注釋；
復(fù)制或以一種完全不同的形式進(jìn)行復(fù)制以供以后管理活動(dòng)的需要。
以有效的方式傳播信息。方式有：
人對(duì)人的口頭傳遞；
通過電話；
通過文件；
通過圖表或較直觀的形式；
數(shù)據(jù)通信。
★保護(hù)公司的資產(chǎn)
方式有：
檢查財(cái)務(wù)收支情況；
檢查庫存；
檢查固定設(shè)施和裝備；
建立安全保障措施；
通過履行法定義務(wù)。
（3）辦公室工作對(duì)組織職能的滲透
隨著時(shí)間的流逝和信息技術(shù)的發(fā)展，組織開始要求以更快的速度處理更多的信息并作出更多決策。由于包括計(jì)算機(jī)和威力巨大的通訊設(shè)備在內(nèi)的新技術(shù)促使辦公室人員具有更大的信息處理能力，管理部門就開始更加依靠辦公室工作人員了。單一部門辦公室的概念逐漸為一個(gè)更廣泛的全公司范圍的信息管理概念所取代了。具體地講，辦公室工作是通過對(duì)組織中每一種管理職能的介入來體現(xiàn)出自身服務(wù)的。
★計(jì)劃
這種管理職能就是分析過去和現(xiàn)在的有關(guān)信息，估計(jì)未來可能的發(fā)展，由此制定行動(dòng)方案，從而使公司能達(dá)到既定的目標(biāo)。與此相應(yīng)的辦公室工作范圍是為各種信息處理業(yè)務(wù)確定方針和目標(biāo)，如：
☆通訊、文件管理、郵遞和復(fù)制技術(shù)；
☆物色合適的辦公室場(chǎng)所；
☆用現(xiàn)代化的實(shí)用辦公室家具、機(jī)器和設(shè)備裝備工作區(qū)；
☆為辦公室配備合格的人員，使辦公室工作順利而迅速地得以開展。
★組織
這種管理職能是把全部經(jīng)濟(jì)資源（工作、工作場(chǎng)地、信息了職工）組織成可控的（可以管理的）組織單位，以完成各項(xiàng)具體的目標(biāo)。與此對(duì)應(yīng)的辦公室工作范圍是把辦公室組織的基本原則應(yīng)用于確立職工間的工作關(guān)系，以好的物質(zhì)設(shè)備和工作流程裝備職工，獲取高的工作效率。
★領(lǐng)導(dǎo)
這種管理職能是動(dòng)員的指揮職工，使組織目標(biāo)得以成功地實(shí)現(xiàn)。與此對(duì)應(yīng)的辦公室工作范圍是：
☆有效地指揮和監(jiān)督辦公室的工作；
☆選用一種切實(shí)可行的保持旺盛士氣的人事政策；
☆制定辦公人事政策；
☆對(duì)辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)、輔導(dǎo)、提升和酬償；
☆為職工和上司提供通暢的通信線路。
★控制
這種管理職能是保證工作成果盡可能與組織的計(jì)劃一致。與此相對(duì)應(yīng)的辦公室工作范圍是：
☆制定、建立和改善行政辦公室的規(guī)章制度，以使在完成辦公室各項(xiàng)重要的工作時(shí)有所遵循；
☆對(duì)辦公室報(bào)表及其他用品的置備、編制和使用進(jìn)行監(jiān)督；
☆估量已完成的辦公室工作并制定完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)；
☆編制預(yù)算、報(bào)告和工作細(xì)則，用以降低和控制成本。
（4）辦公室服務(wù)
