文書工作和檔案工作是一件事物兩個階段的產(chǎn)物，檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的，沒有文書工作，檔案工作就無從談起。因此， 文書工作規(guī)范化是保證檔案工作高質(zhì)、優(yōu)效的重要因素。但是，從文書立卷歸檔和檔案利用工作看，文書工作規(guī)范化仍然存在不可忽視的問題，必須引起各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大秘書人員的重視，采取措施認真解決。
一、書寫不規(guī)范。
書寫不規(guī)范的問題，不僅僅是辦文人員不注意，而且許多領(lǐng)導(dǎo)同志也不注意。主要體現(xiàn)在：
一是文件格式不完整，缺日期、少作者、 標(biāo)題反映不出文件的內(nèi)容。這類問題多半是一些領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，未標(biāo)明日期，有的還看不出是什么地方、什么場合講話，有的重要文章不知發(fā)表在何報何刊上。文件反映不出內(nèi)容，大多是××單位關(guān)于宣傳學(xué)習(xí)貫徹××字號文件的通知，還有的單位，干脆不寫內(nèi)容，僅寫一個“通知”。還有主題詞不確切，主要是有的單位只看文件標(biāo)題標(biāo)主題詞，這樣標(biāo)出的主題詞反映不了文件的全部內(nèi)容，給查閱利用帶來困難。
二是在批注、修改文件時將字寫在左邊，不留裝訂線。有的甚至“有空子就鉆”，一張紙從上到下，從左到右，正面反面寫得滿滿的，連編頁號的位置都不留。
三是使用鉛筆、圓珠筆加注、修改；歸檔用噴墨式、針式打印稿。
四是使用復(fù)寫紙、熱敏紙，且紙張大小規(guī)格不一。按照《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》的要求，公文用紙幅面規(guī)格應(yīng)采用16開型(長260毫米、寬184毫米)，或采用國際標(biāo)準A4型(長297毫米、寬210毫米)，可是小于或大于這種標(biāo)準紙張印制的文件檔案里隨處可見。
由于書寫不規(guī)范，導(dǎo)致浪費時間、人力、物力。文件無時間，需要考證；字跡不耐久，產(chǎn)生油滲或消失，需要搶救；紙張大小不一需要加工；無標(biāo)題或主題詞不確切需重擬或重標(biāo)。我們算了一筆帳，只因文件紙張不規(guī)范、不留裝訂紙，就給文書立卷工作帶來很多麻煩。不符合規(guī)格的紙，小的貼邊，大的要折齊，為防止霉變，還要專門熬制去葡萄糖的漿糊，裁剪貼邊用紙，有的單位光花在這方面的人力，一年就要一人干一個多月。不僅如此，由于文件貼邊，增加案卷的厚度，如一個單位一年為此增加2個卷(實際有的單位還不止)，試想全國一年下來要增加多少個卷，又將增加多少人、增加多大的藏地呢?再說，由于裱糊加工出來的，不可能那么規(guī)范，因而也就使得案卷不整齊、不美觀。
二、歸檔不齊。
一個比較大的單位一般有文書檔案、會計檔案、人事檔案，還有基建沒備檔案、音、照片等檔案，隨著辦公現(xiàn)代化的實現(xiàn)，還有光盤、磁盤等。人們往往重視人事、文書、會計檔案。從過去的工作看，從檔案中發(fā)現(xiàn)文書檔案中缺少黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人和上級部門領(lǐng)導(dǎo)到基層視察工作形成的材料；還有本單位領(lǐng)導(dǎo)下基層調(diào)查研究、考察工作形成的材料和領(lǐng)導(dǎo)親筆起草或以領(lǐng)導(dǎo)個人名義發(fā)表的重要文章等。還有一些內(nèi)部材料，如少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)召開小型會議研究決定了重要問題，卻沒有任何文字根據(jù)；還有只歸文字不歸音像、照片等，如領(lǐng)導(dǎo)考察、調(diào)查研究有照片、錄音等，照片往往洗印出來就送給領(lǐng)導(dǎo)而忘記歸檔；基建檔案中缺少審批手續(xù)、圖紙等。
由于歸檔不齊，不利提供利用。有時利用者查不到需要的檔案，只好去找當(dāng)事人，找來找去，花錢又費力，還是解決不了問題。有的機關(guān)基建設(shè)備檔案不齊，如缺少管道圖紙，在進行基建維修時，只好盲目亂挖，以至險些造成事故，甚至造成事故。
關(guān)于實現(xiàn)辦公自動化后的文書工作規(guī)地化問題，許多機關(guān)單位未列入議事日程，從檔案管理角度看，目前發(fā)現(xiàn)有光盤、磁盤小身的質(zhì)量問題，如霉、變、假冒偽劣品等。還有存入光盤、磁盤上的文件內(nèi)容問題，有不標(biāo)明文件題名，造成后來檢索不出文件。對現(xiàn)代化設(shè)備本身的管理也不夠，有的單位何時購微機、何時保養(yǎng)和維修、維修的原因、他用什么程序都沒有記載，這給今后的聯(lián)網(wǎng)工作帶來困難，造成新的麻煩，也對文書工作規(guī)范化造成新的不利影響。
