一個通用數(shù)據(jù)庫任務會將記錄從一個表歸檔到另一個表。如果您希望從原始表中刪除不必要的記錄以減小表的大小，但是將來可能會參考這些記錄，那么您可以歸檔記錄（而不是刪除記錄）。要在 Microsoft® Access 數(shù)據(jù)庫中歸檔記錄，請用宏來運行查詢，將記錄從一個表移到另一個表。
     注意:以下過程使用的是羅斯文示例數(shù)據(jù)庫中的示例。羅斯文示例數(shù)據(jù)庫的默認位置是 Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples 文件夾。如果您的 Samples 文件夾中沒有 Northwind.mdb 文件，或者您需要有關打開羅斯文的詳細信息，請在 Office 助手或“幫助”窗口的“應答向?qū)А边x項卡中輸入“打開羅斯文示例數(shù)據(jù)庫”，然后單擊“搜索”。
    定期將記錄從一個表歸檔到另一個表
     1、使用“復制”和“粘貼”命令，將要歸檔的表復制到新表中。僅復制結(jié)構(gòu)，不復制數(shù)據(jù)。
    例如，將“產(chǎn)品”表的結(jié)構(gòu)復制到名稱為“產(chǎn)品歸檔”的新表中。
     2、創(chuàng)建一個查詢，使其包含“產(chǎn)品”表中所有的字段，并將記錄附加到“產(chǎn)品歸檔”表中。設置條件來指定要歸檔的記錄的子集。
    例如，創(chuàng)建一個名為“產(chǎn)品附加”的附加查詢，通過將“中止”字段的“條件”單元格設置為 -1，就可以僅向“產(chǎn)品歸檔”表中附加中止的條目。
     提示:如果每次歸檔的條件都會發(fā)生變化，那么您可以創(chuàng)建一個帶有提示參數(shù)的附加查詢，這樣在每次運行查詢時就可以輸入不同的條件。
     3、創(chuàng)建一個刪除查詢，此查詢的條件與步驟 2 中為附加查詢指定的條件相同。您將使用此查詢從“產(chǎn)品”表中刪除在步驟 2 中附加的記錄。
     例如，創(chuàng)建一個“產(chǎn)品刪除”刪除查詢，此查詢的條件與“產(chǎn)品附加”附加查詢所指定的條件相同。
     注意:如果您創(chuàng)建一個提示輸入?yún)?shù)的附加查詢，那么您應該也創(chuàng)建一個提示輸入相同參數(shù)的刪除查詢，并且對每次運行查詢出現(xiàn)的參數(shù)提示，要確保輸入相同的值。
     4、創(chuàng)建一個宏，使其先運行附加查詢，然后運行刪除查詢。
     例如，創(chuàng)建一個名為“產(chǎn)品附加記錄”的宏，在宏的第一行用 OpenQuery 操作來運行附加查詢，在宏的第二行用 OpenQuery 操作來運行刪除查詢。
     5、每次您要歸檔記錄時，請運行“產(chǎn)品附加記錄”宏。