任何一種組織，不論其規(guī)模和性質(zhì)如何，其辦公室的基本業(yè)務(wù)活動(dòng)卻是一樣的。作為秘書人員，需要了解很多的辦公室服務(wù)，比如：歸檔、郵件處理、消息和信件傳播及使用電話、接待訪問者及保存財(cái)政活動(dòng)中形成的文件。由辦公室承擔(dān)這些工作通常是很有利的，比如：打字、歸檔、復(fù)印、郵寄、文具控制、接待和集中組織控制電話系統(tǒng)。這就意味著，一個(gè)信息處理中心為所有的部門提供秘書服務(wù)；不是由各個(gè)部門保存它自己的文件，而是有一個(gè)中央部門來集中處理所有的文件工作；一個(gè)復(fù)印中心提供所有部門的復(fù)印和打印的需要；所有的郵件由一個(gè)中心郵件處理部門來接收和發(fā)送。
任何一個(gè)辦公室提供的服務(wù)類型將在某種程度上由組織的各種情況而定，如它的職能、規(guī)模、所有權(quán)和計(jì)劃等等。但是無論其特征如何，由辦公室提供的服務(wù)范圍都是相似的。
★內(nèi)容
☆接收郵件；
☆分發(fā)郵件；
☆發(fā)送郵件；
☆接待來訪者；
☆接聽并轉(zhuǎn)接電話；
☆安排會(huì)議；
☆安排和控制運(yùn)輸；
☆打字服務(wù)；
☆口授打字；
☆復(fù)制和復(fù)??；
☆文件整理；
☆文件保管；
☆庫存控制；
☆處理各種文件；
☆接收現(xiàn)金；
☆支出現(xiàn)金；
☆各種計(jì)算；
☆各種簿冊(cè)的保管和會(huì)計(jì)事務(wù)；
☆準(zhǔn)備直觀顯示設(shè)備；
☆文件運(yùn)轉(zhuǎn)；
☆文字處理；
☆數(shù)據(jù)處理；
☆確保辦公室之間的聯(lián)系和溝通。
1.3秘書人員
具體要求和級(jí)別
掌握秘書工作的角色和自己的職責(zé)（適合于所有級(jí)別）。
團(tuán)隊(duì)合作和良好的工作習(xí)慣的重要性（適合一、二級(jí)）。
樹立秘書的良好形象（適合所有級(jí)別）。
（1）秘書人員的形象
上司都希望給自己的秘書小姐下這樣的評(píng)語，清秀不是漂亮，理智而不是浪漫，可信而不是多變，溫和而不是嫵媚。是什么，不是什么？前者后者都可以有一個(gè)好形象，但女秘書的妝型恰恰是前者。清秀的妝型，臉部略長(zhǎng)，妝面光潔，并有干凈柔順的直發(fā)。展開有平眉及單眼皮會(huì)給人理智可信的印象，不強(qiáng)調(diào)嘴唇的峰谷而是平滑又上翹的微笑型唇廊會(huì)給人以溫和服從的印象。眼鏡框要簡(jiǎn)單、細(xì)巧，這將會(huì)被人認(rèn)為她們懂得現(xiàn)代企業(yè)的一套操作程序。否則就有知識(shí)陳舊的感覺了！可以有簡(jiǎn)單無色的首飾品，這樣能恰到好處地照顧好自己的工作。
下面就是秘書人員的工作妝：
★一個(gè)得體的、光彩照人的白領(lǐng)麗人，是辦公室中西裝叢林里的一道亮麗風(fēng)景
它來自于雅致的裝束，來自于優(yōu)美的氣質(zhì)，來自于富有神采的化妝。白領(lǐng)麗人的化妝，首先要顧及光源的問題。所有的妝都是輝映下的反映。在普通的人工照明中，多采用白熾燈和日光燈?！鞍谉霟簟本褪谴蠹页Ｒ姷降逆u絲燈泡。它的顏色偏暖，也就是大家平時(shí)說的發(fā)黃；藍(lán)、綠之類的顏色則會(huì)變得骯臟和暗淡。通常辦公室里的光源多采用日光燈。它的顏色則顯得偏藍(lán)，偏冷。所以被它照射到的顏色也隨之起相應(yīng)的變化。紅黃類的顏色變得偏藍(lán)、明亮；黃棕類的顏色常常變暗，變臟；藍(lán)綠類的顏色會(huì)變淺、變白；包括本來在暖光中發(fā)悶的黑色，在冷光下也顯得透亮，甚至?xí)l(fā)生淡淡的藍(lán)色。當(dāng)然，現(xiàn)在有些地方還較普遍地使用節(jié)能燈，它們的顏色通常稍顯嚴(yán)肅，色彩的變化則相對(duì)不夠明顯。