三、文件材料歸檔不及時。
《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定文件材料歸檔按《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定執(zhí)行，即：“機關(guān)文書部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案?！睆膱?zhí)行情況看，常有不按規(guī)定辦的情況發(fā)生，有的單位文書部門交出已經(jīng)過去好幾年的零散的重要文件材料；由于不按時歸檔，造成檔案室的同志返工拆卷，重新整理，修改案卷、卷內(nèi)文件目錄，浪費人力和物力，又影響檔案利用。
產(chǎn)生上述問題的主要原因：
一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。一方面，負責(zé)文書工作的領(lǐng)導(dǎo)，他既是領(lǐng)導(dǎo)又是工作人員，領(lǐng)導(dǎo)本身就產(chǎn)生一些文書，領(lǐng)導(dǎo)不按規(guī)定辦，下面的工作人員又不便對領(lǐng)導(dǎo)提出要求。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任督促檢查文書規(guī)范化問題，但沒有認真履行其職責(zé)。
二是機關(guān)文書人員對檔案工作了解不夠。從事文書工作的同志對《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》的學(xué)習(xí)是認真的，但在執(zhí)行中偏重于文字及內(nèi)容的規(guī)范，而忽視了檔案工作對文書立卷的要求。如：有的同志認為，黨委常委會議記錄等非常重要的文件，只要保存二三年就行了。這是因不了解文件材料的歸檔范圍和保管期限所致。另外，還有一些辦文的同志認為，文書立卷工作是檔案部門的事，不是自己的職責(zé)范圍，違背了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中關(guān)于堅持文書處理部門立卷的要求，所以，有的同志只圖個人方利用，將自己辦理的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料留下來，沒有考慮到這樣做將給檔案工作增添很多麻煩。
三是檔案部門指導(dǎo)不力?！稒C關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，機關(guān)檔案部門要對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。有的單位檔案部門強調(diào)文書處理部門立卷，放棄指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)檔案中存在不規(guī)范的問題不及時反饋，予以糾正。加上文書立卷人員更換頻繁，業(yè)務(wù)不熟，使得文書工作不規(guī)范的問題一直影響著檔案工作順利進行。
從檔案工作中發(fā)現(xiàn)文書工作確實存在不夠規(guī)范的問題，如何加以解決，我們認為要從以下四個方面來進行：
一、加強領(lǐng)導(dǎo)。任何工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書工作規(guī)范化更是如此。一是領(lǐng)導(dǎo)參加會議、辦理事務(wù)、解決各種問題形成的重要文件材料，這些文件材料反映了一個單位的主要職能，也是一個單位檔案工作的重點，需要領(lǐng)導(dǎo)同志帶頭來規(guī)范。這部分文件材料規(guī)范了，可以說這個單位文書工作規(guī)范化的重點解決了。二是領(lǐng)導(dǎo)加強督促檢查，及時總結(jié)經(jīng)驗，對先進的進行推廣，存在問題及時糾正。為了確保歸檔材料的齊全，領(lǐng)導(dǎo)在安排布置工作的同時，要布置文件材料(包括音像、照片)的歸檔工作。比如召開重要會議，決定的重要事項，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)要求文書人員作出記錄和紀要，如若不規(guī)范，呈送領(lǐng)導(dǎo)審批時，要指出并糾正。三是領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心文書人員素質(zhì)的提高。要創(chuàng)造條件，給予學(xué)習(xí)的機會，提高文書人員的工作水平，從根本上解決文書工作規(guī)范化問題。
