第二章 如何提高辦會能力
下面給大家講一下如何辦會議的問題,會議在我們工作中占很大一部分時間,各級機關都要召開很多會議。在各種各樣的會議中,有工作會議、座談會、研討會、黨組會、部務會、局務會、勤務會等等。有一個調查統(tǒng)計,領導者和管理者的工作時間一般有30%左右甚至有的高達85%的時間是在會議中消耗掉的。還有一個資料介紹全世界每天至少有五千萬個數目的會議,而美國每天有一千一百萬個會議,居世界之首,并不是只有我們中國的會議多。
對于辦公室的同志來說,如何辦會是我們需要做好的一項重要的工作,我的體會是三句話:制訂方案、把握重點、注意細節(jié)。
第一節(jié) 制訂方案
制訂方案是辦會的一個前期的重要準備工作,在制訂方案這個方面,我們要注意三條。
第一是要周密的思考,做什么事情我們講謀定而后動。制訂會議方案就是如何辦會的謀定,把方案搞好了,我們的會議就能確保成功。方案要全面,不要遺漏任何一個環(huán)節(jié),每個環(huán)節(jié)都要考慮到,都要按現(xiàn)實去模擬,這個特別重要。比如說一個簡單的例子,我們部委要開一個比較高規(guī)格的會議,有一些領導的房間要放一些紅巾,如果沒有考慮到,臨時領導需要用的時候,要裝飾就來不及了。有時比如說會場主席臺的話筒擺幾個好?如果只擺兩個,有第三個講話時臨時接一個話筒是不行的,所以會議方案非常重要。制訂方案的第一條,就是要周密的思考,不遺漏任何一個環(huán)節(jié)。
制訂方案二條就是要明確責任,每一個環(huán)節(jié),每一項會務的工作,都要明確到人。有人來落實,有人來檢查、督促落實,這都是我們辦公室的同仁都要做到這一點。如果辦小型會議可以,但是大型的會務必須是分工到人,而且有人督促落實。
制訂方案第三就是會務方案要報批,有些事情不是我們辦公室的同志能決定的,不是具體的會務工作人員能夠決定的,需要單位的領導的審批。比如說會議確定幾個發(fā)言人,確定哪幾個發(fā)言人,不是想定誰就定誰,是要報批的。比如說分組討論,怎么編排分組也不能說你想怎么定就怎么定,都要報批的,都要上報領導做主,我們辦公室的同志都要有請示報告的意識。
辦會第一個就是搞好方案,我認為不管大會小會都要有方案,不管是有文字還是沒有文字的都應該有方案。小型會務可以不用文字的方案,但是腦子里也要有個方案,有些該請示領導的要提前請示。
第二節(jié) 把握重點
第二個就是辦好會議要注意把握重點,把握重點是一條重要的工作方法。毛主席曾經指出任何過程,如果有多數矛盾存在的話,其中必定有一種是主要的起著領導作用的、決定作用的,其它是處于次要的、服從的地位。主席說我們要做的工作是什么?要全力找出主要矛盾,抓住主要矛盾,這一些問題就迎刃而解了。主席甚至還說妄行的學問家和實行家不懂這種方法,結果如墜煙海,找不到中心,也就找不到解決矛盾的方法,主席給我們指出來把握重點的重要性。
辦會重點是什么?我歸納是兩個,第一個是參會領導的接待服務,第二個是會場。其它會務工作也很重要,當然這是兩個重點,尤其是辦公室的領導要把握這兩個重點。今天這個會有哪些領導出席,那么接待服務要搞好,這就包括前期給領導發(fā)請柬。有的還發(fā)動車,領導來的時候有迎送,包括會議議程的提前告知等等把情況直接給領導匯報。有的不光是本單位領導,也還有外單位的領導,這方面我們要把它作為一個重點。