所以，在選用有色彩的化妝品時(shí)，要盡可能地顧及到上述問題，多數(shù)要選用不太受影響的色彩。臉上粉底的色彩不要特別白，那樣將會(huì)使膚色失去原有的紅潤(rùn)；頰紅也不要過于明顯，只要稍稍偏紅一點(diǎn)，在日光燈下也會(huì)顯得嬌艷無比；不要追求太前衛(wèi)的色彩，盡可能選用較素的色彩系列，即黑、白、灰、棕的顏色搭配，這樣的化妝，才能使秘書們穿行在光線變化的辦公室中，隨時(shí)保持一種典雅、得體的形象，順利地處理事務(wù)及與他人的關(guān)系，這種平易、干練的外表會(huì)讓你得益匪淺。
★一張干凈、清麗的臉龐，不僅給周圍的人帶來舒目的愉悅，同時(shí)，也給自己帶來自信和清爽的心情
如果自己本身的皮膚很好，固然省去了很多麻煩。但大多數(shù)的白領(lǐng)麗人，因?yàn)榄h(huán)境，心理和生理等各種各樣的原因，皮膚都有這樣那樣的小毛病。這就需要在化妝前多考慮一番，好不要馬上毫不猶豫地用遮瑕的筆、膏之類去遮蓋。要先想想是否可有以不遮蓋它們。其實(shí)輕微的瑕疵并不見得會(huì)礙事，有時(shí)它們不但不會(huì)破壞你原先美麗，相反，還會(huì)使你的臉上多一點(diǎn)小情趣，多一個(gè)吸引人的點(diǎn)。這跟歐美人在化妝的時(shí)候，經(jīng)常特意在臉上點(diǎn)一個(gè)痣以增加一份生動(dòng)效果是一樣的。
★這里還要特別提醒一下我們的白領(lǐng)麗人
有很多人都預(yù)備著一個(gè)小小的手鏡，時(shí)常地拿出來照這照那，因?yàn)樗苁棺约旱暮苋菀椎匕l(fā)現(xiàn)臉上的斑點(diǎn)，并加以修飾?？梢舱沁@個(gè)原因，借助手鏡發(fā)現(xiàn)的缺點(diǎn)使她們心事重重，甚至成了心病。其實(shí)人與人工作接觸時(shí)的距離，通常較近的情況也只有大約一臂左右，甚至更遠(yuǎn)，這個(gè)距離遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于用手鏡觀察自己的距離。自然那些在手鏡中發(fā)現(xiàn)的缺點(diǎn)，別人看起來是很難注意到的，甚至是根本被忽視的。讓秘書們記信，一個(gè)可愛的缺點(diǎn)往往正是表現(xiàn)個(gè)人魅力之所在。
可是假如在這些斑斑點(diǎn)點(diǎn)數(shù)量太多，或顏色太深，形狀太差時(shí)，就真正需要遮蓋了。
這時(shí)，你就需要在上粉底之前，用比粉底色稍淺一點(diǎn)的粉底先行點(diǎn)涂敷蓋，然后再使用粉底，好用具有一定遮蓋力的。上妝時(shí)，要盡可能地用海綿粉撲輕拍，這樣效果更佳，還要注意那些容易忽視的部位，盡量照顧到。例如：發(fā)際周圍、耳朵、脖子等處。涂粉底的目的主要有兩個(gè)：一是使臉色統(tǒng)一、干凈，二是調(diào)整臉形。這就要求：量不要太厚，顏色不要太重，變化了不要太多。因?yàn)樘瘛⑻?、太多，不但很難涂勻，還容易讓人覺得修飾太過，而且會(huì)事與愿違地使原來并不很明顯的皺紋、凹疤等顯得更加突出，甚至使那些本來怕感染的敏感部分受到更多的刺激，產(chǎn)生不良后果。
★女性臉部的皮膚要特別注意清潔和透氣
