現(xiàn)代秘書活動的緊張性、快節(jié)奏、高壓力等特點，都對秘書的心理品質(zhì)提出了越來越高的要求。為此，秘書在自我發(fā)展、自我完善的過程中，要努力提高自己的智力水平，力求塑造自己的良好性格，同時還要學會自我心理調(diào)節(jié)，保持愉快健康的心理狀態(tài)，以適應新時代秘書工作對秘書人員的新要求。
    心理，實際上是人腦的機能，它包括智力和非智力因素兩個部分。智力，即人們通常所說的“聰明”程度，是人們在認識客觀事物過程中所形成的穩(wěn)定的心理特點的有機綜合，它反過來又保證了人們進行有效的認識活動。非智力因素又稱為“動力”，是人們對思想和言行帶有指向、激勵或控制作用的動機、興趣、情感、意志、氣質(zhì)、性格等個性心理品質(zhì)。
    1.秘書人員的冷漠心理
    冷漠心理就是對周圍一切事物，大到國家大事，小到本機關(guān)事務(wù)都漠不關(guān)心、漠然視之的一種消極心理。這種人身上自由主義嚴重，事不關(guān)己，高高掛起，明知不對，少說為佳，甚至“當一天和尚撞一天鐘，沒有事業(yè)心，沒有責任感。有此心理的秘書還往往對自我角色的認識存在一定偏差，產(chǎn)生清高心理。這些人員往往有一種一人之上，萬人之下的優(yōu)越感，自命不凡。對群眾的態(tài)度則表現(xiàn)為冷淡和藐視，在與群眾的工作中盛氣凌人目無他人。認為其他人的言談舉止、行為習慣粗俗淺薄，自我驕傲，不愿意與他人接近。
    2.秘書人員的卑怯心理
    卑怯是妄自菲薄，缺乏自信的一種自我意識。其實質(zhì)是陷于盲目性而不能正確估計自己的一種心理狀態(tài)。有卑怯心理的秘書人員常常覺得自己一無是處，不敢大方的與他人、特別是地位高的人平等交往。他們雖然也有與人交往的強烈愿望，但在實際工作中則缺乏自信和勇氣，不敢進入社交場合，唯恐受到別人的恥笑，即使參加社交活動也會無法自制的出現(xiàn)臉紅、心跳、張皇失措的現(xiàn)象。秘書人員如果對領(lǐng)導的性格、工作作風、生活方式不能充分了解和領(lǐng)會，在輔助領(lǐng)導的工作中，常常會心理緊張，害怕出現(xiàn)差錯，長此以往就會感到悲觀和失望，對自己更加沒有自信，卑怯的心理也會越來越嚴重。
    3.秘書人員的焦慮心理
    焦慮是個體對環(huán)境即將出現(xiàn)的變故或需要做出的努力，在主觀上引起緊張和不愉快的期待情緒。秘書人員尤其是青年秘書往往由于工作壓力過重，遇到障礙，或自己的成績與動機得不到及時滿足而產(chǎn)生焦急。其表現(xiàn)為：經(jīng)常疑惑憂慮，恍然有如大禍將至；經(jīng)常怨天尤人，無緣由地自憂自嘆；微不足道的小事都足以引起他的不安；遇到緊張的心理壓力時，便會慌張不知所措，喪失應付事變的能力。在生理上則出現(xiàn)胸悶、心悸、頭昏、呼吸困難等異常感覺。
    （三）記憶力
    記憶力，指的是人們把感知和認識的外界事物在頭腦中儲存和再現(xiàn)的能力。記憶是每一個健康人都具有的正常的心理活動，只是強弱不同。做任何工作都需要記憶力，秘書工作尤其如此。秘書輔助領(lǐng)導綜合信息、研究政策，制定決策和計劃以推行工作，沒有較強的記憶力根本不可能做到。盡管秘書可借助于筆記、資料、錄音，甚至是電腦來儲存信息，但是，以上這些不可能隨時帶在身邊備用。大量的信息、數(shù)據(jù)、經(jīng)驗、現(xiàn)象等需要用大腦來記憶，才能隨時提供領(lǐng)導咨詢，起到拾遺補缺的作用。秘書的記憶力必須具備準確、快速、持久的良好品質(zhì)（即記得準、快、牢）。
    1、記憶的準確性。它要求秘書對重要文件、講話能整句、整段甚至整篇的一字不差的記憶、回憶；對重要數(shù)據(jù)精確記憶；對重要現(xiàn)象、情況能準確、全面地復述和描繪；對重要的圖書資料能記住他們的作者、出處、時間、出版單位，以便隨時查閱，而不能含混，說“大概”、“好象”、“差不多”。因為這些資料、數(shù)據(jù)等都有可能成為領(lǐng)導講話、決策的材料和依據(jù)。當然，重要的講話、寫進文件的資料，不能單憑記憶，而必須查對核實清楚才行。
