文秘，其核心工作內(nèi)容就是寫(xiě)稿、核稿。出國(guó)留學(xué)網(wǎng)整理了文秘公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)，歡迎閱讀參考。
    公文基礎(chǔ)知識(shí)略談
    辦文是一項(xiàng)非?，嵥楹托量嗟墓ぷ?，要做好辦文工作，必須練好三功：“坐功、咬功、忍功”。
    坐功。就是要坐得住，能靜下心來(lái)。許多公文非?？菰?，條文術(shù)語(yǔ)、格式、體例都有固定標(biāo)準(zhǔn)，上至國(guó)標(biāo)，下至各種《辦法》、《規(guī)定》，紛繁復(fù)雜，坐下來(lái)學(xué)進(jìn)去很不容易，更不用說(shuō)動(dòng)筆寫(xiě)了。所以坐得住就成了辦文工作的必修功夫。
    咬功。就是咬文嚼字的功夫。辦文有起草、校對(duì)、核稿等程序，哪個(gè)環(huán)節(jié)出點(diǎn)問(wèn)題都不行，文種、格式、內(nèi)容都不能出錯(cuò)，尤其是關(guān)鍵詞句，如“不能、不要、而、還”等，如是缺字或連接詞用錯(cuò)地方，輕者是文件收回銷毀，如果產(chǎn)生極壞影響，將會(huì)受到極為嚴(yán)厲的處分，文字工作來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，這是咬功。
    忍功。主要是兩個(gè)方面：一方面要忍得住寂寞，忍得住瑣細(xì)，忍得住勞累。星期天、節(jié)假日、加班到深更半夜是常有的事。另一方面還要忍得住領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，甚至忍得住冤枉氣。干得越多，出錯(cuò)的機(jī)會(huì)越大，挨批評(píng)幾乎是不可避免的。為什么說(shuō)還要受冤枉氣，辦公室工作是大家配合的，有辦事、辦文、辦會(huì)的要求，公文辦的好不保證其他地方不出差錯(cuò)，一旦出差錯(cuò)，在領(lǐng)導(dǎo)身邊免不了受無(wú)枉之批，這就是吃苦受累、挨批評(píng)。當(dāng)然，工作干得好，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)吝惜表?yè)P(yáng)的，這時(shí)候也要忍住，不要太激動(dòng)，忘乎所以。
    以上說(shuō)的三功，辦文雖然辛苦，但我們一定要本著干一行愛(ài)一行的態(tài)度，高標(biāo)準(zhǔn)地干好本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，一定要記住和相信：多干活不吃虧，老實(shí)人不吃虧。
    下面講一下公文的基本知識(shí)。大致分三個(gè)部分：第一部分主要公文是什么，第二部分是公文的格式及注意事項(xiàng)，第三部分是簡(jiǎn)單介紹一下政協(xié)常用公文。
    一、公文是什么？
    1、公文的定義。公文是指國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范形式的公務(wù)文書(shū)，它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的工具。
    2、公文的特點(diǎn)。從定義可知，公文具有三大特性：實(shí)用性、法定性、程式性。
    3、公文的作用。公文只所以各種公務(wù)活動(dòng)中離不了，就是因?yàn)樗杏茫奶匦灾患磳?shí)用性，大致有四項(xiàng)作用：①依據(jù)和憑證作用；②領(lǐng)導(dǎo)和指示作用；③宣傳教育作用；④溝通信息作用。
    依據(jù)和憑證作用。公文是作者在權(quán)限內(nèi)意志的表達(dá)，是具有法定效力、權(quán)威的，對(duì)受文者來(lái)說(shuō)，這些文件就是其工作的依據(jù)，例如許多機(jī)關(guān)制定的意見(jiàn)、決定等，下級(jí)機(jī)關(guān)接到公文后，必須依照公文的要求去開(kāi)展工作、處理問(wèn)題;對(duì)上行文也一樣，下級(jí)呈送的請(qǐng)示、匯報(bào)，上級(jí)根據(jù)這些來(lái)作出決策和判斷。
    領(lǐng)導(dǎo)和指示作用。具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)層級(jí)的機(jī)關(guān)公文，都能在一定范圍內(nèi)起著領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的公文，自然具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用，政府機(jī)關(guān)是這樣，政協(xié)也一樣，省政協(xié)對(duì)我們市政協(xié)發(fā)布的公文，如意見(jiàn)、通知之類，也都具有指導(dǎo)作用。
    宣傳教育作用。下級(jí)機(jī)關(guān)通過(guò)對(duì)文件的學(xué)習(xí)，可以深刻理解、貫徹文件精神，達(dá)到統(tǒng)一思想、振奮精神的目的，從而具有宣傳教育作用。
    溝通信息作用。當(dāng)代社會(huì)，人與人之間、人與組織、組織與組織之間都離不開(kāi)溝通交往，通過(guò)公文傳達(dá)出的信息更清晰、準(zhǔn)確，更有信用效力。
    4、公文的分類。
    公文按使用性質(zhì)分兩大類：通用公文和專用公文。
