如何提高辦文、辦會、辦事能力
辦公室的工作簡單地歸納是三件事——辦文、辦會、辦事，在辦公室工作的各位同仁可能也都很關(guān)心如何提高辦文、辦會、辦事的能力。我在辦公廳工作了二十年，在做這三件事上面有一些經(jīng)驗，也有很多的教訓(xùn)。今天我想跟大家交流的是我工作中獲取的一些體會、一些心得。
如何提高辦文、辦會、辦事的能力？我認(rèn)為關(guān)鍵的一條還是要尋找辦文、辦會、辦事的規(guī)律。過去李瑞環(huán)同志講過一句名言，“在這條路上，如果有一位同志跌倒了，那么是個例，是特殊的情況；十個同志經(jīng)過，有九個同志跌倒了，那么就是有規(guī)律可循了”。“歷史和事實證明，凡是重復(fù)的事情都是有規(guī)律可循的”,毛澤東同志曾經(jīng)囑咐。同時要想得到工作的勝利，取得預(yù)想的效果，一定要使自己的思想合乎客觀外界的規(guī)律性，如果不合就會在實踐中失敗。我理解這個“合”指的就是要正確把握事物的客觀規(guī)律，今天我想分三個問題來講。
第一章 如何提高辦文的能力
首先講“辦文”。“辦文”里邊我分兩個問題，第一個是如何寫材料，第二個是如何辦公文，我們辦公室在“辦文”方面主要就是這兩個方面。其實也不光是辦公室的同志們，機關(guān)、事業(yè)、企業(yè)……無論你是干哪一行的，在“辦文”方面無非也就這兩個方面。
第一節(jié) 如何寫材料
我首先給大講一講怎么寫材料，就是關(guān)于綜合文字材料的起草。綜合文字材料的起草主要有哪些呢？有領(lǐng)導(dǎo)講話、有工作總結(jié)、有調(diào)研報告等等。不管是領(lǐng)導(dǎo)講話還是寫工作總結(jié)，還是寫調(diào)研報告，其中是有規(guī)律可循的。
我首先要講的是寫材料是很難的一件事情，我在辦公室工作了二十多年，寫了二十多年的材料，也不敢保證我能把每一個材料都寫，可見寫材料不是一件簡單的事情，尤其是寫領(lǐng)導(dǎo)講話。因為我總結(jié)過，如果我們辦公室同志替領(lǐng)導(dǎo)草擬講話稿有三難。第一是我們沒有領(lǐng)導(dǎo)崗位的經(jīng)歷，替市長寫講話稿，我們沒當(dāng)過市長；經(jīng)常替部長寫講話稿我們沒有當(dāng)過部長，沒有崗位的經(jīng)歷。第二是我們沒有領(lǐng)導(dǎo)掌握的那么多信息，因為領(lǐng)導(dǎo)每天匯報的時候我們不一定都在場。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息也是多渠道的，我們不可能掌握領(lǐng)導(dǎo)那么多信息。第三是我們的學(xué)識沒有領(lǐng)導(dǎo)高。
所以寫材料也就是工作上的材料，特別是給領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿難處是顯而易見的，我老講是屬于趕鴨子上架。那么我們自己的工作又必須把這項工作做好，我們寫的材料也必須讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，要對推動工作起重要的作用，怎么解釋這個問題呢？這里面既有個人素質(zhì)的問題，知識積累的問題、洞察力，觀察問題、分析問題、解決問題的能力，甚至包括創(chuàng)新能力等等，這些是跟個人素質(zhì)是有關(guān)的。
同時也有一些技術(shù)上的問題，就是方法問題。怎么寫好材料，我講的是方法上的問題，歸納的是要寫好領(lǐng)導(dǎo)材料要注意四個方面。
第一是要有針對性，一個材料寫得好不好關(guān)鍵是有沒有針對性。今天我們有一個會，有一位領(lǐng)導(dǎo)要講話，那么首先要了解聽眾愿意聽什么，他們希望了解什么。比如說華爾街刮起了“金融海嘯”，我們到一個金融企業(yè)講課，給他講怎么加強理論武裝、加強思想作風(fēng)建設(shè)是沒有針對性的。我們應(yīng)該了解他們，金融企業(yè)怎么在這次“金融海嘯”中能夠盡量的避免，減少我們的損失，要分析形勢、提出問題、找出對策，供他們參考。
習(xí)近平同志在上海當(dāng)書記時曾經(jīng)講過一段名言，他講“有的同志講話沒有針對性，就沒有號召力、沒有感染力。有的同志與新社會群體說話說不上去；與困難群體說話說不下去；與青年學(xué)生說話說不進(jìn)去；與老同志說話給頂了回去”，這就是典型的講話沒有針對性。
我們寫材料首先要把握一點是有的放矢，具有針對性。如果機關(guān)開一個會講內(nèi)部建設(shè)，首先要找出內(nèi)部建設(shè)存在哪些問題，怎么解決這些問題。照著這個思路起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿我們就成功了一半，這是我給大家講的第一點。