    2、記憶的快速性（敏捷性）。指的是秘書要能在短時間內(nèi)把聽到的講話、看到的材料和迅速變化的情況即時記住，并能在短時間內(nèi)或在需要使用時迅速回憶起來。這就是通常所講的“強記”功夫。這是秘書工作特性對秘書的要求。有些重要的文件資料不可能長期留在秘書手中，有些重要的領(lǐng)導講話和突發(fā)性的情況更是轉(zhuǎn)瞬即逝，需要秘書抓住時機，集中注意力，在閱讀或觀察的同時，快速的加強記憶。
    3、記憶的持久性。指的是某些重要的、具有歷史價值的資料、情況需要秘書較長時間保留在記憶庫里。這就要求你經(jīng)常的回憶、復習這些被記憶的材料，以加深印象。有時，重復、回憶以往的記憶，會有新的體會、新的發(fā)現(xiàn)，即所謂的“溫故而知新”。當然，需要長期甚至終身記憶的材料很少見，大部分材料都具有時間性，只是需要記憶的時間長短不一而已。秘書的記憶通常處于不斷的更新狀態(tài)。即一部分失去價值的材料，秘書要善于忘卻，同時要隨時補充需要記憶的材料。記憶的持久性是相對而言。 
    秘書要增強記憶，主要靠有意識的記憶，即對需要記憶的對象在初次接觸時就集中注意力觀察、體驗或閱讀、理解以加深印象，過后短時間內(nèi)再重復、回憶以加強記憶。具體的技術(shù)性方法有：對人物形象可用特征記憶法、情景（背景）記憶法、比較記憶法；對姓名，可用諧音記憶法、默念記憶法；對文件資料可反復閱讀強化記憶法；對事物可用細節(jié)記憶法，時、地、人三因素結(jié)合記憶法，聯(lián)想記憶法；對書本知識可用復述記憶法、提綱記憶法、圖表記憶法、交叉穿插記憶法等。當然，秘書人員不能單憑腦力記憶，還應輔之以更可靠的文字記錄、機器記錄。秘書人員應隨時攜帶備忘錄（筆記本），養(yǎng)成重要材料隨手、隨時記錄的習慣。
    （四）秘書的想象力。
    想象力指的是人腦對已有的形象進行加工、制造從而塑造出假想的新型象的能力。
    一般說來，秘書工作的對象總是客觀的、實際的、具體的，似乎不需要什么想象力。其實不然，秘書工作者要使自己的工作富于創(chuàng)造性、開拓性，做到超前服務(wù)，同樣需要施展想象力。如：秘書參與制訂一項地區(qū)發(fā)展遠景規(guī)劃，就需要把文字、圖表、數(shù)據(jù)以及畫在紙上的圖紙，通過豐富的想象描繪出一副美麗的、色彩斑斕的藍圖。只有加上豐富的想象，制訂出的規(guī)劃才能充滿激情和豪情，起到激勵人們?yōu)閷崿F(xiàn)它而奮斗的決心和信心。又如起草一份文件，也需一點想象力，想象會議因為你的文稿而圓滿結(jié)束和報告發(fā)表后所起的積極推動作用，秘書才不至于對眼前的工作感到枯燥和乏味。
    秘書的想象力應具備以下特征：
    1、想象的現(xiàn)實性。秘書發(fā)揮想象力不像詩人或作家，可以神思飛揚、任意馳騁，而是要根于現(xiàn)實，在現(xiàn)實的基礎(chǔ)上進行高于現(xiàn)實、遠于現(xiàn)實的想象。即秘書的想象力是從現(xiàn)實出發(fā)，想象出可能達到的前景或美景，而不是遠離現(xiàn)實、超越現(xiàn)實的、主觀的、浪漫主義的想象。因為秘書寫作公文文稿畢竟不是進行小說、詩歌的創(chuàng)作，秘書制作規(guī)劃，也不同于畫家做畫，秘書想象的事物也畢竟不是理想中的事物，而是經(jīng)過努力后不久可能實現(xiàn)的或必能實現(xiàn)的事物。
    2、想象的科學性。秘書的想象力必須以科學為依據(jù)，以掌握的現(xiàn)代科技信息去想象、推斷未來。從這個角度看，秘書想象力的特征不同于藝術(shù)家，而更多的類似于科學家。秘書的想象力能從以知的事物，依據(jù)事物發(fā)展的自身規(guī)律，想象推斷出即將出現(xiàn)的新事物或事物發(fā)展的新階段、新面貌。
    3、想象的豐富性。秘書的想象力不應是貧乏的、孤立的，而應是豐富的。從宏觀上說，世界的、國家的政治、經(jīng)濟、文化、生活前景；從微觀上說，地區(qū)的、本單位的、辦公室的環(huán)境的改變，都可在現(xiàn)實的基礎(chǔ)上和科學的指導下進行預測和想象?？梢哉f，缺乏想象力的秘書不可能是一個創(chuàng)造型、開拓型的秘書。