雖然身處辦公室，可以減少皮膚過多地受陽光照射而帶來的損傷。但辦公室的空調(diào)、電腦以及不夠流通的空氣，一樣會(huì)使皮膚干燥，缺乏彈性和活力，也容易引發(fā)各種皮膚炎癥。還有加班、熬夜、情緒的不穩(wěn)定、化妝品的原因，也會(huì)使皮膚的狀況下降。所以奉勸我們的白領(lǐng)麗人，要經(jīng)常給自己的皮膚透透氣，出出汗，多參加一點(diǎn)體育健身運(yùn)動(dòng)，這樣不但保持了體型，還讓本來積存在皮膚里的不良成分順利地排出來，使皮膚獲得鍛煉，加強(qiáng)它們抵抗疾病和衰老的能力。
★化妝前的準(zhǔn)備
另外，使用化妝品前，一定要清洗好肌膚，并敷上一點(diǎn)護(hù)膚、潤(rùn)膚的化妝品（保溫一類的效果更好）。如果粉底用的不是干濕粉質(zhì)的底色，千萬不要忘記在撲完的底色上，敷一點(diǎn)粉。粉用好了，會(huì)收到意想不到的效果。因其在光線的照射下，有一種漫反射效果，會(huì)使皮膚顯得比上粉前更加光滑、細(xì)膩、干凈，別看只有薄薄的一層，千萬不要忽視它。
★理論總結(jié)
☆秘書成功的重要因素之一就是在與人相處的過程中能掌握一定的技巧從而給人留下美好的印象，達(dá)到增強(qiáng)組織聲望的目的，這也是秘書角色對(duì)上司的價(jià)值所在。
☆秘書職責(zé)范圍廣泛，因?yàn)槊貢巧纤镜乃饺耸聞?wù)的組織者，一定程度上決定了他們與誰會(huì)見、他們與誰講話、什么樣的事務(wù)能引起他們的注意、什么樣的事務(wù)能交給其他人去做。
☆秘書應(yīng)該在上司和其所接觸的各種各樣的人中間起重要的橋梁作用，以保證他們之間的聯(lián)系是高效而富有成果的。
☆秘書是上司的個(gè)人代表，這才是一位秘書關(guān)鍵的角色定位，在這個(gè)角色中秘書應(yīng)該在搞好內(nèi)外聯(lián)系的同時(shí)，給人留下深受歡迎的印象。一位秘書如果沒有深刻領(lǐng)會(huì)其上司工作的角色和目的以及這種角色和目的在組織整體中的作用，那么她就不能把握好自己的工作角色并充分的發(fā)揮作用；而且秘書應(yīng)該清楚地知道她自己在協(xié)助其上司達(dá)到他工作目的的過程中應(yīng)該完成事務(wù)。
☆秘書為了能使自己勝任委派給她的盡量多的工作，她應(yīng)該對(duì)其上司的行為及其工作范圍有充分的了解。她們應(yīng)該能夠作出決定、予以說明，并且能夠在商務(wù)場(chǎng)合代表上司。
☆秘書的角色隨著文字處理設(shè)備的普及，復(fù)制技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)發(fā)生了變化。從普通的意義上講，靜電復(fù)印技術(shù)的發(fā)展使文書工作發(fā)生了革命性的變化。秘書工作中許多例行的耗時(shí)耗力的事情已經(jīng)從傳統(tǒng)的辦公室工作中消失了。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使秘書獲得了迅速利用數(shù)據(jù)信息的機(jī)會(huì)。越來越多的辦公室擁有了交互式文字處理終端、傳真終端以及用于文字、文本和數(shù)據(jù)處理的微處理器，這些都對(duì)當(dāng)今秘書的工作角色有顯著的影響。但是有一點(diǎn)我們相信，不論多么復(fù)雜的設(shè)備和系統(tǒng)都不能代替一位能干的秘書，因?yàn)樗袆?chuàng)造性、合作精神，并能承擔(dān)組織協(xié)調(diào)并能與公眾和其他人積極聯(lián)系的角色。
★理論總結(jié)