第二點搞好文章的布局也是非常重要的。就是文章的框架結(jié)構(gòu)要設(shè)計好，大小標(biāo)題要設(shè)計好，這一點同樣非常重要。我們黨的第一支筆桿胡喬木同志曾經(jīng)說過一句話，他說“寫文章和蓋房子一樣，要看如何布局設(shè)計，是否經(jīng)濟、合理、實用”。這是我們當(dāng)?shù)谝恢还P桿子的畢生體會。
文章的框架結(jié)構(gòu)怎么確定？我認(rèn)為每一篇文章、每一個講話、每一個調(diào)研報告、每一個工作總結(jié)，它的結(jié)構(gòu)是不完全一樣的。我們認(rèn)為是有變化的，從古到今就說寫文章“文章無定法”，說的也是這個道理，但是萬變不離其宗。文章結(jié)構(gòu)我認(rèn)為可以簡單的歸結(jié)為兩種結(jié)構(gòu)，一種是塊狀結(jié)構(gòu)，一種是條狀結(jié)構(gòu)。塊狀結(jié)構(gòu)可以理解為就是三部分，簡單說第一就是“為什么”，第二就是“是什么”，第三就是“怎么辦”。
第一，“為什么”，就是講這項工作有什么意義。比如說，開一個干部大會加強領(lǐng)導(dǎo)班子的思想作風(fēng)建設(shè)、加強干部隊伍的思想文明作風(fēng)建設(shè)。我首先要講為什么要加強領(lǐng)導(dǎo)班子的干部隊伍建設(shè)，有什么樣的意義。它是我們做好工作的組織保障，是做好工作的前提條件，是工作進(jìn)一步向前推進(jìn)的基礎(chǔ)，這是我歸納的幾條意義。
第二，“是什么”，就是這項工作的內(nèi)容是什么。比如說我們的干部隊伍建設(shè)、班子建設(shè)，要加強哪些方面的建設(shè)要給大家交代明白。我們的班子要配齊，怎么配齊？我們的班子要配強，我們的干部隊伍結(jié)構(gòu)是怎么樣，如何調(diào)整結(jié)構(gòu)、改善結(jié)構(gòu)，這是講“是什么”。
第三，“怎么辦”，要有措施，要提出要求。領(lǐng)導(dǎo)講話要提出要求，有幾個方面的要求。
所以說塊狀結(jié)構(gòu)是最常用的一種結(jié)構(gòu)，大家要有這個概念，拿這個結(jié)構(gòu)寫任何文章都是管用的。比如說我們現(xiàn)在全黨要開展深入學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動，怎么開展好學(xué)習(xí)實踐活動，我們要提出要求，不就是這三部分嗎？其實再深入一層，每一段話都有一個小觀點，每一段話都可以體現(xiàn)這三個結(jié)構(gòu)：為什么、是什么、怎么辦。有些同志寫文章一籌莫展，實際上每一段話都可以寫三句話，大小標(biāo)題拿出來都可以寫三句話，至少可以寫三句話，這是一種結(jié)構(gòu)。
第二種結(jié)構(gòu)條狀結(jié)構(gòu)，開門見山講幾個問題?？梢灾v三個問題，可以講四個問題，可以講五個問題。或者直接提出幾條要求，可以沒有前面兩個部分“為什么”、“是什么”。領(lǐng)導(dǎo)講話就是提要求，我講五條要求，這也是講話稿，這也是一個材料。這種結(jié)構(gòu)也經(jīng)常遇到，沒有前一種那么多。所以我歸納寫文章、寫講話無外乎這兩種結(jié)構(gòu)，可以在這兩種結(jié)構(gòu)里面做一個選擇，這是寫材料方法里面的第二點。
第三點就是材料、觀點的統(tǒng)一。首先解決了針對性的問題，第二又解決了框架結(jié)構(gòu)問題，那么第三步就必須要實現(xiàn)材料、觀點的統(tǒng)一，這一點是文章有沒有高度，有沒有起色，能不能吸引人的關(guān)鍵。
一個材料里面，一個講話里面，如果只有材料，只有好多的數(shù)字、事實，沒有觀點的提煉，那是流水賬。如果講話里面，材料里面只有觀點，沒有一些材料來佐證那么是空對空，同樣不能給人留下深刻的印象。所以寫文章必須兩部分相結(jié)合，我們既要有事實同時還要有觀點的提煉，把觀點用事實串起來。毛主席講“要實現(xiàn)觀點和材料的統(tǒng)一”，大家都知道毛主席的文章寫的大氣磅礴，引人入勝，深入淺出，在這方面主席教導(dǎo)了我們，即實現(xiàn)觀點和材料的統(tǒng)一。
要在實踐中不斷的提高，我們才能把握好，才能真的實現(xiàn)觀點和材料的統(tǒng)一。首先是提煉觀點要有一定的知識積累和對局勢的把握、對問題的把握，因為觀點是要符合中央的精神，要貫徹中央的精神。同時，這一觀點又要為群眾所接受，又要使之和實際緊密結(jié)合的，這是有難度的。事實證明我們聽聽匯報進(jìn)行調(diào)查，都可以了解很多情況，關(guān)鍵是觀點的提煉。這是寫材料的第三點，最重要的就是觀點和材料的統(tǒng)一。
