一是保留數(shù)據的原始順序。不管是索取的電子數(shù)據，還是錄入的數(shù)據，在不同的應用軟件間轉換，難免會產生錯誤，人工錄入則更容易出錯，因此要確保數(shù)據準確無誤，就必須有一個核對過程。而審計運用數(shù)據制作表格往往會變換數(shù)據的形式或排列順序，就給以后的核對工作增加了難度。為真正提高工作效率，就應該保留原數(shù)據的順序以便核對。其實保留原順序只需在原數(shù)據的最前或最末增加一個稱為“原序”的列，并填充數(shù)字順序號即可。以后任何時候要恢復原有順序，只需按此列排序即可。
    二是籌劃數(shù)據的應用目標。在審計工作進行數(shù)據統(tǒng)計和分析，顯然是有確定的目標的。但我們應該注意，索取或錄入數(shù)據達到主要目標的同時，應兼顧其他的審計應用目標，從而避免重復索取或錄入數(shù)據，降低工作效率。
    從我們實踐經驗來看，電子表格軟件在處理通常的數(shù)據量是比較得心應手的。例如：2001年我們在審計某人民銀行的再貼現(xiàn)業(yè)務時，抽取了兩個月的再貼現(xiàn)業(yè)務檔案進行審查，發(fā)現(xiàn)了某企業(yè)大金額的貼現(xiàn)數(shù)量較多。審閱單筆業(yè)務，其手續(xù)和資料基本都是完整的，沒有可疑之處，但在連續(xù)翻閱其所附的增值稅票時，有一種稅票重復的印象。這時，就需要設計電子表格來統(tǒng)計這些稅票。很顯然，統(tǒng)計的主要目標是看有沒有重復的增值稅票，只要錄入匯票號和增值稅票號即可達到目的，但審計人員考慮到可同時復核貼現(xiàn)息、掌握出票人的情況以及延伸貼現(xiàn)銀行等目的，還把貼現(xiàn)企業(yè)、貼現(xiàn)銀行、出票日期、出票人、到期日、貼現(xiàn)日、貼現(xiàn)息、貼現(xiàn)率等信息逐條輸入電子表格中。當然為保留輸入數(shù)據的原樣，增加了原序一列，并填充了數(shù)字順序號。我們按增值稅票號排序，果然發(fā)現(xiàn)了重復的稅票。為確保輸入準確無誤，再按原序進行排序，恢復輸入數(shù)據的原樣再與檔案資料認真核對，確認輸入無誤。至此我們已經發(fā)現(xiàn)了重要審計線索，又深入開展了兩方面的工作，一是索取當年的全部再貼現(xiàn)檔案，重點輸入該企業(yè)的全部再貼現(xiàn)事項，二是與人民銀行人員溝通，了解他們可能掌握的情況，結果是業(yè)務人員并未發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象。因此我們能夠利用已輸入的數(shù)據，按貼現(xiàn)銀行進行排序和分類統(tǒng)計，逐個延伸貼現(xiàn)銀行，掌握貼現(xiàn)資金的流向，再沿著資金流向進行跟蹤延伸，查清了整個事項的情況，了解了產生的原因。正是因為在審計之初就考慮到了后來的應用，使我們不必在開始延伸審計時再重復錄入貼現(xiàn)銀行、出票人等資料，從而提高了工作效率。