秘書的素質(zhì)包括商業(yè)活動(dòng)中所要求的素質(zhì)和個(gè)人品質(zhì)。
☆商業(yè)活動(dòng)中所要求的素質(zhì)：
☆秘書的語言技能：包括高標(biāo)準(zhǔn)的速記、打字等。
☆組織技能：要能妥善組織一切活動(dòng)，使辦公室的工作無論如何都能取得高的效率。
☆效率：要保持工作的高效率，以適應(yīng)上司的節(jié)奏。
☆可靠性：要努力工作，成為上司可信賴的“伙伴”，關(guān)鍵要能堅(jiān)決地執(zhí)行上司的指示，并嚴(yán)守商業(yè)機(jī)密。
☆責(zé)任感：隨時(shí)準(zhǔn)備擔(dān)負(fù)起責(zé)任并接受上司授權(quán)給你的任何工作。
☆謹(jǐn)慎性：對(duì)上司意圖的領(lǐng)會(huì)要謹(jǐn)慎，以防事情出差錯(cuò)。
☆機(jī)智和交際能力：在處理詢問、接電話和接待來訪者時(shí)，需要秘書冷靜并保持機(jī)智；要有一定的交際手段，能與不同身份的人交往，并能與他們合作。
☆忠于職守：這是建立與上司理想關(guān)系中重要的品質(zhì)。
☆對(duì)商業(yè)的興趣：要有讀書看報(bào)的興趣，并養(yǎng)成良好的習(xí)慣，這樣才能獲得相關(guān)領(lǐng)域的新動(dòng)態(tài)，給上司提供更令他滿意的服務(wù)。
☆對(duì)個(gè)人品質(zhì)的要求：
☆創(chuàng)造性：在日常的工作中能對(duì)習(xí)以常見的事務(wù)進(jìn)行創(chuàng)造性的思考，并能提出自己的建議和想法。
☆守時(shí)性：要求必須有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，這樣才能把上司和自己的工作安排好。
☆對(duì)未來需求的預(yù)測(cè)能力：能對(duì)工作中可能的發(fā)展變化作出預(yù)測(cè)，并對(duì)上司的工作安排和計(jì)劃作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
☆良好的外表，整潔的服飾是給人的第一印象。
☆個(gè)性和幽默感也是工作中不可缺少的，能使自己在緊張的工作中保持樂觀。
☆良好的適應(yīng)性并樂于助人：無論何時(shí)，特別是在他人處于困難中要樂于助人，這樣才有助于與周圍的人員建立融洽的關(guān)系；當(dāng)工作時(shí)間、性質(zhì)等發(fā)生改變時(shí)要有很強(qiáng)的適應(yīng)性。
☆禮貌和禮儀：舉止要彬彬有禮，富有同情心；在接聽電話時(shí)說要得體，平易近人；接待來訪者的時(shí)候要有禮貌，懂禮儀。
☆樂觀（尤其在工作壓力比較大的情況下）：要用樂觀的情緒去感染周圍的人，這樣的辦公室群體才是有戰(zhàn)斗力的。
（2）秘書的職責(zé)和限制
★秘書的具體職責(zé)
全面處理機(jī)關(guān)的或公司的行政工作，以減輕政府官員和公司負(fù)責(zé)人較次要的行政事務(wù)及辦公室工作。
能用速記記錄口述。
能用翻譯機(jī)將口述或?qū)?fù)制的記錄信息譯成文字。
處理上司的約會(huì)及提醒其赴約。
接見來辦公室的客人。
接打電話。
處理上司私人重要郵件。
監(jiān)督辦公室其他人員的工作。
整理檔案。
★當(dāng)上司外出的時(shí)候秘書的職責(zé)和限制
