文秘基礎(chǔ)知識概況:
    文秘基礎(chǔ)
    第一節(jié)　秘書的定義及分類
    一、秘書的定義
    (一)制定秘書定義的要點(diǎn)
    1.秘書活動的服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)者;
    2.秘書活動的根本職能是輔助管理;
    3.秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)。
    (二)教材給出的定義
    秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理，并負(fù)責(zé)全面處理信息和事務(wù)的工作人員。
    (三)其他定義
    1.秘書是幫助上司處理各種事務(wù)的人員。
    2.秘書是為政府、企事業(yè)等單位或個(gè)人服務(wù)的，助理政務(wù)、管理事務(wù)的工作人員。
    3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。
    二、秘書的分類
    (一)縱向分類(秘書的層次)
    1.秘書所在單位的級別有高有低，相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。
    2.同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：
    (1)初級秘書：主要從事一般日常工作;
    (2)中級秘書：主要負(fù)責(zé)文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;
    (3)高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。
    3.秘書職業(yè)資格鑒定的三個(gè)等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。
    (二)橫向分類(秘書的類別)
    1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業(yè)。
    2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作。
    (1)“生活秘書”這一類型確實(shí)存在過，不能簡單地予以否定;
    (2)按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型。
    第二節(jié)　秘書機(jī)構(gòu)
    一、秘書機(jī)構(gòu)的定義
    秘書機(jī)構(gòu)是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合性辦公機(jī)構(gòu)，也叫辦事機(jī)構(gòu)。它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，并在機(jī)關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù)。
    二、秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)
    (一)比較兩類機(jī)構(gòu)
    1.職能性機(jī)構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強(qiáng)，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業(yè)務(wù)性機(jī)構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務(wù)部門”)
    2.綜合性機(jī)構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補(bǔ)缺。
    (二)秘書機(jī)構(gòu)屬于綜合性機(jī)構(gòu)，既非決策性機(jī)構(gòu)，也非職能性機(jī)構(gòu)。
    三、秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)
    (一)附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān);
    (二)綜合性：活動內(nèi)容綜合性強(qiáng);
    (三)輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督。
    四、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置
    (一)總原則：必須適應(yīng)機(jī)關(guān)或單位管理工作的實(shí)際需要。
    (二)具體要求：
    1.凡獨(dú)立單位必須設(shè)置秘書機(jī)構(gòu);
    (獨(dú)立單位：有一定數(shù)量的常駐領(lǐng)導(dǎo)干部和辦事人員，能獨(dú)立行使一定權(quán)力的實(shí)體單位。)
    2.秘書機(jī)構(gòu)的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求;
    3.秘書機(jī)構(gòu)與所屬機(jī)關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。
    五、秘書機(jī)構(gòu)的任務(wù)
    (一)總括：
    1.秘書機(jī)構(gòu)的基本任務(wù)是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層或領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性輔助和公務(wù)服務(wù)。
    2.辦文、辦會、辦事是中外秘書機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)的概括。
    (二)分述：
    1.政務(wù)性工作(參與政務(wù))
    (1)調(diào)查研究(為領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定政策服務(wù)，為決策提供準(zhǔn)確可靠、全面具體的情況，提出富于建設(shè)性的意見和建議)
    (2)信息工作(向決策者及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整、有用的信息)
    (3)協(xié)調(diào)工作(側(cè)重于協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)單位內(nèi)各職能部門的工作目標(biāo)、工作步驟等，溝通上下，聯(lián)系左右，理順關(guān)系)
    (4)咨詢工作(為決策者提供與決策有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、資料等，范圍極廣)
    2.業(yè)務(wù)性工作(秘書部門獨(dú)有的、帶有秘書專業(yè)性質(zhì)的任務(wù))
    (1)文書工作(公文的“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”)
