酒店隨購隨用的入廚原料及成品采購業(yè)務(wù)（以下簡稱“隨采業(yè)務(wù)”）是保證供應(yīng)滿足需要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在餐飲成本構(gòu)成中處于舉足輕重的地位。由于受供應(yīng)單位多、規(guī)格品種雜、供方缺乏規(guī)范的票據(jù)等因素的制約，極易產(chǎn)生“跑、冒、滴、漏”現(xiàn)象和滋生腐敗行為，故對該環(huán)節(jié)的內(nèi)控系統(tǒng)評價成為酒店業(yè)內(nèi)審的重中之重。
一、 隨采業(yè)務(wù)流程
隨采業(yè)務(wù)主要由采購部門負責(zé)，并涉及財務(wù)、廚房等部門。一般包括如下幾個程序和手續(xù)：
1、 各廚房根據(jù)餐飲定單和預(yù)計客源狀況，在每日下午提供次日“請購計劃”報采購部門。
2、 由采購、餐飲、效能監(jiān)察等部門的有關(guān)人員組成比價小組，負責(zé)考察市場、篩選新客戶、評價老客戶，并擇優(yōu)選擇一部分新老客戶作為材料采購的候選供貨商。
3、 將注明候選供貨商地址、聯(lián)系方式的“候選供貨商名錄”報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督部門，經(jīng)綜合分析后確定供貨商。
4、 采購部門根據(jù) “請購計劃”在授權(quán)范圍內(nèi)與供貨商簽定“購貨合同”或制作“采購定單”，以列明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間等內(nèi)容，交驗貨室作為驗貨依據(jù)。因生產(chǎn)急需的臨時性的采購，需經(jīng)主管人員批準。
5、 由采購、餐飲等部門人員組成的驗貨小組，按“供貨合同”或“采購定單”內(nèi)容負責(zé)對供應(yīng)商提供的商品進行檢驗過磅后據(jù)實填制“商品驗收單”，分別由在場責(zé)任人員簽字認可。驗貨室需對缺貨、缺量、等級不符等情況予以造冊登記，以考核供貨商信譽情況。
6、 “商品驗收單——結(jié)算聯(lián)”隨貨入廚或入庫后，由廚房責(zé)任人員或倉庫保管員復(fù)磅或點驗后簽字認可。
7、 “商品驗收單——財務(wù)掛賬聯(lián)”送財務(wù)部門記賬，并作為核算各廚房經(jīng)營成本的依據(jù)。
8、 在約定的結(jié)算時間內(nèi)，供貨商持簽字手續(xù)完備的“商品驗收單——結(jié)算聯(lián)”到酒店辦理貨款結(jié)算手續(xù)。
以上程序，基本反映了酒店即時材料采購業(yè)務(wù)的處理過程，但由于企業(yè)規(guī)模不同，會計制度設(shè)計各異，具體到每一個企業(yè)不一定與上述程序完全吻合。
二、 隨采業(yè)務(wù)控制目標及措施
（一） 隨采業(yè)務(wù)控制目標
按照材料實體和價值轉(zhuǎn)移的特點以及它在經(jīng)營過程中的作用、對采購業(yè)務(wù)的要求，其控制目標有如下幾個方面：
1、 保證材料采購業(yè)務(wù)合法有效。包含緊急請購在內(nèi)的所有材料采購業(yè)務(wù)的發(fā)生必須經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)或批準后才能執(zhí)行。采購人員必須與原定供貨商進行協(xié)商定貨。未經(jīng)授權(quán)或批準的不得進行采購。
2、 保證材料采購經(jīng)濟合理。所采購材料必須是企業(yè)所必須的，質(zhì)量達標、批量合理、價格公道，沒有超儲積壓和供應(yīng)斷檔情況發(fā)生。
3、 保證采購成本正確無誤。如實反映材料采購資金的動態(tài)，正確計算材料采購成本和費用。對非送貨方式所采購的產(chǎn)品，要正確地劃分采購費用與管理費用的界限，使材料采購成本能反映材料的實際價值。
4、 保證采購業(yè)務(wù)會計資料真實可靠。要求每一項采購業(yè)務(wù)都必須得到反映。使核算資料能真實地反映采購業(yè)務(wù)的來源、單價、質(zhì)量、金額、費用等實際情況。
5、 保證材料實物安全可靠。保證采購的材料實物數(shù)量充足，規(guī)格質(zhì)量符合規(guī)定，沒有丟失短缺、虛報冒領(lǐng)和腐爛變質(zhì)現(xiàn)象發(fā)生。
（二） 隨采業(yè)務(wù)的控制點和控制措施
