第八節(jié) 會計(jì)電算化檔案管理的基本要求
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握會計(jì)電算化檔案的相關(guān)知識以及保管時應(yīng)注意的問題。
計(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，必須符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計(jì)檔案保存的資料，其保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計(jì)檔案管理的主要任務(wù)
會計(jì)電算化檔案管理的主要任務(wù)，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會計(jì)檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。
二、電算化會計(jì)檔案的內(nèi)容
電算化會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。
存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)存儲的會計(jì)賬簿或報(bào)表，具有磁性和不可見的特點(diǎn)，作為會計(jì)檔案保存時，其保存期限應(yīng)與《會計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會計(jì)賬簿、報(bào)表)相一致。
采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計(jì)檔案保存，保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。對會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
三、記賬憑證的生成與管理(了解)
1.將記賬憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計(jì)人員工作規(guī)則》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。
四、會計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理(了解)
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
5.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
五、電算化會計(jì)檔案保管(了解)
1.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點(diǎn)，最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案的，要定期進(jìn)行檢查、定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計(jì)資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4℃—5℃，相對溫度8%—83%，磁場強(qiáng)度50奧斯特。
3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度
4.各種會計(jì)資料，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計(jì)檔案。
7.存在會計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至其中的會計(jì)信息完全過時為止。
9. 會計(jì)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)
【例3-25】多選題：一般地賬務(wù)處理系統(tǒng)主要由初始設(shè)置和( )模塊組成。
A.憑證處理 B.月末處理 C.賬簿輸出 D.編制報(bào)表
正確答案：ABC
解析：賬務(wù)處理系統(tǒng)包括初始設(shè)置模塊和日常處理模塊，后者通常由憑證處理、月末處理和賬簿輸出等模塊組成。
【例題3-26】會計(jì)檔案資料保管員的具體工作包括( )。
A.系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟件及各類賬表、憑證、資料的登記和存檔保管工作
B.做好各類數(shù)據(jù)資料、賬表、憑證的安全保密工作，按規(guī)定的批準(zhǔn)手續(xù)辦理借還手續(xù)
C.按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)資料
D.憑證、賬頁、報(bào)表等的打印工作
正確答案：ABC
解析：會計(jì)檔案資料保管員的具體工作包括：系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟件及各類賬表、憑證、資料的登記和存檔保管工作;做好各類數(shù)據(jù)資料、賬表、憑證的安全保密工作，按規(guī)定的批準(zhǔn)手續(xù)辦理借還手續(xù);按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)資料。但不應(yīng)包括憑證、賬頁、報(bào)表等的打印工作。
【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握會計(jì)電算化檔案的相關(guān)知識以及保管時應(yīng)注意的問題。
計(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，必須符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計(jì)檔案保存的資料，其保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計(jì)檔案管理的主要任務(wù)
會計(jì)電算化檔案管理的主要任務(wù)，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會計(jì)檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。
二、電算化會計(jì)檔案的內(nèi)容
電算化會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。
存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)存儲的會計(jì)賬簿或報(bào)表，具有磁性和不可見的特點(diǎn)，作為會計(jì)檔案保存時，其保存期限應(yīng)與《會計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會計(jì)賬簿、報(bào)表)相一致。
采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計(jì)檔案保存，保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
系統(tǒng)開發(fā)資料和會計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。對會計(jì)軟件的全套文檔資料以及會計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
三、記賬憑證的生成與管理(了解)
1.將記賬憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計(jì)人員工作規(guī)則》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。
四、會計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理(了解)
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
5.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
五、電算化會計(jì)檔案保管(了解)
1.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點(diǎn)，最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案的，要定期進(jìn)行檢查、定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計(jì)資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4℃—5℃，相對溫度8%—83%，磁場強(qiáng)度50奧斯特。
3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度
4.各種會計(jì)資料，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計(jì)檔案。
7.存在會計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至其中的會計(jì)信息完全過時為止。
9. 會計(jì)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)
【例3-25】多選題：一般地賬務(wù)處理系統(tǒng)主要由初始設(shè)置和( )模塊組成。
A.憑證處理 B.月末處理 C.賬簿輸出 D.編制報(bào)表
正確答案：ABC
解析：賬務(wù)處理系統(tǒng)包括初始設(shè)置模塊和日常處理模塊，后者通常由憑證處理、月末處理和賬簿輸出等模塊組成。
【例題3-26】會計(jì)檔案資料保管員的具體工作包括( )。
A.系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟件及各類賬表、憑證、資料的登記和存檔保管工作
B.做好各類數(shù)據(jù)資料、賬表、憑證的安全保密工作，按規(guī)定的批準(zhǔn)手續(xù)辦理借還手續(xù)
C.按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)資料
D.憑證、賬頁、報(bào)表等的打印工作
正確答案：ABC
解析：會計(jì)檔案資料保管員的具體工作包括：系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟件及各類賬表、憑證、資料的登記和存檔保管工作;做好各類數(shù)據(jù)資料、賬表、憑證的安全保密工作，按規(guī)定的批準(zhǔn)手續(xù)辦理借還手續(xù);按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)資料。但不應(yīng)包括憑證、賬頁、報(bào)表等的打印工作。