    通用公文就是大家日常理解的黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)活動(dòng)中形成和使用的公文。通用公文按不同的分類方法有十多種分類，常見(jiàn)的有①按行文方向有上行文、平行文、下行文；②按作者性質(zhì)分黨內(nèi)公文、行政公文和社會(huì)團(tuán)體公文；③按內(nèi)容處理要求分參閱性公文和承辦性公文；④按時(shí)間要求分特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；⑤按機(jī)密程度分絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文；⑥按特點(diǎn)和作用分規(guī)范性公文、指揮性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、知照性公文和記錄性公文。知照性公文就是機(jī)關(guān)單位向一定范圍內(nèi)通知事項(xiàng)、意圖和情況，并要求按文辦理的公文，如通知、公報(bào)、公告、公函、介紹信等。
    專用公文是指具有專門(mén)職能的機(jī)關(guān)在專職領(lǐng)域中形成使用的文書(shū)，具有專指性、特定格式。主要包括財(cái)經(jīng)文書(shū)（市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同）、司法文書(shū)（起訴書(shū)、判決書(shū)、筆錄）、外事文書(shū)（圖書(shū)、照會(huì)、護(hù)照、條件）及軍用文書(shū)等。
    公文也可以從使用范圍上直接分為行政公文、事務(wù)公文、會(huì)務(wù)公文、禮儀公文、司法公文、經(jīng)貿(mào)公文、宣傳公文、傳記史志類公文。行政公文是2000年8月24日頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的包括：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要13種。行政公文、事務(wù)公文、會(huì)務(wù)公文等將在第三部分詳細(xì)的講述。
    這是第一大部分，通過(guò)公文的定義、性質(zhì)、作用、分類的介紹，大家對(duì)公文從宏觀上有一個(gè)總體的印象。下面我將從微觀上介紹公文的一些常識(shí)。
    二、公文的體式及注意事項(xiàng)
    大家首先要了解兩個(gè)內(nèi)容：（一）什么是文稱。即公文種類的名稱，如命令、決定、通報(bào)、函、意見(jiàn)等就是不同種類的公文，我們對(duì)它的命名就叫文稱。不同的文稱與其有不同的含義和功能，也具有自己獨(dú)特行文的格式。（二）公文書(shū)面格式都包括哪些部分？公文一般由文頭、行文、文尾三部分組成。文頭部分包括：秘密等級(jí)和保密期限，緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人。行文部分包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件。文尾部分包括發(fā)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
    1、文頭部分：通常指文件頭部橫隔線以上或標(biāo)題以上的部分，由文件名稱、發(fā)文字號(hào)、文件編號(hào)、密級(jí)、緊急程度、簽發(fā)人姓名組成。
    （1）文件名稱，也稱為公文身份的標(biāo)題，是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，即大家所說(shuō)紅頭文件。紅頭名稱，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范性簡(jiǎn)稱）加文件二字組成。
    注意：①上行文、平行文的文件名稱，雖然也是套紅大字，但往往只印某某機(jī)關(guān)名稱，而無(wú)“文件”二字，表示尊重。②聯(lián)合行文，主發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)在前。③有些文件紅頭，不顯示“文件”兩字，用括號(hào)直接顯示文種，如部分通知、通報(bào)、任命等公文。
    （2）發(fā)文字號(hào)，是指發(fā)文機(jī)關(guān)代字和發(fā)文的序號(hào)，我們政協(xié)有平協(xié)黨發(fā)[  ]號(hào)、平協(xié)發(fā)[  ]號(hào)、平協(xié)辦發(fā)[  ]號(hào)、平協(xié)辦文[  ]號(hào)、平協(xié)機(jī)關(guān)黨發(fā)[  ]號(hào)，以及各專委會(huì)的自用文號(hào)，需要說(shuō)明的是政協(xié)對(duì)外行文一般都用辦公室或大委員會(huì)的名義對(duì)外行文。
    （3）文件編號(hào)。是指一份文件在該總印數(shù)或總發(fā)行數(shù)中的次序號(hào)，標(biāo)于文件左上方，寫(xiě)為“編號(hào)000123”或“NO000123”，有時(shí)省去“編號(hào)”兩字，直接顯示編號(hào)，文件編號(hào)是為了便于統(tǒng)計(jì)、發(fā)放、查找借閱和保管，對(duì)一般性文件，則不用編號(hào)。
    （4）密級(jí)。是文件的機(jī)密等級(jí)，分絕密、機(jī)密、秘密。在文件右上角，有時(shí)同時(shí)標(biāo)注年數(shù)、中間用★隔開(kāi)，未標(biāo)注的，按常規(guī)的絕密級(jí)30年、機(jī)密級(jí)20年、秘密級(jí)10年，前兩種都編印文件編號(hào)，秘密級(jí)以后則不用。