根據(jù)酒店材料采購發(fā)生頻繁、業(yè)務(wù)量大、品種雜亂的特點，為了保證上述控制目標實現(xiàn)，酒店應(yīng)建立以“商品驗收入庫單”、“信息反饋單”為主要載體的內(nèi)部控制系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置如下幾個控制點，并采取相應(yīng)的控制措施。
1、 審批。采購部門匯總各廚房當日“請購計劃”編制即時“采購定單”。臨時急需的材料還需提出臨時性的采購申請。企業(yè)主管人員應(yīng)從經(jīng)濟合理性和可行性角度及時審查這些文件。簽批后表明已授權(quán)采購部門可以在申請范圍內(nèi)組織采購。這可以保證所有在申請范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)的發(fā)生都能得到適當?shù)氖跈?quán)和批準，有利于保證材料采購的經(jīng)濟合理性。
2、 比價。比價采購小組對采購計劃所列材料進行市場詢價。將詢價單位、品種、規(guī)格、單價、供貨量、優(yōu)惠服務(wù)措施等形成“詢價情況一覽表”，從中篩選供貨單位，提請領(lǐng)導(dǎo)組織確定最終供貨單位，由參與人員會簽后作為簽訂合同的依據(jù)。
3、 定購。采購部門根據(jù)批準的采購計劃與供貨方簽訂“供貨合同”或向供貨單位提出供貨邀約，達成協(xié)議，形成“采購定單”。
4、 驗貨。驗貨室接到貨物后，應(yīng)先與采購部門轉(zhuǎn)來的“供貨合同”或“采購定單”核對，無誤后評驗質(zhì)量、過磅計量，并分別供貨單位、接貨部門編制“商品驗收單”，由參驗人員會簽認可，防止營私舞弊行為的發(fā)生。
5、 復(fù)驗。使用部門接到貨物及隨貨轉(zhuǎn)來的“商品驗收單”后，要照單復(fù)驗商品的質(zhì)量和數(shù)量。如有不符，應(yīng)要求驗貨室立即查明原因，改正“商品驗收單”所列內(nèi)容，并填制“入廚材料信息反饋單”交規(guī)定的監(jiān)督部門。完成以上程序后，使用部門在“商品驗收單”上簽字，并將“結(jié)算聯(lián)”交供貨商，以作為以后結(jié)算貨款的依據(jù)。
6、 掛賬。采購部門接到驗貨室轉(zhuǎn)來的“商品驗收單——掛賬聯(lián)”時，應(yīng)根據(jù)定貨合同、采購定單逐一檢查所列供貨單位、品種、規(guī)格、單價等內(nèi)容后簽署意見并轉(zhuǎn)到財務(wù)部門記賬。這是保證材料采購有效性和合理性的重要環(huán)節(jié)。
7、 審核。財務(wù)主管人員審查采購部門轉(zhuǎn)來 的“商品驗收單——結(jié)算聯(lián)”，檢查其內(nèi)容是否與掛賬內(nèi)容相符，有關(guān)簽批手續(xù)是否已經(jīng)履行。最終確認這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)的有效性、真實性、完整性。
8、 記賬。會計人員根據(jù)經(jīng)審核的“商品驗收單"編制記賬憑證,及時登記有關(guān)賬簿,正確核算經(jīng)營成本,妥善保管會計憑證,以便對材料采購業(yè)務(wù)進行檢查。
三 、隨采業(yè)務(wù)審計重點
通過對被審單位內(nèi)部控制系統(tǒng)評價，確定了薄弱環(huán)節(jié)和失控點后，應(yīng)根據(jù)采購業(yè)務(wù)發(fā)生錯弊的可能性，從以下幾個方面進行重點審計：
1、 材料采購是否按已審查的“采購合同”或“采購定單”進行。有無盲目采購或延時采購造成超儲積壓、腐爛變質(zhì)或供應(yīng)脫檔的情況。
2、 候選供貨商和實際供貨商的確定是否體現(xiàn)了公開、透明的原則？有無篩選過程的記錄？對方的聯(lián)系方式是否公開？
3、 材料采購是否體現(xiàn)了同等貨物比質(zhì)量、同等質(zhì)量比價格、同等價格比服務(wù)的原則？有無舍近求遠或長期從一家供貨商進行大額采購并從中收取好處費的情況。
4、 采購成本或營業(yè)成本的核算是否符合規(guī)定，有無漏計采購成本或?qū)⒉粚儆诓少彸杀镜捻椖坑嬋氩少彸杀镜那闆r。
5、 材料驗收人員是否全部能夠履行相應(yīng)的把關(guān)手續(xù)，有無代替他人簽字的情況發(fā)生？
6、 “商品驗收單”是否隨貨入廚？使用部門是否對已驗材料進行復(fù)驗，有無復(fù)驗記錄？有無驗貨室驗貨后材料又流失的現(xiàn)象？
