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1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門(mén)及個(gè)人。
2.職責(zé)：
2.1 公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即圖書(shū)檔案室(隸屬人力資源部)負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門(mén)資料員負(fù)責(zé)本部門(mén)的立卷歸檔工作，圖書(shū)檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
2.2 鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性，公司財(cái)務(wù)檔案(包含各類合同)由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管，圖書(shū)檔案室提供存放點(diǎn)。使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。
2.3 鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。
3. 流程：
3.1 檔案分類：
3.1.1 文書(shū)檔案：即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。
3.1.2 基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)材料。
3.1.3 財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。
3.1.4 人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。、
3.1.5 經(jīng)營(yíng)銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、樓盤(pán)宣傳資料等。
3.1.6 客戶服務(wù)檔案：即公司在提供客戶服務(wù)過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。
3.1.7 對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。
3.1.8 聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說(shuō)明的歷史記錄。
3.2 具體管理：
3.2.1 立卷歸檔：
各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門(mén)文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發(fā)文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。
A.流程：
隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫(xiě)文件清單。
一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放
文書(shū)檔案每2年為一個(gè)歸檔周期。各部室資料員在逢偶數(shù)年的6月底，將前兩年形成的文件整理后向圖書(shū)檔案室移交。
聲像檔案的歸檔時(shí)間同文書(shū)檔案。
單位工程預(yù)決算可在清尾款后半年內(nèi)歸檔。
財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保管3年后再存放于圖書(shū)檔案室。
基建檔案在竣工決算工作完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，項(xiàng)目前期資料一年后歸檔。
B.要求：
a.各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份。移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。(移交清單即文件清單)
b. 各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書(shū)檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。
c. 文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫(xiě)件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。
d. 各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。
a)總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書(shū)、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門(mén)送交的文件、外來(lái)文件、外送文件、大事記等;
b) 人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等)、內(nèi)部刊物等;
c) 工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書(shū)如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等;
d) 財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》;
e) 審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等;
f) 經(jīng)營(yíng)銷售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等;
g) 設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件(標(biāo)書(shū)、合同等)、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。
h) 對(duì)外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來(lái)文件等。
i) 客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等。
3.2.2 整理上架：
組卷：通過(guò)鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。
鑒定：對(duì)各部室移交的檔案，圖書(shū)檔案室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。
A. 流程
造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊(cè)。
上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下。
B.要求：
a. 卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書(shū)檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。
b. 不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開(kāi)組卷。
c. 凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼(采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角)。
d. 文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。
e. 圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。
3.2.3 保管：
A. 庫(kù)房管理：
a. 庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng);庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架;
b. 除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房，確需進(jìn)庫(kù)的(如維修庫(kù)房或設(shè)備等)，則須有檔案員陪同并相伴始終;
c. 庫(kù)房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效;
d. 隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在140C~200C，相對(duì)濕度50%~65%;
e. 檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲(chóng)的部位;同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng);
f. 每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門(mén)窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲(chóng)滋生;
g. 檔案員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門(mén)，并注意檢查庫(kù)房門(mén)窗的緊閉性;
h. 公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T(mén)口起，從左自右，從上到下。
B. 流動(dòng)中的安全防護(hù)：
a. 檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所;
b. 未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密;
