作為出口商，在簽訂好外銷合同以后，就要根據(jù)合同規(guī)定，按時(shí)安排貨物裝運(yùn)出口如何順利，準(zhǔn)備全套完整、詳盡的報(bào)關(guān)單據(jù)是關(guān)鍵。
基本的報(bào)關(guān)單據(jù)包括正本商業(yè)發(fā)票(INVOICE)、正本裝箱單(PACKING LIST)、副本合同(也可稱作形式發(fā)票或售貨確認(rèn)書)、報(bào)關(guān)單、副本委托報(bào)關(guān)協(xié)議、正本核銷單。根據(jù)海關(guān)對(duì)出口商品的監(jiān)管條件，還須提供相應(yīng)的證明，如商檢證、出口許可證、熏蒸證等。此外，個(gè)別地區(qū)海關(guān)對(duì)采用信用證結(jié)匯的出口貿(mào)易，還要求提供信用證副本。對(duì)這些單據(jù)的繕制與審核，要從以下幾方兩加以注意：
一、單據(jù)的內(nèi)容必須齊全。
商業(yè)發(fā)票中需要顯示的項(xiàng)目有：發(fā)票號(hào)、合同號(hào)、日期、買方公司名稱、起運(yùn)港、目的港、嘜頭、品名、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等內(nèi)容，各個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容必須相互符合，正本發(fā)票不允許有涂改痕跡，特別是數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)，否責(zé)要加小簽章證明。
裝箱單中，除單價(jià)、總價(jià)不必顯示外，其余各項(xiàng)與發(fā)票相同。另外，還有包裝種類的件數(shù)、毛重、凈重、尺碼(即體積)，同發(fā)票要求一樣，正本單據(jù)不允許涂改。
其它副本單據(jù)，如合同，必需用電腦或打字機(jī)繕制，委托報(bào)關(guān)協(xié)議必須用海關(guān)規(guī)定的格式，可向代報(bào)關(guān)單位索取。
二、單據(jù)的審核。
各種單據(jù)的內(nèi)容必須相互符合，做到單單相符，單證相符，否則會(huì)受到影響。如果單據(jù)未能正常按時(shí)寄到或正本單據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，但急于，‘般情況下，先用傳真件副本代替，由報(bào)關(guān)員“打?！眻?bào)關(guān)，隨后補(bǔ)上正本單據(jù)，不會(huì)影響貨物的按時(shí)裝運(yùn)。
單據(jù)應(yīng)盡早寄至代理報(bào)關(guān)單位，以便整理審核，最晚不遲于集港前兩天寄到，若是拼箱貨物，應(yīng)不遲于集港前3天寄到報(bào)關(guān)單位，因?yàn)槠聪湄浳锏脠?bào)兩次關(guān)。
三、填制報(bào)關(guān)單。
根據(jù)報(bào)關(guān)單的格式，填充必須由貨主提供相應(yīng)的內(nèi)容，數(shù)據(jù)一定要準(zhǔn)確，要與其它各單嚴(yán)格相符，否則很難更改，影響核銷退稅。特別要注意以下幾點(diǎn)：
1．海關(guān)編號(hào)。出口單位必須在出口地海關(guān)注冊(cè)備案并作過(guò)年審，否則不能，十位數(shù)的編碼經(jīng)備案或年審后，方可從海關(guān)電腦管理系統(tǒng)中調(diào)出允許報(bào)關(guān)。
2．成交方式?？砂磳?shí)際的成交方式填寫，但各地海關(guān)對(duì)此項(xiàng)內(nèi)容的要求有所不同，如天津海關(guān)，報(bào)關(guān)單在錄入時(shí)必須顯示FOB價(jià)，所以，從天津港出貨時(shí)，應(yīng)把換算出的FOB價(jià)在報(bào)關(guān)單上注明，或由代理單位，根據(jù)實(shí)際運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)金額，核算標(biāo)明。
3．件數(shù)。按海關(guān)的要求應(yīng)填寫實(shí)際包裝的件數(shù)，例如某產(chǎn)品裝20桶，為了加固，5桶打一個(gè)托盤，共4托，那么填寫此欄目時(shí)應(yīng)填4托。
4．商品編號(hào)。根據(jù)貨物性質(zhì)，相應(yīng)歸入其類別，一定要準(zhǔn)確，與品名相符合。正確的規(guī)類可以查出其對(duì)應(yīng)的監(jiān)管條件，盡早安排各種檢驗(yàn)、檢疫，及有關(guān)證明的申請(qǐng)，貨主不僅要清楚貨物的品質(zhì)、特性，還要熟悉其用途。有一則實(shí)例很能說(shuō)明問(wèn)題，某外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員不了解貨物用途，錯(cuò)將抗生素當(dāng)作飼料添加劑，歸入相應(yīng)商品編碼，等拿到報(bào)關(guān)單申請(qǐng)退稅時(shí)，才發(fā)現(xiàn)歸錯(cuò)類別，以至取得了較低退稅率，與實(shí)際產(chǎn)品應(yīng)得的退稅差別很大，而恰恰商品編碼這一項(xiàng)又屬海關(guān)禁止更改報(bào)關(guān)單的幾項(xiàng)范圍之內(nèi)，使工廠遭受巨大損失。