7、 緊急請購的手續(xù)是否健全完善，對例外采購，酒店是否派出監(jiān)控人員，有無相關(guān)記錄？
8、 材料的數(shù)量短缺或質(zhì)量不符等問題是否得到了妥善處理？有無因材料短缺得不到及時處理造成企業(yè)損失的情況？
一、 隨采業(yè)務(wù)流程
隨采業(yè)務(wù)主要由采購部門負責(zé)，并涉及財務(wù)、廚房等部門。一般包括如下幾個程序和手續(xù)：
1、 各廚房根據(jù)餐飲定單和預(yù)計客源狀況，在每日下午提供次日“請購計劃”報采購部門。
2、 由采購、餐飲、效能監(jiān)察等部門的有關(guān)人員組成比價小組，負責(zé)考察市場、篩選新客戶、評價老客戶，并擇優(yōu)選擇一部分新老客戶作為材料采購的候選供貨商。
3、 將注明候選供貨商地址、聯(lián)系方式的“候選供貨商名錄”報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督部門，經(jīng)綜合分析后確定供貨商。
4、 采購部門根據(jù) “請購計劃”在授權(quán)范圍內(nèi)與供貨商簽定“購貨合同”或制作“采購定單”，以列明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間等內(nèi)容，交驗貨室作為驗貨依據(jù)。因生產(chǎn)急需的臨時性的采購，需經(jīng)主管人員批準。
5、 由采購、餐飲等部門人員組成的驗貨小組，按“供貨合同”或“采購定單”內(nèi)容負責(zé)對供應(yīng)商提供的商品進行檢驗過磅后據(jù)實填制“商品驗收單”，分別由在場責(zé)任人員簽字認可。驗貨室需對缺貨、缺量、等級不符等情況予以造冊登記，以考核供貨商信譽情況。
6、 “商品驗收單——結(jié)算聯(lián)”隨貨入廚或入庫后，由廚房責(zé)任人員或倉庫保管員復(fù)磅或點驗后簽字認可。
7、 “商品驗收單——財務(wù)掛賬聯(lián)”送財務(wù)部門記賬，并作為核算各廚房經(jīng)營成本的依據(jù)。
8、 在約定的結(jié)算時間內(nèi)，供貨商持簽字手續(xù)完備的“商品驗收單——結(jié)算聯(lián)”到酒店辦理貨款結(jié)算手續(xù)。
以上程序，基本反映了酒店即時材料采購業(yè)務(wù)的處理過程，但由于企業(yè)規(guī)模不同，會計制度設(shè)計各異，具體到每一個企業(yè)不一定與上述程序完全吻合。
二、 隨采業(yè)務(wù)控制目標及措施
（一） 隨采業(yè)務(wù)控制目標
按照材料實體和價值轉(zhuǎn)移的特點以及它在經(jīng)營過程中的作用、對采購業(yè)務(wù)的要求，其控制目標有如下幾個方面：
1、 保證材料采購業(yè)務(wù)合法有效。包含緊急請購在內(nèi)的所有材料采購業(yè)務(wù)的發(fā)生必須經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)或批準后才能執(zhí)行。采購人員必須與原定供貨商進行協(xié)商定貨。未經(jīng)授權(quán)或批準的不得進行采購。
2、 保證材料采購經(jīng)濟合理。所采購材料必須是企業(yè)所必須的，質(zhì)量達標、批量合理、價格公道，沒有超儲積壓和供應(yīng)斷檔情況發(fā)生。
3、 保證采購成本正確無誤。如實反映材料采購資金的動態(tài)，正確計算材料采購成本和費用。對非送貨方式所采購的產(chǎn)品，要正確地劃分采購費用與管理費用的界限，使材料采購成本能反映材料的實際價值。
4、 保證采購業(yè)務(wù)會計資料真實可靠。要求每一項采購業(yè)務(wù)都必須得到反映。使核算資料能真實地反映采購業(yè)務(wù)的來源、單價、質(zhì)量、金額、費用等實際情況。
5、 保證材料實物安全可靠。保證采購的材料實物數(shù)量充足，規(guī)格質(zhì)量符合規(guī)定，沒有丟失短缺、虛報冒領(lǐng)和腐爛變質(zhì)現(xiàn)象發(fā)生。
（二） 隨采業(yè)務(wù)的控制點和控制措施
根據(jù)酒店材料采購發(fā)生頻繁、業(yè)務(wù)量大、品種雜亂的特點，為了保證上述控制目標實現(xiàn)，酒店應(yīng)建立以“商品驗收入庫單”、“信息反饋單”為主要載體的內(nèi)部控制系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置如下幾個控制點，并采取相應(yīng)的控制措施。