    (2)檔案工作(現(xiàn)行文件辦理完畢后，對其中具有存查價(jià)值的那部分進(jìn)行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)
    (3)會務(wù)工作(為了開好會議而開展的一系列準(zhǔn)備、組織工作)
    (4)接待工作(可分為內(nèi)賓、外賓接待兩大類，注意“內(nèi)外有別”)
    (5)保密工作(保守國家及本單位的各類秘密，一般設(shè)有保密室)
    3.事務(wù)性工作(主要指處理機(jī)關(guān)單位日常事務(wù)的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備管理等)
    六、秘書機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系
    (一)秘書機(jī)構(gòu)只直接對所屬機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)
    秘書機(jī)構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對下一級或上一級秘書機(jī)構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級秘書部門之間不實(shí)行自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機(jī)構(gòu)之間存在相對的封閉性。
    這種領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營”。
    (二)秘書機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系
    1.縱向聯(lián)系
    2.橫向聯(lián)系
    七、各類秘書機(jī)構(gòu)(略)
    第三節(jié)　秘書工作
    一、秘書工作的定義
    秘書工作是秘書及秘書機(jī)構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為對象而開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動，其目的在于通過近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)，減輕領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān)，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力處理決策大計(jì)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。
    二、秘書工作的主要內(nèi)容
    (一)主要內(nèi)容
    1.事務(wù)管理
    2.中介溝通
    3.文書工作
    4.信息工作
    5.參謀輔助
    6.會務(wù)操辦
    7.綜合協(xié)調(diào)
    8.督促檢查
    (二)小結(jié)
    1.簡言之，凡是領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)需要的綜合輔助和公務(wù)服務(wù)，都是秘書工作的內(nèi)容。
    2.領(lǐng)導(dǎo)者的工作延伸到哪里，秘書工作就必須跟進(jìn)到哪里。
    3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。
    第四節(jié)　秘書工作的特點(diǎn)
    一、眾說紛紜的描述和概括
    秘書工作的特點(diǎn)是一個(gè)復(fù)雜的體系，可從不同的角度予以描述。
    二、秘書工作最重要、最有特色的性質(zhì)
    (一)輔助性
    1.內(nèi)涵：一切秘書活動均以輔助領(lǐng)導(dǎo)為中心內(nèi)容。
    2.地位：輔助性是秘書活動最根本的屬性。
    3.全面準(zhǔn)確地認(rèn)識輔助性：
    (1)秘書人員必須“尊重政務(wù)與事務(wù)之區(qū)別”。(抗戰(zhàn)時(shí)期)
    (2)秘書部門負(fù)責(zé)人的工作性質(zhì)是“既要參與政務(wù)又要掌管事務(wù)”。(1951年)
    (3)立足于本單位的全局，在強(qiáng)烈的戰(zhàn)略意識指導(dǎo)下，不僅要想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，而且要想領(lǐng)導(dǎo)所未想、急領(lǐng)導(dǎo)所未急，提供全方位、全過程的輔助。
    (4)輔助性在很大程度上是通過完成事務(wù)性工作體現(xiàn)出來的。只有搞好事務(wù)性工作，單位內(nèi)部秩序井然，與外單位渠道暢通，才能使單位職能正常發(fā)揮，立于不敗之地;只有搞好事務(wù)性工作，才能使單位領(lǐng)導(dǎo)人從事務(wù)中擺脫出來，集中時(shí)間和精力想大事，干實(shí)事，更高效地進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)。
    (5)不能認(rèn)為秘書人員必須參加一切政策的輔助，不能認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的所有決策都理所當(dāng)然由秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員輔助。
    (6)輔助決策不僅表現(xiàn)在重大問題的研究、討論中，而且表現(xiàn)在大量的日常事務(wù)的承辦和處理中，把這些日常工作做好了，就是為決策的制定、執(zhí)行和落實(shí)提供了幫助。
    (7)秘書人員在輔助決策中作用的大小，既取決于秘書人員是否積極主動地開展工作，更取決于領(lǐng)導(dǎo)是否重視發(fā)揮秘書的作用。此外，還與秘書人員自身的能力有關(guān)。
    (8)秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。
    (二)中介性
    1.溝通上下、全面協(xié)調(diào)
    2.就圍繞領(lǐng)導(dǎo)的核心工作——決策而言，秘書活動可以發(fā)揮的作用是：輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，傳達(dá)決策，了解決策的執(zhí)行情況，檢查督促決策的貫徹落實(shí)。
    3.中介性服從于輔助性
    (三)事務(wù)性
    1.在輔助領(lǐng)導(dǎo)的過程中，大量的事務(wù)性工作主要靠秘書人員來完成。
    2.輔助性在很大程度上是通過完成事務(wù)性工作體現(xiàn)出來的。
    三、三大特點(diǎn)之間的關(guān)系
    輔助性是秘書活動的根本性質(zhì)，中介性和事務(wù)性是由輔助性決定的，也是秘書活動的重要特性。
    四、為什么不宜將政治性確定為秘書活動的首要特性
    (一)在階級社會中，大多數(shù)工作都與政治有關(guān)，秘書活動的確具有政治性，但政治性絕非秘書活動所獨(dú)有;
    (二)在實(shí)際工作中，工作的政治方向主要應(yīng)當(dāng)而且只能由領(lǐng)導(dǎo)者把握。
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