    （5）緊急程度。分急、加急、特急、限時(shí)送達(dá)四種字樣。同樣在文件右上角，在密級(jí)下面，有時(shí)加在文件標(biāo)題中，不單獨(dú)注明，如《關(guān)于××××××的緊急報(bào)告（緊急通知）》。
    （6）簽發(fā)人。是文件最終審核批準(zhǔn)發(fā)文的人簽發(fā)，一般在橫隔線右上方，許多文件不需要標(biāo)注簽發(fā)人，政協(xié)一般只有值班快報(bào)、內(nèi)部明電和向政府打的請(qǐng)示報(bào)告、平協(xié)辦文上標(biāo)注簽發(fā)人。
    （7）橫隔線。有兩種，一種是直通的紅線，一種中間夾紅五星，作為文頭和行文部分的區(qū)分標(biāo)志。
    2、行文部分：行文部分是文件的主體，一般是公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、尾部用語(yǔ)、附件標(biāo)注、落款、成文時(shí)間、印信組成。
    （1）公文標(biāo)題。標(biāo)題是一篇公文點(diǎn)睛的部分，標(biāo)題用得準(zhǔn)確得當(dāng)，就會(huì)給人行家里手的感覺(jué)。標(biāo)題一般是公文內(nèi)容的概括，它由三大部分組成，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由（內(nèi)容）和文種組成，俗稱標(biāo)題三要素，史主席經(jīng)常批評(píng)我們的公文，大都是因?yàn)槿绷说谝粔K，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。當(dāng)然，在特殊情況下，公文標(biāo)題三要素中的前兩項(xiàng)也可省略，有的因?yàn)楣陌骖^有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，在標(biāo)題上也有省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的如《關(guān)于×××等同志任職的通知》；有的省略了內(nèi)容，如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》；有的則以簡(jiǎn)單的文種出現(xiàn)，如公告、布告、通知、批復(fù)等；有的公文標(biāo)題中，文種在前，如批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
    公文標(biāo)題主要有四種形式：
    ①介紹結(jié)構(gòu)形式。如關(guān)于……、在……、為……等，這是最多、最常見(jiàn)的。
    ②偏正詞組形式。多用于法律條例、規(guī)定、章程、計(jì)劃等，如《中華人民共和國(guó)破產(chǎn)法》。
    ③主謂詞組形式。多用于批轉(zhuǎn)類及典型材料和調(diào)查，如《中共中央辦公廳批轉(zhuǎn)×××的報(bào)告》。
    ④主副標(biāo)題，多用于講話、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告和經(jīng)驗(yàn)介紹，
    如：一顆丹心獻(xiàn)給黨
    ——×××同志在××××?xí)h上的報(bào)告
    標(biāo)題在排列上，有直尺式、長(zhǎng)短式、寶塔式、腰鼓式等排列形式，不管怎 樣，一要注意美觀、醒目；二是要注意不要把一個(gè)數(shù)字或一個(gè)名字破開(kāi)；三是在公文標(biāo)題中，除批轉(zhuǎn)法律法規(guī)性文件外，一般不加書(shū)名號(hào)，如意見(jiàn)、報(bào)告等，標(biāo)題中一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
    （2）主送機(jī)關(guān)。這是行文的對(duì)象，是要求主辦和答復(fù)的單位，俗稱抬頭。一般下行文主送機(jī)關(guān)較多，上行文和平行文大都是向上級(jí)請(qǐng)示、陳述或與兄弟單位商洽某一具體事的，所以它的主送機(jī)關(guān)較少，一般只有一個(gè)；而請(qǐng)示性公文工具有一事一請(qǐng)求的要求，所以它的主送機(jī)關(guān)只能是一個(gè)，特殊的有《省委××部轉(zhuǎn)呈省委》這主要是行文不能越級(jí)行文采取的特殊手法，主送機(jī)關(guān)其實(shí)是省委；雙重領(lǐng)導(dǎo)的寫(xiě)主送和抄送機(jī)關(guān)，上級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)主管機(jī)關(guān)，主送機(jī)關(guān)有五種寫(xiě)法，特稱：平頂山市委，并稱：市委并市政府，轉(zhuǎn)稱：市委轉(zhuǎn)報(bào)省委，泛稱：各縣（市）區(qū)黨委，遞降稱：市、縣、鄉(xiāng)黨委。
    （3）正文  是文件的核心和主體部分，包括開(kāi)頭、中間和結(jié)束語(yǔ)。開(kāi)頭一般要求開(kāi)門(mén)見(jiàn)山、直截了當(dāng)、點(diǎn)出全文的主題思想，或目的，或問(wèn)題，或結(jié)論；結(jié)束語(yǔ)一般是總結(jié)陳述性或提希望、提要求、或簡(jiǎn)短表態(tài)，要求意思表達(dá)清晰、完備，不能給人懸念，不要意盡言未盡。