c. 未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
d. 盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。
3.2.4 提供利用：
A. 加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：
a.編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具;
b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率;
c.開(kāi)辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。
B.開(kāi)展查借服務(wù)：
a. 借閱：
a)公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還;歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù);
b)非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)主管同意后方可借閱;
c)借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁(yè);
d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。
b. 借出：
a)檔案使用人如需借出檔案，須填寫(xiě)《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。
b)非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部門(mén)主管同意后，方可借出;
c)借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。
c. 復(fù)印：
a)檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意;
b)圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。
3.2.5 銷毀：
A.流程：
圖書(shū)檔案室檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊(cè)》上，并組織銷毀
圖書(shū)檔案室檔案員每?jī)赡陮?duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查
復(fù)查結(jié)果上報(bào)人力資源部經(jīng)理審批
B. 要求：
a. 準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管;
b. 批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。
c. 檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。
4. 相關(guān)文件：
4.1 《融僑集團(tuán)檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》
4.2 《融僑集團(tuán)人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
4.3 《財(cái)務(wù)檔案管理制度》
5. 相關(guān)表單：
5.1 文件清單/移交清單(具體見(jiàn)《文件管理程序》)
5.2 檔案借閱登記表
5.3 檔案借出登記表
5.4 檔案銷毀清冊(cè)
編制：包秋霞
日期：2002.4.22審核：林立強(qiáng)
日期：2002.4.28批準(zhǔn)：林 權(quán)
日期：2002.4. 30
融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司檔案借閱登記表 頁(yè)號(hào)：
頁(yè)號(hào)利用者情況 檔案資料情況用途復(fù)印歸還否簽收人備注
姓名部門(mén)電話名稱責(zé)任者類型檔號(hào)復(fù)印否份數(shù)
融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司檔案借出登記表 頁(yè)號(hào)：
頁(yè)號(hào)利用者情況 檔案資料情況用途復(fù)印借出時(shí)間歸還時(shí)間簽收人備注
姓名部門(mén)電話名稱責(zé)任者類型檔號(hào)復(fù)印否份數(shù)
融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司
檔案銷毀清冊(cè) 頁(yè)號(hào)：
順頁(yè)號(hào)銷毀時(shí)間銷毀案卷名稱案卷號(hào)銷毀及監(jiān)銷人備注
文檔下載《企業(yè)文化》
1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門(mén)及個(gè)人。
2.職責(zé)：
2.1 公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即圖書(shū)檔案室(隸屬人力資源部)負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門(mén)資料員負(fù)責(zé)本部門(mén)的立卷歸檔工作，圖書(shū)檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
2.2 鑒于財(cái)務(wù)檔案的特殊性，公司財(cái)務(wù)檔案(包含各類合同)由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部自管，圖書(shū)檔案室提供存放點(diǎn)。使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。
2.3 鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理。
3. 流程：
3.1 檔案分類：
3.1.1 文書(shū)檔案：即在公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。
3.1.2 基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過(guò)程中形成的專業(yè)材料。
3.1.3 財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。
3.1.4 人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。、
3.1.5 經(jīng)營(yíng)銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、商品房預(yù)售合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、樓盤(pán)宣傳資料等。
3.1.6 客戶服務(wù)檔案：即公司在提供客戶服務(wù)過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查與分析記錄等。
3.1.7 對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批報(bào)建過(guò)程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。
3.1.8 聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說(shuō)明的歷史記錄。
3.2 具體管理：
3.2.1 立卷歸檔：
各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門(mén)文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如人力資源部可制定“人事行政發(fā)文”、“周記”等，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。
A.流程：
隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫(xiě)文件清單。
一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放
文書(shū)檔案每2年為一個(gè)歸檔周期。各部室資料員在逢偶數(shù)年的6月底，將前兩年形成的文件整理后向圖書(shū)檔案室移交。
聲像檔案的歸檔時(shí)間同文書(shū)檔案。
單位工程預(yù)決算可在清尾款后半年內(nèi)歸檔。
財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保管3年后再存放于圖書(shū)檔案室。
基建檔案在竣工決算工作完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，項(xiàng)目前期資料一年后歸檔。
B.要求：
a.各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份。移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份。(移交清單即文件清單)
b. 各部室向圖書(shū)檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書(shū)檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。
c. 文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復(fù)寫(xiě)件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。
d. 各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。
a)總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書(shū)、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門(mén)送交的文件、外來(lái)文件、外送文件、大事記等;