第二就是會場的準備,會場里邊有很多情況,比如說話筒的問題,我們有的同志不注意,不吸取教訓。在會議開始的時候,話筒不響了,甚至有時響但有雜音。大型會議我都參加過很多次,有些大型會議都出現(xiàn)這些問題,有一個單位去講的時候,都是有很多高級干部參加的,話筒里面有二十分鐘雜音,都沒有清除掉,這就影響了會議的效果。
還一個是會標不能出現(xiàn)任何錯誤,重要的會議都有會標。要檢查好,會標錯了大家都能看到,這就有問題了,問題大了。還有就是排序,主席臺的排序不能排錯了。過去有的同志排序錯了領導就走了,不參加了,人家很尷尬。擺了七八個凳子,有的沒人坐,人都走了,有的人家還要講話、發(fā)言的,這個程序只能取消了。會場要準備好,一旦會議開始了,正常會議開始了,那么會議就成功了一半,這是第二點。辦會要把握重點,重點是兩個:參會領導人接待服務,還有就是會場的準備。
第三節(jié) 關注細節(jié)
辦會第三點就是關注細節(jié),細節(jié)特別重要,有一句話叫做細節(jié)決定成敗。管理學把它作為一個原理,準確說就是細節(jié)決定成敗。在籌備奧運會的時候,有一位領導同志講魔鬼存在于細節(jié)當中,提醒大家在奧運會籌備過程中要關注細節(jié),這是有道理的。這個細節(jié)就真是細節(jié)了,沒有注意到它就可能誤事。
我舉幾個例子,比如請上級機關領導出席,你請的是一個領導同志,但他有陪同的人員,如果只寄了一份請柬,那你就很被動。他本來那些陪同人員還要過來,沒有請柬,有的陪同人員打前站,就進不了大門,這問題就出來了。還有領導的講話材料放在主席臺上,沒有過細檢查,領導在講話過程中發(fā)現(xiàn)少了頁,這問題不就嚴重了嗎?全國性的大會發(fā)生過這種事情,這還不是指我們部門的,是全國性的會議。
還有是主席臺的座次的擺放,剛才我已經點到了,不能出現(xiàn)錯誤,因為不管誰在主席臺上,你也要告訴這些在主席臺上的同志,提前告知,還要告之相關人員。曾經有一個會,有個同志在主席臺上沒有他的名字,但是他直接走到主席臺上去了,他認為自己是應該上主席臺的,但在主席臺上找了一圈沒有,那就很尷尬了。這也和單位主辦部門考慮不周有關,但是我們提前告知相關人員不就行了嗎?這里面有很多細節(jié)存在,比如說有些領導同志不喝茶,就喝白開水,你給他上一杯茶,他有些不大習慣。你給他上杯白開水多好,這也是個細節(jié),如果你能考慮到,領導就會感覺到會務工作做得真的很細,連這一點都考慮到了。但是我們沒有心思、沒有上心,這些細節(jié)我們不可能考慮到,這些細節(jié)也是我們辦公室的同志尤其是辦公室的領導都要關注的。關注了這些細節(jié)我們就有可能把會務辦得很完美,不能說沒有紕漏,每個會不可能沒有紕漏,但大的方面不能出問題。辦會我就講三句話:制訂方案,把握重點,關注細節(jié),和大家交流了一下辦會的體會。
第三章 如何提高辦事能力
在我們機關,包括事業(yè)、包括企業(yè),辦事的能力同樣是非常重要的。你不會寫材料,但你能辦事也可以的,你辦事能讓領導放心也可以,你也有你立身之本。怎么辦好事,這就要去琢磨,我今天把這件事辦好了,明天我把那件事辦好了。怎么把事情辦好,我講我的四點體會。
第一節(jié) 用敬畏的心態(tài)辦事
我第一個體會是用敬畏的心態(tài),孔老夫子有一句話“事思敬”,事情的“事”,思想的“思”,尊敬的“敬”。就是要有敬畏的心態(tài),簡單的說就是要有畏懼的心理。什么事情如果都是帶著畏懼的心理去做,你會認真的、小心謹慎的把它做好。往往辦不好事情的,都是粗心大意的人,馬大哈式的人,做什么事情我認為都要有敬畏的心態(tài)。在機關我們經常辦一些事情,但是經常會發(fā)現(xiàn)出一些紕漏,就是沒有帶一種敬畏的心態(tài)去做。有人認為這種事情不是很簡單嗎,隨便處理一下就行了,往往容易出差錯。