    公文正文擬寫(xiě)注意事項(xiàng)：①人名地名，數(shù)字引文準(zhǔn)確，使用國(guó)家法定計(jì)量單位，引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，再加上發(fā)文號(hào)、外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。②公文正文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層是“一”，第二層是“（一）”，第三層是“1”，第四層是“（1）”，這只是一個(gè)順序，可以跳用，但不能逆序。領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言類文章中分層一般不超過(guò)3層。有幾種特殊情況，如法規(guī)、規(guī)章一般用第幾章、第幾條，還有一是、二是，第一、第二等用法，甚至在一些講話中，只用黑體字標(biāo)注出段落標(biāo)題而不用序號(hào)，顯示文章的連貫性。③公文中的數(shù)字，除了成文日期、結(jié)構(gòu)層序數(shù)和詞、詞組、貫用語(yǔ)縮略語(yǔ)、具有修辭色彩的語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
    （4）尾語(yǔ)。有些文種正文之后還要寫(xiě)上相應(yīng)的尾語(yǔ)，如此令、特令，當(dāng)否，請(qǐng)批示，請(qǐng)予批示等。
    （5）附件標(biāo)注。這是對(duì)附件名稱與件數(shù)的說(shuō)明，在正文左下角，附件有兩種：一種是補(bǔ)充說(shuō)明性，如文件、圖表、材料節(jié)錄等，另一種是用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的附件，它是正文的重要組成部分，文件本身只起報(bào)送、發(fā)布、按語(yǔ)、轉(zhuǎn)發(fā)、函告的作用。
    附件標(biāo)注有兩種形式，附：《………（附件名稱）》×件
    附：1、《     》×件
    2、《     》×件
    注意：①在附件標(biāo)注的句尾沒(méi)有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，附件可附可不附的不附。②如正文中已寫(xiě)清被批件的文號(hào)、名稱、來(lái)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題等，使被批轉(zhuǎn)件同正件容為一體的，可不再加附件標(biāo)注。
    （6）落款。在正文右下角寫(xiě)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（在附件標(biāo)注之下），一般用全稱，也可用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。特殊①普發(fā)性文件帶印模的可不標(biāo)落款；②聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)在前；③用領(lǐng)導(dǎo)名義行文，落上領(lǐng)導(dǎo)人職銜全稱和姓名；④周知性公文，如布告、通告標(biāo)題上有發(fā)文機(jī)關(guān)的，可省去落款，只標(biāo)注發(fā)文日期；⑤決議、章程等標(biāo)題有發(fā)文機(jī)關(guān)，具文日期在標(biāo)題之下，落款和發(fā)文日期都可省去。
    （7）發(fā)文日期  一般以定稿時(shí)間即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的具體時(shí)間為準(zhǔn)，會(huì)議通過(guò)的文件，以會(huì)議通過(guò)的時(shí)間為準(zhǔn)，聯(lián)合發(fā)文以最后簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。一般性公文材料，如涉及具體事項(xiàng)的通知、公告、簡(jiǎn)報(bào)、函等日期，標(biāo)注為印發(fā)時(shí)間，有些規(guī)范性文件，如法規(guī)、條例等，除標(biāo)明會(huì)議通過(guò)時(shí)間外，正文末尾一般再標(biāo)注生效時(shí)間。
    注意：發(fā)文日期，要寫(xiě)全×年×月×日，不能省略，數(shù)字用小寫(xiě)漢字，零用0代替。
    （8）印信。指公文用印，公文一般都要用印才能生效。但對(duì)有固定文頭格式，大批下行，并經(jīng)機(jī)要部門(mén)發(fā)出的文件，一般不需用印。有些經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署或印有領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)和姓名的文件，也不必用印。印章要與文頭相符，要下不壓發(fā)文日期，上不壓正文，沒(méi)有落款只有發(fā)文日期的要蓋壓發(fā)文日期。
    糾正一個(gè)錯(cuò)誤，過(guò)去曾見(jiàn)到同一頁(yè)蓋不下印章后，放另一頁(yè)，上標(biāo)此頁(yè)無(wú)正文，此做法已廢止，公文規(guī)范要求調(diào)整行距、字距，務(wù)使印章與正文同處一面。
    3、文尾部分：指發(fā)文日期以下部分，包括發(fā)至范圍、主題詞、抄報(bào)、報(bào)送、抄發(fā)機(jī)關(guān)，印刷版記。
    （1）發(fā)至范圍。一般放在發(fā)文日期左側(cè)下方，用括號(hào)括住，如（此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）等，有些公文不需要標(biāo)明發(fā)至范圍，有主送、抄送機(jī)關(guān)就可以了。
