一、會議組織基本流程
組織會議盡管種類繁多,但是其組織流程大體框架都是基本相通的,主要分為會議準備、會議實施和會議結(jié)束三階段。
(一)會議準備
1.確定會議主題、名稱、時間、地點、會議規(guī)模、議程和會議安排;
2.確定參加會議的范圍或人員(領(lǐng)導、專家、主持人、學者等代表),成立工作組(資料組、組織組、宣傳組、后勤組、保衛(wèi)組等),確定工作人員、會議經(jīng)費預算;
3.安排好場地、住宿、伙食、用品、資料、交通等;
4.做好會場布置,制定好后勤保障方案;
5.發(fā)放會議通知。
(二)會議實施
1.會議簽到及會議文件資料發(fā)放;
2.按會議議程逐步開始,維持會場秩序,做好會議記錄;
3.安排好會議進行中的后勤保障,處理會議過程中的突發(fā)情況等。
(三)會議結(jié)束
1.安排好參會人員離開的交通;
2.清理會場,統(tǒng)計經(jīng)費并報銷;
3.整理會議資料并形成簡報;
4.落實會議精神,撰寫工作總結(jié)。
二、會議組織注意事項
會議組織工作是會議召開的重要環(huán)節(jié),會議組織的質(zhì)量很多都體現(xiàn)在會議的組織細節(jié)上,因此在做會議組織工作時應(yīng)注意的事項有以下幾點:
(一)開會之前要深入考慮召開會議的目的,準備好會議上報告、提問、調(diào)查或討論的綱目。
(二)要根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數(shù)的多少,應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容、會議預期效果和場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議,人數(shù)可少些。調(diào)查情況、紀念及宣傳性的會議,人數(shù)可多些。
(三)為使會議開得有成效,根據(jù)會議內(nèi)容,會前應(yīng)考慮一些人重點發(fā)言,并在發(fā)言上做一些重點分工。
(四)盡可能了解與會人員情況,在會議休會期間,組織一些聯(lián)誼活動,增進了解,加深感情。會議結(jié)束后,應(yīng)繼續(xù)與會議人員保一定的聯(lián)系,以備需要時,可以進行合作。
(五)根據(jù)會議的安排,確定會議的地址,安排好主會場和分組討論的地點。住宿會議還應(yīng)安排好房間,落實食宿等各項問題。
(六)根據(jù)會議的時間安排,發(fā)出會議通知,會議通知應(yīng)及早,內(nèi)容要明確、具體,如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題,需帶的票證和物品等。
(七)會議開始后,及時掌握會議的動態(tài),對會議的進展情況進行搜集整理,還要注意安排好會議期間的記錄人員。
(八)會議結(jié)束之前,聯(lián)系好會議人員返回的車票、機票,力爭將食宿費等盡早結(jié)算清楚。
(九)會議結(jié)束后,要對會議的各類文件材料做好善后工作,需發(fā)簡報或文件的應(yīng)從速擬發(fā)。各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等,應(yīng)立案存檔。
(十)注意合理安排會議日程,適當安排一些娛樂體育活動,以減輕與會者疲勞,活躍會議氣氛。
公務(wù)員面試名單 | 公務(wù)員面試時間 | 公務(wù)員面試真題 | 公務(wù)員面試技巧 | 公務(wù)員面試熱點 |