秘書這時(shí)候就成了辦公室的“衛(wèi)士”，她要對(duì)下列事務(wù)負(fù)責(zé)：內(nèi)外部的郵件、電話和來訪者。
這個(gè)時(shí)候，秘書應(yīng)該決定哪些事情比較緊急應(yīng)該由經(jīng)理委托人處理、哪些事情在上司授權(quán)的范圍內(nèi)自己處理；哪些事情應(yīng)該等上司回來以后處理。
這些決定要想明智地實(shí)施是要經(jīng)過一番學(xué)習(xí)的，當(dāng)然秘書要切忌：不要越經(jīng)理委托人的權(quán)。
如果秘書對(duì)要采取的行動(dòng)有疑惑則可以咨詢經(jīng)理委托人，秘書在給其提供有關(guān)上司當(dāng)前的商業(yè)事務(wù)的信息時(shí)要注意保密和安全。
如果有必要的話，秘書應(yīng)該知道如何能夠聯(lián)系到上司。
如果上司給辦公室打電話，秘書應(yīng)該提供其所需要信息，并補(bǔ)充采取行動(dòng)。
當(dāng)上司回來的時(shí)候，秘書應(yīng)該把其不在的時(shí)候所發(fā)生的重要事情打印出一份清單。重要的函件副本也應(yīng)該放在文件夾中以備上司查看。
（3）團(tuán)隊(duì)合作和良好的工作習(xí)慣
建立團(tuán)結(jié)合作的工作氛圍：和養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣；在秘書職能的充分發(fā)揮和其工作的出色完成中扮演著重要的角色。
★秘書與他人的關(guān)系
只有組織中和部門與部門之間，管理層與執(zhí)行層之間；管理者與被管理者之間，管理者之間，被管理者之間建立起一種團(tuán)結(jié)合作的關(guān)系，才能使組織充分發(fā)揮其整體效應(yīng)。秘書活動(dòng)必須在一定的組織環(huán)境中進(jìn)行，理想的環(huán)境氛圍，應(yīng)該具有使全體組織成員明確組織目標(biāo)并為之而共同努力的共識(shí)度，具有產(chǎn)生組織凝聚力的互信度，具有足以密切組織各子系統(tǒng)相互關(guān)系的相依度，具有促進(jìn)各子系統(tǒng)不斷發(fā)展的互促度。這樣，全體組織成員才能統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)；才能相互信任，減少內(nèi)耗，形成團(tuán)體合力；才能確立相依互補(bǔ)的關(guān)系，靠組織內(nèi)部的各種聯(lián)系發(fā)揮出自身的佳效應(yīng)；才能在平等的條件下，爭(zhēng)先向上。
☆秘書與上司的關(guān)系：
*秘書和她的上司有一種特殊的關(guān)系，這就是她以“伙伴關(guān)系”和上司一起工作，以達(dá)到他的職務(wù)所要達(dá)到的目標(biāo)。他可能是這個(gè)組織若干總經(jīng)理之一，他也可能要向更高級(jí)的經(jīng)理或董事負(fù)責(zé)。秘書在忠于其上司的同時(shí)，還必須忠于雇用她的那個(gè)公司，在這個(gè)意義上，那個(gè)公司就是整個(gè)的經(jīng)營(yíng)管理部門。因此，秘書應(yīng)該盡自己大能力為這個(gè)公司服務(wù)。上司是經(jīng)營(yíng)管理部門的成員，而他的秘書在和這個(gè)部門的緊密配合中起著重要作用。她必須知道并尊重每個(gè)經(jīng)理的作用，通過她的合作為使這個(gè)組織全面有效、順利地工作作出貢獻(xiàn)。合作對(duì)建立秘書與其上司之間的良好關(guān)系是至關(guān)重要的。