    （2）主題詞。一般行政性公文版記之上都標(biāo)注主題詞，主題詞標(biāo)注的三大原則：一是能夠表達(dá)出公文的說(shuō)明要點(diǎn)；二是準(zhǔn)確規(guī)范，一般使用主題詞典里提供的專用詞；三是對(duì)于必須使用新詞的在新詞后面加“△”標(biāo)示。
    （3）抄報(bào)抄送、抄發(fā)機(jī)關(guān)。是指除了主送機(jī)關(guān)外，與該公文有關(guān)的機(jī)關(guān)單位，即協(xié)助承辦單位或需要知照公文內(nèi)容但不需要辦理、答復(fù)或執(zhí)行的單位。除主送機(jī)關(guān)外，還需給其他上級(jí)機(jī)關(guān)（含不相隸屬上級(jí)機(jī)關(guān)）的應(yīng)列入抄報(bào)；需發(fā)送同級(jí)機(jī)關(guān)的列入抄送，發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的列入抄發(fā)。有些文件如簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)告等，主送機(jī)關(guān)不在行文部分出現(xiàn)，則列入抄送（報(bào)、發(fā)）機(jī)關(guān)最前面。
    抄報(bào)、報(bào)送、抄發(fā)不在同一行中連寫(xiě)，一般單獨(dú)頂格書(shū)寫(xiě)。
    （4）印刷版記。即印刷標(biāo)記，包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間、印數(shù)。印發(fā)機(jī)關(guān)，一般是×××辦公廳或×××辦公室，印發(fā)時(shí)間是指開(kāi)始印制時(shí)間，與發(fā)文日期可能不一致，寫(xiě)作×年×月×日印發(fā)，用阿拉伯?dāng)?shù)字。
    以上說(shuō)的是公文常用的標(biāo)準(zhǔn)格式及注意事項(xiàng)，除了標(biāo)準(zhǔn)格式外，不同的文種還有許多特殊要求，今天就不細(xì)說(shuō)了，有興趣的話大家下去多翻翻看看。公文用紙并不統(tǒng)一，省政府規(guī)定公文用A4紙，我們平頂山市A4、B5都有,不一定，但要保持公文格式的連續(xù)性，就是說(shuō)同一種文體，你不能今天用A4、明天用B5，讓人無(wú)所適從。
    三、政協(xié)常用公文
    政協(xié)組織是非常特殊的組織，從性質(zhì)上它是我國(guó)多黨合作和政治協(xié)商的機(jī)構(gòu)，又是最廣泛的愛(ài)國(guó)統(tǒng)一戰(zhàn)線組織，它具有團(tuán)結(jié)、協(xié)商、建議、民主監(jiān)督的作用，現(xiàn)在理論界稱政協(xié)的規(guī)定、章程為軟法，不像其它黨政或人大等部門(mén)具有法定強(qiáng)制性，從層級(jí)上看，政協(xié)上下級(jí)是指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系，不具有隸屬關(guān)系，所以政協(xié)對(duì)外行文的種類和數(shù)量都相對(duì)較少，流程相對(duì)簡(jiǎn)單，在政協(xié)工作的辦文人員，使用和接觸的文種較少，對(duì)許多公文的格式內(nèi)容也都相對(duì)比較陌生。
    首先我們要了解，政協(xié)公文處理的常規(guī)程序和原則。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等工作。它有收文處理和發(fā)文處理兩種流程。
    收文包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。就是說(shuō)秘書(shū)科收文后，先簡(jiǎn)單分類，交一名管文的辦公室副主任簽發(fā)擬辦意見(jiàn)，然后交秘書(shū)長(zhǎng)進(jìn)行批辦，重要文件可經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)擬辦后交主席副主席批辦，然后屬于哪個(gè)部門(mén)承辦，交給誰(shuí)，辦公室秘書(shū)科統(tǒng)一催辦，辦完后可以歸檔。三類文件政協(xié)應(yīng)該歸檔立卷，一是涉及政協(xié)的，如市委“關(guān)于加強(qiáng)政協(xié)工作的意見(jiàn)”，政府的“關(guān)于加強(qiáng)提案辦理工作的辦法”等文件；二是政協(xié)人事變動(dòng)的，如市委印發(fā)的涉及政協(xié)人事調(diào)整的文件；三是涉及各專委會(huì)職能的政策、法規(guī)、活動(dòng)等，由各專委會(huì)自行保管，這是收文辦理。收文不管最后交給誰(shuí)，秘書(shū)科一定要登記文件最后流向。
    發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、校對(duì)、簽發(fā)、用印登記、封發(fā)、催辦、注辦、歸卷等程序。對(duì)政協(xié)來(lái)說(shuō)，一般性的公文由辦公室各科或研究室或各專門(mén)委員會(huì)擬稿后，由第一責(zé)任人即副主任級(jí)的核稿、校對(duì)，由秘書(shū)長(zhǎng)或秘書(shū)長(zhǎng)授權(quán)副秘書(shū)長(zhǎng)簽發(fā)，對(duì)于重要文件，可能還要提請(qǐng)主席或主管副主席簽發(fā)，對(duì)于各專委會(huì)自擬的通知、工作總結(jié)等須經(jīng)專委會(huì)主任簽發(fā)，最好能征求主管副主席的意見(jiàn)。所有外發(fā)性公文都要經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)簽字同意，專委會(huì)自用的內(nèi)發(fā)性公文由專委會(huì)主任簽字即可。然后在秘書(shū)科登記付印，印完蓋上印簽后進(jìn)行封發(fā)，需要注意的是正式文件的簽批件一般都要交檔案室歸檔。