二、堅持執(zhí)行制度。要實現(xiàn)文書工作規(guī)范化，必須做到“有規(guī)矩、懂規(guī)矩、守規(guī)矩”。我們認為，現(xiàn)在，黨和國家對文書工作和檔案工作已制訂了許多規(guī)定，中央辦公廳已制定并印發(fā)《中國共產(chǎn)黨公文處理條例》和《機關(guān)檔案工作條例》，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局也制定了《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，這些法律、條例的制定，說明文書工作規(guī)范化已經(jīng)有規(guī)可循，關(guān)鍵是落實，也就是說不但要有規(guī)矩，而且應(yīng)該懂規(guī)矩、守規(guī)矩，克服隨心所欲的習(xí)慣，培養(yǎng)一種嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。
三、開展評比競賽。開展評比競賽是一種推動工作的有效方法。為了實現(xiàn)文書工作規(guī)范化，適當(dāng)開展檢查評比工作是非常必要的。機關(guān)單位的文書部門可以根據(jù)有關(guān)規(guī)定，聯(lián)系實際，制定出文書工作或文書立卷工作競賽方案，依據(jù)一定的規(guī)則，制定評分標(biāo)準，通過檢查、競賽、評比。評出先進，給予通報表彰，并給予適當(dāng)物資獎勵。運用檢查評比的好處在于，可以互通情況、交流經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)不足，激勵先進，促進后進，達到促進文書工作規(guī)范化的目的。
四、組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。秘書部門的工作質(zhì)量和效率取決于其工作人員的素質(zhì)高低，一名秘書工作者受教育的多少、深淺，直接影響其業(yè)務(wù)水平的高低。特別是機關(guān)實現(xiàn)辦公自動化后文書工作的手段、工作方式、方法都隨之而改變，要適應(yīng)這種變化，文書人員就必須不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。我們認為，機關(guān)單位秘書部門應(yīng)根據(jù)自己的實際情況、文書人員的素質(zhì)狀況，區(qū)別不同情況，組織學(xué)習(xí)，可以進行脫產(chǎn)或不脫產(chǎn)的短期培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，這有利于全面提高秘書人員素質(zhì)。也可以進行業(yè)務(wù)研討，干中學(xué)，邊干邊學(xué)，在實踐中提高秘書人員的水平。對于大多數(shù)秘書人員來說，主要是自學(xué)。總之，采取多種形式抓業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，從根本上解決文書工作規(guī)范化的問題，從而促進檔案工作的發(fā)展。
一、書寫不規(guī)范。
書寫不規(guī)范的問題，不僅僅是辦文人員不注意，而且許多領(lǐng)導(dǎo)同志也不注意。主要體現(xiàn)在：
一是文件格式不完整，缺日期、少作者、 標(biāo)題反映不出文件的內(nèi)容。這類問題多半是一些領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，未標(biāo)明日期，有的還看不出是什么地方、什么場合講話，有的重要文章不知發(fā)表在何報何刊上。文件反映不出內(nèi)容，大多是××單位關(guān)于宣傳學(xué)習(xí)貫徹××字號文件的通知，還有的單位，干脆不寫內(nèi)容，僅寫一個“通知”。還有主題詞不確切，主要是有的單位只看文件標(biāo)題標(biāo)主題詞，這樣標(biāo)出的主題詞反映不了文件的全部內(nèi)容，給查閱利用帶來困難。
二是在批注、修改文件時將字寫在左邊，不留裝訂線。有的甚至“有空子就鉆”，一張紙從上到下，從左到右，正面反面寫得滿滿的，連編頁號的位置都不留。
三是使用鉛筆、圓珠筆加注、修改；歸檔用噴墨式、針式打印稿。
四是使用復(fù)寫紙、熱敏紙，且紙張大小規(guī)格不一。按照《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》的要求，公文用紙幅面規(guī)格應(yīng)采用16開型(長260毫米、寬184毫米)，或采用國際標(biāo)準A4型(長297毫米、寬210毫米)，可是小于或大于這種標(biāo)準紙張印制的文件檔案里隨處可見。
由于書寫不規(guī)范，導(dǎo)致浪費時間、人力、物力。文件無時間，需要考證；字跡不耐久，產(chǎn)生油滲或消失，需要搶救；紙張大小不一需要加工；無標(biāo)題或主題詞不確切需重擬或重標(biāo)。我們算了一筆帳，只因文件紙張不規(guī)范、不留裝訂紙，就給文書立卷工作帶來很多麻煩。不符合規(guī)格的紙，小的貼邊，大的要折齊，為防止霉變，還要專門熬制去葡萄糖的漿糊，裁剪貼邊用紙，有的單位光花在這方面的人力，一年就要一人干一個多月。不僅如此，由于文件貼邊，增加案卷的厚度，如一個單位一年為此增加2個卷(實際有的單位還不止)，試想全國一年下來要增加多少個卷，又將增加多少人、增加多大的藏地呢?再說，由于裱糊加工出來的，不可能那么規(guī)范，因而也就使得案卷不整齊、不美觀。