*一位秘書必須取得其上司的信任，以便當(dāng)上司不在辦公室的時(shí)候，能被授權(quán)處理機(jī)密文件和私人文件，例如那些上司必須及時(shí)處理的商業(yè)事務(wù)性材料。
*如果秘書和上司配合默契，那么上司制定工作方針的時(shí)候，使得秘書也能共同擔(dān)負(fù)處理日常事務(wù)的責(zé)任；區(qū)分出業(yè)務(wù)中的必要和不必要；監(jiān)督被指定的合作者和下屬的工作。這樣秘書就能大膽地進(jìn)行創(chuàng)造性的工作，并以此完善公司的總計(jì)劃、制度和方針政策。
☆秘書和組織中其他成員的關(guān)系：
*秘書必須有與其他合作者和睦相處的能力，不管他們的專業(yè)如何。在合作中，秘書必須顯示出自己的忠誠(chéng)、可靠及正確的評(píng)判。當(dāng)與這些合作者一起工
作時(shí)，秘書的目標(biāo)始終是：在了解更多的業(yè)務(wù)情況下，以強(qiáng)的勝任力和簡(jiǎn)單的管理方法來承擔(dān)辦公室里相當(dāng)大量的工作。
*秘書的許多交往都是和其他秘書之間進(jìn)行的。例如，她可能不得不取消或改變一個(gè)約會(huì)或要求緊迫的資料或文件，真誠(chéng)的友好關(guān)系有助于這些接觸取得圓滿的結(jié)果。正是她和同事的關(guān)系中，秘書必須嚴(yán)加警惕，不透露秘密信息。
*在她和各級(jí)工作人員的談話中，秘書應(yīng)該抑制住自己不要加入閑聊，浪
費(fèi)寶貴的辦公時(shí)間。
*秘書人員應(yīng)該通過如下的方式和他們的經(jīng)理主管人員積極協(xié)作和合作：
有禮貌地接受要求；
完整地聽取別人的意見，并不時(shí)予以反饋以表示理解；
預(yù)測(cè)可能發(fā)生的問題并準(zhǔn)備好答案；
提供建議和幫助；
有禮貌地請(qǐng)求他人的協(xié)助；
討論任何有關(guān)工作關(guān)系的困難，并將這些困難準(zhǔn)確迅速地解決或者匯報(bào)；
對(duì)當(dāng)前或者提議的工作系統(tǒng)作出建設(shè)性的批評(píng)。
*在社交中會(huì)見經(jīng)理人員或其他工作人員時(shí)，秘書無論如何也不應(yīng)該談及自己的工作。因?yàn)榘焉虡I(yè)活動(dòng)和私人活動(dòng)分割開來是明智的原則。例如，如果上司聽見了在辦公室之外的場(chǎng)合把商業(yè)事務(wù)泄漏出去，他會(huì)對(duì)她的謹(jǐn)慎行事的能力失去信心。其結(jié)果會(huì)使這種關(guān)系蒙受損失。
*如果秘書有個(gè)人的抱怨，就應(yīng)該遵循雇用合同中所規(guī)定的程序，這將很可能意味著她向上司申訴。如果她選擇向女性的同事或其他經(jīng)理人員發(fā)泄她的不滿情緒，很可能這將無助于問題的解決，而且還會(huì)影響與她的上司的關(guān)系，從而可能產(chǎn)生其他問題。