    下面，我講一下政協(xié)常用公文的特點(diǎn)和寫(xiě)法。與政協(xié)無(wú)關(guān)的部分提一下，不詳說(shuō)。
    （一）行政公文，共有命令、決定、公告、通告、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要共十三種。
    1、決定
    決定是行政機(jī)關(guān)或企業(yè)單位對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位或人員、變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文文種。
    決定具有權(quán)威性、廣泛性、單一性、決斷性特點(diǎn)，按用途和內(nèi)容不同可分為部署性決定、知照性決定和獎(jiǎng)懲性決定，部署性決定如《中共中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》，知照性決定和通知類很相似，如《政協(xié)平頂山市第五屆委員會(huì)第三次會(huì)議關(guān)于同意×××辭去政協(xié)副主席的決定》，獎(jiǎng)懲性決定是政協(xié)常用的公文，《市政協(xié)關(guān)于表彰優(yōu)秀政協(xié)委員的決定》。
    決定的正文一般包括根據(jù)、原因、目的、意義，決定的事項(xiàng)要根據(jù)具體內(nèi)容、撰寫(xiě)清楚，如對(duì)某項(xiàng)工作確定原則、提出要求、作出規(guī)定、提出措施辦法，對(duì)某人表明態(tài)度、作出安排、對(duì)某一文件表示批準(zhǔn)或修改意見(jiàn)等。
    2、通知
    這是政協(xié)最常用的一種文種，是單位向特定的受文對(duì)象告知有關(guān)事項(xiàng)的曉喻性公文。通知具有廣泛性、曉喻性，即告訴大家需要辦的事項(xiàng)，還有時(shí)效性，像會(huì)議通知、過(guò)了開(kāi)會(huì)日期肯定就無(wú)效了。從內(nèi)容上分通知有批示性通知、指示性通知、一般事務(wù)性通知和會(huì)議通知四種。
    批示性通知在政協(xié)有《市政協(xié)關(guān)于印發(fā)×××意見(jiàn)的通知》這類文件，只要把意見(jiàn)通過(guò)的時(shí)間、會(huì)議原由、主送機(jī)關(guān)寫(xiě)清楚就可以了，很簡(jiǎn)單。
    還有一種對(duì)政協(xié)來(lái)說(shuō)是參加活動(dòng)或會(huì)議的通知，其正文包括通知緣由、通知事項(xiàng)、通知要求三部分。會(huì)議通知具體應(yīng)寫(xiě)出召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)、會(huì)議名稱、會(huì)議起止時(shí)間及地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容及任務(wù)、參會(huì)的人員范圍和人數(shù)、入場(chǎng)憑證、報(bào)到時(shí)間地點(diǎn)，與會(huì)人員攜帶的文件材料及會(huì)務(wù)費(fèi)，其他要求事項(xiàng)（如提前上報(bào)會(huì)議人員名單、交通工具及車次航班）。
    會(huì)議通知要提前發(fā)文，如很難確定具體時(shí)間，可用內(nèi)部明電等方式發(fā)預(yù)通知。
    3、報(bào)告、請(qǐng)示
    報(bào)告和請(qǐng)示都是上行文，報(bào)告用于向上匯報(bào)工作、反映情況、提出建議或者意見(jiàn)、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢文等事項(xiàng)，結(jié)尾一般用特此報(bào)告。
    請(qǐng)示主要是向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)所使用的公文文種、請(qǐng)示具有請(qǐng)求性、時(shí)效性和單一性，即一事一文，只對(duì)準(zhǔn)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，結(jié)尾有：請(qǐng)指示，當(dāng)否，請(qǐng)批示等字樣。平行或不相隸屬機(jī)關(guān)不能用請(qǐng)示文種，但政協(xié)也經(jīng)常用請(qǐng)示文體向市政府請(qǐng)求增加經(jīng)費(fèi)等事項(xiàng)。
    請(qǐng)示的正文需寫(xiě)清兩方面內(nèi)容。（一）請(qǐng)示緣由，要用簡(jiǎn)明扼要的語(yǔ)言，將請(qǐng)示的原因和背景情況，或請(qǐng)示問(wèn)題的依據(jù)、出發(fā)點(diǎn)和思想基礎(chǔ)說(shuō)清楚，力戒繁雜羅嗦；（二）請(qǐng)示事項(xiàng)，寫(xiě)清具體內(nèi)容，不管是請(qǐng)求上級(jí)對(duì)某項(xiàng)工作指示，還是對(duì)某問(wèn)題作出批準(zhǔn)，或者是批撥資金，必須準(zhǔn)確無(wú)誤地表達(dá)，一定要具體。請(qǐng)示的事項(xiàng)要具體，說(shuō)的準(zhǔn)確具體上級(jí)才能根據(jù)情況予以答復(fù)，若是請(qǐng)求批撥資金，則需寫(xiě)明大的分項(xiàng)金額、總金額，最后最好能附上預(yù)算表，若是物資，則應(yīng)寫(xiě)清品名、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等，有時(shí)正文也可提出傾向性意見(jiàn)。