b) 人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料(應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等)、內(nèi)部刊物等;
c) 工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書(shū)如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等;
d) 財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》;
e) 審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等;
f) 經(jīng)營(yíng)銷售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等;
g) 設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件(標(biāo)書(shū)、合同等)、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件(傳真、工作聯(lián)系函等)、施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。
h) 對(duì)外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來(lái)文件等。
i) 客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度調(diào)查及分析記錄等。
3.2.2 整理上架：
組卷：通過(guò)鑒定的文件材料嚴(yán)格按規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制作卷內(nèi)目錄，組成案卷。
鑒定：對(duì)各部室移交的檔案，圖書(shū)檔案室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除無(wú)保存價(jià)值的文件材料。
A. 流程
造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，形成保管清冊(cè)。
上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下。
B.要求：
a. 卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書(shū)檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。
b. 不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開(kāi)組卷。
c. 凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼(采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角)。
d. 文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。
e. 圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。
3.2.3 保管：
A. 庫(kù)房管理：
a. 庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng);庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架;
b. 除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房，確需進(jìn)庫(kù)的(如維修庫(kù)房或設(shè)備等)，則須有檔案員陪同并相伴始終;
c. 庫(kù)房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效;
d. 隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在140C~200C，相對(duì)濕度50%~65%;
e. 檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲(chóng)的部位;同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng);
f. 每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門(mén)窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲(chóng)滋生;
g. 檔案員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門(mén)，并注意檢查庫(kù)房門(mén)窗的緊閉性;
h. 公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T(mén)口起，從左自右，從上到下。
B. 流動(dòng)中的安全防護(hù)：
a. 檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所;
b. 未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密;
c. 未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
d. 盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。
3.2.4 提供利用：
A. 加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：
a.編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具;
b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率;
c.開(kāi)辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。
B.開(kāi)展查借服務(wù)：
a. 借閱：
a)公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還;歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù);
b)非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)主管同意后方可借閱;
c)借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記;不得撕去檔案內(nèi)頁(yè);
d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。
b. 借出：
a)檔案使用人如需借出檔案，須填寫(xiě)《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。
b)非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部門(mén)主管同意后，方可借出;
c)借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。
c. 復(fù)印：
a)檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意;
b)圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。
3.2.5 銷毀：
A.流程：
圖書(shū)檔案室檔案員將確認(rèn)銷毀的檔案材料登記在《檔案銷毀清冊(cè)》上，并組織銷毀
圖書(shū)檔案室檔案員每?jī)赡陮?duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行復(fù)查
復(fù)查結(jié)果上報(bào)人力資源部經(jīng)理審批
B. 要求：
a. 準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管;
b. 批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。
c. 檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。
4. 相關(guān)文件：
4.1 《融僑集團(tuán)檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》
4.2 《融僑集團(tuán)人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》
4.3 《財(cái)務(wù)檔案管理制度》
5. 相關(guān)表單：
5.1 文件清單/移交清單(具體見(jiàn)《文件管理程序》)
5.2 檔案借閱登記表
5.3 檔案借出登記表
5.4 檔案銷毀清冊(cè)
編制：包秋霞
日期：2002.4.22審核：林立強(qiáng)
日期：2002.4.28批準(zhǔn)：林 權(quán)
日期：2002.4. 30
融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司檔案借閱登記表 頁(yè)號(hào)：
頁(yè)號(hào)利用者情況 檔案資料情況用途復(fù)印歸還否簽收人備注
姓名部門(mén)電話名稱責(zé)任者類型檔號(hào)復(fù)印否份數(shù)
融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司檔案借出登記表 頁(yè)號(hào)：
頁(yè)號(hào)利用者情況 檔案資料情況用途復(fù)印借出時(shí)間歸還時(shí)間簽收人備注
姓名部門(mén)電話名稱責(zé)任者類型檔號(hào)復(fù)印否份數(shù)
融僑/元洪房地產(chǎn)有限公司
檔案銷毀清冊(cè) 頁(yè)號(hào)：
順頁(yè)號(hào)銷毀時(shí)間銷毀案卷名稱案卷號(hào)銷毀及監(jiān)銷人備注
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