總之，無(wú)論是貨主，還是代理，都要從報(bào)關(guān)單據(jù)的各個(gè)方面加以重視，以減少和避免過(guò)程中出現(xiàn)不必要的麻煩，加快速度，圓滿完成裝運(yùn)任務(wù)。
基本的報(bào)關(guān)單據(jù)包括正本商業(yè)發(fā)票(INVOICE)、正本裝箱單(PACKING LIST)、副本合同(也可稱作形式發(fā)票或售貨確認(rèn)書)、報(bào)關(guān)單、副本委托報(bào)關(guān)協(xié)議、正本核銷單。根據(jù)海關(guān)對(duì)出口商品的監(jiān)管條件，還須提供相應(yīng)的證明，如商檢證、出口許可證、熏蒸證等。此外，個(gè)別地區(qū)海關(guān)對(duì)采用信用證結(jié)匯的出口貿(mào)易，還要求提供信用證副本。對(duì)這些單據(jù)的繕制與審核，要從以下幾方兩加以注意：
一、單據(jù)的內(nèi)容必須齊全。
商業(yè)發(fā)票中需要顯示的項(xiàng)目有：發(fā)票號(hào)、合同號(hào)、日期、買方公司名稱、起運(yùn)港、目的港、嘜頭、品名、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等內(nèi)容，各個(gè)項(xiàng)目的內(nèi)容必須相互符合，正本發(fā)票不允許有涂改痕跡，特別是數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)，否責(zé)要加小簽章證明。
裝箱單中，除單價(jià)、總價(jià)不必顯示外，其余各項(xiàng)與發(fā)票相同。另外，還有包裝種類的件數(shù)、毛重、凈重、尺碼(即體積)，同發(fā)票要求一樣，正本單據(jù)不允許涂改。
其它副本單據(jù)，如合同，必需用電腦或打字機(jī)繕制，委托報(bào)關(guān)協(xié)議必須用海關(guān)規(guī)定的格式，可向代報(bào)關(guān)單位索取。
二、單據(jù)的審核。
各種單據(jù)的內(nèi)容必須相互符合，做到單單相符，單證相符，否則會(huì)受到影響。如果單據(jù)未能正常按時(shí)寄到或正本單據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，但急于，‘般情況下，先用傳真件副本代替，由報(bào)關(guān)員“打?！眻?bào)關(guān)，隨后補(bǔ)上正本單據(jù)，不會(huì)影響貨物的按時(shí)裝運(yùn)。
單據(jù)應(yīng)盡早寄至代理報(bào)關(guān)單位，以便整理審核，最晚不遲于集港前兩天寄到，若是拼箱貨物，應(yīng)不遲于集港前3天寄到報(bào)關(guān)單位，因?yàn)槠聪湄浳锏脠?bào)兩次關(guān)。
三、填制報(bào)關(guān)單。
根據(jù)報(bào)關(guān)單的格式，填充必須由貨主提供相應(yīng)的內(nèi)容，數(shù)據(jù)一定要準(zhǔn)確，要與其它各單嚴(yán)格相符，否則很難更改，影響核銷退稅。特別要注意以下幾點(diǎn)：
1．海關(guān)編號(hào)。出口單位必須在出口地海關(guān)注冊(cè)備案并作過(guò)年審，否則不能，十位數(shù)的編碼經(jīng)備案或年審后，方可從海關(guān)電腦管理系統(tǒng)中調(diào)出允許報(bào)關(guān)。
2．成交方式?？砂磳?shí)際的成交方式填寫，但各地海關(guān)對(duì)此項(xiàng)內(nèi)容的要求有所不同，如天津海關(guān)，報(bào)關(guān)單在錄入時(shí)必須顯示FOB價(jià)，所以，從天津港出貨時(shí)，應(yīng)把換算出的FOB價(jià)在報(bào)關(guān)單上注明，或由代理單位，根據(jù)實(shí)際運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)金額，核算標(biāo)明。
3．件數(shù)。按海關(guān)的要求應(yīng)填寫實(shí)際包裝的件數(shù)，例如某產(chǎn)品裝20桶，為了加固，5桶打一個(gè)托盤，共4托，那么填寫此欄目時(shí)應(yīng)填4托。
4．商品編號(hào)。根據(jù)貨物性質(zhì)，相應(yīng)歸入其類別，一定要準(zhǔn)確，與品名相符合。正確的規(guī)類可以查出其對(duì)應(yīng)的監(jiān)管條件，盡早安排各種檢驗(yàn)、檢疫，及有關(guān)證明的申請(qǐng)，貨主不僅要清楚貨物的品質(zhì)、特性，還要熟悉其用途。有一則實(shí)例很能說(shuō)明問(wèn)題，某外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員不了解貨物用途，錯(cuò)將抗生素當(dāng)作飼料添加劑，歸入相應(yīng)商品編碼，等拿到報(bào)關(guān)單申請(qǐng)退稅時(shí)，才發(fā)現(xiàn)歸錯(cuò)類別，以至取得了較低退稅率，與實(shí)際產(chǎn)品應(yīng)得的退稅差別很大，而恰恰商品編碼這一項(xiàng)又屬海關(guān)禁止更改報(bào)關(guān)單的幾項(xiàng)范圍之內(nèi)，使工廠遭受巨大損失。
總之，無(wú)論是貨主，還是代理，都要從報(bào)關(guān)單據(jù)的各個(gè)方面加以重視，以減少和避免過(guò)程中出現(xiàn)不必要的麻煩，加快速度，圓滿完成裝運(yùn)任務(wù)。