    4、意見(jiàn)
    是對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法的文種，意見(jiàn)一般具有指導(dǎo)性、建議性、靈活性。意見(jiàn)可用于上行文、下行文和平行文，意見(jiàn)這一文種使用在三類地方，一是要求下級(jí)貫徹執(zhí)行的指示性意見(jiàn)，如政協(xié)的《市政協(xié)關(guān)于加強(qiáng)專委會(huì)工作的意見(jiàn)》；二是要求上級(jí)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的待批性意見(jiàn)；三是平行或不相隸屬機(jī)關(guān)參考的建議性意見(jiàn)。
    意見(jiàn)的正文一般采用分條的結(jié)構(gòu)安排，首先在開(kāi)頭部分說(shuō)明行文的目的、背景、依據(jù)和緣由，然后明確、詳細(xì)地寫(xiě)出意見(jiàn)的具體內(nèi)容，如闡明工作的基本見(jiàn)解、原則要求、方法措施及注意事項(xiàng)等，撰寫(xiě)意見(jiàn)內(nèi)容要注意一要照顧全面，二要具體準(zhǔn)確，三要條理清楚，層次分明。
    5、函
    主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題或向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)的公文文種。有正式版頭的函，也有信函格式的便函，正式版頭的函一般有自己獨(dú)立的發(fā)文編號(hào)。
    實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常省略發(fā)文機(jī)關(guān)，來(lái)函開(kāi)頭交代發(fā)函的原因、目的，中間寫(xiě)詢問(wèn)或商洽的內(nèi)容，結(jié)尾常用：即請(qǐng)函復(fù)，請(qǐng)函復(fù)為盼等慣用語(yǔ)。復(fù)函的開(kāi)頭一般寫(xiě)上“你………收悉”引用來(lái)函，相當(dāng)于提案答復(fù)，然后用“經(jīng)研究，函復(fù)如下”等引出下文，中間寫(xiě)清答復(fù)內(nèi)容，結(jié)尾是“此復(fù)，特此函復(fù)”等字樣。
    6、會(huì)議紀(jì)要
    政協(xié)的會(huì)議紀(jì)要主要有三種，主席會(huì)議紀(jì)要、常委會(huì)會(huì)議紀(jì)要、秘書(shū)長(zhǎng)會(huì)議紀(jì)要，一般都用固定的版頭，沒(méi)有發(fā)文號(hào)。
    會(huì)議紀(jì)要的正文包括會(huì)議概述和內(nèi)容紀(jì)要兩大部分。
    ①會(huì)議概述  即正文開(kāi)頭，概要介紹會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、召集單位與主持人，與會(huì)范圍和出席人員（含職務(wù)）以及會(huì)議主題等。
    ②內(nèi)容紀(jì)要  包括會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)，會(huì)議主要精神是指對(duì)會(huì)議議題經(jīng)過(guò)討論分析而形成的指導(dǎo)思想，議定事項(xiàng)是指會(huì)議議定的部署、措施和要求，是對(duì)會(huì)議主要議題的討論成果。
    （二）事務(wù)文書(shū)。包括制度、章程、規(guī)程、辦法、規(guī)劃、規(guī)定、規(guī)則、守則、公約、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、工作要點(diǎn)、調(diào)查報(bào)告、就職演講、述職報(bào)告、考察材料、組織鑒定、倡議書(shū)、號(hào)召書(shū)、建議書(shū)、決心書(shū)、保證書(shū)、志愿書(shū)等。
    1、總結(jié)
    總結(jié)一般是本人或本單位撰寫(xiě)，一般用第一人稱。
    總結(jié)的正文，開(kāi)頭基本要求是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，內(nèi)容包括概要介紹基本情況、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、工作進(jìn)程、總體收獲以及對(duì)之前工作的基本回顧和評(píng)價(jià)。
    第二步就是寫(xiě)出成績(jī)，做法、經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，有的總結(jié)是把成績(jī)、做法結(jié)合起來(lái)寫(xiě)，著重闡明成績(jī)表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的，也有的總結(jié)只寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)或者原因，把成績(jī)和做法當(dāng)做具體事例作為經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)的具體說(shuō)明。
