備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級是比較低的，主要用來提醒、督促對方，或就某個問題提出自己的意見或看法。在業(yè)務上，它一般用來補充正式文件的不足。它的內容可以分為以下幾項：
    書端（Heading）；
    收文人的姓名、頭銜、地址（Addressee's Name， Title， Address）；
    稱呼（Salutation）；
    事因（Subject）；
    正文（Body） ；
    結束語（Complimentary Close）；
    署名（Signature）。
    備忘錄——注意事項
    書端部分包括發(fā)文機關的名稱、地址、發(fā)文日期，有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。許多機關有自己特制的信箋，在寫書端時，其格式和標點符號的使用與一般信件的相同。收文人（或收文單位）的姓名、頭銜、地址一項寫在左上角編號處的下面，其格式與書信的寫法相同。
    稱呼從左邊頂格寫起，對一般機關、團體的負責人一般用 Dear Sir， 對政府官員可用 Sir.
    “事因”一項目前采用得較少。它可放在稱呼語之前，也可放在其后，前面可加 Re或Docket， Subject.如果此項寫在稱呼語之前，多從左邊的頂格寫起；若放在稱呼語之后，一般寫在信箋正中。它多采用不完整的句子，只需很少幾個詞，甚至一個詞，目的在于使收文人對文中的主要內容一目了然，便于及時處理。
    正文、結束語和署名等項與一般信件的格式相同。