第四點，就是語言方面的問題，語言表達(dá)的問題，要用群眾的語言，準(zhǔn)確簡潔。如果我們寫文章、寫講話，拿一張報紙來抄，那是沒有先例的，是不會成功的。要用群眾的語言，我認(rèn)為要用自己的語言，講心話，講實話，不要講大話、空話、套話、不著邊際的話。
在這方面，我們老一輩無產(chǎn)階級革命家給我們樹立了光輝的榜樣。比如說小平同志講的一些大家都能記住，“發(fā)展是硬道理”，還有比這更高度的概括嗎？還有比這更能讓群眾記住的嗎？“不管白貓黑貓抓住老鼠就是好貓”，“穩(wěn)定壓倒一切”。錦濤總書記講：“發(fā)展是第一要務(wù)，穩(wěn)定是第一責(zé)任”，歸納的很好也能記住。毛主席在井岡山斗爭時期，在第一次龍源口戰(zhàn)斗的時候有一位紅軍將領(lǐng)在回憶錄里面寫過，他親自聽到毛主席喊口號。在槍林彈雨中號召紅軍戰(zhàn)士“勇敢沖鋒，拼命殺敵，多繳槍炮，發(fā)展紅軍”，這紅軍戰(zhàn)士都能聽明白，而且也很有號召力。毛主席曾經(jīng)還講過“一天不讀報是缺點；三天不讀報是錯誤”，這個我們也能記住，他講的是學(xué)習(xí)的重要性。過去我們古代有一句名言：“一日不見如隔三秋”，還有一句名言講“領(lǐng)導(dǎo)干部要思考一些大的問題”。陳云同志有一句名言“領(lǐng)導(dǎo)干部要拿出一定時間‘踱方步’,考慮戰(zhàn)略性問題”，就是走方步，反復(fù)思考。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該有這么一個基本功，戰(zhàn)略性問題一定要經(jīng)常思考，要反復(fù)思考，戰(zhàn)略方向如果出現(xiàn)錯誤，那么后果不堪設(shè)想。
語言非常重要，語言要有群眾的語言，我們不是搞一些生僻的詞，搞一些生澀難懂的語句來證明我們的水平，這是難以為群眾所接受的。同樣的我們的語言應(yīng)該準(zhǔn)確、簡潔，特別是準(zhǔn)確，這一點非常重要。
我們在機關(guān)經(jīng)常遇到這樣的問題，好多同志寫的材料不能說沒有表達(dá)這個意思，但是一句也不能用，為什么呢？就是表達(dá)不到位，不準(zhǔn)確，不明了，白開水一樣的。用詞方面我們要強調(diào)準(zhǔn)確，特別在機關(guān)工作不追求華麗，不追求優(yōu)美，但是必須追求準(zhǔn)確。在外交詞令方面我們經(jīng)常能遇到，用詞是非常講究的。比如說在有的外交場合對國內(nèi)外一些重大事件，對外方的發(fā)言，我們外交部新聞發(fā)言人怎么說？我們“注意到”三個字，有的時候說我們“不贊成”，這又不一樣。有的時候說我們“表示遺憾”，有的時候會說我們“表示不滿”。有的時候會說我們“表示抗議”，甚至有的時候會說我們“表示強烈抗議和堅決反對”，這是很有分寸的。我們的講話，寫的材料、用詞也要朝著這個方向去努力。
我給青年干部曾經(jīng)多次講過 “三辦”的問題，怎么練習(xí)用詞準(zhǔn)確，就是強調(diào)要看人民日報，人民日報第一版特別重要，這是我這么多年的體會。人民日報第一版刊登的大量的是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人會見外賓的新聞，領(lǐng)導(dǎo)同志會見外賓時的講話是最明面，用詞最準(zhǔn)確，最值得我們學(xué)習(xí)的。如果我們經(jīng)常訓(xùn)練自己，那么我們的用詞會日益準(zhǔn)確。
我的體會是把自己擺進(jìn)去，假如今天有一位外國元首來了，我們黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人會見。人民日報第一版有一個報道，我們先不看這個報道，先把自己擺進(jìn)去。假如你今天代表中國會見這位外賓，你怎么來談？回頭你思考完了之后再去看新華社的通稿，就會有很多的啟示，能學(xué)到很多的東西。過去有很多的同志看報看標(biāo)題，認(rèn)為黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人會見外賓和我有什么關(guān)系，還不就是那幾句套話，實際不然。這里面涉及到會見國家元首和涉及到兩國關(guān)系的評價，涉及到兩國元首對兩國關(guān)系發(fā)展做出的貢獻(xiàn)，涉及到中方如何在下一步發(fā)展兩國關(guān)系的愿望和我們的期許，不是看標(biāo)題就能得到的收獲。
我講的多一點，怎么寫材料是辦公室同仁經(jīng)常遇到的一些問題，第一個“辦文”里面的寫材料就講完了。
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