二、歸檔不齊。
一個比較大的單位一般有文書檔案、會計檔案、人事檔案，還有基建沒備檔案、音、照片等檔案，隨著辦公現(xiàn)代化的實現(xiàn)，還有光盤、磁盤等。人們往往重視人事、文書、會計檔案。從過去的工作看，從檔案中發(fā)現(xiàn)文書檔案中缺少黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人和上級部門領(lǐng)導(dǎo)到基層視察工作形成的材料；還有本單位領(lǐng)導(dǎo)下基層調(diào)查研究、考察工作形成的材料和領(lǐng)導(dǎo)親筆起草或以領(lǐng)導(dǎo)個人名義發(fā)表的重要文章等。還有一些內(nèi)部材料，如少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)召開小型會議研究決定了重要問題，卻沒有任何文字根據(jù)；還有只歸文字不歸音像、照片等，如領(lǐng)導(dǎo)考察、調(diào)查研究有照片、錄音等，照片往往洗印出來就送給領(lǐng)導(dǎo)而忘記歸檔；基建檔案中缺少審批手續(xù)、圖紙等。
由于歸檔不齊，不利提供利用。有時利用者查不到需要的檔案，只好去找當(dāng)事人，找來找去，花錢又費力，還是解決不了問題。有的機關(guān)基建設(shè)備檔案不齊，如缺少管道圖紙，在進行基建維修時，只好盲目亂挖，以至險些造成事故，甚至造成事故。
關(guān)于實現(xiàn)辦公自動化后的文書工作規(guī)地化問題，許多機關(guān)單位未列入議事日程，從檔案管理角度看，目前發(fā)現(xiàn)有光盤、磁盤小身的質(zhì)量問題，如霉、變、假冒偽劣品等。還有存入光盤、磁盤上的文件內(nèi)容問題，有不標(biāo)明文件題名，造成后來檢索不出文件。對現(xiàn)代化設(shè)備本身的管理也不夠，有的單位何時購微機、何時保養(yǎng)和維修、維修的原因、他用什么程序都沒有記載，這給今后的聯(lián)網(wǎng)工作帶來困難，造成新的麻煩，也對文書工作規(guī)范化造成新的不利影響。
三、文件材料歸檔不及時。
《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定文件材料歸檔按《機關(guān)檔案工作條例》規(guī)定執(zhí)行，即：“機關(guān)文書部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案?！睆膱?zhí)行情況看，常有不按規(guī)定辦的情況發(fā)生，有的單位文書部門交出已經(jīng)過去好幾年的零散的重要文件材料；由于不按時歸檔，造成檔案室的同志返工拆卷，重新整理，修改案卷、卷內(nèi)文件目錄，浪費人力和物力，又影響檔案利用。
產(chǎn)生上述問題的主要原因：
一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。一方面，負責(zé)文書工作的領(lǐng)導(dǎo)，他既是領(lǐng)導(dǎo)又是工作人員，領(lǐng)導(dǎo)本身就產(chǎn)生一些文書，領(lǐng)導(dǎo)不按規(guī)定辦，下面的工作人員又不便對領(lǐng)導(dǎo)提出要求。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任督促檢查文書規(guī)范化問題，但沒有認真履行其職責(zé)。
二是機關(guān)文書人員對檔案工作了解不夠。從事文書工作的同志對《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》的學(xué)習(xí)是認真的，但在執(zhí)行中偏重于文字及內(nèi)容的規(guī)范，而忽視了檔案工作對文書立卷的要求。如：有的同志認為，黨委常委會議記錄等非常重要的文件，只要保存二三年就行了。這是因不了解文件材料的歸檔范圍和保管期限所致。另外，還有一些辦文的同志認為，文書立卷工作是檔案部門的事，不是自己的職責(zé)范圍，違背了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中關(guān)于堅持文書處理部門立卷的要求，所以，有的同志只圖個人方利用，將自己辦理的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料留下來，沒有考慮到這樣做將給檔案工作增添很多麻煩。
三是檔案部門指導(dǎo)不力?！稒C關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，機關(guān)檔案部門要對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。有的單位檔案部門強調(diào)文書處理部門立卷，放棄指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)檔案中存在不規(guī)范的問題不及時反饋，予以糾正。加上文書立卷人員更換頻繁，業(yè)務(wù)不熟，使得文書工作不規(guī)范的問題一直影響著檔案工作順利進行。