1、 審批。采購部門匯總各廚房當日“請購計劃”編制即時“采購定單”。臨時急需的材料還需提出臨時性的采購申請。企業(yè)主管人員應(yīng)從經(jīng)濟合理性和可行性角度及時審查這些文件。簽批后表明已授權(quán)采購部門可以在申請范圍內(nèi)組織采購。這可以保證所有在申請范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)的發(fā)生都能得到適當?shù)氖跈?quán)和批準，有利于保證材料采購的經(jīng)濟合理性。
2、 比價。比價采購小組對采購計劃所列材料進行市場詢價。將詢價單位、品種、規(guī)格、單價、供貨量、優(yōu)惠服務(wù)措施等形成“詢價情況一覽表”，從中篩選供貨單位，提請領(lǐng)導(dǎo)組織確定最終供貨單位，由參與人員會簽后作為簽訂合同的依據(jù)。
3、 定購。采購部門根據(jù)批準的采購計劃與供貨方簽訂“供貨合同”或向供貨單位提出供貨邀約，達成協(xié)議，形成“采購定單”。
4、 驗貨。驗貨室接到貨物后，應(yīng)先與采購部門轉(zhuǎn)來的“供貨合同”或“采購定單”核對，無誤后評驗質(zhì)量、過磅計量，并分別供貨單位、接貨部門編制“商品驗收單”，由參驗人員會簽認可，防止營私舞弊行為的發(fā)生。
5、 復(fù)驗。使用部門接到貨物及隨貨轉(zhuǎn)來的“商品驗收單”后，要照單復(fù)驗商品的質(zhì)量和數(shù)量。如有不符，應(yīng)要求驗貨室立即查明原因，改正“商品驗收單”所列內(nèi)容，并填制“入廚材料信息反饋單”交規(guī)定的監(jiān)督部門。完成以上程序后，使用部門在“商品驗收單”上簽字，并將“結(jié)算聯(lián)”交供貨商，以作為以后結(jié)算貨款的依據(jù)。
6、 掛賬。采購部門接到驗貨室轉(zhuǎn)來的“商品驗收單——掛賬聯(lián)”時，應(yīng)根據(jù)定貨合同、采購定單逐一檢查所列供貨單位、品種、規(guī)格、單價等內(nèi)容后簽署意見并轉(zhuǎn)到財務(wù)部門記賬。這是保證材料采購有效性和合理性的重要環(huán)節(jié)。
7、 審核。財務(wù)主管人員審查采購部門轉(zhuǎn)來 的“商品驗收單——結(jié)算聯(lián)”，檢查其內(nèi)容是否與掛賬內(nèi)容相符，有關(guān)簽批手續(xù)是否已經(jīng)履行。最終確認這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)的有效性、真實性、完整性。
8、 記賬。會計人員根據(jù)經(jīng)審核的“商品驗收單"編制記賬憑證,及時登記有關(guān)賬簿,正確核算經(jīng)營成本,妥善保管會計憑證,以便對材料采購業(yè)務(wù)進行檢查。
三 、隨采業(yè)務(wù)審計重點
通過對被審單位內(nèi)部控制系統(tǒng)評價，確定了薄弱環(huán)節(jié)和失控點后，應(yīng)根據(jù)采購業(yè)務(wù)發(fā)生錯弊的可能性，從以下幾個方面進行重點審計：
1、 材料采購是否按已審查的“采購合同”或“采購定單”進行。有無盲目采購或延時采購造成超儲積壓、腐爛變質(zhì)或供應(yīng)脫檔的情況。
2、 候選供貨商和實際供貨商的確定是否體現(xiàn)了公開、透明的原則？有無篩選過程的記錄？對方的聯(lián)系方式是否公開？
3、 材料采購是否體現(xiàn)了同等貨物比質(zhì)量、同等質(zhì)量比價格、同等價格比服務(wù)的原則？有無舍近求遠或長期從一家供貨商進行大額采購并從中收取好處費的情況。
4、 采購成本或營業(yè)成本的核算是否符合規(guī)定，有無漏計采購成本或?qū)⒉粚儆诓少彸杀镜捻椖坑嬋氩少彸杀镜那闆r。
5、 材料驗收人員是否全部能夠履行相應(yīng)的把關(guān)手續(xù)，有無代替他人簽字的情況發(fā)生？
6、 “商品驗收單”是否隨貨入廚？使用部門是否對已驗材料進行復(fù)驗，有無復(fù)驗記錄？有無驗貨室驗貨后材料又流失的現(xiàn)象？
7、 緊急請購的手續(xù)是否健全完善，對例外采購，酒店是否派出監(jiān)控人員，有無相關(guān)記錄？
8、 材料的數(shù)量短缺或質(zhì)量不符等問題是否得到了妥善處理？有無因材料短缺得不到及時處理造成企業(yè)損失的情況？