*許多秘書還負(fù)責(zé)管理其他的雇員。秘書有責(zé)任樹立一個(gè)好榜樣以使她所管理的雇員仿效。在她分配任務(wù)時(shí)，必須明確，這是很要緊的。她必須把各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和她所期望完成的工作期限交代清楚。當(dāng)年輕雇員工作出色時(shí)，應(yīng)該表揚(yáng)他們，以資鼓勵(lì)。另一方面，如工作未達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)，秘書可以用婉轉(zhuǎn)的口氣向年輕雇員指出他們的不足之處，并幫助其改進(jìn)工作。秘書必須認(rèn)識(shí)到，不管年輕雇員的某一項(xiàng)工作做得如何出色，他們還是經(jīng)驗(yàn)不足，需要時(shí)間在分配給他們的工作中熟悉自己的業(yè)務(wù)工作。
*對(duì)新招聘的雇員需要全面地介紹，以便使他明白諸如公司的職能、公司的組織結(jié)構(gòu)及其交往渠道，辦公室規(guī)章和保密規(guī)定；福利、醫(yī)療和急救設(shè)施，各種設(shè)備；申訴不滿情緒的程序和商談的安排；業(yè)務(wù)方面的情況；訓(xùn)練、進(jìn)修和提升的遠(yuǎn)景等問題。介紹的內(nèi)容通常包括到整個(gè)公司走一圈。這樣做能使新雇員了解她的工作情況、目的和整個(gè)公司的狀況，并使他認(rèn)識(shí)到他與他的同事、上司之間的關(guān)系。這將會(huì)使他很快適應(yīng)新的工作環(huán)境，使其工作更為有效。
*秘書與公眾的聯(lián)系。比如與公司生存有密切相關(guān)的顧客或顧主在增強(qiáng)公司的聲望、商譽(yù)與公眾尊重方面有著很大的重要性。良好的關(guān)系可以通過下列方式建立起來：
與外部人員保持有效的工作關(guān)系；
秘書人員應(yīng)該迅速而有禮貌地照顧與公司有關(guān)系的公眾，并及時(shí)確定其需要；
能以清晰的、準(zhǔn)確的、迅速的和友好的方式提供其所要求的信息；
能將不在辦公室人員職責(zé)范圍內(nèi)的要求迅速、準(zhǔn)確地傳遞給組織中相應(yīng)的人員；
穿著和外表要符合公司中已經(jīng)為大家接受的標(biāo)準(zhǔn)。
*秘書還必須與參觀者、應(yīng)約而來的維修人員、郵遞員、上門聯(lián)系業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)員建立良好的關(guān)系。
如果一個(gè)秘書有助于創(chuàng)造并保持一種機(jī)關(guān)內(nèi)部的友好團(tuán)結(jié)的氣氛，如果在工作上能使得公司外部人員對(duì)公司留下良好印象，那么這樣的秘書就能在公司內(nèi)占有一席之地，并能為以后的提升鋪平道路。
★良好的工作習(xí)慣
☆打字要求的是“正確”和“速度”，不但要打得快，而且要打得正確。
速度太慢或常發(fā)生錯(cuò)誤，都會(huì)影響工作，也使上司受不了。
☆速記可以分為中文速記和英文速記，好兩種都能學(xué)好掌握熟練，不管是替中國(guó)上司或外國(guó)上司工作都能得心應(yīng)手。一位資深的女秘書說，速記必須要實(shí)地練習(xí)，適應(yīng)每個(gè)人的口音，才能熟練。
☆檔案管理是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的事，只要稍微學(xué)習(xí)，就可以做得很好。這主要是因?yàn)槊貢４娴馁Y料并不會(huì)很多或很復(fù)雜，所以較容易處理。
☆書信寫作則較困難，需要下很大功夫。中文信不易寫，英文信也不易寫，要能寫好書信，必須有良好的語文基礎(chǔ)。
良好的工作習(xí)慣和熟練的技能，只有靠不斷的練習(xí)才能獲得，才有可能應(yīng)付所有繁重的工作。