從檔案工作中發(fā)現(xiàn)文書工作確實存在不夠規(guī)范的問題，如何加以解決，我們認為要從以下四個方面來進行：
一、加強領(lǐng)導(dǎo)。任何工作都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書工作規(guī)范化更是如此。一是領(lǐng)導(dǎo)參加會議、辦理事務(wù)、解決各種問題形成的重要文件材料，這些文件材料反映了一個單位的主要職能，也是一個單位檔案工作的重點，需要領(lǐng)導(dǎo)同志帶頭來規(guī)范。這部分文件材料規(guī)范了，可以說這個單位文書工作規(guī)范化的重點解決了。二是領(lǐng)導(dǎo)加強督促檢查，及時總結(jié)經(jīng)驗，對先進的進行推廣，存在問題及時糾正。為了確保歸檔材料的齊全，領(lǐng)導(dǎo)在安排布置工作的同時，要布置文件材料(包括音像、照片)的歸檔工作。比如召開重要會議，決定的重要事項，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)要求文書人員作出記錄和紀要，如若不規(guī)范，呈送領(lǐng)導(dǎo)審批時，要指出并糾正。三是領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心文書人員素質(zhì)的提高。要創(chuàng)造條件，給予學(xué)習(xí)的機會，提高文書人員的工作水平，從根本上解決文書工作規(guī)范化問題。
二、堅持執(zhí)行制度。要實現(xiàn)文書工作規(guī)范化，必須做到“有規(guī)矩、懂規(guī)矩、守規(guī)矩”。我們認為，現(xiàn)在，黨和國家對文書工作和檔案工作已制訂了許多規(guī)定，中央辦公廳已制定并印發(fā)《中國共產(chǎn)黨公文處理條例》和《機關(guān)檔案工作條例》，國家頒布了《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局也制定了《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，這些法律、條例的制定，說明文書工作規(guī)范化已經(jīng)有規(guī)可循，關(guān)鍵是落實，也就是說不但要有規(guī)矩，而且應(yīng)該懂規(guī)矩、守規(guī)矩，克服隨心所欲的習(xí)慣，培養(yǎng)一種嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。
三、開展評比競賽。開展評比競賽是一種推動工作的有效方法。為了實現(xiàn)文書工作規(guī)范化，適當(dāng)開展檢查評比工作是非常必要的。機關(guān)單位的文書部門可以根據(jù)有關(guān)規(guī)定，聯(lián)系實際，制定出文書工作或文書立卷工作競賽方案，依據(jù)一定的規(guī)則，制定評分標(biāo)準，通過檢查、競賽、評比。評出先進，給予通報表彰，并給予適當(dāng)物資獎勵。運用檢查評比的好處在于，可以互通情況、交流經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)不足，激勵先進，促進后進，達到促進文書工作規(guī)范化的目的。
四、組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。秘書部門的工作質(zhì)量和效率取決于其工作人員的素質(zhì)高低，一名秘書工作者受教育的多少、深淺，直接影響其業(yè)務(wù)水平的高低。特別是機關(guān)實現(xiàn)辦公自動化后文書工作的手段、工作方式、方法都隨之而改變，要適應(yīng)這種變化，文書人員就必須不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)。我們認為，機關(guān)單位秘書部門應(yīng)根據(jù)自己的實際情況、文書人員的素質(zhì)狀況，區(qū)別不同情況，組織學(xué)習(xí)，可以進行脫產(chǎn)或不脫產(chǎn)的短期培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，這有利于全面提高秘書人員素質(zhì)。也可以進行業(yè)務(wù)研討，干中學(xué)，邊干邊學(xué)，在實踐中提高秘書人員的水平。對于大多數(shù)秘書人員來說，主要是自學(xué)。總之，采取多種形式抓業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，從根本上解決文書工作規(guī)范化的問題，從而促進檔案工作的發(fā)展。