我講過一個例子,我曾經陪一位領導出差,給我們訂票的服務單位打一個電話,把領導的身份證傳過去,把我的身份證傳過去,告訴往返時間,把機票送來。由于訂票的事很晚,都快要出發(fā)了才送來,那么我拿著機票就和領導一起走了,登機的時候沒有發(fā)現(xiàn)問題,在返回的時候發(fā)生問題了。機票是頭一天返回的機票,不是第二天的,當時看了去時的機票,沒有看回來的機票,這問題就大了,最后換票才使領導的行程順利。像這種事情我后來反思,就是沒有過細,沒有把它當回事,簡單處理了,因為這種事情不會出問題。
我覺得辦公室的同志辦每件事都要有敬畏的心態(tài)去做。過去領導跟我們講今天我交給你們一件事,你把它做好了,明天我再交給你一件事,你又把它做好了。后天我交給你更多的事,你把它做好了,最后我把整個擔子交給你,這是領導說的非常深刻的道理。就你每件事都讓領導放心了,最后把整個擔子交給你是很自然的。我們對待每件事都要認真去做,要確保每一件事都要做好,這是第一點體會,要有敬畏的心態(tài)。
第二節(jié) 按原則辦事
第二點體會就是要按原則辦。辦任何事情都要有一個原則立場,我給我們辦公廳的同志講不管處理任何事情先把原則確定下來。什么事都一樣,把原則確定了,在原則問題上取得了一致達成了共識,那么就對號入座了,就這么來解決。
比如說有一個出國安排有幾條原則確定下來再確定人員。比如說我們過去分福利房,有幾條原則,確定原則是什么,取得了一致就按原則來分配。辦事要辦好,最重要的一個方法就是復雜問題要簡單化,簡單化的辦法就是按原則辦。辦事里面講原則有可能得罪人,但是得罪的是少數,贏得的是多數。但你如果不按原則辦你最后得罪的是多數,擁護你的是少數。也可能你最后把所有人都得罪了,你事情也辦了但都得罪了所有人,最簡單的就是按原則辦。在國際事務中我們都是有明確的原則。我們在國際事務中的重要原則就是:國家利益至上。我們也認同普適原則,但是必須保證我們國家根本利益。這條原則我們確立了、我們執(zhí)行落實了,那我們處理任何國際問題都不會出現(xiàn)偏差,出任何問題。
比如臺灣問題,無論臺灣局勢發(fā)生什么樣的變化,無論什么情況出現(xiàn),我們有一條原則,就是“一個中國”。把這條原則確定了什么問題都好談,什么事情都好處理,就是這一條原則。在原則之下,我們可以保持靈活,前提是遵循原則。既有原則性也有靈活性,在工作中同樣是非常重要的,靈活性不是否定原則性,靈活性在原則性的基礎上實現(xiàn)靈活性。在不違反原則的前提下我們可以妥協(xié),我們可以發(fā)揚風格,可以退讓。過去我們有一句話是大事講原則,小事講風格,不大不小的事講妥協(xié)。前提是參照原則性,機關有很多這樣的情況。
比如說,傳奇請我給大家講這么一課,時間是確定的,但如果在這個時間我又有別的更重要的事情,那就要靈活處理。這個確定的講課肯定要兌現(xiàn)的,但是就要找時間,時間是可以靈活處理的。這就是工作中我們要很好的把握原則性和靈活性這么一個關系,但是前提是要突出這個原則性。這是第二條,如何辦事按原則辦。
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