    你的想象力如何？補充材料。
    （五）思維力
    思維力，是人對客觀世界的認識能力，它以觀察、注意、記憶、想象為基礎(chǔ)，又將之綜合和深化。思維力可以說是人的智力的最高表現(xiàn)，也是秘書智力活動的基本方法。人的思維外有深刻或膚淺、廣闊或狹隘、靈活或呆板、清晰或紊亂、獨立或因循、縝密或粗俗之分。作為秘書人員應注意培養(yǎng)和鍛煉自己的思維能力，使思維敏捷、縝密、合乎邏輯，使思維具有廣度、深度和批判性。
    思維力應具備以下特征：
    1、思維的敏捷性。即指人能在較短時間內(nèi)對客觀事物進行認識，了解其表象和特征，了解其外部和內(nèi)在的聯(lián)系，迅速地進行分析和綜合，做出判斷和推理。如秘書草擬文稿，需要才思敏捷，能迅速地把掌握的大量材料進行分類、甄別、選擇，形成符合領(lǐng)導意圖的觀點；然后能較快地進行構(gòu)思，用簡潔凝練的語言文字加以表述。又如，秘書接待來客，應迅速地檢查來訪者的身份證件，問明來意然后及時地判斷，做出妥善地安排處理，或介紹到有關(guān)部門，或引見某一領(lǐng)導，或婉言謝絕。
    思維的敏捷性是以敏銳的觀察、較強的記憶、豐富的經(jīng)驗為基礎(chǔ)的。同時，思維的敏捷性還表現(xiàn)在善于抓住稍縱即逝的時機，以及一時間萌發(fā)出來的靈感。
    2、思維的邏輯性。其表現(xiàn)在：秘書對客觀事物的認識一開始就要掌握準確的概念，并善于做出正確的判斷和科學的分析、推理，而不能概念不清、判斷不當或推理混亂。比如：個別性的前提不能得出一般性的結(jié)論；或然性的前提或偶然性的前提不能得出必然性的結(jié)論。推理應盡量少用簡單的類比，而應多用綜合性的歸納，適當?shù)剡\用演繹推理。
    3、思維的多向性。即思維時要多角度、多方面而不能局限于一個角度、一個方向。客觀事物本身是復雜的、相互聯(lián)系的、相互制約的，由矛盾的多方面組成和決定其發(fā)展變化的。秘書呀襖善于多角度、多方面地認識思考才能抓住事物的本質(zhì)和規(guī)律。如：我國今后的發(fā)展，總體看是經(jīng)濟發(fā)展問題，但經(jīng)濟要高速發(fā)展又涉及到政治體制改革、計劃生育與人口、科技發(fā)展、教育改革、生態(tài)環(huán)境保護等一系列問題。秘書只有認識到這些方方面面的聯(lián)系，才能幫助領(lǐng)導制訂出全面科學的經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃來。
    多向性思維還包括側(cè)向思維和反向思維。側(cè)向思維即人們通常所說的“左思右想”，能運用相關(guān)的材料與主題相聯(lián)系、比較而得出新的結(jié)論，或者說是“旁敲側(cè)擊”、“觸類旁通”。反向思維指的是：有時，思維需要擺脫傳統(tǒng)的思維方向，循著相反的路線才能走出困境，即逆向思維，反其道而行之。如通常由原因推出結(jié)果，也可以由結(jié)果推斷出原因。又如，討論問題時，領(lǐng)導者考慮成功的因素多一些，秘書就應該提出失敗的可能多一些。秘書的思維是領(lǐng)導思維的補充，而不能一味地跟著領(lǐng)導的思維方向走。
    此外，秘書的思維還應具備批判性。批判性指的是秘書對任何對象都要問一個“為什么”，在根據(jù)實事求是的科學思維之后，敢于對一切陳舊的觀念、一切不合理的現(xiàn)象、規(guī)章制度等提出批判、否定的意見。秘書行為上的奉公守法絕不應該導致思維上的因循守舊（有世界發(fā)展的新舊交替、新陳代謝所決定）。秘書的思維一定要跟上時代的發(fā)展，能從保守的框框中解放出來。
    多向性思維是批判性思維乃至秘書進行創(chuàng)造性思維的基礎(chǔ)，是要成為一個創(chuàng)造型、開拓型優(yōu)秀秘書必要條件。它要求秘書人員有強烈的求知欲，掌握豐富的知識，并掌握唯物辯證法的認識武器，勇于實踐、勤于思考，并在不斷的實踐中培養(yǎng)提高思維能力，真正成為領(lǐng)導的智囊。