    結(jié)尾部分要寫(xiě)明當(dāng)前存在的問(wèn)題與今后的打算，要概括簡(jiǎn)潔。
    2、簡(jiǎn)報(bào)
    簡(jiǎn)報(bào)的基本要求：快、短、實(shí)、新，簡(jiǎn)報(bào)在座的基本都寫(xiě)過(guò)，簡(jiǎn)報(bào)的寫(xiě)法，有點(diǎn)類似于新聞的寫(xiě)法，對(duì)政協(xié)來(lái)說(shuō)，市里新聞上領(lǐng)導(dǎo)一般只排到地廳級(jí)，在政協(xié)簡(jiǎn)報(bào)里應(yīng)最少排到秘書(shū)長(zhǎng)，各專委會(huì)自己組織的活動(dòng)，本專委會(huì)主任也應(yīng)寫(xiě)出來(lái)。其他要求，只要寫(xiě)清楚時(shí)間、地點(diǎn)，事件、會(huì)議或活動(dòng)的主要做法、成績(jī)就可以了。
    3、述職報(bào)告
    正文主要包括前言、主體、結(jié)尾，前言就是帽兒，主要說(shuō)任職時(shí)間、主要職責(zé)、簡(jiǎn)要交代述職的內(nèi)容和范圍、主要工作力求簡(jiǎn)潔。
    主體主要陳述履職情況，一是任職期間的具體工作、主要成績(jī)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，二是存在的問(wèn)題和教訓(xùn)，三是今后努力方向、工作打算等。
    結(jié)尾就是通常所說(shuō)的穿靴，總結(jié)上文，提出希望、口號(hào)等。
    （三）會(huì)務(wù)文書(shū)。涉及各種會(huì)議或儀式的文件材料，都可以算會(huì)務(wù)文書(shū)，包括主持詞、開(kāi)幕詞、歡迎詞、會(huì)議報(bào)告、會(huì)議講話、經(jīng)驗(yàn)介紹、歡送詞、閉幕詞、提案、會(huì)議記錄、座談會(huì)紀(jì)要等。
    1、主持詞
    首先宣布會(huì)議開(kāi)始，然后介紹參會(huì)人員，也可以先介紹參會(huì)人員，再進(jìn)行正式會(huì)議。第一步是根據(jù)會(huì)議議程安排，按順序列出所有內(nèi)容，最后對(duì)會(huì)議或活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，提出號(hào)召或希望，在末尾一般對(duì)會(huì)議籌備服務(wù)人員進(jìn)行感謝，結(jié)束語(yǔ)可以說(shuō)些祝福的話。
    2、開(kāi)幕詞
    開(kāi)幕詞是大會(huì)發(fā)言的一種，是黨政機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議開(kāi)幕時(shí)所作的講話，一般在稱謂之后，直接宣布會(huì)議開(kāi)幕，然后介紹與會(huì)者的身份、會(huì)議規(guī)模，表達(dá)對(duì)會(huì)議的祝賀。
    主體部分則闡述會(huì)議的宗旨、議題等，說(shuō)明會(huì)議要解決的問(wèn)題和要達(dá)到的目標(biāo)，最后提出會(huì)議的任務(wù)要求和希望，結(jié)束語(yǔ)一般用預(yù)祝大會(huì)取得圓滿成功等祝賀詞。
    開(kāi)幕詞、閉幕詞、歡迎詞、歡送詞都是致辭類，格式大致相同，只是內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)有所不同而已。
    （四）禮儀文書(shū)。包括申請(qǐng)書(shū)、推薦書(shū)、證明信、介紹信、邀請(qǐng)書(shū)、請(qǐng)柬、聘書(shū)、賀信、賀電、祝詞、喜報(bào)、感謝信、慰問(wèn)信、答謝信、悼詞、訃告、唁電等，其中申請(qǐng)書(shū)、證明信、介紹信、請(qǐng)柬、賀信、祝詞、感謝信等文種，政協(xié)曾經(jīng)使用過(guò)，但都不常用，就不再詳細(xì)介紹了。
    還有司法類文書(shū)、經(jīng)貿(mào)類文書(shū)、宣傳類文書(shū)、傳記史志類文書(shū)大都跟政協(xié)沒(méi)有關(guān)系或極少使用，就不再講了。
    另外政協(xié)還有幾種特有文種：提案、建議案、社情民意和幾種特殊格式的文體，如值班快報(bào)、內(nèi)部明電等格式和使用范圍都很清楚，這里也不多說(shuō)了。
    今天的內(nèi)容對(duì)整個(gè)公文管理體系來(lái)說(shuō)，可以說(shuō)是掛一漏萬(wàn)，其中可能還有不少錯(cuò)誤的地方，如果說(shuō)真能起到什么作用，只能說(shuō)希望由此引起同志們對(duì)公文的重視，對(duì)公文的興趣，在今后的時(shí)間多學(xué)習(xí)、多鉆研。機(jī)關(guān)年青同志在政協(xié)獨(dú)立作業(yè)的機(jī)會(huì)不多，加上平時(shí)沒(méi)有太大的工作壓力，人很容易懈怠，所以一定要自加壓力，主動(dòng)地高標(biāo)準(zhǔn)地工作，爭(zhēng)取做一個(gè)能說(shuō)、會(huì)寫(xiě)、善辦事的楷模。今后各類競(jìng)爭(zhēng)選拔的機(jī)會(huì)很多，希望同志們勤于學(xué)習(xí)，善于抓住機(jī)會(huì)，不斷充實(shí)提高自身能力和水平，爭(zhēng)取早日在更廣闊的舞臺(tái)展現(xiàn)自己，實(shí)現(xiàn)自身的抱負(fù)，創(chuàng)造更多的社會(huì)價(jià)值。